8.1- Integração no Gabinete de Relações Internacionais
No primeiro dia de estágio, a estagiária teve uma reunião com a orientadora do Gabinete de Relações Internacionais, de forma a definir um plano de tarefas a realizar durante o período de estágio. Essas tarefas consistiam, num nível inicial, na cogestão do email institucional do GRIM, tratamento de dados dos alunos incoming, gestão da base de dados do ano letivo 2015/16, atendimento presencial aos alunos dentro do horário de atendimento estabelecido previamente e planeamento da semana de receção dos alunos estrangeiros, a Welcome Week, a ser realizada na primeira semana de aulas. Para além das tarefas estabelecidas relativamente aos alunos Erasmus, seria também função da estagiária fazer a cogestão dos programas Almeida Garrett e Vulcanus, para todos os alunos que estivessem interessados em realizar um período de mobilidade nos mesmos.
Foi também nessa reunião definido o horário de estágio da estagiária, que se manteria até ao final do mesmo.
De seguida a estagiária foi devidamente apresentada a toda a equipa do Gabinete de Relações Internacionais de forma a conhecer não só as pessoas que lá trabalham, mas também para perceber, pessoalmente, qual é o método de trabalho dentro do gabinete assim como os diferentes programas de mobilidade existentes no mesmo.
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8.2- Alunos Incoming e Outgoing
Os alunos incoming são todos aqueles que desejam realizar um período de mobilidade na Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro. Através de acordos bilaterais previamente estabelecidos com diversas Universidades por toda a Europa, em que estão definidos parâmetros tais como o(s) curso(s), o número de alunos por cada curso e o a duração do período de mobilidade assim como as datas limites para a nomeação e aplicação de candidaturas, é feita por cada Universidade uma seleção de alunos mediante parâmetros estabelecidos pela Instituição de origem e, após terminada essa seleção, é enviada para a Instituição de destino a lista de alunos que lá irá realizar o seu período de mobilidade.
Após a receção de nomeações, todos os candidatos são organizados por Universidades e contactados individualmente de forma a terem acesso a saber quais os documentos necessários para findar o processo de candidatura e poderem, dessa forma, formalizar todos os procedimentos necessários para a preparação do período de mobilidade. Na Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro são documentos de entrega/envio obrigatório o Learning Agreement4, o Accommodation form5, uma cópia atualizada de um documento de identificação e uma fotografia.
Os alunos outgoing são todos os estudantes da UTAD que tencionam realizar um período de mobilidade para uma Universidade Europeia com a qual a UTAD tenha estabelecido um acordo prévio.
No caso destes alunos, é da responsabilidade de cada coordenador de curso enviar ao GRIM a informação de quais os alunos que pretendem realizar o período de mobilidade. Após esta primeira informação, os alunos são aconselhados a verificar através do website das Universidades de destino quais os documentos obrigatórios para realizar a candidatura nas mesmas, de forma a não atrasar o processo.
4 Ver anexo 1 5 Ver anexo 2
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Após essa verificação, é feita por parte de um responsável do gabinete a nomeação do aluno para a Universidade de destino. A nomeação tem, entre outras informações, dados referentes ao nome do aluno, idade, curso e o período de tempo no qual vai realizar o seu período de mobilidade, podendo este ser de um semestre ou referente ao ano inteiro.
Nos dois casos apresentados os alunos podem sempre expandir o seu período de mobilidade (caso este tenha sido formulado inicialmente apenas para um semestre), caso as duas Universidades (origem e destino) estejam de acordo com tal procedimento.
8.3 - Atividades realizadas
8.3.1 – Welcome Week (setembro de 2015 e fevereiro de 2016)
A Welcome Week tem como objetivo receber os alunos internacionais e dar a conhecer aos mesmos a Universidade e a sua forma de funcionamento, a cidade de Vila Real que será a sua casa durante o período de mobilidade e fazer com que se sintam familiarizados desde o início com a vida e os costumes de Portugal.
A Welcome Week do primeiro semestre do ano letivo 2015/16 começou a ser planeada, em simultâneo com as outras tarefas da estagiária, a partir da primeira semana de estágio. Em primeiro lugar foi necessário a estagiária estabelecer uma lista de propostas de atividades exequíveis de serem realizadas, que foi devidamente revista e avaliada pela orientadora. A proposta final de atividades para a Welcome Week foi a seguinte:
85 Welcome day – segunda-feira 7 de setembro
09:30- 10:45 | Meeting session (Edifício novo)
Apresentação individual de cada um (nome, nacionalidade, o que vão estudar aqui)
Apresentação do GRIM (O que fazemos para ajudar os alunos, onde se situa o
GRIM, horário de atendimento) 10:45- 12:00 | Visita à Biblioteca + UTAD tv
Biblioteca + UTAD tv
12:00- 14:30 | Almoço 14:30 | Welcome session
Introdução da AAUTAD pelo Presidente da mesma
Apresentação da ESN feita pelo presidente da mesma Discurso do Reitor
16:00 | Visita guiada ao Campus da UTAD Locais onde cada departamento terá aulas; Jardim Botânico;
Hospital Veterinário;
Terça-feira dia 8 de setembro
10:00- 12:00 | Meeting entre os alunos Erasmus e os coordenadores responsáveis de cada departamento
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Quarta- Feira dia 9 de setembro 14:30- 17:00 | Atendimento GRIM
Registo dos alunos, entrega dos certificados de chegada e esclarecimento de dúvidas;
14:30-17:00 | Sessão de esclarecimento ESN
Informação sobre as atividades realizadas pela associação, entrega de cartões de telemóvel, informações úteis;
De seguida, estando fechado o calendário semanal, a estagiária estabeleceu todos os contactos necessários para a realização da semana de boas vindas, nomeadamente:
Contacto para a reserva dos espaços onde se iria realizar a Cerimónia de abertura;
Contacto com os Serviços de Acão Social de forma a reservar espaço na Cantina para o primeiro dia da Welcome Week, em que o almoço seria oferecido pela UTAD aos alunos internacionais;
Contacto com os serviços de fotografia da UTAD de forma a garantir a cobertura fotográfica de todas as atividades realizadas dentro do campus da UTAD;
Contacto com a pessoa responsável pelo agendamento de visitas guiadas à Biblioteca da Universidade;
Contacto com a loja de Turismo de Vila Real de forma a marcar uma visita guiada pela cidade;
Contacto com os Interlocutores Erasmus de cada curso da UTAD, de forma a marcar uma hora para que os mesmos pudessem receber os alunos e tirar qualquer tipo de dúvida, do ponto de vista académico, que pudesse surgir;
O contacto com o Vice- Reitor para a Ciência e Tecnologia para garantir a presença do mesmo na cerimónia de boas vindas;
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O contacto com os responsáveis pela Erasmus Student Network Vila Real, para
garantir a presença dos mesmos na cerimónia de boas vindas;
O contacto com a Associação Académica da UTAD, para que os mesmos se fizessem representar na cerimónia de boas vindas;
A Welcome Week referente ao primeiro semestre decorreu dos dias 7 a 9 de setembro de 2015. Foi tarefa da estagiária acompanhar os alunos ao longo das atividades realizadas o que serviu para conhecer melhor alguns dos alunos internacionais com quem viria a trabalhar durante o período de estágio.
Através das atividades realizadas, os alunos puderam conhecer espaços como a Biblioteca da UTAD e todos os recursos dos quais poderiam servir-se ao longo do semestre, a UTAD tv onde conseguiram ter uma perceção do trabalho que é realizado dentro da Universidade pelos alunos e pelo staff que os orienta. Tiveram a oportunidade de conhecer, também, o Hospital Veterinário que tem uma grande importância para a Universidade e onde muitos iriam desenvolver trabalhos práticos, dentro da área. A visita guiada à cidade permitiu que os alunos tivessem um primeiro contacto aprofundado com a cidade de Vila Real e alguns dos aspetos culturais que fazem parte da cidade. A cerimónia de boas vindas foi extremamente importante pois permitiu que os alunos tivessem um contacto com diferentes associações estudantis das quais poderiam usufruir de determinados recursos.
De forma a receber os alunos do segundo semestre, foi novamente planeada pela estagiária, com a devida supervisão da orientadora, a segunda welcome week que decorreu de dia 1 de fevereiro a 3 de fevereiro. Para a realização desta semana de atividades, a estagiária utilizou o esquema do primeiro semestre fazendo algumas correções de forma a melhorar alguns pontos que poderiam necessitar de ser revistos.
Depois de devidamente aprovada pela orientadora a proposta final da Welcome
Week, a estagiária procedeu à realização dos contactos tal como no primeiro semestre.
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No dia 19 de outubro de 2015 a UTAD recebeu o autocarro do Euraxess - Investigadores em movimento. Através da informação disponível no website da UTAD, podemos definir o Euraxess como:
O EURAXESS – Researchers in Motion é, assim, uma porta de acesso a carreiras de investigação atrativas, na Europa, que inclui grandes nomes da investigação, a nível mundial.
O objetivo do portal EURAXESS é disponibilizar um único ponto de acesso à informação e aos serviços que prestam apoio aos investigadores e às suas famílias quando se deslocam, no âmbito da sua carreira, para, ou dentro da Europa.
Tem como missão apoiar a mobilidade internacional de investigadores de e para Portugal, passando a ser uma parte da rede europeia de portais nacionais Euraxess que suplementam com informação local o portal Europeu, operado pela Comissão Europeia.
O portal EURAXESS Portugal tem como missão apoiar a mobilidade internacional de investigadores de e para Portugal, passando a ser uma parte da rede europeia de portais nacionais Euraxess que suplementam com informação local o portal Europeu, operado pela Comissão Europeia.6
Esta paragem pela UTAD enquadra-se num circuito realizado pelo EURAXESS ao longo de 2 meses e passando por 34 cidades em 16 países. Participaram nas atividades realizadas pelo staff do EURAXESS cerca de 90 pessoas, entre os quais investigadores, alunos de mestrado e doutoramento e docentes.
Uma vez que a orientadora da estagiária foi a pessoa responsável por trazer o autocarro do EURAXESS à UTAD e, devido a não poder estar presente nesse dia, foi da responsabilidade da estagiária ajudar ao longo de todo o evento nas mais diversas tarefas, entre as quais prestar apoio ao staff do EURAXESS ao longo de todo o dia, traduzir informações entre o staff e o público presente da UTAD que não tinha conhecimentos de Inglês, auxiliar na distribuição dos almoços e na realização dos coffee breaks e distribuição dos brindes finais.
8.4 – Atendimento a alunos Erasmus, Internacionais e do programa de mobilidade
Almeida Garrett
O Gabinete de Relações Internacionais e Mobilidade estabeleceu previamente um horário de atendimento onde os alunos podem, de forma presencial, tirar qualquer tipo de dúvidas que possam ter, tanto relativamente aos procedimentos para realizar um
6 Fonte:
http://www.utad.pt/vPT/Area2/OutrasUnidades/GabineteRelacoesInternacionaisMobilidade/outros_progr amas_mobilidade/Paginas/euraxess.aspx
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período de mobilidade (no caso dos alunos outgoing), como relativamente aos procedimentos necessários enquanto alunos Erasmus na UTAD (no caso dos alunos
incoming).
O trabalho da estagiária incidiu mais sobre os alunos incoming, Almeida Garrett e alunos Internacionais, com quem trabalhou diretamente ao longo de todo o estágio.
O horário de atendimento para os alunos acima mencionados foi previamente estabelecido pela orientadora e pessoa responsável pelos alunos que escolhem a UTAD para realizar o seu período de mobilidade. Todas as segundas e quartas-feiras, das 14:30 até às 17, a estagiária procedeu ao atendimento presencial aos alunos Erasmus, sempre devidamente supervisionada pela orientadora e responsável, presencialmente ou por email.
8.5 – As primeiras semanas de atendimento presencial aos alunos Erasmus
Na primeira visita ao gabinete todos os alunos tiveram de preencher uma ficha de inscrição, com alguma informação pessoal e do ponto de vista académico. Esse registo serviria, à posterior, para garantir que os mesmos teriam um número de estudante e acesso ao Wi-Fi da Universidade tal como qualquer aluno regular da UTAD. De seguida, foram dadas todas as instruções necessárias aos alunos, para que os mesmos não tivessem qualquer tipo de complicações ao longo de todo o semestre/ ano letivo. Foi disponibilizado a todos os alunos um documento informativo denominado “Mobility Student’s Guide”7, documento elaborado pela coordenadora e responsável
pelos alunos Erasmus incoming. Esse documento contém, de forma sintetizada e entendimento fácil, todos os procedimentos necessários antes, durante e após o período de mobilidade dos alunos.
Todos os alunos tem um mês, desde o dia em que chegam ao gabinete pela primeira vez, para fazer qualquer tipo de alteração ao Learning Agreement. A alteração deve ser feita mediante conhecimento das unidades curriculares disponíveis no plano de estudos do curso do aluno e deverá sempre ser do conhecimento do coordenador da instituição de origem assim como do interlocutor Erasmus da UTAD.
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Em simultâneo, os alunos tem um mês para realizarem a inscrição nas UCs e garantir a sua inscrição nas disciplinas como qualquer outro aluno. Devido à condição física da orientadora, os procedimentos para a finalização da inscrição foram alterados no presente ano letivo. Os alunos teriam apenas de se inscrever nas UCs8 da plataforma SIDE9 como qualquer aluno regular e tirar um PrintScreen da página onde essa inscrição era visível. Após esse passo, a imagem seria enviada para o email do Gabinete de Relações Internacionais e Mobilidade onde, de seguida, seria responsabilidade da estagiária proceder ao envio do mesmo para os Serviços Académicos da universidade.
Durante as primeiras semanas de atendimento foram demarcadas algumas complicações: O elevado número de dúvidas, a vontade de as ver resolvidas o quanto antes, a ânsia de ter toda a situação académica regularizada logo de início, foram das primeiras dificuldades encontradas pela estagiária a quando das primeiras visitas dos alunos ao gabinete. A barreira linguística foi, também, muitas vezes um entrave à comunicação fácil e eficaz. Alguns alunos não dominavam bem o Inglês, considerado como língua universal e utilizada por norma como standart entre pessoas de diferentes países, o que tornava todo o processo de explicar os procedimentos obrigatórios como algo extremamente complicado. Foi denotado pela estagiária que os alunos de origem Espanhola e Turca foram aqueles que apresentaram maior dificuldade, no que diz respeito à comunicação, no início do seu período de mobilidade. Essa mesma dificuldade foi, na maior parte dos casos, contornada com facilidade uma vez que, na grande maioria, todos os alunos melhoravam visivelmente o seu nível de Inglês no decorrer do período de mobilidade.
As primeiras semanas de atendimento significavam a obrigação de uma maior atenção por parte da estagiária relativamente aos documentos que os alunos teriam de levar, obrigatoriamente, consigo. Como foi referido acima, num procedimento posterior à chegada dos alunos à Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro, eram enviados os Learning Agreements pelas Universidades de origem dos alunos para a UTAD e, após os mesmos estarem devidamente validados pelo interlocutor Erasmus, os mesmos eram enviados de volta por email. Porém, como algumas Universidades exigem os documentos originais, a quando das primeiras visitas dos alunos ao gabinete, a estagiária entregava os documentos que continham a assinatura original aos alunos,
8 Unidades curriculares.
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tirando antes uma cópia onde seria registado o dia em que o aluno tinha levado o documento. Essa cópia seria, então, devidamente arquivada no processo do aluno.
As informações dos alunos teriam de ser, ao mesmo tempo, atualizadas na base de dados elaborada para o efeito, de forma a ser fácil perceber em que ponto se encontrava cada um, ou algum tipo de documento.
8.6 - Principais problemas apresentados pelos alunos Erasmus
Após as primeiras semanas de atendimento e o resolver de muitas das questões pertinentes apresentadas pelos alunos, foi visível que muitos apresentavam algumas situações menos boas. Em primeiro lugar novamente a questão linguística, pelo facto de muitas das aulas serem dadas em Português. Apesar de este facto ser algo apresentado aos alunos antes da sua chegada à UTAD e ser uma realidade que se encontra em mudança por parte das Universidades que cada vez mais apostam na internacionalização e consequentes aulas em Inglês10, esse é um dos grandes problemas visíveis entre a comunidade de alunos. A grande maioria dos professores compromete-se a ajudar os alunos mesmo fora do horário das aulas de forma a garantir que os mesmos acompanham as matérias tão bem como os alunos portugueses. Também os apontamentos e bibliografia das aulas está, na maioria das vezes, em Inglês de forma a facilitar o estudo após as aulas.
Porém, o facto das mesmas não serem dadas na língua universal é para alguns um fator negativo, principalmente no início de cada semestre. Outro problema apresentado pelos alunos e denotado pela estagiária é a demora, muitas vezes, por parte dos professores em dar resposta aos emails dos alunos. Foi dever da estagiária muitas vezes servir de mediadora relativamente a este tipo de situações e explicar aos alunos que a demora nas respostas por parte dos professores não se deve a algum tipo de má vontade que possa existir por parte dos mesmos, mas sim ao crescente número de emails que os alunos enviam todos os dias, e que carecem de resposta de igual forma.
Na maior parte das vezes estas situações menos negativas foram contornadas de maneira fácil.
10 Fonte: http://expresso.sapo.pt/sociedade/2016-02-14-Universidades-ja-ensinam-just-in-English
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8.7 – Alunos Internacionais
Durante o período de estágio, a estagiária apoiou a Vice-Reitoria para o Ensino no processo dos alunos Internacionais que escolheram a UTAD para realizar o seu curso de estudos no ensino superior público Português.
Uma grande parte destes alunos eram oriundos de países como o Paquistão, Síria, Índia e China. Uma vez que muitos deles não possuíam conhecimentos no que diz respeito à língua Portuguesa, e de forma a integrá-los de igual forma aos alunos Portugueses, foi criado na UTAD um programa de ensino para esta categoria de alunos denominada de ‘Ano 0’. O Ano 0 consistia num ano letivo de aulas intensivas de Português, onde os futuros alunos internacionais tinham a possibilidade de aprender desde o início a língua na qual iriam aplicar todos os seus conhecimentos nos anos seguintes.
8.7.1 – Processo de Candidatura dos alunos Internacionais
O processo de candidatura dos alunos Internacionais era exequível de fazer de duas formas diferentes: através de agentes que trabalhavam diretamente com a Universidade para o recrutamento de alunos Internacionais, ou a nível Individual.
A agência de recrutamento com a qual a UTAD trabalhava tinha representantes em diversos países, maioritariamente no continente asiático. Após reunirem uma quantidade significativa de candidatos à Universidade, a agência enviava esses mesmos contactos para a UTAD, onde começava então o processo de candidatura.
Era emitida uma ‘Carta de Aceitação’ onde eram explicadas as normas do curso que os candidatos poderiam utilizar para efeitos de visto.
Quando os candidatos queriam candidatar-se individualmente, sem o apoio dos agentes de recrutamento, entravam em contacto com o gabinete de Relações Internacionais onde eram informados relativamente aos procedimentos que deveriam seguir de forma a dar continuidade ao processo. Teriam de enviar documentos como o
Application Form11 devidamente preenchido, fotocópia do passaporte e um
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comprovativo do último grau académico obtido assim como outros considerados relevantes.
Após a receção dos documentos, os mesmos eram encaminhados para a Vice- Reitoria para o ensino de forma a dar seguimento ao processo dos alunos. A estagiária apoiou as candidaturas dos alunos Internacionais através da tradução de alguns documentos, receção e resposta de emails relativos a este assunto, acompanhamento dos alunos à chegada da Universidade e encomenda dos livros necessários para o curso de Português dos mesmos.
8.8 – Alunos do programa de mobilidade Almeida Garrett
O programa de mobilidade Almeida Garrett fornece a possibilidade de realizar um período de mobilidade em qualquer Universidade do País com total reconhecimento académico.
A estagiária apoiou este programa de mobilidade através do esclarecimento de dúvidas dos alunos que teriam intenção de realizar a candidatura ao programa, assim como a monitorização da base de dados e receção dos documentos necessários para a