UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF
INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
ANA CLÁUDIA VIANA P FIGUEIREDO
GESTÃO DE DOCUMENTOS E GESTÃO DE
DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS
NITERÓI
ANA CLÁUDIA VIANA PINTO FIGUEIREDO
GESTÃO DE DOCUMENTOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.
ORIENTADOR: Prof. MARGARETH DA SILVA
Niterói 2014
ANA CLÁUDIA VIANA PINTO FIGUEIREDO
Trabalho de Conclusão de Curso
apresentado à Universidade Federal
Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.
APROVADO EM: / / BANCA EXAMINADORA
______________________________________________ Prof: MARGARETH DA SILVA (ORIENTADORA) UFF- Universidade Federal Fluminense
______________________________________________ Prof: LINDALVA ROSINETE SILVA NEVES
UFF- Universidade Federal Fluminense
______________________________________________ Prof: VITOR MANOEL MARQUES DA FONSECA UFF- Universidade Federal Fluminense
Niterói 2014
Dedico este trabalho aos meus pais Regina Helena e Antônio Maurício Figueiredo, que tanto ansiaram por este momento. Minha querida Tia Bernadete e Letícia por acreditarem sempre na minha capacidade. Minha irmã Ana Carolina que sempre possuiu uma fé inabalável em mim. Porém, não posso esquecer de Raphael Cardozo, que graças a sua força, carinho e atenção, cheguei a esse momento crucial para o encerramento do curso.
AGRADECIMENTOS
Tenho que agradecer a tanta gente que a lista seria muito extensa.
Agradeço a Deus, por ele ter colocado tantas pessoas especiais na minha vida de forma que se posso dizer que estou aqui, no fim de mais uma caminhada, é graças aos seres iluminados que foram postos para me auxiliar, mesmo nos momentos em que pensei que fosse fraquejar.
Bernadete Galleazi e Letícia Ferraz são as primeiras as quais eu devo tudo. Sem elas acredito que nem teria passado na prova de vestibular. Elas me auxiliaram, me deram força, compreensão e muito me ensinaram para que eu pudesse entrar na Universidade Federal Fluminense.
Minhas amigas queridas da faculdade, Fernanda Firmina, Laura Encarnação, Thamyres Campos, Miriam Moreira e Célia Nunes. Sem elas a faculdade teria sido um lugar de aprendizado, mas com certeza, não tão animado e cheio de alegria como foi.
A Celinha que Deus esteja ao lado dela a protegendo e a guiando, pois em meu coração ela sempre estará presente como nossa “mascotinha”, a mais nova e brilhante de nós. Com toda certeza teria sido uma grande Arquivista.
Minha querida família, minha mãe Regina que me colocou nesse caminho, meu pai Antônio que nunca duvidou do meu potencial, minha irmã Ana Carolina, que sempre esteve na torcida por mim. E meu querido Raphael, que nos momentos de escuridão me mostrou que sempre existe uma pequena fagulha na qual devemos sempre nos agarrar com toda força e lutar, para que esta se torne realmente um clarão a iluminar os caminhos da vida.
Agradeço por todos os lugares nos quais passei. Todos os meus chefes que foram tão importantes para o meu aprendizado ao longo do curso. E, a minha orientadora Margareth Silva, pessoa na qual tenho grande admiração por seus ensinamentos e sua irreverência inigualável que a torna especial e única.
Enfim, agradeço a todos que contribuíram direta e indiretamente para a realização deste trabalho.
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“O que for a profundeza do seu ser, assim será teu
desejo.
O que for o teu desejo, assim será a sua vontade.
O que for a tua vontade, assim serão seus atos
O que forem seus atos, assim será teu destino.”
(Brihadaranyaka Upanishad IV, 4.5)
RESUMO
A partir do levantamento realizado na literatura na área de Arquivologia e Gestão de Documentos, procurou-se evidenciar, de forma que seja abordada a questão de Gestão de documentos e Gestão Arquivística de Documentos Digitais. São argumentados questões e conceitos de suma importância para a Arquivologia e para a Gestão de Documentos, colocando em pauta a questão da utilização dos documentos tanto na esfera física ou digital. Procura-se mostrar a relação da utilização dessa prática com os requisitos obrigatórios para a Gestão Arquivística de Documentos Digitais, que são observados no e-ARQ-Brasil. Concluindo a questão da Gestão Arquivística de Documentos Digitais com a análise de GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos e Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos Digitais (SIGAD).
Palavras Chave: Gestão de Documentos. Gestão de Arquivística de Documentos Digitais. Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos.
ABSTRACT
From the survey conducted in the literature in the area of Archival and Records Management, we tried to highlight in order to be taken on the issue of Document Management and Digital Document Archival Management. Are disputed questions and concepts critical to the Archival and Document Management, putting on the agenda the question of the use of documents both in physical or digital sphere. It will be shown the relationship of the use of this practice with the mandatory requirements for the Archival Management of Digital Documents, which are observed in the e-ARQ-Brazil. Completing the issue of Digital Document Archival Management with the GED analysis, Electronic Document Management and Information System of Digital Document Archival Management (SIGAD).
Keywords: Records Management. Digital Records Management. Electronic Records
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos.
CTDE - Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos
DIBRATE - Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
e-ARQ BRASIL - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos.
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
ICA - Conselho Internacional de Arquivos
InterPARES - Internacional ResearchonPermanentAuthentic Records in Electronic
Systems
RAMP - Records andArchives Management Program): programa de estudos da
UNESCO, estabelecido em 1979, que abarcam questões básicas sobre documentação tais como seu registro e gerenciamento
SAA - Societyof American Archivists
SIGAD - Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos.
SINAR - Sistema Nacional de Arquivos.
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 12
2 ARQUIVOLOGIA: PRINCIPAIS CONCEITOS 15
2.1 ARQUIVO 15
2.2 INFORMAÇÃO 19
2.3 DOCUMENTO 20
2.4 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO 21 2.5 DOCUMENTO ELETRÔNICO, DOCUMENTO DIGITAL
DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL 24
3 GESTÃO DE DOCUMENTOS 29
3.1 GESTÃO DE DOCUMENTOS: CONCEITOS 30
3.2 HISTÓRICO 32
3.3 CONCEITO DE CICLO DE VIDA E A TEORIA DAS 3 IDADES 34
3.4 GESTÃO DOCUMENTAL NO BRASIL E LEGISLAÇÃO 37
4 GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS 40
4.1 SISTEMAS DE ARQUIVOS E SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 41
4.2 GESTÃO DOCUMENTAL NO AMBIENTE DIGITAL 46
4.3 SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA
DE DOCUMENTOS 47
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS 51
INTRODUÇÃO
A Gestão de Documentos foi desenvolvida após a Segunda Guerra Mundial, quando foram feitos grandes avanços científicos, tecnológicos e os atos decisórios da época. O resultado foi a produção de uma enorme massa documental que precisava ser tratada, e o que deveria ser preservado e descartado.
Neste novo contexto arquivístico, onde ocorreu essa explosão documental, houve a necessidade da criação de políticas arquivísticas, e assim de se firmar conceitos para a implementação da Gestão de Documentos. Preservar, eliminar, controlar e otimizar o espaço se tornaram as principais premissas desta.
Os Estados Unidos principalmente, com tais avanços e com uma crescente massa documental que precisava ser tratada, passou a ter uma abordagem administrativa científica em relação aos seus documentos, surgindo assim o Records Management.
No Brasil, conhecida como Gestão de Documentos Arquivísticos, é uma série de procedimentos que permitem o tratamento da documentação para a sua preservação ou eliminação.
Com os conceitos da Gestão de Documentos mais consolidados, o profissional de arquivo deixa de ser visto apenas como um guardião de documentos em sua fase permanente, ou seja, deixa de ser um custodiador de documentos em sua fase histórica, ou um auxiliar de pesquisadores históricos, e passa a ser visto como um gestor ou, um administrador.
Assim sendo, a Gestão de Documentos trouxe grandes vantagens para as Instituições, principalmente públicas por conta da maior quantidade de burocracia, a produção de documentos tende a ser maior do que nas privadas.
Entretanto, apesar do conceito da Gestão de Documentos já ser conhecido e difundido desde o período após guerra, os arquivistas têm encontrado entraves. Tais dificuldades foram desencadeadas por avanços tecnológicos, no uso cada vez mais massivo de máquinas para a armazenagem dos documentos, até por causa da problemática do espaço. Os avanços tem sido fatores cruciais na forma como a documentação é produzida e guardada.
O progresso da ciência, o surgimento de inovações tecnológicas e o grande volume de documentos acarretaram na necessidade de medidas administrativas voltadas ao gerenciamento de arquivos. A gestão documental passou a ser a solução, pois é a única forma de garantir que o registro das atividades seja feito de forma adequada, e que se tenha um registro confiável das ações de uma organização. Assim, é através da Gestão de Documentos
que se garante que os documentospodem ser recuperados de forma rápida, garantindo também a sua autenticidade, bem como assegurar economia e eficiência, otimizando os recursos humanos, materiais e físicos, auxiliando as instituições a tomadas de decisões rápidas e eficazes.
Atualmente, além dos documentos convencionais existem também os documentos digitais, que tem gerado algumas controvérsias entre os arquivistas, já que esses avanços colocam novos problemas como a mudança contínua de programas e sistemas, ou seja, a obsolescência tecnológica para que a Gestão Arquivística de Documentos Digitais ocorra.
A tecnologia é um fator muito importante para que a Gestão Arquivística de Documentos Digitais aconteça, sendo pré-definido o tipo de suporte que será utilizado para a consulta ao documento, que é realizada por meio de alguma máquina que permita a leitura deste. Assim, para este trabalho é importante definir as diferenças existentes entre o documento convencional e o digital.
Com o avanço das Tecnologias de Informação e Comunicação (TICs), as organizações precisaram se adequar ao novo paradigma, pois suas massas documentais oriundas de suas atividades ficaram maiores e mais complexas. Na maioria dos casos não possuindo espaço para a armazenagem destes, tendo que recorrer assim a Gestão Arquivística de Documentos Digitais, como uma saída econômica e eficaz para a resolução destes problemas.
A realização deste estudo foi feita a partir de textos e livros dentro da literatura arquivística, além das diversas instituições Arquivísticas e Dicionários que disponibilizam suas informações em meio eletrônico, ou seja, na internet.
Dentro da literatura da Arquivologia deve-se ressaltar o Projeto InterPARES, que fala a respeito de conceitos de suma importância da Diplomática e a autenticidade documental dentro do meio digital, e da Arquivologia. Dentre os principais nomes de autores importantes para a área pode-se citar Duranti, Jardim, Bellotto, Paes e Fonseca que colocaram seus diversos enfoques acerca do assunto aqui colocado.
Também é importante colocar os conceitos de Rondinelli, Rocha e Silva, a CTDE (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos) e o e-ARQ Brasil 2011, e estudos de textos e sites que salientam a questão do Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) e Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)
Este trabalho consiste em quatro capítulos. Que tratam da Arquivologia e a Gestão de Documentos. Seus principais conceitos de embasamento teórico para que se entenda a Gestão Arquivística de Documentos digitais e como essa ocorre.
O segundo capítulo tem o enfoque sobre os principais conceitos da Arquivologia como: informação, arquivo, documento, documento arquivístico, documento eletrônico, documentodigital e documento arquivístico digital. Tais conceitos têm grandeimportância dentro de um contexto mais abrangente que é a Gestão de Documentos e a Gestão Arquivística de Documentos Digitais. Sem esse embasamento que será abordado com diversas visões diferentes não existiriam a Gestão de Documentos, ou mesmo a própria Arquivologia.
O terceiro capítulo são as principais características e enfoques da Gestão de Documentos, seu conceito e histórico. Diversos enfoques, características e teorias, além da legislação que a rege no Brasil. Estes são aqui debatidos por autores consagrados na área como Indolfo, Schellenberg, Paes, Bellotto, entre outros. Cada um colocará a Gestão de Documentos de acordo com o seu ponto de vista, e o contexto na qual esta foi criada e preconizada inicialmente, até a sua evolução nos dias atuais. É importante colocar as Resoluções do CONARQ, que é um órgão, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados.
O quarto capítulo trata da Gestão Arquivística de Documentos Digitais, a questão da Gestão dos Documentos em ambiente digital, os sistemas de arquivo e de informação e seus principais conceitos. É discutido os preceitos importantes para a implementação destes e a diferença que existe entre um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos Digitais (SIGAD) e o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), dentro dos parâmetros estabelecidos pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE), e-ARQ Brasil e autoras como Rondinelli, Rocha e Silva.
As considerações finais são feitas com base na literatura da área sobre o tema abordado, ou seja, tudo que foi discutido anteriormente, destacando a importância dos conceitos arquivísticos, que são a base para a Gestão de Documentos e a Gestão Arquivística de Documentos Digitais.
A partir do tema de Gestão Arquivística de Documentos Digitais é importante considerar, os chamados GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística Digital), colocando principalmente o que a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) e o e-ARQ Brasil 2011 fixaram como características para os dois e suas divergências, fazendo assim uma conclusão sobre os objetivos deste trabalho.
2 ARQUIVOLOGIA: PRINCIPAIS CONCEITOS
De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, o DIBRATE (2005, p.28). “Arquivologia é a disciplina que estuda as funções do arquivo, e as principais técnicas a serem observadas na produção, organização, guarda, preservação e a utilização dos arquivos, também chamada de Arquivística.”
Reis (2006, p.7)1 ainda nos lembra que, muito antes do “nascimento formal da arquivística como disciplina, já existia a prática de sistematização e conservação de fundos documentais, desde que o homem criou os primeiros Arquivos, descobertos no centro das Civilizações Pré-Clássicas, a fim de preservar os registros documentais para usos futuros. Reis (2006, p.7) ainda acrescenta que, estes arquivos não foram concebidos como meros depósitos de numerosas placas de argila, mas sim como complexas estruturas organizacionais e funcionais, que demonstram dispor de muitos elementos que iriam se tornar pressupostos da Arquivologia.
A Arquivologia segundo Reis (2006, p.8) tem uma dupla finalidade que que são: registro documental da garantia dos direitos dos cidadãos, e outro, conservam e geram a memória do passado de uma nação. No segundo caso é considerada uma ferramenta de pesquisadores da História, de tal forma que a Arquivística por muito tempo foi considerada uma disciplina auxiliar dos historiadores.
Este capítulo tem por objetivo tratar os conceitos fundamentais da Arquivologia, ou seja, as definições sobre arquivo, documento, documento arquivístico, documento eletrônico, documento digital e documento arquivístico digital, mostrando os principais pontos de vistas abordados por diversos autores sobre cada conceito, que são de grande importância para a Arquivística.
2.1 ARQUIVO
De acordo com Paes (2004, p.19) que arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento.
1REIS, Luís. O arquivo e a arquivística evolução histórica. Ano 7, n. 24, abr-jun. 2006. Disponível em: < file:///C:/Users/Geo/Downloads/Dialnet-OArquivoEArquivisticaEvolucaoHistorica- 2152131%20(1).pdf> Acesso em 02 de novembro de 2014
Schellenberg (2006, p.35) coloca a definição da palavra archives como de origem grega, que é definida pelo Oxford English Dictionary como: a) “lugar onde são guardados os documentos públicos e outros documentos de importância; e b) “registro histórico ou documento assim preservado.” Na literatura técnica, deve-se observar que tal definição é confusa, pois é necessário distinguir entre a instituição e os materiais de que se ocupa. Ocorre assim uma polissemia no que diz respeito a definição de Arquivo, ou seja, um duplo significado.
O DIBRATE (2005, p.27) apresenta as definições que abrangem os significados atuais de arquivo da seguinte forma:
1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ouprivada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.
2 Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, aconservação, o acesso a documentos.
3 Instalações onde funcionam arquivos. 4 Móvel destinado à guarda de documentos.
De acordo com Fonseca (2005, p.22), a função dos arquivos como conjuntos orgânicos de documentos que possibilitam o acesso a informação.
Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração que o produziu e a segunda é servir de base para o conhecimento da história da entidade que os gerou... A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua responsabilidade de guarda de maneira rápida e precisa.
A definição de Schellenberg (2006, p.34), também argumenta a conotação de arquivo como documentos que possibilitam o acesso a informação necessária. “Arquivos são documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido conservados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente.”
Alguns autores como Rousseau e Couture (1994, p.284) definem arquivo como um conjunto de informações, e não como um conjunto de documentos. Mesmo que não haja dúvida que o arquivo é um conjunto de informações, entende-se por esta que o termo informação não é esclarecedor quando se deseja conceituar arquivo. A informação arquivística não prescinde de seu suporte, mesmo que ele não seja passível de leitura a olho nu.
Existem outras justificativas para isso, pois o documento de arquivodepende de um conjunto de referências para que seu conteúdo se mantenha estável.
Thomassem (2006, p.5) declara que o conceito central da Arquivologia é o conceito de arquivo:
A maioria das pessoas tem conhecimento sobre documentos: quase todo o mundo mantém documentos em casa, e a vida cotidiana é documentada em
arquivos mantidos por um empregador, uma empresa de habitação, um cartório ou uma empresa de eletricidade. Muitas pessoas também tem alguma noção do que é um arquivo: seja ele grande ou pequeno, privado ou público, pertencente a uma empresa ou a uma instituição governamental, elas o reconhecem como uma coleção de documentos acumulados por pessoas, famílias ou outros grupos sociais com o intuito de dar suporte as suas memórias.
Thomassem (2006, p.6) considera os arquivos quando são criados, têm inicialmente, uma função primária, um papel ativo. Os documentos que compõem um arquivo são gerados para organizar ou registrar uma atividade que está se sucedendo e, paralelamente, são objetos de pesquisa. O arquivo passa a exercer uma função secundária quando perde este caráter ativo, e passa a ser identificado como um registro de ações passadas e como parte da herança e memória da instituição a qual serve.
O termo arquivo tem diferentes acepções, isto é possui polissemia de significados, causando assim, uma dificuldade de compreensão por se usar a mesma palavra para desígnios diferentes. Os principais significados que geram uma dificuldade de entendimento são a relação do arquivo como conjunto de documentos e arquivo como instituição custodiadora de documentos.
É de fundamental importância entender a diferença entre arquivo como instituição e arquivo como conjunto de documentos. O arquivo como instituição se caracteriza pela custódia, e o arquivo como conjunto de documentos se caracteriza pela organicidade, ou seja, reunião de documentos que possuem a mesma proveniência), produzidos por uma entidade ao longo de suas atividades.
Para o Tribunal Federal a Seção de Arquivo tem a competência de executar as atividades relativas à gestão documental, à disseminação e à preservação da informação jurídica, administrativa e histórica que compõe o patrimônio documental do STF, com o fim de preservar a memória judicial e funcional da corte. Tal definição coloca o arquivo com o status de instituição, ou um setor que serve a seu órgão criador.
No art2º da lei 8159/19912, a caracterização de arquivo como um conjunto de documentos que registrem atividade, não como uma instituição que os administre:
“Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.”
Já no Capítulo IV artigo 17 a lei vai dispor: “A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipal.” Validando assim a questão do Arquivo como uma instituição.
No seu art 18 falará da competência do Arquivo Nacional como instituição gestora da documentação para o Poder Executivo.
No art 20 a competência dos arquivos do poder Judiciário a gestão e o recolhimento da documentação produzida e recebida por este, assim como o acesso aos documentos sob sua guarda.
De acordo com Fonseca (2005, p.39), as instituições arquívisticas como conhecemos hoje, remontam a criação de 1789, do Arquivo Nacional francês, primeiramente como arquivo da Assembleia Nacional e depois transformado no estabelecimento central dos arquivos do Estado. “Nestes depósitos deveriam ser recolhidos os documentos produzidos pelos diferentes níveis da administração pública na França.”
O Projeto InterPARES 3 ([2012])3 vai definir os diferentes significados de arquivo da
seguinte forma:
[Instituição]Uma agência ou instituição responsável pela preservação e comunicação de documentos arquivísticos selecionados para preservação permanente; [lugar]Lugar onde são mantidos documentos arquivísticos selecionados para preservação permanente; [documentos arquivísticos] Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica ou organização na condução de seus negócios, e preservados.
Assim, como Duchein (1992, p.1) também colocará o Princípio de respeito aos fundos que deverá ser observado quando se fala de documentos de arquivo. O autor aqui vai definir a facilidade de organizar os fundos de documentos quando as instituições são bem definidas.
A dificuldade de definir os fundos em relação a hierarquia dos organismos produtores de arquivo, fez praticamente sentir desde a sua origem e é fundamental. Exemplo: é fácil definir Fundos de arquivo de uma abadia de um hospital de um tribunal” o conjunto de documentos” cujo acréscimo é efetuado no exercício das suas atividades. Não há nenhuma dificuldade de interpretação, porque a abadia, o hospital, o tribunal são organismos bem definidos, possuindo uma personalidade jurídica estável.
Deste modo, pode-se concluir que existem duas principais conceituações edefinições referentesa arquivo, e que é fundamental delimitá-las, principalmente por possuírem significados diferentes. É de grande importância para o entendimento de outros conceitos da arquivologia, e posteriormente da gestão de documentos.
3 Disponível em <http://www.portan.arquivonacional.gov/Media/Dicion%20Term%20Arquivi.pdf> Acesso em 20 de setembro de 2014
2.2 INFORMAÇÃO
De acordo com Capurro e Hjorland (2007, p.149) a informação é o processamento da organização de dados, de tal forma que represente uma modificação no conhecimento da pessoa que o recebe.
É um lugar comum considera-se a informação como condição básica para o desenvolvimento econômico juntamente com o capital, o trabalho e a matéria-prima, mas o que torna a informação especialmente significativa na atualidade é a sua natureza digital. O impacto da tecnologia na informação sobre as ciências naturais e sociais em particular, tornou essa noção corriqueira um conceito altamente controvertido.
O conceito carrega uma diversidade de significados, de uso quotidiano ao técnico, sendo intimamente ligado às noções de restrição, comunicação, controle, dados, forma, instrução, conhecimento, significado, padrão e percepção. Os autores ainda acrescentam:
É comum nos dias de hoje ouvir-se falar sobre a Era da Informação, o advento da Era do conhecimento ou sociedade do conhecimento. Como a sociedade da informação, a tecnologia da Informação, a ciência da informação e a ciência da computação em informática são assuntos e ciências recorrentes na atualidade da palavra informação é frequentemente utilizada sem muita consideração pelos vários significados que adquiriu ao longo do tempo. (CAPURRO, 2007, p.145)
A informação assume hoje em dia, uma importância crescente. Ela é fundamental em nível de descobertas e novas tecnologias, exploração de oportunidades e ainda na planificação de toda ou qualquer matéria ou atividade.
A informação é vital para as organizações, sendo considerada por muitos como o principal ativo, merecendo, portanto, ser tratada como um recurso tão importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros.
As organizações necessitam reconhecer a informação como recurso fundamental e formular uma política institucional para a mesma, visando que o seu acesso seja fácil e imediato a todos quantos dela necessitarem, a fim de dar aos tomadores de decisão o suporte necessário, para que eles possam ter decisões certas; e assegurar a transparência dos atos administrativos.
Não apenas para atos administrativos ou com finalidades arquivísticas, a velocidade da informação nos dias de hoje, seja para qualquer matéria ou fim é consideravelmente veloz. Graças ao desenvolvimento de tecnológicas da informação (TIC), principalmente a internet. Sendo assim, há uma necessidade de adequação a esse novo nível onde a informação muda muito rápido, e estar sempre atualizado é de suma importância em nível pessoal, acadêmico ou organizacional
O Glossário da Faculdade de Ciência da Informação da Universidade de Brasília (UnB) apresenta diversas definições acerca do assunto como:
“Conjunto de dados que satisfazem a uma determinada necessidade informacional. Possui um valor agregado e precisa da intervenção ativa do usuário.”
(KORFHAGE,R.1997)
“Estruturas simbolicamente significantes com a competência de gerar crescimento no individuo, em seu grupo, ou na sociedade.”. (BARRETO, A. A., 2002 p.50) A informação é um conhecimento inscrito (registrado) em forma escrita (impressa ou digital), oral ou audiovisual em suporte”. (LE CODIAC YVES FRANÇOIS. A ciência da informação)4
Para o DIBRATE (2005, p.107) a informação nos arquivos é considerada o conteúdo dos documentos. Para o InerPARES 3 ([2012]), a informação é “conjunto de dados organizados para transmitir uma unidade complexa dotada de significados.”5
Thomassem (2006, p.6) diz que nem toda informação é informação arquivística. “Qualquer arquivo é formado por informação gerada e estruturada por processos de trabalho funcionalmente interelacionados.”
Dentro do campo informacional não se pode deixar de falar de Gestão da Informação. É um processamento que consiste nas atividades de busca, identificação, classificação, processamento, armazenamento e disseminação de informações, independentemente do formato ou meio que se encontra (documentos físicos ou digitais).
A Gestão da informação está focada na informação como objeto e no gerenciamento da informação explícita e fatual.
Seu principal objetivo é apoiar processos e garantir a qualidade das operações, seja elas de negócios, relacionadas a empresas, ou na satisfação do usuário de uma determinada Instituição de informação.
2.3 DOCUMENTO
De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, DIBRATE (2005, p.73) “o documento é uma unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.”
Toda informação registrada em um suporte, seja ele qual for, é considerada um documento. Do ponto de vista da arquivística, nem todo documento é considerado um documento arquivístico.
O Projeto InterPARES 3 [(2012)]6 apresenta sua definição de documento da seguinte forma: “Um documento é a informação afixada em um meio sob uma formafixa; informação é
4 Disponível emhttp://www.fci.unb.br/index.php/glossario> Acesso em 20 de setembro de 2014.
5 Disponível em <http://www.portan.arquivonacional.gov/Media/Dicion%20Term%20Arquivi.pdf> Acesso em 20 de setembro de 2014
6 Disponível em <http://www.portan.arquivonacional.gov/Media/Dicion%20Term%20Arquivi.pdf> Acesso em 20 de setembro de 2014
um conjunto de dados destinados à comunicação através do tempo ou espaço; e dados são as menores partes significativas e indivisíveis da informação.”
Bellotto (2007, p. 35), o definirá como:
Segundo a conceituação clássica e genérica, documento é qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico, ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o objeto utilitário etc., enfim, tudo o que seja produzido, por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, culturais ou artísticos, pela atividade humana.
O Dicionário eletrônico HOUAISS (2009, p.92) da Língua Portuguesa apresenta as seguintes definições para documento:
1. Declaração escrita que se reconhece oficialmente como prova de um estado, condição, habilitação, fato ou acontecimento
2. Texto ou qualquer objeto que se coligue como prova de autenticidade de um fato e que constitui elemento de informação
3. Arquivo gerado por certos programas ou pacotes, como processadores de texto, planilhas eletrônicas, etc.
4. Qualquer título, declaração, testemunho, etc. que tenha valor legal para instruir e esclarecer algum processo judicial.
O INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES7 (ICA- Conselho Internacional de
Arquivos) define documento como “Unidade de registro de informações, qualquer que seja o seu suporte ou formato”.
Indolfo et. al. (1995, p. 11) afirma que todo documento é uma fonte de informação e que o “documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.”
Assim, evidencia-se que todas as definições referentes a documentos sempre são direcionadas para um mesmo ponto, ou seja, informação registrada em qualquer tipo de suporte. 2.4 DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICO
Para Bellotto (2009, p.36) osdocumentos arquivísticos são aqueles produzidos e/ou recebidos que, independente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.
Existem várias abordagens para documento de arquivo, na sua obra mais recente Heredia Herrera (2007, p.100) aborda o documento de arquivo como entidade individual. Segundo a autora:
O documento de arquivo não relata, não conta (mas), testemunha e prova [...]. Tem uma vinculação direta com o ato que testemunha e, como consequência, Transcende a atividade da qual esse ato é parte. [...]. A vinculação do documento com o ato que representa determina a relação do documento com a instituição competente ou entidade responsável por esse ato.
Para o ICA8, documento de arquivo é o “documento elaborado ou recebido, no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação de referência.”
Segundo a definição de Jenkinson (1922, p.1), o documento arquivístico é
Um documento dito como pertencente à classe dos arquivos é aquele elaborado ou usado no curso de uma transação administrativa ou executiva (pública ou privada) da qual tomou parte: e subsequentemente preservado sob sua custódia e para a sua própria informação pela pessoa ou pessoas responsáveis por aquela transação e seus legítimos sucessores.
A intenção de Jenkinson em dissipar qualquer dúvida quanto ao tipo de documento a que estava se referindo, ou seja, o arquivístico. Pode-se observar que ao mesmo tempo destaca a unidade documental. Assim, pode-se entender que em seu conceito, Jenkinson entende as duas percepções do documento arquivístico, ou seja, como entidade individual e coletiva.
Schellenberg (2006, p.14) ressalta as qualidades dos documentos arquivístico, etambém a razão pela qual são criados.
Reconhecidamente, a primeira ou principal razão pela qual a maioria dos documentos é preservada é cumprir com o propósito para o qual foram produzidos e acumulados. Num governo tal propósito como sabemos é cumprir o seu trabalho. Eles são preservados para o uso de outros organismos além daqueles que os produziram.
O Projeto InterPARES 39 ([2012)], no escopo das suas diretrizes define documento
arquivístico de forma que considera “como qualquer documento produzido (isto é, elaborado ou
recebido e salvo para ações futuras ou referências) por uma pessoa física ou jurídica no curso de uma atividade prática como um instrumento e subproduto de tal atividade”.
Duranti (2009, p.10) enfatiza a importância da integridade de um documento de arquivopara a manutenção de sua autenticidade. “Um documento tem integridade se estiver intacto e não corrompido, isto é, se a mensagem que deve comunicar para atingir seu objetivo estiver inalterada.”
O documento de arquivo é definido de forma que possui algumas características como a sua proveniência, e sua organicidade, ou seja, não pode haver documentos de proveniências diferentes juntos, mesmo que esses relatem uma ação semelhante, esses princípios são primordiais para os documentos de arquivo.
8 Disponível em ,http://www.ciscra.org/mat/1209 > Acesso em 10 de novembro de 2014
9 INTERPARES, 2012a. Disponível em: < http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm?letter=d&ter
A relação orgânica entre os documentos de acordo com Duranti (1994, p.52), demonstra o elo que deve existir entre os documentos de arquivo e aponta questões que estes não podem ser analisados sozinhos, seu sentido é dado por meio do conjunto.
As relações entre os documentos, e entre eles e as transações das quais são resultantes, estabelecem o axioma de que um único não pode se constituir em testemunho suficiente do curso dos fatos e atos passados: os documentos são interdependentes no que toca o seu significado e sua capacidade comprobatória.
Em seu livro texto Arquivos Modernos (2006, p.41), Schellenberg define documentos de arquivo da seguinte maneira:
Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos.
Os documentos surgem como resultado de uma atividade. São gerados durante o processo de trabalho, organizados e armazenados para que as informações neles contidas atestem sobre todas as ações executadas, decisões tomadas e compromissos assumidos por uma administração durante o período de sua gestão e são conservados para registrar e atestar história de um indivíduo, família ou organização.
No entanto, o documento de arquivo possui algumas características específicas, onde se consideram a ação, a organicidade e proveniência, conceitos importantes para que o documento seja arquivístico.
Duranti (1994, p. 51) analisa a natureza do documento arquivístico, explicitando sua especificidade, sua forma de registrar uma ação e ter valor de prova. Além disso, a autora apresenta cinco propriedades que todo documento arquivístico deve possuir, independentemente de suporte, formato, gênero, tipo, data ou proveniência, para ser considerado documento arquivístico.
A autora Luciana Duranti(1994, p.51) destaca as características primordiais para um documento de arquivo que são: imparcialidade, autenticidade, respeito a naturalidade do documento (acumulados de forma natural em função de objetivos práticos), quarta é o inter-relacionamento, ou seja, como os documentos se relacionam com os outros, conceito este que foi debatido por Duchein, Jenkinson, e diversos outros autores consagrados e manuais dentro da Arquivologia. A quinta característica colocada pela autora é o da unicidade, que um documento deve ser único dentro do arquivo, mesmo que não constitua um original, dentro daquele arquivo ele será único, não haverá cópias dele.
Assim, um documento arquivístico é produzido com a finalidade de atender requisitos, sejam estes legais ou administrativos dentro de uma instituição. De acordo com Schellenberg
(2006, p.34), o documento arquivístico possui ainda mais características como as referentes ao seu valor primário ou secundário. O primeiro é de valor corrente, e o segundo é que após o uso corrente este ainda possui valor permanente ou histórico para a instituição.
2.5 DOCUMENTOS ELETRÔNICOS, DOCUMENTO DIGITAL, DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL
Um documento eletrônico pode ser originado a partir de um documento cujo suporte seja o papel. Neste caso específico é necessário digitalizar o documento com um scanner. O documento digitalizado poderá ser salvo em imagem, ou PDF ou em outro tipo de arquivo, Isto permitiu transformar o documento em papel em digital.
Para o DIBRATE (2005, p. 74) documento eletrônico é considerado:
1 - Informação registrada, codificada em forma analógica, ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de equipamento eletrônico;
2- Documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais.
Outros documentos já nascem no ambiente digital, como documentos de Word, Excel e Powerpoint, sendo estes documentos digitais, podendo somente serem visualizados através de um computador.
Rondinelli (2011, p.226) ressalta uma questão importante dos documentos eletrônicos como: “documento eletrônico é um documento codificado em forma analógica ou em dígitos binários, acessível por meio de um equipamento eletrônico.”
Além disso, Rondinelli (2010, p.56) ressalta que os mesmos elementos do documento convencional se apresentam nos documentos eletrônicos:
Hoje, documentos convencionais e eletrônicos apresentam os mesmos elementos constitutivos dos documentos estudados pelos primeiros diplomatas, sendo apenas um pouco mais elaborados. Assim, os documentos contemporâneos, aqui destacadamente os eletrônicos, possuem os mesmo elementos de um documento arquivístico não digital.
Outra definição de documentos eletrônicos éapresentada pelo Glossário da CTDE: “informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico” (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2010a, p. 13).
Na literatura arquivística internacional, ainda é comum o uso do termo documento eletrônico como sinônimo de documento digital, tanto que pesquisando no International
Council of Archives (ICA)10 encontra-se a mesma definição. Porém, do ponto de vista tecnológico existe uma diferença entre os termos eletrônicos e digitais.
De acordo com o CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos- CONARQ, 2010, p.13), um documento eletrônico é interpretável por meio de um equipamento eletrônico (aparelho de videocassete, filmadora, computador), podendo ser registrado e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. Já um documento digital é um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de um sistema computacional, Assim, todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital.
Adefinição do Glossário do SAA11 para eletronic record :
Dados ou informações que tenham sido capturados e fixados para armazenamento e manipulação de um sistema automatizado e que requerem o uso de um sistema para apresentá-los e torná-los inteligíveis e que requerem o uso de um sistema para apresentá-los legíveis para outras pessoas.” (Tradução nossa)
O DIBRATE (2005, p.75) define documento eletrônico como: “Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessível por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e “documentos digitais.”
O CONARQ (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009, p. 122) por meio do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil- afirma que o documento arquivístico digital é aquele “documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional”.
Apesar de ter seu foco atualmente direcionado para os documentos digitais, que só podem ser visualizadospor meio computacional, a CTDE (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos) mantém seu nome, uma vez que este escopo pode ser expandido ao longo do desenvolvimento dos seus trabalhos.
Rondinelli (2007, p.238) analisa a composição do documento digital:
Um documento digital é tido como detentor de forma fixa e conteúdo estável quando sua apresentação na tela do computador é sempre a mesma, ainda que essa cadeia mude quando, por exemplo, seu formato é alterado de Word para Pdf. Isto quer dizer que um mesmo documento digital pode ser apresentado a partir de diferentes codificações digitais.
De acordo com o que foi analisado por diversos autores, o documento arquivístico uma vez constituída a sua forma, esta tem que permanecer a mesma durante todo o seu ciclo
10 Disponível em <http://www.ciscra.org/mat/termdb/term/1209> Acesso em 02 de novembro de 2014
11 Disponível em , http://www.2.archivists.org/glossary/terms/e/eleronic-record> Acesso em 02 de novembro de 2014.
de vida, sob pena de comprometer a sua natureza e não perder ou diminuir a sua força de prova e validade.
As características da forma fixa e do conteúdo estável a qual resulta o conceito que uma variação não pode comprometer seu caráter arquivístico, na medida em que implementada por meio de regras fixas. Com relação à variação de forma e conteúdo de documentos arquivísticos digitais produzidos em sistemas interativos e dinâmicos, Duranti e Preston (2008, p.803) afirma que essa variação precisa ser controlada e limitada por meio de regras no momento da concepção do sistema:“[...] mudanças na forma e/ou conteúdo de um documento arquivístico digital que são limitadas e controladas por meio de regras fixas, de maneira que a mesma consulta, pedido ou interações sempre geram o mesmo resultado.
Duranti (2005, p.7) argumenta que para compreender o conceito documento arquivístico digital deve-se sempre observar seis características do documento: forma fixa, conteúdo estável, relações explícitas com outros documentos, contexto administrativo identificável, pessoas envolvidas e ação. A forma fixa significa que a apresentação do documento deve ser da mesma forma que tinha quando foi armazenado pela primeira vez. Já o conteúdo estável refere-se ao fato de que o documento deve-se manter estável, completo e inalterável.
O contexto administrativo serve para auxiliar na identificação de alguns elementos que se referem à proveniência como o produtor, o autor, o destinatário, a data. As pessoas envolvidas são representadas no mínimo por três pessoas implicadas no momento da criação do documento, autor, redator e destinatário. A ação que é aquela que o documento participa ou que o documento apoia, sendo parte do processo decisório.
De acordo com o Projeto InterPARES 2 Diretrizes do preservador12 (2007, p.7), a verificação da autenticidade faz parte do processo de avaliação dos arquivos. Baseava-se inicialmente na confirmação da existência de uma cadeia de custódia desde o momento da produção do documento até a sua transferência para a entidade arquivística responsável pela sua preservação. Os momentos em que os documentos não estavam submetidos a algum tipo de medida de proteção pelo seu produtor ou instituição arquivística causavam dúvidas em relação a sua autenticidade.
A verificação da autenticidade dependia do conhecimento do arquivista sobre as práticas de manutenção dos documentos em relação aos tipos de documentos e procedimentos administrativos do produtor. Essa verificação foi codificada pela Diplomática. Um outro
12 Disponível em:< http://www.interpares.org/ip2/display_file.cfm?doc=ip2_preserver_guidelines_booklet--portuguese.pdf> Acesso em 21 de novembro de 2014.
método, utilizado com menos freqüência para confirmar a identidade e a integridade dos documentos, está baseada na comparação. Documentos de um fundo arquivístico são comparados a cópias encaminhadas e mantidas por fontes externas.
Os documentos arquivísticos produzidos e mantidos em ambiente digital apresentam algumas dificuldades. Assim os arquivistas ainda não desenvolveram práticas padronizadas para verificar a autenticidade nesse ambiente. Tal questão é levantada por Duranti e Preston, pelo fato de que as entidades digitais podem ser facilmente duplicadas, distribuídas, formatadas, convertidas, etc. como também podem ser falsificadas sem deixar rastro.
O InterPARES 2 Diretrizes do preservador13 (2007, p.8) coloca que um relatório deve possuir uma série de controles estabelecidos pelo produtor para garantir a identidade e a integridade dos documentos de arquivo e assim, sua autenticidade. Essas exigências são:
1 Expressão dos atributos de documento arquivístico e da ligação com documento arquivístico (por exemplo, os metadados de identidade e integridade)
2 Privilégios de acesso
3 Procedimentos de proteção contra perda e corrupção de documentos arquivísticos 4 Procedimentos de proteção contra deterioração das mídias e mudanças
tecnológicas
5 Definição de formas documentais
6 Autenticação de documentos arquivísticos
7 Identificação de documento arquivístico autoritário 8 Remoção e transferência de documentação pertinente
A autenticidade do documento arquivístico digital, para Duranti (2005, p.11) é a soma dos elementos de identidade e integridade. A identidade diz respeito “aos atributos de um documento que o caracterizam como único e o distinguem de outros documentos”. Com relação à integridade, se refere à “completude e o poder de prova de um documento”.
Para Duranti (1995, p.10 APUD RONDINELLI, 2005, p. 66), documentos arquivísticos digitais autênticos:
São aqueles que dão testemunho sobre si mesmo devido à intervenção, durante ou após sua criação, de uma autoridade pública representativa, garantindo sua genuidade. Documentos diplomaticamente autênticos são aqueles que foram escritos de acordo com a prática do tempo e do lugar indicados no texto e assinados com (os) nome(s) da(s) pessoa(s) competente(s) para criá-los. Documentos historicamente autênticos são aqueles que atestam eventos que verdadeiramente aconteceram ou informação verdadeira.
que ameaçam a confiabilidade, autenticidade e por conseqüência a preservação e o acesso contínuo a esses documentos.
Para o e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009, p.18), os procedimentos de gestão de documentos são indispensáveis para garantir a autenticidade dos documentos. Rocha e Silva (2007, p. 116-117) enfatizam que procedimentos padronizados de
13 Disponível em:< http://www.interpares.org/ip2/display_file.cfm?doc=ip2_preserver_guidelines_booklet--portuguese.pdf> Acesso em 21 de novembro de 2014.
gestão de documentos são fundamentais para garantir a sua autenticidade. As autoras destacam que:
Para se garantir as características do documento arquivístico digital como a confiabilidade, a autenticidade e o acesso de longo prazo é indispensável a implantação de procedimentos desde o início do ciclo de vida do documento digital, bem como adotar uma política de preservação digital.
Outra característica apresentada por Duranti e MacNeil (1996, p.29) é a fidedignidade, a qual significa “a autoridade e confiança dos documentos como evidência, isto é, a capacidade de representar fatos a que se refere”.
3 GESTÃO DE DOCUMENTOS
O DIBRATE (2005, p.100) conceitualiza a Gestão de Documentos como “conjunto de procedimentos e operações técnicas, referentes à produção, tramitação, uso e avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento. Também chamado administração de documentos.”
Rodrigues (2006, p.37) enfatiza a importância dos objetivos da Gestão de Documentos que são: possibilitar a produção, administração, controle e manutenção do conjunto documental de forma racional, econômica e eficiente, preservar a memória institucional, otimizar o uso da informação independente da sua natureza de suporte.
A importância da Gestão de Documentos para Rodrigues (2006, p.38), é que com o progresso da ciência, os surgimentos de inovações tecnológicas, principalmente após a Segunda Guerra Mundial, culminaram na necessidade de medidas administrativas voltadas ao gerenciamento de arquivos, ou seja, a Gestão de Documentos, pois é através dela que o elemento essencial do documento, o registro de atividades, pode ser recuperada de forma rápida, econômica e eficaz, otimizando os recursos da organização e interferindo positivamente na organização e administração dos arquivos.
A Gestão de Documentos inicialmente desenvolvida após a Segunda Guerra Mundial nos EUA foi de fundamental importância para o controle da grande massa documental produzida na época. O país já possuía uma preocupação com os documentos arquivísticos desde o século XIX como ressalta Jardim (1987, p.38), porém em um sentindo acumulativo e não de tratamento da documentação.
De acordo que os conceitos e práticas da Gestão de Documentos vão sendo difundidos, se adequarão as políticas arquivísticas de cada país.
No Brasil tem sido uma prática bastante utilizada, fundamentada na lei número 8159/199114 e CONARQ, órgão que normatiza a arquivística no Brasil.
Este capítulo tem por objetivo apresentar diferentes definições sobre Gestão de Documentos, enfocando principalmente a visão norte-americana, e a Gestão de Documentos no Brasil. O histórico e os conceitos que fazem da Gestão documental tão crucial para o funcionamento dos arquivos nos dias atuais, e no contexto brasileiro com algumas legislações e resoluções vigentes que a regem.
3.1 GESTÃO DE DOCUMENTOS: O CONCEITO
O conceito de Gestão de Documentos foi desenvolvido após a Segunda Guerra Mundial, uma época de avanço na ciência e tecnologia e da explosão documental que necessitava da implantação de um programa que pudesse racionalizar e controlar grandes volumes de massa documental acumulada.
Para Burnet (BURNET apud JARDIM 1987, p.36) a gestão de documentos pode ser definida como:
O processo de reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos, que é característica da civilização moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa.
O Conselho Internacional de Arquivos (1988 apud INDOLFO, 2007, p.36) define Gestão de Documentos como o “domínio da gestão administrativa geral com vistas a assegurar a economia e a eficácia das operações desde a criação, manutenção e utilização, até a destinação final dos documentos.”
De acordo com a lei nº. 8159, de 8 de janeiro de 199115: “Considera-se gestão de
documentos, o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.” O DIBRATE (2007, p.64) segue a mesma definição da lei
A Gestão de Documentos cobre todo o ciclo de existência dos documentos, desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para arquivamento permanente, ou seja, trata-se de todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária.
De acordo com Indolfo et al. (1995, p. 14), esta define gestão de documentos como:
O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A gestão de documentos é operacionalizada através do planejamento, da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.
Segundo Fonseca (44 U.S.C Chapter 29 APUD FONSECA, 2005, p. 73.), a legislação norte-americana vai colocar o termo gestão de documentos da seguinte maneira.
O planejamento, o controle, a direção, a organização, o treinamento, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas à criação, a manutenção, o uso e eliminação de documentos, com a finalidade de obter registro adequado e apropriado das ações e transações do governo federal e efetivo e econômica gestão das operações das agências.
De acordo com Silva (2000, p.132), o aumento do volume de documentos agudizou uma série de problemas:
Este aumento acelerado da produção documental das instituições, em particular das administrações públicas, veio contribuir para agudizar uma série de problemas, já que começavam a fazer-se sentir anteriormente. Por um lado, aumentam as necessidades materiais (em pessoal, equipamentos, edifícios) para fazer face às crescentes massas de documentação produzida; por outro lado, torna-se urgente tomar medidas de caráter pragmático, pois as incorporações nos arquivos históricos não estão a ser já possíveis, devido a saturação dos depósitos; por último, em consequência da conjuntura descrita, o problema de avaliação e das eliminações ganha particular acuidade.
De acordo com estas definições, fica caracterizado que a Gestão de documentos, por meio de metodologias adotadas e instrumentos como métodos de classificação e tabelas de temporalidade, representa uma atividade estratégica na relação das instituições arquivísticas com as organizações produtoras de documentos.
Conclui-se que a Gestão de Documentos administra documentos arquivísticos com conceitos e teorias difundidas pela Arquivologia, garantindo as empresas públicas e privadas obter maior controle sobre os documentos que produzem e/ou recebem, eliminar documentos de forma sistemática, racionalizar os espaços de guarda de documentos, desenvolver com mais eficácia e eficiência de suas atividades, atender adequadamente os usuários e cidadãos. Conforme a Lei Federal 8159/199116, que se refere aos arquivos públicos, mas também aos arquivos privados constituídos por pessoas físicas e jurídicas.
Llansó I SanJuan (1993, p.22) afirma que na definição dos EUA do conceito da Gestão de Documentos, é incluída a visão sobre os documentos possuírem um ciclo de vida. Este ciclo é: o documento no momento em que é elaborado ou recebido (produção), utilizado e mantido e por último destinado a guarda permanente ou a sua eliminação, também colocando conceitos administrativos ligados à economia, eficiência e eficácia, princípios que são utilizados para a racionalização da produção.
Tanto a lei quanto a NBR ISO 9001/200017, indicam a necessidade de requisitos para a gestão de documentos nos arquivos públicos e privados. A gestão de documentos aplicada a empresas é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico, pois define o ciclo vital dos documentos, estabelecendo que após o uso administrativo ou jurídico da empresa, estes podem ser eliminados, se tiverem valor histórico irão para a guarda permanente.
16 Disponível em:< http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm > Acesso em 20 de novembro de 2014. 17 Disponível em: < http://www.fasi.edu.br/files/biblioteca/NBR_iso9001.pdf> Acesso em 20 de novembro de 2014.
3.2 HISTÓRICO
Llansó I SanJuan (1993, p. 45) apresenta uma visão histórica do desenvolvimento do conceito e da prática de Records Management norte-americano. Para esse autor as origens do conceito remontam ao século XIX, no período da Guerra de Secessão (1861-1865) Com a guerra havia uma grande produção de documentos e as indústrias estavam em plena expansão. Esse acúmulo já tinha sido sentido anteriormente quando uma lei do Congresso em 1853 que proibia a destruição de qualquer documento público, formando desta forma um grande acúmulo sem nenhum tipo de critério para a eliminação.
Jardim (1987, p.36) afirma que os antecedentes do conceito da gestão documental já se iniciam desde o século XIX nos Estados Unidos e Canadá, porém a sua aplicabilidade e concepção teórica tenham se desenvolvido apenas após Segunda Guerra Mundial. Isso ocorreu em função de problemas detectados nas administrações públicas destes dois países já no final do século XIX. Neste período, as instituições arquivísticas se destacavam pela função de órgão de apoio a pesquisa, mantendo a custódia dos documentos de valor histórico. Os problemas decorrentes dos documentos administrativos eram de responsabilidade exclusiva dos órgãos produtores, os quais deles se utilizavam.
Os Estados Unidos foram considerados os pioneiros no desenvolvimento do conceito da Gestão de Documentos, que foi formulado após Segunda Guerra Mundial, quando ocorreu uma explosão documental no âmbito das administrações públicas e a consequente necessidade de racionalizar e controlar o volume de grandes massas documentais que começaram a ser acumulados em depósitos. No entanto, antes da II Guerra Mundial, estes já apresentavam uma preocupação com a guarda e conservação dos documentos e o conceito de Records Management.
Jardim (1987, p.36) dispõe que na primeira metade do século XX, houve a criação de comissões governamentais nos EUA e Canadá, procurando encontrar soluções de eficácia no uso dos documentos pela administração pública. Ressalta que durante esse período as instituições arquivísticas públicas eram caracterizadas pela função de órgão de apoio a pesquisa somente, assim comprometidos com a conservação documentos de valor histórico.
Jardim (1987 p.37) ainda diz que tal concepção se contradizia a questão de que os documentos administrativos, cujos problemas eram de alçada dos órgãos públicos que o produziam e utilizavam. Em paralelo se iniciava a era da administração científica, que Frederick Taylor e Frank Gilbreth procuravam mostrar aos administradores como racionalizar o processo administrativo, desenvolvendo atividades de forma menos dispendiosa e mais
eficiente e eficaz. A palavra chave das administrações, principalmente nos EUA passou a ser eficiência. “A aplicação dos princípios da administração científica para a solução dos problemas dos documentos gerou os princípios da gestão de documentos, os quais resultaram, sobretudo da necessidade de se racionalizar e modernizar as administrações.”
Essas mudanças trouxeram reflexos, primeiramente ocorridas nos EUA e Canadá, que se fez sentir na arquivística pelo enunciado de uma nova concepção de arquivo, fundamentada no ciclo de vida dos documentos, principia pelo o qual os documentos passam por fases estabelecidas de acordo com a sua vigência administrativa e frequência de consulta: corrente, intermediária e permanente.
O norte-americano Philip C. Brooks é identificado como o primeiro profissional a fazer referência ao ciclo vital dos documentos, conceito que se materializou na criação de programas de gestão de documentos, Indolfo (2007, p. 31) na década de 1940 na implantação de arquivos intermediários, pois segundo Duranti (1994, p.14) ele reconhecia a necessidade dos arquivistas desviarem sua atenção dos usos acadêmicos dos registros para todas as fases de seu ciclo de vida, contribuindo, dessa forma, para a implementação de melhores procedimentos de guarda e formulação das políticas necessárias a uma gestão documental responsável.
Ernst Posner e Theodore R. Schellenberg são considerados os responsáveis pela sua difusão e aplicação, nas décadas de 1950 e 1960, o que veio a produzir, conforme vários autores, inclusive Llansó I San Juan (1993, p.8), uma autêntica revolução na disciplina arquivística.
Indolfo (2007, p. 31-32) destaca as ações das Comissões Hoover, de 1947 e 1953, e Federal Records Act, de 1950, onde se determinava quais os organismos governamentais deveriam dispor de um Record Management Program(programa de gestão de documentos). A atuação das Comissões Hoover no período de 1950-1960 teve papel importante na busca por estabelecer as práticas para a consolidação da área arquivística, introduzindo ações voltadas para o controle da produção documental, a racionalização das eliminações e a conservação econômica, e concentrada dos documentos de guarda intermediária, assim como a difusão de manuais de procedimentos.
O uso dessa teoria revolucionou o uso dos arquivos, ocorrendo transformações de ordem conceitual e prática. Surge um modelo sistêmico de organização de arquivos, onde o documento passa a ser controlado desde o momento de sua produção até a sua destinação final: eliminação criteriosa ou guarda permanente, definido de acordo com a gestão documental.
Jardim (1987, p.37) ainda ressalta a respeito da utilização desses programas de Gestão de Documentos pelos arquivos nacionais dos EUA e Canadá, deram às instituições arquivísticas uma nova atribuição, a de órgão de apoio à administração. A administração dos arquivos intermediários e destinação dos documentos possibilitaram uma economia considerável aos cofres públicos, aplicando-se os princípios da gestão documental, “segundo o qual a informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível.”
No Dicionário de Terminologia Arquivística (1984 apud CAMARGO; BELLOTTO, 1996) define Gestão de Documentos como a área de gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático da criação, manutenção, uso e destinação dos documentos arquivísticos.
Com o sistema implementado nos EUA e Canadá, houve uma disseminação deste que de acordo com Llansó I SanJuan (1993, p.46), especialmente a partir de 1950, ocorreu a real difusão de tal conceito para diferentes países, que passou a possuir diferentes interpretações e definições de acordo com a tradição arquivística administrativa de cada país.
Assim sendo, pode-se dizer que a Gestão de Documentos é a área da Arquivologia que tem por objetivo controlar o documento arquivístico desde o momento de sua produção até a sua destinação final.
3.3 O CONCEITO DE CICLO DE VIDA E A TEORIA DAS 3 IDADES
O Conselho Internacional de Arquivos, diante de uma grande variação de modelos, em uma ação com a UNESCO, desenvolveu um programa de estudos, a respeito da importância dos documentos e sua gestão. Assim surge, na década de 1970 o Records and Archives
Management Program (RAMP)18, responsável por publicar as diretrizes na área de Gestão de
Documentos.
O estudo de RAMP de James Rhoads (1983, p 10) apresenta um programa geral de Gestão de Documentos a ser adotado nos países em desenvolvimento, para que assim se alcance economia e eficiência, além de minimização de utilização de recursos. Tal programa deve ser desenvolvido em diversas fases.
• 1ª Fase – Produção de documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Nesta fase deve -se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser
manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso
18RAMP (Records andArchives Management Program): programa de estudos da UNESCO, estabelecido em 1979, que abarcam questões básicas sobre documentação tais como seu registro e gerenciamento
