Desafios

Os desafios encontrados foram inúmeros, como a falta de conhecimento do Estado nas metodologias de gerenciamento de projetos, a complexidade dos projetos, as barreiras impostas pelos órgãos vinculados e entraves culturais. Dentre os principais desafios destacam- se entre os entrevistados a obtenção do envolvimento da alta administração, e o choque de gestão que sofreu a estrutura institucional do Estado.

Segundo o Conselho de Projetos, na fase de implantação, o apoio da Alta Cúpula é fundamental para o sucesso do Escritório de Projetos, tendo em vista que apenas é possível a

implantação após a aprovação da Cúpula do Estado. O outro importante desafio já citado é a adaptação da estrutura organizacional do Estado à metodologia proposta pela consultoria para o EGP-Rio, encontrando dificuldades estruturais e institucionais, um dos fatores abordados está relacionado à estabilidade do funcionalismo público, pois a forma com que os funcionários do governo atuam pode dificultar a administração dos projetos, já que não é comum no Estado afastar uma pessoa por falhas cometidas, não havendo um objeto de barganha com o empregado, como a manutenção de seu emprego.

Com base nas entrevistas realizadas, os Autores do artigo analisam ainda os desafios encontrados em cada área de conhecimento dos processos que integram o gerenciamento de projetos, que serão expostos no quadro 10.

Quadro 10 – Análise dos desafios encontrados em áreas do conhecimento Áreas do

conhecimento Desafios

Gerenciamento do Escopo

 Definição do escopo (entregas);

 No mapeamento das lições aprendidas em outros estados devido à falta de informação;

 Definição do que se pretende em relação ao que é possível alcançar dadas as especificidades de um órgão público. Gerenciamento do

Tempo  Prazo estabelecido era ínfimo (um ano) Gerenciamento do

Custo

 Não houve desafios, já constavam no plano plurianual (PPA) de 2007.

Gerenciamento da Qualidade

 Metas altas e grau de exigência elevado;

 Falta de conhecimento conceitual dessa área por parte dos

stakeholders;

 A descrença da existência de qualidade no funcionalismo público.

Gerenciamento da Comunicação

 Formalismo de trâmites burocráticos (ofícios ou reuniões) para comunicação com a Cúpula do Estado. Gerenciamento de

Recursos Humanos

 A falta dos conhecimentos dos funcionários em gestão de projetos, necessitando de treinamento;

 A rotatividade dos funcionários mediante à remuneração defasada.

Gerenciamento de Riscos

 Possibilidade de dissolução do EGP em função das mudanças de governo

Gerenciamento das

Aquisições  Não houve desafios, tendo em vista que constavam no PPA. Gerenciamento da

Integração

 Falha no sistema utilizado, pois não estava integrando todas as fases do ciclo PDCA;

Integração de órgãos diferentes, tendo em vista que as Secretarias trabalham de forma independente.

Percebe-se que apesar de todos os desafios mapeados nas áreas de conhecimento, algumas áreas permaneceram muito próximas da expectativa de aplicação e gestão, como as áreas de Aquisições, Escopo, Tempo e Custos que não apresentaram grandes desafios. Esta última alcançou exatamente a expectativa de aplicação, e nenhuma área superou as expectativas. As áreas que mais se afastaram de um ideal de aplicação foram as de Riscos e Integração.

Em um trecho do artigo um dos entrevistados relata que “o grande desafio não foi à metodologia, não foi a capacitação, não foi a montagem da estrutura física e operacional do escritório. O grande desafio do escritório continua sendo a quebra de paradigma modelo de acompanhamentos dos projetos no governo do Estado até então”. Portanto, é notável que, mesmo mapeando todos os desafios e aplicando todos os esforços necessários, nem sempre se chega à excelência em termos de eficiência, eficácia e efetividade, já que desafios e entraves são inerentes à mudança organizacional.

4 METODOLOGIA DA PESQUISA

Este trabalho tem como ideia central contribuir para conhecimento comum sobre a importância da implantação de escritório de projetos, como ferramenta de gestão em órgãos públicos, identificando os benefícios gerados por tal prática, considerando também as principais dificuldades e fatores que interferem no sucesso da implantação, em se tratando de uma prefeitura de pequeno porte.

Desse modo, a pesquisa apresenta a natureza aplicada por gerar conhecimentos para a aplicação prática, quanto aos objetivos, à pesquisa pode ser caracterizada como descritiva, por descrever, analisar e verificar caraterísticas que interferem no sucesso da implantação de um escritório de projetos. Do ponto de vista dos procedimentos técnicos a pesquisa classifica-se como técnico-empírica por realizar uma revisão bibliográfica, a partir de ampla pesquisa em livros e artigos acompanhados por observações e experiências (GIL, 2017).

A pesquisa foi desenvolvida em quatro etapas como mostra a Figura 11:

Figura 11 – Etapas do desenvolvimento da pesquisa

A partir da percepção da problemática da gestão de projetos, que vêem se revelando um desafio para os gestores, devido crescentes exigências por obras de infraestrutura e aumento da complexidade dos projetos, optou-se por elaborar uma proposta para implantação e acompanhamento do escritório de projetos, como resposta a esta questão, tendo em vista os diversos benefícios oriundos do uso dessa unidade organizacional.

Para que a implantação de um escritório de gerenciamento de projetos seja bem sucedida se faz necessário à elaboração de um planejamento estratégico, como um instrumento que guiará todo o processo de implantação de modo a atingir objetivos propostos (LIMA, 2008).

A fase de planejamento refere-se ao estudo de identificação dos objetivos a serem alcançados e elaboração de estratégias que otimizem o desenvolvimento do projeto, assim como, a escolha dos métodos a serem utilizados para a sua realização.

Para a realização desse estudo de caso, inicialmente, foi realizada uma busca por informações conceituais referentes ao assunto, conforme sugere Prestes (2013), priorizando produções mais recentes, dos temas e tipos de abordagens, assimilando-se os conceitos e explorando-se os aspectos já publicados, tornando-se relevante levantar e selecionar conhecimentos já catalogados em bibliotecas, editoras, na internet, entre outras, a fim de obter um referencial teórico.

Gil (2017) ressalta a importância do amplo planejamento da pesquisa, e considera o procedimento a ser adotado para a coleta de dados um fator primordial. Diz ainda que embora o estudo de caso tenha um roteiro flexível, é possível distinguir quatros fases: determinação da unidade caso, coleta de dados, analise e interpretação de dados, e redação do relatório.

A determinação da unidade caso refere-se ao indivíduo em um contexto definido, pode ser entendido como um grupo social, uma pequena organização, uma comunidade ou até mesmo uma cultura.

Assim, para dar sequencia ao estudo realiza-se uma analise dos antecedentes de implantações de Escritório de Gerenciamento de Projetos do cenário brasileiro, visando identificar os principais desafios para a implantação e sua importância e os benefícios gerados por ele para a organização.

Após o breve analise sobre a questão de que se trata o estudo, foi escolhido um local que serviria de observação da maneira como conduzem o gerenciamento dos projetos em um

setor de engenharia de órgão público, Em seguida, realiza-se uma investigação da situação atual, para avaliar o ambiente da empresa em questão e elaborar um diagnóstico a fim de traçar um plano para sana-lo.

A investigação ou coleta de dados deu-se por meio de entrevistas, elaboração e aplicação de questionários, visando identificar como são definidas as prioridades na escolha de projetos e os principais problemas encontrados, e levantamento de modelos de escritórios de projetos implantados em órgãos públicos.

As entrevistas ocorreram de modo informal e individual com os gerentes e principais envolvidos com o desenvolvimento e execução dos projetos, onde foram levantados questionamentos a respeito do tema, e o entrevistado relatava seu ponto de vista e em alguns momentos concediam sugestões.

A escolha da utilização da aplicação de questionário se deu devido à facilidade de disseminação do mesmo e a garantia de anonimato das respostas, deixando o individuo à vontade para expressar sua real opinião e no lugar que achar conveniente. A elaboração do questionário seguiu o modelo sugerido por Lima (2008), composto por 24 (vinte e quatro) questões objetivas de fácil entendimento e simples pontuação sobre os problemas relacionados à gestão de projetos.

A aplicação do questionário se deu de forma aberta, reunindo uma amostra composta por 06 (seis) colaboradores pertencentes às diretorias.

A análise foi realizada pelo próprio autor de forma qualitativa por fazer a análise das informações coletadas e atribuir interpretação de natureza subjetiva e quantitativa através de tratamento dos dados oriundos da aplicação dos questionários, desse modo ficou evidente quais os problemas mais se destacaram.

Após a analise dos dados pode-se apresentar uma configuração de escritório de projetos, adaptado á realidade da estrutura organizacional atual, assim como as atribuições desse escritório e como seriam desenvolvidos cada processo. Assim como, pode-se ainda verificar as sugestões propostas pelos colaborados da pesquisa e registrar as lições aprendidas com esse estudo.

5 ESTUDO DE CASO: PROSPOSTA DE ESCRITÓRIO DE PROJETOS PARA O SETOR DE ENGENHARIA EM CIDADE DE PEQUENO PORTE.

5.1 ESTUDO DE CASO: SECRETARIA DE OBRAS PÚBLICAS DO MUNICIPIO DE