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a. as principais práticas de controles internos e o grau de eficiência de tais controles, indicando eventuais imperfeições e as providências adotadas para corrigi-las
Princípios organizacionais gerais
Os riscos relacionados com a produção das informações contábeis e financeiras podem ser classificados em duas categorias:
aqueles relacionados à contabilização das operações recorrentes, cujo sistema de controle deve ser definido de forma mais próxima possível das operações descentralizadas; e
aqueles relacionados à contabilização das operações não recorrentes que podem ter um impacto substancial nas demonstrações financeiras.
O sistema de controles internos descrito abaixo incorpora essa abordagem de riscos.
Os Diretores Estatutários do Grupo Carrefour Brasil são responsáveis por identificar os riscos que impactam a preparação das informações financeiras e contábeis, bem como por tomar as medidas necessárias para adaptar o sistema de controles internos.
Organização implementada para a produção das Demonstrações Financeiras
No Brasil, o estabelecimento das Demonstrações Financeiras se baseia principalmente em uma organização de dois níveis:
o Departamento de Consolidação e Reporting define os princípios de contabilidade aplicáveis ao Grupo Carrefour Brasil, bem como fornece liderança e supervisão da produção das demonstrações financeiras consolidadas e relatórios da administração;
os Segmentos de Negócio são responsáveis pela produção e controle das contas de suas sociedades e demonstrações financeiras consolidadas. Elas também são responsáveis por implantar um sistema de controles internos dentro de seu escopo adaptado aos seus desafios e riscos específicos, levando em consideração as recomendações e diretivas do Grupo. O controle de gestão e controle de gestão de mercadorias também estão no âmbito de suas responsabilidades.
O departamento de Consolidação e Reporting do Grupo Carrefour Brasil realiza também procedimentos adicionais: verificar os relatórios de consolidação em cada fechamento mensal; se necessário, são realizadas correções nos
relatórios de consolidação; além disso, são realizadas visitas e verificações em cada país pelo menos duas vezes ao ano;
gerenciar a implementação de novas normas contábeis em todas as entidades legais do Grupo de forma consistente;
gerenciar os testes de impairment de ágio com base nas projeções preparadas em relação ao plano estratégico que é atualizado anualmente; além disso, o receber e avaliar os testes de impairment que realizamos sobre imóveis e equipamentos.
Princípios contábeis
Os princípios contábeis do Grupo Carrefour Brasil são derivados dos princípios contábeis do Grupo Carrefour. Eles são especificados em um documento revisados duas vezes por ano (antes de cada fechamento anual e semestral), o qual é transmitido a todos os envolvidos no processo. Eles são validados pelos Diretores Estatutários e pelo Departamento de Consolidação e Reporting do Grupo Carrefour Brasil, bem como são apresentados aos auditores independentes. As alterações, adições ou exclusões significativas no material são apresentadas ao Comitê de Auditoria Estatutário.
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Processo de consolidação, emissão das Demonstrações Financeiras e controles principais
Cada área de negócios é responsável por reportar os dados financeiros por sociedade. O Departamento de Consolidação e Reporting monitora este processo e é responsável pela produção das Demonstrações Financeiras consolidadas do Grupo Carrefour Brasil. A moeda utilizada na preparação de nossas Demonstrações Financeiras é o real. O Departamento de Consolidação e Reporting faz uso de controles numa ferramenta de consolidação, verifica a consistência e realiza uma análise e reconciliação no final de cada trimestre.
As principais políticas e estimativas contábeis estão sujeitas à análise dos Diretores Estatutários da divisão Holding, do Diretor de Controle Financeiro (Departamento de Consolidação e Reporting) e do Diretor Financeiro do Grupo Carrefour Brasil.
Uma revisão das demonstrações financeiras é realizada anual ou trimestralmente por auditores independentes, conforme o caso. O Comitê de Auditoria Estatutário revisa a minuta das demonstrações pede detalhes à Diretoria Estatutária sobre determinados assuntos e ouve os auditores independentes, a fim de emitir um parecer para o Conselho de Administração sobre o projeto das Demonstrações Financeiras.
Nesse sentido, o Comitê de Auditoria Estatutário se reúne regularmente e conforme necessário, com o objetivo de monitorar o processo de preparação das informações contábeis e financeiras e garantir que as principais políticas contábeis aplicadas sejam pertinentes.
Supervisão do sistema de controles internos
A supervisão do sistema de controles internos é baseada principalmente em:
um processo de autoavaliação da aplicação e supervisão das principais normas definidas pelo Grupo Carrefour relativas aos controles internos contábil e financeiro. Sempre que necessário, definimos os planos de ação, os quais estão sujeitos ao monitoramento; e
o plano de auditoria interna incorpora tarefas para revisar os controles internos contábeis e financeiros.
A supervisão também envolve avaliar as informações fornecidas pelos auditores estatutários como parte de suas operações no país. O Vice-Presidente de Finanças – Grupo Carrefour Brasil, por meio do departamento de Controles Internos, revisa essas informações. O departamento de Auditoria Interna supervisiona a implementação das recomendações dos auditores independentes.
Todo o processo é regularmente apresentado ao Comitê de Auditoria Estatutário. Quando são detectadas deficiências significativas, é fornecida ao comitê uma apresentação trimestral das alterações nos planos de ação.
b. estruturas organizacionais envolvidas
As estruturas organizacionais envolvidas são o Conselho de Administração e o Comitê de Auditoria Estatutário.
O Conselho de Administração periodicamente aprova as Demonstrações Financeiras. As funções e missões do Conselho de Administração são descritas detalhadamente no capítulo 12 deste Formulário de Referência. O Conselho de Administração estabeleceu um Comitê de Auditoria Estatutário para tratar mais no detalhe de todos os assuntos relacionados à produção das Demonstrações Financeiras da Companhia.
De acordo com o nosso Estatuto Social, as responsabilidades primárias do Comitê de Auditoria Estatutário, que tem seu próprio Regimento Interno específico, incluem:
(i) recomendar ao Conselho de Administração a contratação ou destituição dos auditores independentes da Companhia, e aconselhar ao Conselho de Administração na contratação da empresa de auditoria independente para realizar serviços que não sejam de auditoria;
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(ii) supervisionar as atividades dos auditores independentes, a fim de avaliar: (a) a sua independência; (b) a qualidade dos serviços prestados; e (c) sua adequação às necessidades da Companhia;
(iii) supervisionar os departamentos de controles internos da Companhia e de reporte financeiro (financial reporting) e consolidação e quaisquer outros departamentos responsáveis pela preparação das demonstrações financeiras da Companhia;
(iv) supervisionar o departamento de auditoria interna da Companhia, monitorando a efetividade e adequação de sua estrutura, e a qualidade e integridade dos processos de auditoria interna e independente, propondo recomendações de melhorias ao Conselho de Administração, se assim necessário;
(v) monitorar a qualidade e integridade (a) dos mecanismos de controles internos; (b) das informações financeiras trimestrais, e das demonstrações intermediárias e demonstrações financeiras anuais da Companhia; (c) das informações e medições divulgadas com base em dados contábeis e não contábeis que acrescentem elementos não previstos na estrutura dos relatórios usuais das demonstrações financeiras, propondo recomendações, se assim necessário;
(vi) avaliar e monitorar as exposições de risco incorrido pela Companhia, com poderes para requerer informações detalhadas de políticas e procedimentos relacionados com: (a) a remuneração da administração; (b) a utilização de ativos da Companhia; e (c) as despesas incorridas em nome da Companhia; e
(vii) avaliar e monitorar, conjuntamente com a administração e o departamento de auditoria interna, a adequação das transações com partes relacionadas realizadas pela Companhia e suas respectivas evidenciações com a Política de Transações com Partes Relacionadas.
c. se e como a eficiência dos controles internos é supervisionada pela administração do emissor, indicando o cargo das pessoas responsáveis pelo referido acompanhamento
O Departamento de Auditoria Interna do Grupo Carrefour Brasil reporta hierarquicamente ao Comitê de Auditoria Estatutário da nossa Companhia e, funcionalmente, visando assegurar ainda mais a independência, ao Diretor de Auditoria Interna do Grupo Carrefour.
O Comitê de Auditoria Estatutário se certifica de que o Departamento de Auditoria Interna seja independente e controla a adequação entre as atribuições e os recursos alocados, incluindo a alocação de auditores especializados para complementar o time permanente nas áreas mais técnicas, tais como tecnologia da informação.
O plano de auditoria anual é estabelecido pelo Departamento de Auditoria Interna do Grupo Carrefour, com base em um referencial aos processos-chave e ao mapeamento de riscos de nossas atividades. Este plano e o orçamento do Departamento de Auditoria Interna do Grupo Carrefour Brasil são submetidos ao Comitê de Auditoria Estatutário da Companhia.
Um relatório final escrito é preparado para cada auditoria, incluindo as eventuais observações dos Diretores e/ou Gerentes das áreas auditadas, os planos de ação corretiva e a avaliação do risco de nosso Departamento de Auditoria Interna. Este relatório é transmitido ao Diretor Executivo e ao Diretor Financeiro da unidade de negócios auditada, bem como aos Diretores Estatutários. Os planos de ação corretiva especificam a síntese das ações, o responsável pelas suas execuções e o calendário de implementação.
As atividades de controle são definidas e implementadas pelos gerentes de processo, coordenadas pelo nosso departamento de controles internos, subordinado ao Diretor Vice-Presidente de Finanças – Grupo Carrefour Brasil e ao Diretor Vice-Presidente de Finanças – Atacadão. Além disso, nosso departamento de controles internos é responsável por monitorar o desenvolvimento e implementação dos planos de ação apresentados pelas áreas de negócios.
Especificamente em relação ao Banco Carrefour:
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um Departamento de Auditoria Interna que é subordinado ao Conselho de Administração do Banco Carrefour e a seu Comitê de Auditoria Estatutário, incluindo a participação de membro independente que atua como especialista financeiro (desde 25 de março de 2019);
o plano anual de auditoria interna é criado com base em uma matriz de análise de riscos e visa identificar os processos críticos principais a serem auditados. Tal plano de auditoria e sua evolução são apresentados e validados pelo Comitê de Auditoria Estatutário do Banco Carrefour;
as alterações no plano anual de auditoria devem ser validadas pelo Comitê de Auditoria Estatutário do Banco Carrefour; e
a implementação das recomendações relativas às deficiências identificadas é monitorada pelo departamento de auditoria interna do Banco Carrefour.
d. deficiências e recomendações sobre os controles internos presentes no relatório circunstanciado, preparado e encaminhado ao emissor pelo auditor independente, nos termos da regulamentação emitida pela CVM que trata do registro e do exercício da atividade de auditoria independente.
Resumimos a seguir, os assuntos mais significativos destacados pelos auditores independentes na carta de recomendações referente ao exercício findo 31 de Dezembro de 2018. Os comentários da Companhia são apresentados no subitem “e” abaixo.
Gerenciamento de Riscos de informação
O Grupo Carrefour Brasil investe continuamente no aprimoramento de seus sistemas e processos e mantém um monitoramento do ambiente de tecnologia da informação. Em relação ao último exercício, foram observadas pelo auditor independente algumas situações para parte da amostra avaliada, relacionadas aos seguintes processos:
Gerenciamento de mudanças: apesar de o Grupo ter um processo formalizado, algumas evidências de mudanças transportadas para o ambiente de produção em sistemas do segmento varejo não foram identificadas.
Controle de acesso de usuários a sistemas: identificação de usuários genéricos, desligados e conflitos de segregação de função. Evidências de concessão de acessos não apresentadas e falhas na gestão de contas com acesso privilegiado.
Identificação de erros em rotinas de execução não tratados e falhas no armazenamento de logs de uma aplicação do varejo.
Atacadão
Falta de segregação de função entre a negociação e a alocação de descontos comerciais Situação observada
Os compradores da Companhia têm autonomia para negociar descontos comerciais (descontos negociados no momento da compra) e também para utilizar/alocar esses descontos no sistema de compras, sem haver segregação de função.
Recomendação
Sugerimos que a Companhia desenvolva uma política de descontos comerciais, descrevendo os procedimentos e práticas da Companhia, definindo a segregação de funções correta exigida (principalmente para assegurar que os planos de utilização de descontos comercias sejam revisados e autorizados por uma pessoa diferente dos
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compradores) e o tratamento contábil utilizado para assegurar que os descontos comerciais sejam registrados de uma maneira apropriada e no mesmo período contábil em que as compras/estoques relacionados são registrados.
Possíveis efeitos
Descontos comerciais alocados em períodos inadequados, ou seja, não necessariamente correspondendo ao momento do registro do custo dos produtos associados com o desconto.
Falta de rastreabilidade das operações no sistema de abatimentos e procedimento de arquivamento das evidências de abatimentos comerciais
Situação observada
Durante nossa revisão dos desenhos de controles internos de descontos comerciais, encontramos dificuldades para seguir as etapas do processo devido à falta de rastreabilidade das transações de descontos comerciais no sistema informático desenvolvido para gestão comercial e à falta de um procedimento de arquivamento das evidências de abatimentos comerciais.
Não foi possível acompanhar eletronicamente o tratamento dos descontos comerciais do início da negociação do acordo comercial até a contabilização dos descontos comerciais (alocação aos produtos adquiridos no estoque ou alocação aos custos do produto vendido, quando a venda foi realizada).
Adicionalmente, o departamento comercial não tem nenhum procedimento para arquivar e gerenciar adequadamente as evidências de todas as transações de abatimentos comerciais. Consequentemente, as evidências de abatimentos comerciais nem sempre são arquivadas de maneira adequada e padronizada.
Recomendação
Recomendamos que a Companhia revise a rastreabilidade dos descontos comerciais no sistema ao longo do processo, para assegurar que haja rastreabilidade e evidência de todos os descontos comerciais e como eles foram registrados. Possíveis efeitos
Risco de fraude e do desconto comercial ser reconhecido no período contábil incorreto.
e. comentários dos diretores sobre as deficiências apontadas no relatório circunstanciado preparado pelo auditor independente e sobre as medidas corretivas adotadas
Em relação as recomendações da Auditoria Interna expostas no subitem 5.3 “d” acima, a Administração da Companhia preparou as respostas abaixo.
Gerenciamento de Riscos de informação
As recomendações dos auditores independentes serão endereçadas durante o exercício de 2019 de forma a mitigar os riscos apontados. .
Atacadão
“Falta de segregação de função entre a negociação e a alocação de descontos comerciais” e “Falta de rastreabilidade das operações no sistema de abatimentos e procedimento de arquivamento das evidências de abatimentos comerciais”
5.3 - Descrição dos controles internos
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A Companhia iniciou, em Dezembro de 2017, a estruturação de um novo departamento denominado Administração Comercial, reportando-se à Diretoria Financeira e segregado do Departamento Comercial, que será responsável por gerenciar os contratos comerciais e monitorar a alocação dos descontos comerciais através de um controle compensatório documentado.
Com relação à rastreabilidade dos descontos comerciais, a Companhia está desenvolvendo melhorias sistêmicas que permitirão gerenciar sistemicamente sua alocação, recebimento, entre outros, a finalização da implementação está prevista em junho de 2019.
Desta forma, durante o ano de 2019, atenderemos à recomendação do auditor independente de remediar o conflito de segregação de função e ausência de rastreabilidade no processo de descontos comerciais.
Adicionalmente, a Companhia adota medidas compensatórias para mitigar os riscos apontados pelo auditor independente como por exemplo, monitoramento periódico realizado pelo Departamento de Controles Internos, auditorias pontuais realizadas pelo Departamento de Auditoria Interna, além de possuir procedimentos formalizados sobre o tema.