4.6 PLANO DE AÇÃO PARA TRATAR OS ASPECTOS
4.6.6 Detalhamento das Ações
Cada Ação definida está detalhada de acordo com os itens abaixo relacionados, visando deixar claro qual o seu objetivo e as principais atividades que precisam ser cumpridas para garantir a sua completa execução.
Subprocesso da Gestão do Conhecimento ao qual ela está associada. Prioridade definida.
Classificação da Ação (Prazo, Importância Estratégica e Categoria de Implementação).
Requisitos Atendidos.
Descrição da Ação, detalhando as principais atividades a serem realizadas.
As fichas elaboradas com o passo a passo estabelecido no item anterior, estão apresentadas abaixo:
A001 – PROMOVER WORKSHOP PARA INTEGRAÇÃO TÉCNICA DE NOVOS COLABORADORES
Subprocesso da Gestão do Conhecimento Prioridade GC08 – Transferência de Conhecimento Face a Face 5 – Baixa
Prazo de Execução Importância Estratégica Categ. de Implementação
( X ) CP – Curto Prazo ( ) ES - Estratégico ( ) SI – Sistêmico ( ) MP – Médio Prazo ( X ) OP - Operacional ( X ) OG – Organizacional ( ) LP – Longo Prazo
Requisitos Atendidos
R01 - Desenvolver workshop para integração técnica de novos colaboradores
Descrição da Ação
Desenvolver um workshop, para ser ministrado para novos colaboradores (durante o processo de integração), focando os seguintes aspectos:
- A Gestão do Conhecimento na Empresa “X”. - Produtos e Serviços.
- Metodologias de Trabalho.
- Como atuar em projetos (métodos, regras e políticas) etc.Etc. - Definir, junto com o RH, as datas para ministrar o workshop.
- Ministrar workshop, de acordo com agenda definida ou sempre que forem contratados novos colaboradores.
*** Esta ação, para ser executada, depende da formalização da Metodologia que deverá ser usada nos projetos a serem desenvolvidos pela Empresa “X”.
A002 – DEFINIR PAPÉIS E RESPONSÁVEIS
Subprocesso da Gestão do Conhecimento Prioridade
GC – Gestão do Conhecimento 9 – Alta
Prazo de Execução Importância Estratégica Categ. de Implementação
( X ) CP – Curto Prazo ( ) ES - Estratégico ( ) SI - Sistêmico ( ) MP – Médio Prazo ( X ) OP - Operacional ( X ) OG - Organizacional ( ) LP – Longo Prazo
Requisitos Atendidos
R03 - Definir um responsável pela gestão do conhecimento R24 – Criar verticais de conhecimento
R25 - Definir responsáveis pelas verticais de conhecimento
Descrição da Ação
- Definir uma pessoa como Gestor do Conhecimento, que será responsável por implantar a Gestão do Conhecimento na empresa, garantindo a execução dos processos mapeados.
- Revisar/Complementar as Verticais de Conhecimento (Práticas) já definidas, avaliando se elas cobrem todo o universo de conhecimentos necessários para a execução dos serviços comercializados pela empresa. As práticas existentes são: PMI, Front-End BI, Infraestrutura, Processos, ETL, Soluções de Perfomance Management,Modelagem de Dados BI, Front-End SC, Soluções de Negócio de Planning, Metodologia e Análise de BI, Soluções Técnicas de Planning e ITIL. - Definir uma pessoa responsável por cada Prática. Esta pessoa deverá:
- ser um especialista técnico no assunto em questão;
- ter competências comportamentais ligadas a interação com pessoas e trabalho em grupo;
- ter capacidade de comunicação verbal e escrita.
O Responsável da Prática será o mediador do grupo de discussão associado a sua Prática e deverá responder a dúvidas endereçadas ao grupo.
*** Esta deve ser a primeira ação a ser executada, pois a implantação do processo de Gestão do Conhecimento precisa ter uma pessoa responsável.
A003 – IMPLANTAR PROCESSO DE ARMAZENAMENTO DE CONHECIMENTO Subprocesso da Gestão do Conhecimento Prioridade
GC05 – Armazenamento de Conhecimento 8 – Alta
Prazo de Execução Importância Estratégica Categ. de Implementação
( X ) CP – Curto Prazo ( X ) ES - Estratégico ( X ) SI – Sistêmico ( ) MP – Médio Prazo ( ) OP - Operacional ( ) OG – Organizacional ( ) LP – Longo Prazo
Requisitos Atendidos
R04 - Implantar um processo para garantir o armazenamento dos artefatos de projeto R07 – Capturar conhecimentos relevantes em projetos de alocação de recursos R22 - Garantir a qualidade do conhecimento publicado
R29 - Criar uma agenda de publicação de conhecimento
R30 - Implantar um workflow de aprovação de conhecimentos publicados Descrição da Ação
1. Customizar e implantar a Lista de Referência, com todos os atributos qualificadores dos Conhecimentos, visando criar facilidades de pesquisa de conteúdo, de acordo com o modelo de dados do subprocesso GC04.
2. Detalhar, customizar e implantar uma solução tecnológica para o Workflow de Aprovação dos conhecimentos publicados, de acordo com as atividades definidas no subprocesso GC05.
3. Detalhar, customizar e implantar uma solução tecnológica para controle da Agenda de Publicação de conhecimentos, de acordo com as atividades definidas no subprocesso GC04.
4. Escolher de 1 a 3 projetos para serem usados como piloto na implantação do processo de armazenamento.
5. Fazer uma apresentação do processo e da solução tecnológica implantada para as equipes de projeto que farão uso do repositório de conhecimento.
6. Definir, em conjunto com o PCP e os Gestores de Projeto, dos projetos escolhidos, as datas para a publicação de conhecimentos.
7. Detalhar com o PCP as regras necessárias para garantir a qualidade dos artefatos publicados e os responsáveis pela qualidade em cada projeto.
8. Disponibilizar a solução tecnológica para as equipes de projeto, garantindo a segurança. 9. Acompanhar a implantação do processo junto às equipes de projeto e ao PCP.
A004 – IMPLANTAR REPOSITÓRIO DE CONHECIMENTO
Subprocesso da Gestão do Conhecimento Prioridade GC05 – Armazenamento de Conhecimento 8 – Alta
Prazo de Execução Importância Estratégica Categ. de Implementação
( X ) CP – Curto Prazo ( ) ES - Estratégico ( SI ) SI – Sistêmico ( ) MP – Médio Prazo ( X ) OP - Operacional ( ) OG – Organizacional ( ) LP – Longo Prazo
Requisitos Atendidos
R05 - Criar um repositório para armazenar os modelos de dados dos projetos R06 - Criar um repositório para armazenar conhecimentos gerados na empresa R28 - Criar atributos para qualificar os conhecimentos e facilitar o acesso Descrição da Ação
1. Detalhar, customizar e implantar uma solução tecnológica para suportar o repositório de conhecimentos da empresa.
2. Formalizar a estrutura que deverá ser utilizada para armazenar os artefatos dos projetos. 3. Formalizar a estrutura que deverá ser utilizada para armazenar os conhecimentos
associados às Práticas.
4. Definir um projeto, já finalizado, como piloto para o armazenamento de documentos no repositório, visando homologar a estrutura definida.
5. Publicar os artefatos do projeto escolhido e validar os procedimentos implantados. 6. Definir uma Prática a ser utilizada como piloto para homologar a estrutura definida. 7. Publicar conhecimentos da Prática escolhida e validar os procedimentos implantados 8. Disponibilizar o repositório para homologação dos usuários (relacionar com a execução
A005 – DIVULGAR METODOLOGIA DE PROJETO
Subprocesso da Gestão do Conhecimento Prioridade GC08 – Transferência de Conhecimento Face a Face 5 - Baixa
Prazo de Execução Importância Estratégica Categ. de Implementação
( ) CP – Curto Prazo ( X ) ES - Estratégico ( ) SI - Sistêmico ( X ) MP – Médio Prazo ( ) OP - Operacional ( X ) OG - Organizacional ( ) LP – Longo Prazo
Requisitos Atendidos
R08 - Criar Workshop para divulgação da metodologia Descrição da Ação
1. Desenvolver um workshop para divulgação da Metodologia de Projeto, focando os seguintes aspectos:
• O que é e para que serve uma metodologia. • A importância do uso de uma metodologia.
• A abordagem metodológica adotada pela Empresa “X”.
• A estrutura da metodologia de projeto (fases, etapas, atividades). • Detalhamento das atividades e produtos.
• Padrões e Templates. • Etc.
2. Definir datas para ministrar o workshop.
3. Ministrar workshop, de acordo com agenda definida.
*** Esta ação, para ser executada, depende da formalização da Metodologia que deverá ser usada nos projetos a serem desenvolvidos pela Empresa “X”.
A006 – GERAR MAPAS DE CONHECIMENTO
Subprocesso da Gestão do Conhecimento Prioridade GC07 – Geração Mapas de Conhecimento dos
Colaboradores 3 – Baixa
Prazo de Execução Importância Estratégica Categ. de Implementação
( ) CP – Curto Prazo ( ) ES - Estratégico ( X ) SI - Sistêmico ( ) MP – Médio Prazo ( X ) OP - Operacional ( ) OG - Organizacional ( X ) LP – Longo Prazo
Requisitos Atendidos
R09 - Mapear o conhecimento dos colaboradores da empresa R10 - Mapear os conhecimentos adquiridos durante um projeto Descrição da Ação
1. Definir quais os conhecimentos e competências relevantes e que devem compor os mapas de conhecimento.
2. Implementar uma solução tecnológica para capturar os dados a serem preenchidos por cada colaborador.
3. Definir quais os colaboradores que devem participar do preenchimento dos dados para a geração dos mapas de conhecimento (podem ser todos, se for de interesse da empresa). 4. Preparar uma apresentação para os colaboradores envolvidos, explicando o objetivo do
trabalho, o benefício que se espera obter com esta ação e qual será a participação de cada um deles no processo.
5. Comunicar a ação aos colaboradores envolvidos e solicitar o preenchimento das informações.
6. Definir um processo de validação das informações que serão preenchidas pelos colaboradores, visando garantir a acuracidade dos dados.
7. Preparar um treinamento, demonstrando a todos os usuários da Gestão do Conhecimento como os Mapas de Conhecimento podem ser úteis e como devem ser realizadas as pesquisas.
8. Publicar os mapas de conhecimento.
A007 – IMPLANTAR ENCONTROS FACE A FACE
Subprocesso da Gestão do Conhecimento Prioridade GC08 – Transferência de Conhecimento Face a Face 9 – Alta
Prazo de Execução Importância Estratégica Categ. de Implementação
( X ) CP – Curto Prazo ( X ) ES – Estratégico ( ) SI - Sistêmico ( ) MP – Médio Prazo ( ) OP – Operacional ( X ) OG - Organizacional ( ) LP – Longo Prazo
Requisitos Atendidos
R11 - Implantar encontros para troca de experiências Descrição da Ação
1. Elencar tipos de eventos face a face que podem ser implantados na empresa (reunião de gestores de projeto, reunião de gerentes de área, workshops para apresentação de projetos interessantes, apresentação de temas das Práticas etc.).
2. Para cada tipo de evento, definir uma agenda de conteúdo.
3. Validar os eventos propostos com um grupo de pessoas representativas da empresa, e realizar os ajustes necessários.
4. Definir responsáveis por cada evento e um cronograma de realização. 5. Divulgar o cronograma e promover os encontros.
A008 – IMPLANTAR PROCESSO DE SEGURANÇA
Subprocesso da Gestão do Conhecimento Prioridade GC11 – Administração da Segurança para GC 8 – Alta
Prazo de Execução Importância Estratégica Categ. de Implementação
( X ) CP – Curto Prazo ( ) ES – Estratégico ( X ) SI - Sistêmico ( ) MP – Médio Prazo ( X ) OP – Operacional ( ) OG - Organizacional ( ) LP – Longo Prazo
Requisitos Atendidos
R12 - Implantar um processo de segurança para a gestão do conhecimento R21 - Implantar Acordo de Confidencialidade
Descrição da Ação
1. Detalhar, customizar e implantar uma solução tecnológica para controle da segurança do processo de Gestão do Conhecimento, de acordo com as atividades definidas no subprocesso GC11 e que suporte o modelo de dados proposto.
2. Definir, em conjunto com o departamento jurídico da empresa, um acordo de
confidencialidade e um acordo de propriedade intelectual, que devem ser assinados por todos os usuários.
A009 – DIVULGAR GESTÃO DO CONHECIMENTO
Subprocesso da Gestão do Conhecimento Prioridade GC09 – Divulgação do Conhecimento 6 – Media
Prazo de Execução Importância Estratégica Categ. de Implementação
( ) CP – Curto Prazo ( X ) ES – Estratégico ( X ) SI - Sistêmico ( X ) MP – Médio Prazo ( ) OP – Operacional ( ) OG - Organizacional ( ) LP – Longo Prazo
Requisitos Atendidos
R13 – Divulgar o conhecimento armazenado no repositório R33 - Criar um blog para a divulgação da GC na empresa
Descrição da Ação
1. Detalhar, customizar e implantar uma solução tecnológica que permita a identificação de todos os novos conhecimentos publicados, para servir de insumo para a divulgação. 2. Criar um blog para a divulgação do conhecimento.
3. Divulgar, através do blog e de email, as iniciativas da gestão do conhecimento que estão em andamento e os novos conhecimentos publicados.
A010 – IMPLANTAR TECNOLOGIA PARA GC
Subprocesso da Gestão do Conhecimento Prioridade GC02 – Definição da Infraestrutura Tecnológica para GC 9 – Alta
Prazo de Execução Importância Estratégica Categ. de Implementação
( X ) CP – Curto Prazo ( ) ES – Estratégico ( X ) SI - Sistêmico ( ) MP – Médio Prazo ( X ) OP – Operacional ( ) OG - Organizacional ( ) LP – Longo Prazo
Requisitos Atendidos
R14 - Disponibilizar acesso remoto ao repositório de conhecimento
R15 - Disponibilizar uma forma de acesso rápido ao repositório de conhecimento
Descrição da Ação
1. Escolher a tecnologia que será utilizada para suportar o processo de gestão do conhecimento na Empresa “X”.
2. Adquirir e implantar a tecnologia escolhida, garantindo acesso remoto a todos os
A011 – IMPLANTAR GRUPOS DE DISCUSSÃO
Subprocesso da Gestão do Conhecimento Prioridade GC06 – Administração dos Grupos de Discussão 7 – Média
Prazo de Execução Importância Estratégica Categ. de Implementação
( ) CP – Curto Prazo ( X ) ES – Estratégico ( X ) SI – Sistêmico ( X ) MP – Médio Prazo ( ) OP – Operacional ( ) OG – Organizacional ( ) LP – Longo Prazo
Requisitos Atendidos
R16 - Criar grupos de discussão para troca de conhecimento
R31 - Armazenar no repositório corporativo os conhecimentos gerados nos grupos de discussão que forem relevantes e de interesse geral
Descrição da Ação
1. Detalhar, customizar e implantar uma solução tecnológica que permita a criação de grupos de discussão, de acordo com as atividades descritas no subprocesso GC06. 2. Escolher uma Prática como piloto para a criação de um grupo de discussão. 3. Criar o grupo de discussão da Prática escolhida.
4. Definir as regras que devem ser seguidas pelos participantes do grupo de discussão (o que é permitido e o que é proibido; o que faz alguém ser excluído do grupo etc.).
5. Preparar uma apresentação para os usuários, visando explicar como utilizar o grupo de discussão.
6. Disponibilizar o grupo de discussão para uso, garantindo a segurança. 7. Avaliar a utilização do grupo de discussão após um mês de uso. 8. Revisar regras estabelecidas, se necessário.
A012 – APURAR INDICADORES DE GC
Subprocesso da Gestão do Conhecimento Prioridade GC13 – Gestão da Usabilidade do Conteúdo da GC 4 – Baixa
Prazo de Execução Importância Estratégica Categ. de Implementação
( ) CP – Curto Prazo ( ) ES – Estratégico ( X ) SI – Sistêmico ( ) MP – Médio Prazo ( X ) OP – Operacional ( ) OG – Organizacional ( X ) LP – Longo Prazo
Requisitos Atendidos
R17- Apurar indicadores para avaliação do uso do repositório de conhecimento Descrição da Ação
1. Detalhar/complementar os indicadores necessários para a gestão da usabilidade dos conteúdos publicados pela Gestão do Conhecimento, de acordo com as atividades descritas no subprocesso GC13.
2. Detalhar/complementar os indicadores necessários para a avaliação do processo de gestão do conhecimento implantado, de acordo com as atividades descritas no subprocesso GC14.
3. Implantar uma solução tecnológica que permita a extração dos dados necessários para o cálculo dos indicadores definidos.
4. Definir um painel de controle, para visualização e acompanhamento dos indicadores definidos.
5. Implementar o painel de controle e os processos de apuração dos indicadores.
A013 – PUBLICAR CONHECIMENTOS EXISTENTES
Subprocesso da Gestão do Conhecimento Prioridade GC05 – Armazenamento de Conhecimento 6 – Média
Prazo de Execução Importância Estratégica Categ. de Implementação
( ) CP – Curto Prazo ( ) ES – Estratégico ( X ) SI – Sistêmico ( X ) MP – Médio Prazo ( X ) OP – Operacional ( ) OG – Organizacional ( ) LP – Longo Prazo
Requisitos Atendidos
R18 - Publicar conhecimentos já existentes na empresa Descrição da Ação
1. Identificar conhecimentos relevantes e que devem estar publicados no repositório de conhecimentos da empresa. Devem ser elencados:
• projetos, já finalizados, cujos os artefatos sirvam de referência para novos projetos; • conhecimentos associados às Práticas, que devem ser utilizados como referência na
execução de algumas atividades;
• metodologias de trabalho, padrões e templates.
2. Definir responsáveis e prazos para a publicação de cada tipo de conhecimento.
3. Definir a estrutura de armazenamento que será utilizada para cada tipo de conhecimento.
4. Disponibilizar a solução tecnológica necessária para a publicação dos conhecimentos. 5. Acompanhar o cronograma de publicação, realizando ajustes se necessário.
6. Aprovar os conhecimentos publicados, liberando-os para o acesso.
7. Divulgar os conhecimentos já liberados para que a comunidade de usuários possa fazer uso dos mesmos.
A014 – CRIAR CAMPANHAS DE INCENTIVO DE GC
Subprocesso da Gestão do Conhecimento Prioridade GC12 – Gerenciamento das Campanhas de Incentivo 4 – Baixa
Prazo de Execução Importância Estratégica Categ. de Implementação
( ) CP – Curto Prazo ( ) ES – Estratégico ( ) SI – Sistêmico ( X ) MP – Médio Prazo ( X ) OP – Operacional ( X ) OG – Organizacional ( ) LP – Longo Prazo
Requisitos Atendidos
R19 - Criar campanhas de incentivo para publicação de conhecimento Descrição da Ação
1. Definir o objetivo da campanha, metas a serem alcançadas e prêmios a serem distribuídos. **** Para a primeira campanha, o foco poderia ser as Equipes de Projeto (visando a publicação dos artefatos de projeto) e a campanha poderia durar 3 meses, com um prêmio maior ao final deste período (ex: ipod), mas com apurações mensais e prêmios menores mensais (ex: vale jantar, vale teatro etc.).
2. Definir como será o método para a apuração dos resultados.
3. Descrever detalhadamente a campanha e definir a escala de premiação para cada caso. É importante que a premiação ocorra o mais próximo possível da data da apuração da campanha, para que os participantes sintam a recompensa pelo seu esforço.
4. Realizar um evento (por exemplo, um café da manhã) para lançamento da campanha. 5. Realizar apurações semanais para aferir as metas alcançadas até o momento.
A015 – PROMOVER TRANSFERÊNCIA DE CONHECIMENTO NA FÁBRICA Subprocesso da Gestão do Conhecimento Prioridade
GC08 – Transferência de Conhecimento Face a Face 4 – Baixa
Prazo de Execução Importância Estratégica Categ. de Implementação
( X ) CP – Curto Prazo ( ) ES – Estratégico ( ) SI – Sistêmico ( ) MP – Médio Prazo ( X ) OP – Operacional ( X ) OG – Organizacional ( ) LP – Longo Prazo
Requisitos Atendidos
R23 - Promover Ação para Transferência Conhecimento na Fábrica Descrição da Ação
1. Fazer uma reunião com os líderes da Fábrica visando identificar os tipos de
conhecimento que devem ser trocados entre os colaboradores. A idéia é que os líderes transmitam alguns de seus conhecimentos para as demais pessoas da equipe, visando melhoria de performance e qualidade na execução dos serviços.
2. Definir os eventos necessários (reuniões, palestras, workshops, encontros com as equipes de projeto etc.) para promover as trocas de conhecimento identificadas como relevantes para a Fábrica.
3. Definir responsáveis e datas para a realização dos eventos. 4. Preparar material necessário para os eventos.
5. Convocar participantes.
6. Promover os eventos de acordo com a agenda definida.
7. Avaliar o resultado dos eventos e fazer adequações necessárias para os eventos
A016 – IMPLANTAR PROCESSO DE PLANEJAMENTO DE GC Subprocesso da Gestão do Conhecimento Prioridade GC01 – Planejamento das Iniciativas de GC 5 – Baixa
Prazo de Execução Importância Estratégica Categ. de Implementação
( ) CP – Curto Prazo ( X ) ES - Estratégico ( ) SI – Sistêmico ( ) MP – Médio Prazo ( ) OP - Operacional ( X ) OG – Organizacional ( X ) LP – Longo Prazo
Requisitos Atendidos
R26 - Implantar um processo anual de planejamento estratégico de GC
R27 - Criar um cronograma de iniciativas de GC com acompanhamento trimestral Descrição da Ação
1. Implantar um processo sistemático de planejamento da gestão do conhecimento, alinhado ao ciclo de planejamento estratégico da empresa, visando a definição de iniciativas de gestão do conhecimento que devem ser executadas para apoiar os objetivos estratégicos da empresa no período.
2. Implantar um “banco de idéias de gestão do conhecimento”, registrando contribuições de todos os colaboradores, que podem ser utilizadas como subsídio no momento de planejamento anual.
3. Realizar revisões trimestrais, adequando o planejamento inicialmente realizado, à
A017 – PROMOVER WORKSHOP SOBRE GESTÃO DO CONHECIMENTO Subprocesso da Gestão do Conhecimento Prioridade
GC08 – Transferência de Conhecimento Face a Face 6 – Média
Prazo de Execução Importância Estratégica Categ. de Implementação
( ) CP – Curto Prazo ( ) ES - Estratégico ( ) SI – Sistêmico ( X ) MP – Médio Prazo ( X ) OP - Operacional ( X ) OG – Organizacional ( ) LP – Longo Prazo
Requisitos Atendidos
R02 - Desenvolver workshop sobre gestão do conhecimento para novos colaboradores R20 – Treinar colaboradores no uso do Repositório de Conhecimento
Descrição da Ação
1. Desenvolver um workshop, para ser ministrado para novos colaboradores (durante o processo de integração) e para a reciclagem de colaboradores, focando os seguintes aspectos:
• Conceito da Gestão do Conhecimento; • A Gestão do Conhecimento na Empresa “X”;
• O Repositório de documentos (o que é, como publicar, como acessar); • Os grupos de discussão (o que é, como participar);
• Etc.
2. Definir, junto com o RH, as datas para ministrar este workshop
3. Ministrar workshop, de acordo com agenda definida ou sempre que forem contratados novos colaboradores
A018 – PROMOVER WORKSHOP SOBRE USO DA GC NOS PROJETOS Subprocesso da Gestão do Conhecimento Prioridade GC08 – Transferência de Conhecimento Face a Face 6 – Média
Prazo de Execução Importância Estratégica Categ. de Implementação
( ) CP – Curto Prazo ( X ) ES - Estratégico ( ) SI – Sistêmico ( X ) MP – Médio Prazo ( ) OP - Operacional ( X ) OG – Organizacional ( ) LP – Longo Prazo
Requisitos Atendidos
R32 - Criar workshop para falar sobre o uso da GC nos projetos, para ser ministrado no início de um novo projeto
Descrição da Ação
1. Desenvolver um workshop, para ser ministrado no início de cada novo projeto, focando os seguintes aspectos:
• Conceito da Gestão do Conhecimento; • A Gestão do Conhecimento na Empresa “X”;
• O Repositório de documentos (o que é, como publicar, como acessar); • Os grupos de discussão (o que é, como participar);
• Como fazer uso da Gestão do Conhecimento durante o projeto;
• Mostrar exemplos de uso, baseado no tipo do projeto que está iniciando; • Etc.
2. Definir, junto com o PCP, um processo de realização deste workshop sempre que se inicia um novo projeto.