SISTEMAS DE ARQUIVOS E SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Sistemas de arquivo de acordo com o ICA ou CIA, ou seja, Conselho Internacional de Arquivo, este é um sistema de informação que foi desenvolvido com a finalidade de armazenar e recuperar documentos de arquivo e organizado para controlar as suas funções específicas de produção, armazenagem e acesso de documentos arquivístico. Garante a manutenção e a preservação de documentos de arquivos autênticos, fidedignos e acessíveis.

Os sistemas de informação de acordo com CTDE (2004, p.8) “armazena e fornece acesso à informação, diz respeito à aquisição de conhecimento. Tem como objetivo a aquisição e gestão de informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de uma organização.”

Nesse contexto, o e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009, p. 10) define sistema de informação como:

Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzes, processam, armazenam e proveem acesso à informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade.

O sistema de informação possui a finalidade atender às necessidades dos usuários, pois são eles que atuam dentro da organização e são quem manipulam as informações, com a intenção de tornar melhor o desempenho de seus recursos humanos. Resulta-se assim, no melhoramentodo desempenho da instituição, o que acarreta no melhor desempenho das decisões coorporativas.

Um sistema de arquivos, de acordo com o Projeto InterPARES 3 ([2012])29, “compreende os documentos arquivísticos do seu produtor, seu sistema de gestão e de preservação que é controlado pelo próprio produtor.”

Herrera (1991, p.207) vai definir que um sistema de arquivo se configura como um conjunto de atividades articuladas através de uma rede de centros e serviços técnicos para estruturar a transferência, o recolhimento, o depósito, arranjo e descrição de serviços de arquivo.

Para Jardim (1995, p.46), os elementos constitutivos do sistema de arquivo são:

 Legislação normalizadora de aspectos anteriores e exteriores ao sistema dos direitos e obrigações de usuários e do patrimônio documental;

 Os arquivos;

 Os documentos, conforme o ciclo vital;

 A informação em seu circuito interno (no âmbito da organização produtora) e externo (outros arquivos e centros de informação).

De acordo com Jardim (1995, p.52):

Tendo como objetivo servir a Administração para qual ele foi criado, o sistema eliminará a proliferação indiscriminada de documentos, através de uma racionalização documental... Considerando a abordagem sistêmica, cabe observar que o sistema de arquivos não implementa políticas arquivísticas. Sua função é favorecer a execução das políticas arquivísticas pelos órgãos que o compõem mediante um processo de interação sistêmica. Um sistema de arquivos não é um órgão executor de políticas.

Jardim (1995, p.53), considera a teoria sistêmica de arquivos, ou um conjunto de arquivos, pode existir independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas

29 _{Disponível em <http://www.portan.arquivonacional.gov/Media/Dicion%20Term%20Arquivi.pdf> Acesso em} 04 de novembro de 2014.

administrativas. Funcionam de modo integrado e articulado na consecução de objetivos comuns.

O e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIOAL DE ARQUIVOS, p. 27-32), com base na Norma ISO 15.489, estabelece uma metodologia para o planejamento e a implementação de um programa de gestão arquivística de documentos, por meio de oito passos. Essa metodologia pode ser desenvolvida em diferentes níveis, estágios, de forma interna, parcial ou à medida que o órgão ou entidade sinta necessidade, ou seja, gradualmente. Que são:

a) Levantamento preliminar refere-se a identificar e registrar as normas, as regras, a legislação, o regulamento da entidade ou órgão. Este passo inicial tem por objetivo reconhecer e adquirir conhecimento sobre a missão, a estrutura organizacional e o mapa jurídico- administrativo no qual a entidade ou o órgão se baseia. O levantamento preliminar prevê uma análise geral dos pontos fortes e fracos relacionados à prática de gestão de documentos existentes. Ressalta-se que esta apreciação é a base para a o estudo do corpo geral do programa de gestão, sua importância é destacada, pois auxilia na escolha dos documentos que devem ser produzidos e capturados, bem como na preparação do plano de classificação e da tabela de temporalidade, ferramentas de suma importância, que devem ser elaboradas levando-se em conta as funções e atividades desenvolvidas pelo órgão ou entidade.

b) Análise das funções, das atividades desenvolvidas e dos documentos produzidos: este passo caracteriza-se pela atividade de identificar, documentar e classificar cada função e atividade, assim, como os fluxos de trabalho e os documentos produzidos, seu objetivo é promover um modelo conceitual sobre o que o órgão ou entidade faz e como faz, evidenciando a relação dos documentos produzidos com amissão e as atividades desenvolvidas. Os resultados obtidos através desse passo incluem: esquema de classificação das funções e atividades; mapas do fluxo de trabalho, destacando quais os documentos são produzidos e recebidos como resultados das atividades exercidas. A análise das funções, também contribui para o desenvolvimento de ferramentas de gestão arquivística de documentos, que podem incluir: tesauro e vocabulário controlado, que auxiliam na identificação e na e indexação dos documentos de uma determinada atividade, código de classificação, tabela de temporalidade e destinação, ferramentas destinadas a estabelecer e definir os prazos de guarda e as ações de destinação dos documentos.

c) Identificação das exigências a serem cumpridas para a produção de documentos: esse passo consiste em identificar quais documentos devem ser produzidos, definira melhor forma do documento que retrata as funções e atividades desenvolvidas, bem como, decidir os responsáveis pela produção de cada documento. Para seguir esses requisitos, é necessário

tomar por base a legislação, as normas internas e levar em conta as falhas decorrentes da falta de registro de uma atividade em documento arquivístico. Possui o objetivo de aperfeiçoar a produção, garantindo a elaboração de documentos realmente necessários e que sua produção seja feita de modo correto e completo. Os resultados adquiridos com essa fase são: lista das exigências a serem cumpridas para a produção e manutenção de documentos, relatório de avaliação dos riscos decorrentes da falta de registro de uma atividade em documento arquivístico, documento formal regulamentando as exigências a serem cumpridas para a produção e manutenção de documentos, ou seja, quais os documentos devem ser produzidos, qual a forma deve apresentar e os níveis de acesso.

d) Avaliação dos sistemas existentes: nesse passo é importante identificar e avaliar o sistema de gestão arquivística de documentos e outros sistemas de informação e comunicação existentes no órgão ou entidade. O ponto de partida são as lacunas entre as exigências para a produção e manutenção de documentos e o desempenho do sistema de gestão arquivística de documentos e dos sistemas de informação e comunicação existentes. Esse passo é importante, por contribuir para a criação de novos sistemas ou alterações nos sistemas vigentes, no intuito de atender às requisitos identificados nos passos anteriores. Os resultados obtidos a partir desse passo são: inventário do sistema de gestão arquivística de documentos e dos sistemas de informação e comunicação existentes no órgão ou entidade, relatório sobre os sistemas de gestão já existentes, avaliando as exigências a serem cumpridas para a produção e manutenção de documentos arquivísticos.

e) Identificação das estratégias para satisfazer as exigências a serem cumpridas para a produção de documentos arquivísticos: essa fase incide em julgaras estratégias (padrões, procedimentos, práticas e ferramentas) que possibilitem o cumprimento das exigências para a produção de documentos arquivísticos. Esse passo preocupa-se em avaliar o potencial das estratégias em obter os resultados desejados e esperados, além de levar em conta os risco e as falhas caso haja. Para a implantação dessa metodologia, alguns itens precisam ser levados em conta, como os tipos de atividades desenvolvidas, o ambiente tecnológico existente, a forma como as atividades são conduzidas, a cultura institucional e as tendências tecnológicas. Os resultados esperados a partir desse passo incluem: lista das estratégias selecionadas para satisfazer as exigências para produção dos documentos arquivísticos, documento a ser encaminhado à administração, recomendando a elaboração de um projeto de gestão arquivística de documentos e relacionando as estratégias a serem adotadas.

f) Projeto do sistema de gestão arquivística de documentos: nessa etapa é necessário projetar um sistema de gestão arquivística de documentos que incorpore as estratégias

selecionadas no passo anterior, que atenda às exigências dispostas no item “c” e que esteja pronto para corrigir qualquer deficiência identificada no passo “d”, redefinindo os procedimentos e os sistemas de informação e comunicação existentes. Mas qual o objetivo de se implantar um sistema de gestão arquivística de documentos? Projetar mudanças ou adaptações para sistemas informatizados, processos e práticas correntes, determinar como incorporar essas mudanças ou adaptações para melhorar a estão dos documentos arquivísticos no órgão ou entidade, adaptar ou adotar soluções tecnológicas, considerando, o quanto possível, um plano estratégico de evolução que vise minimizar os efeitos da obsolescência tecnológica. Para alcançar os objetivos finais, alguns requisitos são necessários como na hora da implantação do programa: definição de tarefas, responsabilidades e cronograma, estabelecer diagramas que representem os componentes do sistema, especificações detalhadas para construir ou adquirir componentes tecnológicos como software e hardware, considerando que o sistema deve ser modular, plano de segurança da informação (física e lógica) e de contingência, metodologia e procedimentos de auditoria, treinamento de pessoal, plano de teste.

g) Implantação do sistema de gestão arquivística de documentos: nessa etapa o enfoque na execução do projeto e quais atitudes devem ser levados em conta para por em prática o plano. Alguns itens essenciais como: treinamento de pessoal, introdução do sistema de gestão arquivística de documentos ou adaptação do já existente, integração do sistema de gestão arquivística de documentos com os procedimentos e os sistemas de informação e comunicação existentes. A implantação de um sistema de gestão arquivística de documentos pressupõe um empreendimento complexo, mas quais são resultados obtidos? Entre tantos, destacamos: a regulamentação das políticas, diretrizes e procedimentos, por meio de normas e manuais, material de treinamento, documentação dos processos de conversão e migração dos sistemas, relatórios sobre avaliação de desempenho do sistema de gestão arquivística de documentos.

h) Monitoramento e ajustes: essa última etapa objetiva-se por recolher, de forma sistemática, informação sobre o desempenho do sistema de gestão arquivística de documentos. O objetivo deste passo é avaliar o desempenho do sistema, detectar possíveis deficiências e fazer os ajustes necessários. As atividades envolvidas nessa etapa são: entrevistas com a administração, equipe e outros parceiros, aplicação de questionários para medir o desempenho do sistema de gestão arquivística de documentos, exame da documentação (manuais de procedimentos, material de treinamento) desenvolvida durante a implantação do sistema de gestão arquivística de documentos, observação, análise e auditoria

das informações e dos procedimentos implementados. Os resultados obtidos através desse passo são: desenvolvimento e aplicação de uma metodologia para avaliar objetivamente o sistema de gestão arquivística de documentos, documentação do desempenho do sistema de gestão arquivística de documentos, relatório para a administração com conclusões e recomendações.

O sistema de arquivo, não necessariamente, se trata de um sistema informatizado, mas a uma definição de controlar o arquivo da organização de forma sistêmica, a fim de controlar o ciclo de vida dos documentos da organização.

Os sistemas de arquivo ajudam no controle da eficácia e da utilização de um arquivo. Para que um arquivo responda as solicitações que lhe são continuamente exigidas é necessário o recurso de sistemas de arquivo, que devem seguir políticas e diretrizes para que seja garantida que seus usuários possam ter total entendimento deste e assim o acesso.