A estrutura organizacional é um tema que tem evoluído com o avanço das teorias administrativas e vem incorporando com o tempo as mudanças na forma como as organizações interagem com o mundo, adequando-se às novas tecnologias, às mudanças no comportamento de consumo e às necessidades do mercado.
O Quadro 2 a seguir mostra as principais teorias administrativas e suas contribuições para a evolução da estrutura organizacional.
Quadro 2 − Contribuições das teorias da administração para a estrutura organizacional
Teorias da Administração
Período básico Contribuições para a estrutura organizacional
1.Administração Científica 1.1 Frederick Winslow Taylor 1.2 Henry Ford 1.3 Henri Fayol 1903 Início do séc. XX Década de 1910
Redesenhou o processo dos trabalhos e mudou a atitude dos trabalhadores, melhorando a produtividades. Estudou a especialização dos trabalhadores.
Estabeleceu as atividades do processo administrativo (planejamento, organização, comando, coordenação e controle).
Definiu o papel do dirigente.
Consolidou a divisão do trabalho entre as áreas das empresas.
Estabeleceu os primórdios da autoridade e da responsabilidade.
Consolidou as unidades de comando e de direção.
Analisou a questão da centralização e da
descentralização.
Estruturou a cadeia de comando. Incentivou o espírito de equipe. 2. Burocracia
2.1 Max Webber Década de
1920
Estabeleceu que as empresas que têm normas – ou leis
Consolidou a autoridade formal (baseada nas leis, formas e políticas). 3. Relações Humanas 3.1 Elton Mayo Década de 1930
Estabeleceu que a qualidade da supervisão e dos relacionamentos com os empregados melhora a produtividade.
A média administração deve otimizar a ligação entre alta e baixa administração.
Os trabalhos em equipe são importantes. 4. Pensamento Sistêmico 4.1 Ludwing von Bertalanffy Final da década de 1930
Consolidou a análise de toda a empresa e de cada uma de suas partes de forma interligada. Deve ter sido a mais forte contribuição para toda a moderna análise da departamentalização das empresas.
5. Administração por objetivos
5.1 Peter Drucker 1955 Consolidou a administração voltada para resultados e
com avaliação de desempenho das pessoas. 6. Aprendizagem
organizacional
6.1 Peter Senge Meados da
década de 1970
As empresas devem aprender a lidar com a mudança contínua, a qual é básica para a evolução da estrutura organizacional.
7. Administração virtual
Década de 1990
Contribui diretamente para a reestruturação em rede das empresas. 8. Administração de conhecimento Início do séc. XXI (consolidação)
Corresponde ao principal aspecto da evolução das estruturações organizacionais.
Fonte: Adaptado de Oliveira (2006).
Da Administração Científica, no início do século XX, à Administração do Conhecimento, no início do século XXI, os estudos realizados mostraram que as estruturas organizacionais estão suscetíveis a mudanças como forma de adequar da empresa às tranformações de cada época. Foi na década de 1970, com a teoria a Aprendizagem Organizacional, que a mudança ganhou destaque como elemento transformador da estrutura organizacional.
Foi a partir da Revolução Industrial que os processos de negócios passaram a substituir as habilidades individuais na produção de bens e serviços, o que acarretou no aumento de produção. A criação dos processos industriais trouxe como consequência o desenvolvimento das estruturas organizacionais, de início compostas por grupos de trabalhadores realizando tarefas de produção e grupos desempenhando tarefas administrativas (CRUZ, 2013).
A análise da evolução histórica por que passou a administração em seu caráter científico permite inferir que as estruturas estarão sempre em contínuo aprimoramento a medida que novas práticas vão sendo incorporadas pelas organizações (OLIVEIRA, 2011).
As mudanças ocorrem cada vez mais, e com maior rapidez, nos processos organizacionais e demandam das empresas atualização constante para adequarem-se às mudanças no mercado e manterem-se competitivas. Uma estrutura organizacional estabelecida de modo que possibilite a sua atualização permite identificar as tarefas necessárias a serem executadas, organizar funções e responsabilidades, fluxo de informações e dar feedback aos funcionários, viabilidade entre as medidas de desempenho e os objetivos e estímulo motivacional (PEREIRA; ABREU, 2013).
A estrutura de uma organização é a configuração das partes que a compõem e que permitem a realização de suas funções, ou, de acordo com Oliveira (2006), é o resultado da identificação, análise, ordenação e agrupamento de atividades e recursos de uma empresa, os estabelecimentos dos níveis de alçada e dos processos decisórios, com a finalidade de alcançar os objetivos estabelecidos a priori.
Para Cury (2007), a estrutura de uma organização é composta pelas partes físicas, com a disposição das unidades que a compõem, e pelos elementos de trabalho, neste caso as operações do processo de produção, que também envolvem as relações estabelecidas entre seus membros, os deveres e responsabilidades, os sistemas de autoridade e comunicação.
Para Oliveira (2011), a estrutura organizacional é uma ferramenta administrativa básica moldada pelos objetivos e estratégias estabelecidos. Portanto, mudanças nessa estrutura podem ser consideradas os meios mais eficazes para melhorar o sistema empresarial.
Uma vez definidas as novas estratégias, a fim de atualizar a empresa com as mais modernas práticas gerenciais e adequá-la às transformações do mercado, será necessário o planejamento adequado das adaptações em sua estrutura, além da capacidade da gestão em lidar com a possível resistência dos funcionários à mudança e envolvê-los no processo.
Toda empresa é composta por dois ângulos: organização formal e a organização informal. A estrutura formal envolve os aspectos planejados da organização. É o resultados de objetivos explícitos, decisões e processos internos conscientemente planejados. A estrutura informal envolve o padrão de comportamento, sem coincidir com o ângulo formal, e é resultado de uma interação espontânea entre os membros, considerando o impacto de suas personalidades sobre os papéis que lhes foram atribuídos (CURY, 2007).
Na visão de Cruz (2013), as estruturas informais costumam causar transtornos pois sempre contribuem para desacelerar o ritmo da produtividade dos processos. Tal característica exige dos administradores a criação de mecanismos para diminuir a influência dessas estruturas nos processos.
Da mesma forma, para Oliveira (2011), os executivos encaram a estrutura informal como um entrave às decisões acerca da estrutura formal, podendo alterá-las ou praticá-las de maneira diversa da idealizada pelos gestores. Portanto, para o autor, cabe a estes gestores saber dialogar com essas forças, pois elas surgem dos desejos de seus membros, desenvolvem canais de comunicação e controle social, funções que podem ser integradas aos objetivos da empresa, gerando harmonia entre as duas esferas.
Para Cury (2007), a estrutura formal não existe sem a estrutura informal, pois, além da impossibilidade de se estabelecer um plano formal que reflita adequadamente a organização de forma concreta, a organização formal está sob influência da estrutura informal, que de maneira mais intensa pode inclusive redefinir sua estrutura.
No tocante à estrutura formal, quando se procura flexibilizá-la e torná-la mais maleável, como vem acontecendo nas últimas décadas, o resultado não é satisfatório e causa problemas nos processos de negócios, pois as estruturas não foram preparadas para esse tipo de operação. Na verdade, a estrutura formal veio para permitir à organização a divisão e a execução das funções administrativas básicas, que passam por toda a estrutura da organização, desde o nível estratégico até o nível operacional (CRUZ, 2013).
Para Oliveira (2011), a estrutura organizacional, portanto, tem caráter dinâmico, em parte em razão de seu aspecto informal e das características das pessoas que a compõem. Segundo o autor, os aspectos básicos da estrutura formal englobam seus componentes, condicionantes, níveis de influência e níveis de abrangência, pontuados mais minuciosamente a seguir.
Os componentes da estrutura organizacional são quatro:
a) sistema de responsabilidade: diz respeito à alocação de atividades. Está relacionada à situação em que o funcionário assume uma responsabilidade e por conseguinte prestar contas de suas atividades;
b) sistema de autoridades: corresponde à distribuição do poder. O poder na empresa emana da autoridade formal, que é estabelecida pela estrutura hierárquica, e da autoridade informal, que surge das relações informais de forma voluntária; c) sistema de comunicação: trata-se da interação entre as unidades organizacionais,
considerando o que, como, quando, de quem, para quem, por que e quanto deve ser comunicado;
d) sistema de decisões: considera o processo decisório dos gestores em conformidade com uma metodologia estruturada e descritiva que, por meio de
informações ao alcance do tomador de decisão, permitam prever situações presentes e futuras.
Os fatores condicionantes da estrutura organizacional, de acordo com Oliveira (2011), são:
a) fator humano: a empresa depende do capital humano para concretizar seus objetivos. É, portanto, influenciada pelo comportamento e o conhecimento das pessoas que executam as funções. Por isso, a eficiência de uma empresa depende da qualidade das relações entre as pessoas no ambiente de trabalho;
b) fator ambiente externo: a empresa é afetada pelas relações que estabelece com o ambiente externo ao ter que lidar com variáveis que não consegue controlar. Esse aspecto demanda dos gestores a atualização constante de suas estratégias, e não se deter apenas àquela adotada inicialmente, de forma a preparar a empresas para os efeitos decorrentes das mudanças no ambiente externo;
c) fator objetivo, estratégias e políticas: a influência dos objetivos, estratégias e políticas na estrutura organizacional irá depender de quão definidos e claros estes fatores estiveram para os membros da empresa;
d) fator tecnologia: devem ser considerados tanto o aspecto da evolução tecnológica, na qual o aprimoramento do conhecimento pode influenciar direta e/ou indiretamente as empresas, quanto o aspecto da tecnologia adotada pela empresa para a execução de suas atividades.
Quanto aos níveis de influência, Oliveira (2011) diz que sua composição contém três níveis: estratégico, tático e operacional.
a) nível estratégico: vem a ser a definição do rumo que a empresa pretende seguir, considerando toda sua estrutura e seu ambiente externo;
b) nível tático: neste nível o foco é otimizar uma determinada área da empresa, com características homogêneas;
c) nível operacional: está voltado para uma parte específica da empresa, a fim de criar condições para a realização de atividades diárias.
Por fim, o autor pontua os níveis de abrangência, que são constituídos por:
a) nível de abrangência da empresa: engloba toda a empresa, incluindo todos os negócios que ele venha a possuir;
b) nível de abrangência do negócio: abrange a estrutura organizacional em termos de negócio;
c) nível de abrangência da corporação: abrange mais de um negócio ou unidade de negócio.
Os componentes, condicionantes, níveis de influência e níveis de abrangência estão disposto na estrutura organizacional conforme ilustra a Figura 1.
Figura 1 − Componentes, condicionantes, níveis de influência e níveis de abrangência da estrutura organizacional
Fonte: Oliveira (2011).
O fator humano é o fator condicionante sobre o qual será observada a reestruturação quando esta atinge os componentes da estrutura organizacional. O aspecto humano da reestruturação, tratado mais a frente, é assunto relevante para este estudo, dada a importância no modo como o indivíduo lida com as mudanças no ambiente organizacional, uma vez que atua como agente transformador desse ambiente.