SÍNTESE DA LIÇÃO
Nesta lição você obterá uma visão geral do fluxo do processo de vendas e distribuição. Além disso, você aprenderá como interpretar o fluxo de documentos no sistema.
Exemplo empresarial
A sua empresa vende e fornece vários produtos a clientes. Você é um membro da equipe de projeto que está implementando os processos de vendas e distribuição em SAP ERP. Para obter uma visão geral das várias etapas de processo do pedido ao pagamento, você se familiariza com o fluxo do processo de vendas e distribuição.
OBJETIVOS DA LIÇÃO
Após a conclusão desta lição, você estará apto a:
● Explicar o fluxo do processo de vendas e distribuição
● Explicar a utilização do fluxo de documentos nos processos de vendas e distribuição
Fases do processo
Um processo de vendas e distribuição pode ser iniciado por medidas específicas de marketing e pré-vendas (tais como campanhas de mala direta, campanhas na Internet, contatos estabelecidos em feiras comerciais ou campanhas telefônicas).
Um resultado possível dessas campanhas é a consulta não vinculativa de cliente ou uma solicitação de cotação. As solicitações de cotação e as cotações ajudam a determinar importantes dados de vendas e podem ser gravadas como documentos. Se o cliente emitir uma ordem, você poderá acessar esses dados.
Utilize essas informações de pré-vendas para planejar e avaliar as suas estratégias de marketing e de vendas como uma base para estabelecer relações comerciais de longo prazo com os seus clientes, por exemplo:
● Rastreando perdas de vendas
● Registrando dados de pré-vendas que ajudam a negociar contratos importantes
● Vendendo mercadorias e serviços a grandes organizações que exigem a documentação de
todo o processo.
O gráfico a seguir indica alguns tópicos importantes na etapa de pré-vendas.
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Figura 12: Atividades de pré-vendas
Se as atividades de pré-vendas tiverem êxito, os clientes pedirão as mercadorias e/ou serviços correspondentes. Uma ordem do cliente será criada, então, para representar essa etapa do processo no SAP ERP.
A ordem do cliente contém todas as informações relevantes para o processamento da solicitação do cliente ao longo de todo o ciclo do processo.
O sistema copia automaticamente os dados dos registros mestre e tabelas de controle preparados anteriormente. Com isso, você evita erros de entrada durante a criação de ordens do cliente e a entrada de dados redundantes.
O gráfico a seguir lista as funções relevantes durante a criação da ordem.
Figura 13: Processamento da ordem do cliente
O material pedido deve ser suprido para que possa ser fornecido ao cliente. A forma como um material é suprido para uma ordem do cliente pode depender do próprio material e da
transação de vendas. O material pode ser suprido
● diretamente do estoque
● por reabastecimento de um fornecedor (por uma requisição de compra/ pedido)
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● por reabastecimento através de produção própria (por uma ordem planejada/ ordem de
produção).
O gráfico a seguir demonstra a integração de funções da administração de materiais no processo de vendas e distribuição.
Figura 14: Suprimento
O processo de expedição pode ser iniciado assim que o suprimento do material solicitado estiver assegurado. Em Vendas e distribuição, a criação de entregas é necessária para iniciar o subprocesso de distribuição. O documento de remessa controla, suporta e monitora várias etapas do processo, tais como:
● Picking e confirmação por ordens de transporte (opcional) ● Embalagem (opcional)
● Organização e monitorização do transporte por documentos de transporte (opcional) ● Registro de saída de mercadorias.
Normalmente as entregas são criadas com referência a uma ou mais ordens do cliente. Desta forma, as informações relevantes (tais como materiais e quantidades) podem ser copiadas da ordem do cliente para o fornecimento.
As ordens de transporte são criadas em seguida (com base nas informações do
fornecimento), a fim de suportar o picking de materiais do depósito. A ordem de transporte é essencial para o controle do movimento de mercadorias em um depósito. A função principal de uma ordem de transporte é indicar onde as mercadorias devem ser coletadas para onde devem ser levadas, dentro do depósito.
Quando você registra a saída de mercadorias, isso modifica a quantidade e o valor das mercadorias no estoque. As modificações baseadas no valor são efetuadas para as contas do balanço relevantes na contabilidade financeira.
O gráfico a seguir destaca as funções importantes na parte de distribuição do processo.
Lição: Execução de processos de vendas e distribuição
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Figura 15: Expedição
Após a conclusão do processo de distribuição, você pode criar os documentos de
faturamento. Isso pode ser feito com referência a uma ou mais entregas ao vender produtos físicos (ou com referência a ordens do cliente, ao vender serviços). Em ambos os casos, as informações relevantes são copiadas dos documentos precedentes para o documento de faturamento.
O documento de faturamento tem várias funções importantes:
● É o documento de Vendas e distribuição que funciona como base para a criação de
faturas.
● Ele serve como uma fonte de dados para a contabilidade financeira, a fim de auxiliar na
monitorização e no processamento de pagamentos de clientes.
Quando um documento de faturamento é criado, em geral as contas do Razão são determinadas automaticamente e os dados relevantes são lançados. O sistema efetua
● um lançamento de débitos na conta de contas a receber do cliente e ● um lançamento em crédito na conta de receitas.
O gráfico a seguir indica as funções relevantes do faturamento.
Figura 16: Faturamento
A entrada de pagamento do cliente é registrada no departamento de contabilidade. Em seguida, os dados das contas do Razão relevantes são lançados automaticamente da seguinte forma:
● Um lançamento de débitos na conta financeira
● Uma nota de crédito na conta de contas a receber do cliente.
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Nota:
Estritamente falando, o registro de entradas de pagamento não faz parte do processo central de vendas e distribuição. Todavia, o processo padrão de vendas pode ser afetado por faturas não pagas se você verificar a linha de crédito de seus clientes durante a criação da ordem.
O gráfico resume os aspectos relevantes de entradas de pagamentos.
Figura 17: Pagamento
Síntese do processo
Como um resumo, o gráfico a seguir lista os documentos relevantes no processo de vendas e distribuição.
● Contatos e atividades são documentos para o suporte de vendas em pré-vendas.
● Solicitações de cotação, cotações, contratos, programas de remessa e ordens padrão são
exemplos de tipos de documentos de vendas.
● Entregas, necessidades de transporte e expedições são documentos do processamento
de expedição.
● O documento de saída de mercadorias contém modificações que envolvem o estoque e é
a base para os documentos contábeis relevantes.
● O documento de faturamento é a base para o faturamento e os documentos contábeis
relevantes.
As seções da esquerda e da direita do próximo gráfico representam interfaces-chave entre as vendas e distribuição e o Sistema de informação de vendas e distribuição, Administração de materiais e Planejamento da produção.
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Figura 18: Síntese do processo
Executar processos de vendas e distribuição
Para executar um processo de vendas e distribuição da ordem do cliente para o documento de faturamento, você pode efetuar as seguintes etapas:
1. Crie a ordem do cliente utilizando a transação VA01.
2. Crie a entrega com referência à ordem do cliente utilizando a transação VL01N. 3. Crie a ordem de transporte utilizando a transação LT03.
4. Registre a saída de mercadorias para a entrega utilizando a transação VL02N. 5. Crie o documento de faturamento utilizando a transação VF01.
Nota:
As transações mencionadas são apenas exemplos. O sistema oferece muitas outras transações para criar os documentos específicos em um processo de vendas e distribuição (por exemplo, processamento coletivo).
Fluxo de documentos
Os documentos de um processo de vendas e distribuição estão ligados uns aos outros por meio do fluxo de documentos. Isso permite o acesso ao histórico e ao status atual dos documentos relevantes a qualquer momento.
Você pode exibir o fluxo de documentos como uma lista com os documentos ligados. Dependendo do documento do qual você chama a lista, todos os documentos precedentes e subsequentes relevantes serão exibidos.
A partir desta lista é possível exibir os documentos relevantes ou verificar as sínteses de status correspondentes.
O gráfico a seguir traz um exemplo de fluxo de documentos de vendas e distribuição.
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Figura 19: Fluxo de documentos do sistema
O fluxo de documentos é atualizado nos níveis do cabeçalho do documento e do item. Isso é relevante se, por exemplo, vários documentos precedentes levarem a um único documento subsequente (várias cotações são referenciadas por uma ordem individual).
Dica:
Lembre-se disso ao iniciar o fluxo de documentos diretamente de um
determinado documento de vendas. Se o cursor for posicionado em um campo de item, o sistema exibirá o fluxo de documentos no nível do item (e, portanto, algumas informações podem estar em falta).
As divisões da remessa só existem em documentos de vendas. Uma vez que cada divisão da remessa contém a sua própria data de remessa, cada divisão da remessa disponível para remessa se torna um item individual de um documento de remessa.
O gráfico a seguir exibe um exemplo de fluxo de documentos no nível do item.
Figura 20: Fluxo de documentos no nível do item
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Utilizar o fluxo de documentos para monitorar um processo de vendas e distribuição Para visualizar o fluxo de documentos de um determinado processo de vendas e distribuição, você pode iniciar de qualquer documento. Se você iniciar com a ordem do cliente, será possível executar as seguintes etapas:
1. Inicie a transação para exibir (VA03) ou modificar (VA02) a ordem do cliente. 2. Insira o número da ordem no campo correspondente.
3. Chame o fluxo de documentos selecionando Ambiente > Exibir fluxo de documentos. O método para exibir o fluxo de documentos de outros documentos (por exemplo, o documento de fornecimento ou de faturamento) é muito parecido.
RESUMO DA LIÇÃO
Você agora deve estar apto a:
● Explicar o fluxo do processo de vendas e distribuição
● Explicar a utilização do fluxo de documentos nos processos de vendas e distribuição
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