PSGQSA.01 – Gestão Documental 5 M ODO DE P ROCEDER
DESCRIÇÃO RESPONSÁVEIS DOC 3 E LABORAÇÃO / REVISÃO DE D OCUMENTOS
Sempre que surja a necessidade de elaborar novos documentos, a situação deve ser colocada ao responsável do departamento onde irá surtir efeito, que avalia essa necessidade.
O departamento onde o documento irá surtir efeito, em colaboração com a Gestão da Qualidade e Segurança Alimentar define quem elabora, e quem aprova o documento.
A distribuição de documentos pode ser efetuada de acordo com a MCD, em que:
Informático Global – acesso a todos os documentos e registos do SGQSA existentes em formato digital;
Informático Restrito – acesso a determinadas pastas (integrais ou não) do SGQSA em formato digital;
Afixação – o documento encontra-se disponível em papel nas instalações para todos os interessados consultarem. Podem portanto ser utilizadas ferramentas informáticas em rede tais como pastas partilhadas no servidor, Dropbox, entre outras disponíveis, que permite o acesso e respetivas permissões por utilizador. O acesso e permissões de documentos podem ser feito ao nível da permissão por pasta ou através da proteção dos documentos com palavras-passe.
Os documentos obsoletos, incluindo registos, são mantidos em suporte informático permitindo o seu acesso a quem autorizado pela Gestão da Qualidade e Segurança Alimentar. Os mesmos são arquivados, conforme referido anteriormente, na pasta “Obsoletos” da pasta correspondente do documento existente no servidor. No caso de documentos ou registos em papel são mantidos Dossiers identificados como obsoletos.
Os documentos podem ser distribuídos no formato papel sendo que cada utilizador terá cópias controladas dos documentos necessários à sua função.
Todos os documentos são publicados pela Gestão da Qualidade e Segurança Alimentar em formato protegido contra cópia ou distribuídos em papel. Os documentos originais são sempre
GQSA RD Matriz de Controlo de Documentos e Registos
Pág.:133 de 180
PSGQSA.01 – Gestão Documental
considerados os que se encontram em posse da Gestão da Qualidade e Segurança Alimentar e publicados no servidor da empresa.
No caso de distribuição digital o acesso às pastas contendo documentos é feito com base nas permissões atribuídas aos utilizadores no âmbito do Sistema Informático.
4. DOCUMENTOS EXTERNOS
Os documentos externos são geridos pela Gestão da Qualidade e Segurança Alimentar. Alguns exemplos de documentos externos são: Legislação, Normas, Recomendações.
A atualização dos documentos legislativos / normativos é realizada através de pesquisa nos locais adequados (e.g. Diário da republica, IPQ, IVV, etc.). Após realizada a atualização dos documentos, a Gestão da Qualidade e Segurança Alimentar informa os restantes colaboradores da existência ou não de novos documentos em vigor, via e-mail, afixação de aviso ou outro método apropriado.
Os documentos em suporte físico são arquivados nas Pastas respetivas da responsabilidade da Gestão da Qualidade e Segurança Alimentar. Os documentos digitais são arquivados e disponibilizados em suporte digital consoante lista de distribuição.
GQSA Matriz de Controlo de Documentos e Registos Matriz de Controlo de Legislação e Normas 5. CONTROLO DE REGISTOS
Efetua-se de acordo com o definido na matriz aplicável (MCDR). Para o caso dos registos informáticos, é assegurada a existência da aplicação informática necessária para consultar estes registos, durante o período em que os mesmos estejam em arquivo. Ainda relativamente aos registos em suporte digital, aos aplicáveis, existe uma pasta no servidor na pasta SGQSA denominada de “Registos SGQSA”.
O acesso a estas pastas é controlado por permissões e de acordo com a Matriz de Controlo de Registos.
Os arquivos podem ser guardados noutros locais diferentes das instalações permanentes da Empresa.
GQSA Matriz de Controlo de Documentos e Registos Pasta de “Registos do SGQ” publicada no servidor
Pág.:134 de 180
PSGQSA.01 – Gestão Documental
DESCRIÇÃO RESPONSÁVEIS DOC.
6. ELIMINAÇÃO DE REGISTOS
Após decorrido o tempo de conservação dos registos, estes são destruídos e posteriormente eliminados pela Gestão da Qualidade e Segurança Alimentar, salvaguardando a confidencialidade e propriedade do Cliente. GQSA Matriz de Controlo de Documen tos 7. CÓPIAS DE SEGURANÇA
São realizadas cópias de segurança semanais de toda a documentação para dispositivo externo.
Toda a informação é salvaguardada através do uso de programas que impedem o acesso externo aos servidores da empresa e também recorrendo a programas antivírus.
GQSA Disco
externo
6. FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO
NA
7. RESUMO DAS ALTERAÇÕES
Pág.:135 de 180
PSGQSA.02
– Gestão de Não Conformidades, Ações corretivas e Ações Preventivas1. OBJETIVO &ÂMBITO
Definir a metodologia para tratar não conformidades ou potenciais não conformidades com origem no serviço, processo, no SGQSA ou não conformidades externas provenientes de reclamações de clientes. Aplica-se ainda ao tratamento de reclamações a fornecedores.
Aplica-se a todo o tipo de não conformidades detetadas internamente ou provenientes de reclamações de clientes.
A identificação e implementação de ações corretivas ou preventivas pode ter origem em não conformidades (ou potenciais não conformidades) internas ou externas (e.g. reclamações de clientes) que estejam no âmbito do Sistema de Gestão da Qualidade e Segurança Alimentar.
2. REFERÊNCIAS
NP EN ISO 9001:2008
NP EN ISO 9000:2005
NP EN ISO 22000:2005
BRC Food Issue 6
Manual do Sistema de Gestão da Qualidade e Segurança Alimentar
3. DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS AC – Ação Corretiva
AP – Ação Preventiva
ACP – Ação Corretiva / Preventiva
FM – Ficha de melhoria
RA – Responsável pela abertura da Ação Corretiva / Ação Preventiva
RT – Responsável pelo tratamento da Ação Corretiva / Ação Preventiva
GQSA – Gestão da Qualidade e Segurança Alimentar
Ação Corretiva – Ação desenvolvida com objetivo de evitar a causa de não conformidades.
Acão Preventiva – Ação desenvolvida para evitar a causa de potenciais não conformidades ou de potenciais situações indesejáveis.
Correção – Ação para eliminar uma não conformidade detetada.
Não Conformidade (NC) – Não satisfação de um requisito.
Serviço Não Conforme (SNC) – Serviço que não está de acordo com os requisitos especificados.
Pág.:136 de 180
PSGQSA.02
– Gestão de Não Conformidades, Ações corretivas e Ações Preventivas5. MODO DE PROCEDER
DESCRIÇÃO RESPONSÁVEIS DOC.
1. INTRODUÇÃO
A deteção de NC pode ser no momento da prestação do serviço por parte do fornecedor ou receção do produto; ou à posteriori aquando da validação do serviço prestado ou utilização do produto.
No caso de produto não conforme o mesmo deverá ser identificado e segregado de forma a impedir o seu uso. Esta separação pode ser física ( em local designado para o efeito) ou através da identificação no próprio produto.
No caso de NC associadas a um requisito do Sistema deverá ser avaliada a implicação na conformidade de outras atividades, nomeadamente em situações que justifiquem a comunicação ao Cliente.
Compete a todos os colaboradores identificar situações que possam levar a não conformidades e/ou que possam evitar a sua ocorrência ou recorrência.
No caso de reclamações de clientes ou reclamações a fornecedores, a metodologia de tratamento implica a abertura de uma FM para aplicação deste procedimento.
A abertura das FM é da responsabilidade da GQSA.
Todos FM
2. REGISTO NC
O registo de não conformidades reais ou potenciais é efetuado no FM devendo notificar a GQSA que deverá nomear um responsável pelo seu tratamento. A GQSA numera a FM de acordo com a seguinte metodologia:
FM XX;
Sempre que a pessoa comunicada considerar não ser da sua responsabilidade deverá comunicar à GQSA com justificação. A GQSA deve assegurar que fique sempre atribuído um responsável pelo tratamento da AC/AP.
RA
Pág.:137 de 180
PSGQSA.02
– Gestão de Não Conformidades, Ações corretivas e Ações PreventivasDESCRIÇÃO RESPONSÁVEIS DOC.