Definições de gastos, custos e despesas

Oliveira e Perez Jr. (2000) definem gastos como um consumo genérico de bens e serviços por meio de desembolso passado, presente ou futuro. Os autores defendem que custos e despesas são espécies do gênero gastos, podendo ser definidos da seguinte forma: custo é o valor de produtos e serviços consumidos na produção de outros bens e serviços. Tem-se como exemplo os materiais de construção de uma obra, já a despesa é definida como o valor de bens e serviços consumidos no processo de geração de receitas e manutenção do negócio da instituição, desta forma são gastos incorridos fora da área de produção.

Estes componentes podem ainda ser considerados como fixos ou variáveis, dependendo de seu comportamento com o aumento ou redução da produção. Os custos fixos são aqueles que permanecem constantes no curto prazo, independente do volume de produção da empresa (BORNIA, 2009).

Os custos variáveis estão diretamente ligados ao volume de produção. A figura 6 mostra o comportamento dos custos fixos e variáveis de acordo com o volume de produção.

A matéria prima da utilizada na produção pode ser um exemplo de custo variável, pois conforme a produção aumenta, o custo da matéria prima também sofre incremento de valor em uma proporção semelhante. O custo fixo pode ser exemplificado como o aluguel de uma máquina, que permanece inalterado independente da quantidade de itens produzidos.

Figura 6 – Comportamento dos custos fixos e variáveis de acordo com o comportamento da produção.

Fonte: Bornia (2009).

Quanto à forma de apropriação e identificação, Oliveira e Perez Jr. (2000) classificam os custos e despesas em diretos ou indiretos:

- Custos diretos são os que podem ser quantificados e identificados aos produtos e serviços;

- Custos indiretos são os que não podem ser apropriados de forma direta com os produtos ou serviços, necessitando de critério de rateio para sua alocação.

- Despesas diretas são as que podem ser quantificadas e correlacionadas em relação às receitas de vendas e de prestação de serviços;

- Despesas indiretas são as que não podem ser identificadas com precisão com as receitas geradas.

Segundo Azevedo et. al. (2007), um dos maiores problemas verificados nos sistemas tradicionais de custeio é a forma arbitrária e simplista como são tratados os custos indiretos da produção, nas indústrias modernas, nas quais os custos indiretos constituem grande parcela dos custos totais.

Esse tipo de alocação implica consideráveis distorções no custeio do produto. Bornia (2009) acentua que a alocação dos custos indiretos causa a maior parte das dificuldades e deficiências dos sistemas de custeio, especialmente em empresas nas quais estes custos estão se tornando cada vez mais significativos, fazendo com que a discussão sobre a alocação deles tenha relevância crescente.

Para Bruzzi (2008), os custos de um projeto se dividem em quatro categorias: custos de produto, custos de capital, custos operacionais e custos de gerenciamento do projeto. Cada categoria abrange um grupo de elementos específicos, conforme especificação evidenciada no Quadro 5.

Quadro 5 – Categorias de custos.

Categoria dos Custos Elementos

Custo de Produto Material, mão de obra, despesas gerais indiretas etc.

Custos de Capital

Equipamentos, ferramentas, peças de reposição, encargos financeiros, instalações, testes, impostos,

transportes etc.

Custos Operacionais Energia, suprimentos de manutenção, apoio técnico etc.

Custos de Gerenciamento Pessoal, viagens, treinamento, suporte para sistemas etc.

A estimativa de custo de uma obra contém incertezas por tratar-se de previsão de inocorrências futuras. Neste sentido Mattos (2007) afirma que por se tratar de uma previsão, o prognóstico de custo deve ser preciso enquanto técnica de gerar valor de referência, porém é aproximado na medida em que os parâmetros usados para sua identificação podem variar. São exemplos de aproximação os valores de produtividade prevista da mão de obra, valores de materiais e tributos que podem variar no decorrer da obra, valores de perdas de materiais.

Com relação à especificidade o valor da obra pode variar de acordo com a empresa, com as condições locais de clima, tipo de solo, legislação, oferta de mão de obras, dentre outros (MATTOS, 2007).

O Quadro 6 apresenta as metodologias das estimativas de custos no PMBOK com suas especificações e características, proporcionando uma visão comparativa entre as tipologias evidenciadas.

Quadro 6 – Metodologias das estimativas de custos do PMBOK.

Um sistema de gestão de custos deve gerar informações com cinco intenções básicas (PMBOK, 2009): formular estratégias e planejamento de longo prazo quanto ao desenvolvimento de novos produtos, situação que pode envolver a criação de novos grupos de custos; basear decisões quanto à locação de recursos, envolvendo relatórios referentes à lucratividade dos produtos ou serviços. Esta alocação deve ser alinhada com os relatórios esperados da alta administração e com os objetivos da organização; planejar e controlar custos de operações e atividades, sendo esta uma das funções mais básicas de um sistema de gestão de custos; realizar medições de desempenho comparando resultados atuais com resultados planejados, baseados em indicadores financeiros e não financeiros, gerando desta forma uma retroalimentação de informações do processo e atender a regulamentos externos e requisitos legais.

Para Barbosa et al. (2008), a estimativa de custos envolve o desenvolvimento de uma aproximação dos custos dos recursos necessários para terminar cada atividade do cronograma. Com os custos estimados o gestor poderá atuar no orçamento com uma maior precisão garantindo as entregas do projeto com os recursos disponibilizados, mas o processo de estimativas de custos continua durante a execução do projeto permitindo que atualizações e mudanças não comprometam a execução orçamentária.

Segundo Barbosa et al. (2008), o cronograma do projeto com a indicação do início e término das atividades planejadas e dos marcos contratuais do cronograma é um importante instrumento para o agrupamento dos custos.