9.1 – PrintScreen do SIDE
Após a primeira visita ao Gabinete de Relações Internacionais e de ser preenchido o respetivo registo individual dos alunos e de esse mesmo registo ser enviado para os Serviços Académicos, os mesmos enviaram as credenciais dos alunos para o gabinete para que os mesmos pudessem ser distribuídos pelos respetivos alunos.
Após a receção dos documentos, por email, a estagiária contactou cada aluno de forma a explicar o procedimento que se seguia. Cada um deles teria de, pessoalmente, recolher a credencial de acesso à internet e ao SIDE. Foram de igual forma informados que não poderiam receber o documento via email devido ao facto de conter informação confidencial que poderia, eventualmente, ser extraviada.
Depois de terem as credenciais os alunos estariam aptos para se registarem no SIDE como qualquer aluno regular e enviar para o GRIM os PrintScreens da inscrição, para que os mesmos pudessem ser enviado para os Serviços Académicos e, dessa forma, os alunos ficarem devidamente matriculados na Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro.
Todos os alunos foram contactados mais do que uma vez pela estagiária de forma a garantir que este passo essencial não era esquecido uma vez que poderia, depois, trazer problemas aos alunos na altura de recolher as notas. Uma vez que o sistema informático estava em Português, o que por vezes se tornava um entrave para os alunos Erasmus, os mesmos tiveram o apoio dos Serviços Informáticos da UTAD para realizar o registo nos determinados cursos no SIDE. Os alunos levavam as respetivas credenciais para os serviços informáticos onde depois os técnicos realizavam a inscrição e enviavam o PrintScreen para o email do GRIM. Dessa forma foi agilizado o processo e permitiu evitar quaisquer problemas recorrentes da falta de perceção relativamente à língua Portuguesa.
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Os alunos Erasmus tinham, desde a data da primeira visita ao Gabinete de Relações Internacionais e Mobilidade, um mês para fazer qualquer alteração ao Learning Agreement que não constasse no documento originalmente redigido. Essas alterações eram feitas pelos próprios alunos, sendo da responsabilidade dos mesmos o cumprimento de prazos relativamente a cada Universidade. Após terem conhecimento de todas as UCs existentes em cada plano de estudo, os alunos poderiam optar por outras que melhor se adaptasse às suas expectativas tendo as mesmas de estar em concordância com as UCs da Universidade de origem. Para tal, após planearem as alterações com os respetivos docentes da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro, os alunos teriam de contactar as respetivas Instituições de ensino de forma a saber se tais alterações eram exequíveis. Caso o mesmo se verificasse, os alunos teriam de, na tabela C do documento12, colocar as disciplinas que iriam ser alteradas, e as que as iriam substituir. No fim de todo este processo, o aluno devera garantir que o plano de estudos era assinado pelo respetivo Interlocutor Erasmus na Universidade de Trás-os- Montes e Alto Douro, pelo responsável da Universidade de origem e, por fim, pelo próprio. Após terminado, deveria ser entregue uma cópia do documento final no Gabinete de Relações Internacionais e Mobilidade, que seria arquivado no processo de cada aluno de forma a comprovar a situação atual dos mesmos.
A estagiária supervisionou este processo dos alunos do início ao fim, garantindo que nenhum pormenor seria esquecido ou colocado de parte. Apoiou cada aluno com possíveis dúvidas existentes relativamente a este processo via email e presencialmente, no horário de atendimento estabelecido previamente pelos responsáveis pelo Gabinete. Também o arquivo dos documentos finais foi responsabilidade da estagiária.
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9.3 – Request for Official Grades
O Request for Official Grandes13 é um documento elaborado pelo GRIM que compila informações como o número de disciplinas que cada aluno têm, o semestre a que cada uma pertence e o nome do respetivo docente.
Foi enviado um email nos finais de Outubro, para todos os alunos, com o referido em anexo e um exemplo já preenchido para não suscitar dúvidas, e com a indicação que os mesmos teriam de preencher o ficheiro enviado com as respetivas informações de cada um enviar o mesmo para o GRIM e, de seguida, escolher uma das duas opções para recolha de notas no final do semestre: Opção 1 e 2, sendo que numa delas os alunos teriam de recolher as notas das respetivas UCs individualmente.
Na opção 1, os alunos não teriam de recolher as notas no final do semestre, os Serviços Académicos faziam uma recolha das notas, consoante as pautas disponíveis, e geravam um documento que depois era enviado por correio interno para o Gabinete e que, finalmente, seguia então por correio regular para as Universidades de destino. Esta opção seria consideravelmente cómoda mas trazia o problema do tempo, pois muitas vezes as notas poderiam demorar até meses para estarem todas prontas, com as devidas pautas lançadas.
Na opção 2 os alunos teriam de fazer o download do Transcript of Records14, disponível online na página web do GRIM e seriam responsáveis pelo preenchimento do documento. Teriam de entregar 2 versões do documento: uma escrita manualmente e uma redigida, na íntegra, a computador. Na versão escrita manualmente, estavam contempladas informações como o nome da disciplina, o semestre na qual ela pertencia, o número de créditos que a mesma valia e a qualificação. Depois, cada professor teria de fazer uma rubrica no campo em frente ao da qualificação de forma a comprovar que a mesma, escrita pelo aluno, era válida. O documento redigido a computador contemplava as mesmas informações do primeiro exemplo, mas nesta versão os alunos não teriam de recolher a assinatura de cada professor em frente à qualificação obtida. Os dois documentos tinham, porém, de ser assinados pelo respetivo interlocutor Erasmus e carimbados com o selo da Universidade.
13 Ver anexo 6 14 Ver anexo 7
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Foi da responsabilidade da estagiária anotar previamente a opção escolhida por cada aluno, verificar cada um dos documentos recebidos a fim de garantir que nenhuma informação importante estaria omissa e/ou errada, e por fim proceder ao envio dos documentos pra a Universidade de destino, com o apoio dos funcionários do gabinete.
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