Gerenciamento da Rotina na Gestão pela Qualidade Total

De acordo com Voorwald (2017), diversas metas em gestão escolar são universalmente aceitas. Há, no entanto, divergências sobre definição e implementação de estratégias para alcançá-las.

Esquinsani e Silveira (2015) consideram haver pouco conhecimento sobre o cotidiano escolar. Segundo as autoras, poucos dados e detalhamentos da rotina escolar são publicizados de maneira oficial para conhecimento.

Pesquisas bibliográficas revelam diversos estudos científicos sobre pilares da gestão escolar e importância da rotina para uma educação de qualidade, mas há escassez de pesquisas científicas sobre práticas de gerenciamento de rotinas escolares.

A busca por estudos de Gerenciamento da Rotina na Gestão pela Qualidade Total, para verificação de proximidades com o gerenciamento da rotina escolar, objetiva verificar possíveis contribuições para a melhoria do gerenciamento da rotina escolar.

Assim como o conceito de qualidade é bastante discutido na área educacional, qualidade também tem sido um tema bastante discutido nos estudos de Engenharia de Produção nas últimas décadas. Diversas pesquisas têm sido realizadas, gerando conceitos para serem aplicados tanto na área de manufatura quanto na área de serviços (HECKERT; SILVA, 2008). A qualidade de um produto ou de um serviço está relacionada à sua capacidade em satisfazer as necessidades e expectativas do usuário (CARDOSO et al, 2015; JURAN, 1998; ZEITHAML et al, 1990).

Considerando as constantes transformações dos desejos e necessidades, torna-se fundamental que as empresas se antecipem às necessidades futuras de seus clientes, o que gera um caráter estratégico para a obtenção da qualidade (CORDEIRO, 2004).

A melhoria contínua é um processo de mudanças continuadas. Essas mudanças melhoram a qualidade da organização, agregando valor à mesma (LOPES, 2014).

Qualidade significa a melhoria permanente em todas as etapas de funcionamento de uma organização, incluindo a satisfação de todos os stakeholders (TOLEDO et al, 2013; SILVA, 2009; LONGO; VERGUEIRO, 2003).

É fundamental que haja boas condições de trabalho, com bom clima organizacional e valorização profissional para que possam ser gerados bens e serviços de qualidade (LONGO; VERGUEIRO, 2003).

A filosofia denominada Gestão da Qualidade Total (TQM - Total Quality Management) é baseada no princípio de melhoria contínua de produtos e processos e seu objetivo é a satisfação dos clientes (CAMPOS, 2013; TOLEDO et al, 2013).

A Gestão da Qualidade consiste em atividades que servem para dirigir e controlar uma organização. Envolve o planejamento, o controle, a garantia e a melhoria da qualidade. A Gestão da Qualidade é um dever de todos da empresa. A alta administração deve exercer forte

liderança na equipe, estabelecer metas, educação e treinamento e desenvolver programas para obtenção da melhoria dos processos (PALADINI et al, 2012).

Para que a Gestão da Qualidade Total se realize é fundamental haver educação e treinamento, trabalho em equipe, comprometimento e envolvimento de todos com o processo de melhoria de produtos e serviços oferecidos (CAMPOS, 2013; TOLEDO et al, 2013).

A integração de todos os departamentos de uma empresa é fundamental para a condução da mesma à competitividade duradoura (CORDEIRO, 2004).

O Gerenciamento da Rotina, um programa da Gestão pela Qualidade Total, é a denominação para “[...] as ações e verificações diárias conduzidas para que cada pessoa possa assumir as responsabilidades no cumprimento das obrigações conferidas a cada indivíduo e a cada organização” (CAMPOS, 2013, p. 36). Para o autor, esse gerenciamento é a base da administração de uma empresa e precisa ser extremamente bem conduzido.

A implementação do gerenciamento da rotina de forma integrada entre todos os departamentos de uma organização será capaz de atender às necessidades de seus clientes, tanto externos quanto internos (CORDEIRO, 2004).

As ações de uma empresa são direcionadas pela direção e devem ser padronizadas. Para que a empresa mantenha os padrões existentes, é necessário que se cumpram as metas padrão (CAMPOS, 2013).

A gerência de uma empresa precisa elaborar metas para melhorar sempre. É fundamental que haja clareza de que mudanças acontecem e que é necessário se atualizar para acompanhar as transformações. A gerência também precisa verificar os motivos de não ter atingido uma meta, elaborar um plano de ação e executá-lo. Para resolver problemas, também se faz necessário o estabelecimento de metas e um planejamento de ações para que as mesmas sejam atingidas. Para isso é fundamental que haja conhecimento gerencial e conhecimento técnico do trabalho (CAMPOS, 2013).

A liderança é fundamental para uma empresa realizar as mudanças necessárias e alcançar suas metas. Embora liderança não seja uma característica de todas as pessoas, é fundamental para a função gerencial. A atuação do líder está diretamente associada ao desempenho da empresa. A experiência tem confirmado que uma empresa tem bons resultados quando possui um bom líder. Cabe ao gerente, como líder, compreender a dificuldade que as pessoas apresentam e conduzi-las para que aconteçam as mudanças necessárias. A educação e treinamento da equipe são fundamentais para a realização das mudanças (CAMPOS, 2013).

Para a solução de alguns problemas há necessidade de um número reduzido de pessoas, que identificam a causa e podem atuar rapidamente na anomalia detectada. Para outros

problemas, no entanto, faz-se necessário a participação de muitas pessoas para identificação das causas dos mesmos e elaboração de um plano de ação eficaz. Quando o plano de ação é elaborado em reunião com toda a equipe, ele será um produto do melhor conhecimento de todos. Os participantes assumem responsabilidades e têm vontade de aprender novos conhecimentos (CAMPOS, 2013).

A motivação é uma das condições para o aprendizado e o gerente é o responsável pela motivação e crescimento das pessoas de sua equipe. É fundamental que seja estabelecido um item de controle sobre o tema, que sejam estabelecidas metas e que haja um gerenciamento da questão. O item de controle da motivação é o moral das pessoas. É possível medir o moral da equipe considerando as taxas de rotatividade, de faltas ao trabalho, de idas ao posto médico, de causas trabalhistas, de sugestões, entre outros (CAMPOS, 2013).

Gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia significa a busca de eficiência e eficácia por meio de controle das partes nos processos (DELACORTE et al, 2008). O gerenciamento da rotina é baseado no método e no humanismo. Não existe um método rígido para a melhoria do gerenciamento, pois cada empresa possui uma especificidade e se encontra em um estágio de gerenciamento. Assim, os planos de melhoria do gerenciamento são específicos para cada empresa, para cada realidade (CAMPOS, 2013).

O gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia é centrado em 6 pontos: definição da autoridade e responsabilidade de cada um, padronização dos produtos, processos e operações, monitoramento dos resultados, ação corretiva a partir de desvios constatados, bom ambiente de trabalho com uso do potencial das pessoas e busca contínua da perfeição (CAMPOS, 2013).

O Gerenciamento da Rotina na Gestão pela Qualidade Total é baseado no Ciclo Plan, Do, Check and Act (PDCA), que possui 4 etapas. O planejamento inicia-se pela análise da situação atual, identificando a causa principal do problema e planejando mudanças nos mínimos detalhes para sua, posterior, implantação e avaliação. Nessa etapa, portanto, são definidas as metas de melhoria e a previsão razoável de mudança (hipótese) e determinados os métodos para alcançá-las. A execução engloba a educação e treinamento das pessoas que irão atuar no processo e a realização do trabalho previsto para testar a hipótese conforme determinado no plano de ação. O controle é a etapa crucial no processo, em que são verificados os efeitos do trabalho realizado para confirmar se houve efetividade da ação e para validar o grau de compreensão dos indivíduos envolvidos. A atuação corretiva são as ações e/ou modificações necessárias com base nos resultados verificados na etapa anterior (PAVÃO, 2013).

O PDCA é um método de gestão que considera o planejamento como fundamental para o gerenciamento. Para a realização do mesmo, é imprescindível que os fatos e os dados o embasem. Portanto, é fundamental que a capacidade de planejamento de toda a equipe seja continuamente aumentada (CAMPOS, 2013).

Fatos, dados, informações e conhecimentos são fundamentais para um bom planejamento e, consequentemente, para um bom gerenciamento. Quando uma meta for atingida, faz-se necessário tanto a divulgação do resultado quanto a realização de um gerenciamento por meio de operações padronizadas para mantê-lo. O plano para essa manutenção é o procedimento operacional padrão (standard). O ciclo PDCA utilizado para manutenção de metas é denominado SDCA (standard, do, check and act) (CAMPOS, 2013).

No entanto, quando o plano de ação tiver sido insuficiente e a meta prevista não tiver sido atingida, faz-se necessário que a questão seja encaminhada para uma reunião para que novos planos de ação sejam elaborados e possa ser novamente girado o PDCA. A motivação e a adesão na implementação dos planos de ação são maiores quando há a participação da equipe na sua elaboração (CAMPOS, 2013).

Os Ciclos PDCA e SDCA, com suas metas, podem ser observados na figura 7.

Figura 7 – Ciclos PDCA e SDCA.

Soluções devem ser tomadas com participação de pessoas. Para a solução de alguns problemas há necessidade de um número reduzido de pessoas, que identificam a causa e podem atuar rapidamente na anomalia detectada. Para outros problemas, no entanto, faz-se necessário a participação de muitas pessoas para identificação das causas dos mesmos e elaboração de um plano de ação eficaz. Quando o plano de ação é elaborado em reunião com toda a equipe, ele será um produto do melhor conhecimento de todos. Os participantes assumem responsabilidades e têm vontade de aprender novos conhecimentos (CAMPOS, 2013).

Para a elaboração de um plano de ação é importante que o gerente tenha estabelecido a meta de melhoria que precisa ser alcançada. Com a participação de todos os envolvidos, o gerente deve prestar os esclarecimentos sobre o problema detectado e a necessidade da meta estabelecida, assim como as vantagens que a meta irá proporcionar. A seguir, deve ser discutido com a equipe as possíveis causas do problema e as contramedidas que devem ser adotadas para se alcançar a meta. Para cada contramedida é imprescindível que seja determinado quem será o responsável pela mesma, quando será feito, onde acontecerá, por que é necessária aquela atividade e como a mesma será executada (CAMPOS, 2013).

Essa ferramenta objetiva expor claramente todos os aspectos que precisam ser definidos no plano de ação. Ao responder às perguntas, programa-se as soluções para se alcançar os resultados desejados (WERKEMA, 2012; DEOLINDO, 2011; MESQUITA; VASCONCELOS, 2009; BRASSARD, 2004).

O registro do plano de ação deve ser feito sob a forma do 5W1H e, quando o planejamento envolver custos, utiliza-se o plano de ação 5W2H, com o acréscimo da pergunta “Quanto custa?” (How much). Ambos os planos de ação estão demonstrados no quadro 1.

Quadro 1 – Plano de Ação 5W1H e 5W2H.

Meta (What) O que será feito?

Responsável (Who) Quem fará?

Prazo (When) Quando será feito?

Local (Where) Onde será feito?

Justificativa (Why) Por que será feito?

Procedimento (How) Como será feito?

Custo (How much) Quanto custa?

O Gerenciamento da Rotina tem como objetivo melhorar os resultados da empresa. É fundamental, no entanto, que os resultados sejam monitorados e divulgados para toda a equipe. Para a divulgação dos resultados, utiliza-se a Gestão à Vista.

A Gestão à Vista é uma ferramenta da Gestão pela Qualidade Total que consiste na elaboração de material para socialização dos resultados obtidos com toda a equipe. O material deve ser exposto em local de fácil acesso para visualização de todos. Deve haver clareza e objetividade no material produzido para que todos consigam entendê-lo com facilidade, sem esforço de interpretação dos dados (CAMPOS, 2013).

Essa ferramenta funciona como um sistema de planejamento, controle e melhoria contínua por meio de ferramentas visuais. A situação atual é facilmente visualizada, colaborando para a tomada de decisões para melhorias (STOROLLI; COELHO, 2011).

A Gestão à Vista tem como finalidade envolver a comunidade para maior participação nas ações, pois todos possuem mais conhecimento dos problemas que demandam soluções de melhoria (MANFROI; LIZ; JORDAN, 2011).

2.3.3 Proximidades entre Gerenciamento da Rotina Escolar e Gerenciamento da Rotina na