Ao analisar os diversos autores (AAB, 1990; CONWAY,1996; UNESCO, 1997; CURY, 2000; CONARQ, 2001c; ISO, 2001) a conservação pode ser definida como termo geral para as diversas políticas e ações destinadas à prevenção de
deterioração ou renovação de grupos selecionados de documentos, com vistas à sua permanência, física e intelectual ao longo do tempo76. A dimensão física refere-
se ao item como artefato e se relaciona mais diretamente com a própria natureza material do documento. A dimensão intelectual, por sua vez, preocupa-se com a autenticidade e a fidedignidade do conteúdo do item, mantido através de cuidadosa e completa reformatação ou tratamento sensível77.
No que se refere às atividades específicas de conservação, há que se considerar os aspectos administrativos e técnicos envolvidos. Na perspectiva
75 Para maiores esclarecimentos, consultar o glossário apresentado na Resolução no 14 do CONARQ. 76 Para referências, veja Quadro de Conceito de Conservação no ANEXO VII desta tese.
77 Para Conway (1996, p. 5), essa distinção entre valor do conteúdo e valor do artefato é crucial para o processo
de tomada de decisão e, conseqüente, gerenciamento efetivo da preservação e conservação, uma vez que se refere à evidência inserida no conteúdo intelectual dos objetos e nos próprios objetos.
administrativa, inserem-se as atividades de aquisição, organização e distribuição de recursos. Na perspectiva técnica, por sua vez, os procedimentos e medidas para preservação, restauração, acondicionamento, armazenamento e manuseio de materiais, dentre outros78.
Para a preservação é importante determinar meios eficientes e efetivos para desempenho das atividades antes da própria produção dos documentos e reavaliá- los à medida que os requisitos se modifiquem. O objetivo do documento, seu formato físico, seu uso e seu valor determinarão a natureza dos recursos de armazenamento e as tarefas necessárias para preservá-lo ao longo de seu ciclo de vida79. O uso de documentos pode justificar embalagens protetoras especiais para proporcionar proteção adicional contra a deterioração. Os documentos especialmente críticos para a continuidade dos negócios podem exigir métodos adicionais de proteção e duplicação como forma de garantir o acesso na eventualidade de um desastre80. A destruição física de documentos deve ser conduzida através de métodos adequados ao seu nível de confidencialidade (ISO, 2001, p. 18-21).
De acordo com Schellenberg (1974), a dimensão física da preservação preocupa-se basicamente com o controle dos agentes externos e internos de deterioração. Os primeiros são decorrentes das condições de armazenamento e de uso dos materiais, citando-se como principais a luz, a temperatura, a umidade, a poluição ácida e impurezas do ar, os insetos e roedores, o furto, as depredações, os incêndios e as inundações. Os segundos são inerentes à própria natureza do
78 Para referências, veja Quadro de Processos de Conservação no ANEXO VII desta tese.
79 A ISO (2001, p. 18) define sete fatores para a seleção das opções de armazenamento e manuseio de
documentos, quais sejam: volume e taxa de crescimento; características físicas; tipos de uso; freqüências de uso; segurança e sensibilidade; necessidades de acesso; e custo relativo.
80 Segundo ISO (2001, p. 18), o gerenciamento dos riscos envolve, também, o planejamento de resposta
organizada e priorizada ao desastre, incluindo a continuidade das operações durante o desastre, e a recuperação após o desastre.
material e se encontram nas substâncias de que são feitos e nos meios utilizados para fixar os respectivos conteúdos.
O arquivista da atualidade deve levar em consideração dois fatores que afetam a preservação do material sob sua custódia, fatores esses apontados pela Repartição de Normas Técnicas (Bureau of Standards) como agentes 'externos' e 'internos' de deterioração. Os agentes externos são decorrentes das condições de armazenagem e de uso; os internos são inerentes da própria natureza material dos documentos. Cabe ao arquivista precatar-se contra esses agentes destrutivos, provendo-se de instalações que anulem ou reduzam os efeitos maléficos dos agentes externos e empregando métodos que preservem os materiais perecíveis, seja na forma original, seja em qualquer outra forma. (SCHELLENBERG, 1974, p. 199)
Ainda segundo o autor, no exame desses fatores e munido de informações sobre a quantidade de documentos e previsão do índice de acumulações futuras, o arquivista deve planejar a aparelhagem e o espaço necessário às funções administrativas e às operações executivas – limpeza, restauração, encadernação e duplicação, espaço para a zeladoria bem como salas de pesquisas e, o que é mais importante, para depósitos de armazenamento de documentos. Três pontos fundamentais devem nortear esse planejamento: "a distribuição racional do espaço, o atendimento do público e a prevenção de danos" (SCHELLENBERG, 1974, p. 199).
Com relação aos agentes internos, a melhor maneira de se assegurar a preservação de documentos é utilizar materiais compatíveis com o período em que seu valor permanecer, constituindo-se medida preventiva por ocasião da produção dos mesmos. Entretanto, tanto as substâncias quanto os meios de fixação vêm-se tornando mais perecíveis ao longo do tempo. Enquanto que
Os documentos antigos e medievais eram feitos de argila, papiro, pergaminho e velino, materiais resistentes e de grande durabilidade. Mesmo os documentos da idade moderna, até meados do século XIX eram feitos de papel fabricado de trapos (algodão, linho e cânhamo) também relativamente resistentes e duráveis. Antes de meados do século XIX as tintas de escrever eram de três tipos: a chamada tinta nanquim, noz de galha, e a sépia, todas bastante duráveis, principalmente a primeira (SCHELLENBERG, 1974, p. 202-203),
os documentos eletrônicos são particularmente frágeis e, mesmo que as unidades físicas – discos, fitas etc. – sejam armazenadas nas melhores condições, seu conteúdo provavelmente ir-se-á desvanecer no período de 5 a 30 anos. Além disso, a maioria dos sistemas de computação – hardware e software – tornar-se-á, com certeza, obsoleta em período de tempo ainda menor, o que significa que a informação que têm produzido não será acessível através das sucessivas gerações dos sistemas.81
Complementarmente, conforme Conway (1996, p. 8), a documentação – isto é, os metadados – deve apoiar a preservação da integridade física e intelectual através da "criação de uma cadeia de evidência conectando múltiplos formatos do objeto e registrando o que tem sido ou precisa ser feito a qualquer um desses formatos em nome da preservação". Segundo Schellenberg (1974, p. 202) e Thibodeau (2001, p. 2), os métodos de gestão devem favorecer os métodos de preservação. Para Meneses (1992, p. 194), deve-se apresentar sempre a preservação como solução a priori relativamente à substituição, cabendo obrigatoriamente à última "os ônus da demonstração de sua necessidade"82.