Modelo de Choo

O pensamento de Choo (2003) a respeito do gerenciamento de informações está intimamente relacionado ao conceito de gestão do conhecimento, uma vez ele segue uma linha voltada para a Teoria Organizacional, como as “organizações que aprendem” ou “organizações aprendizes”. Para ele uma organização deve aprender a todo momento com o processo informacional, com os fluxos e caminhos da informação no ambiente organizacional, com a retroalimentação e o bom uso dos canais de informação. Segundo o autor,

Uma organização se comporta como um sistema aberto que absorve informações, energia e matéria do ambiente externo e transforma esses recursos em conhecimento, processos e estruturas que produzem bens ou serviços que são consumidos no ambiente. A relação entre organizações e meio ambiente é, assim, tanto circular quanto crítica: as organizações dependem do ambiente para os recursos e para a justificativa de sua existência. Como o ambiente é crescente em complexidade e volatilidade, torna-se imperativo que as organizações aprendam o suficiente sobre as condições atuais e futuras do meio ambiente, e para usar esse conhecimento para mudar seu próprio comportamento no momento oportuno. (Choo, 1995, p. 1-2)

Na linha de Choo (1995, p. 1-2), uma organização aprendiz lida com três classes de conhecimentos:

 Conhecimento tácito, que é o conhecimento pessoal e individualizado, aprendido na experiência do cotidiano, sendo de difícil formalização ou representação;

 Conhecimento com base em regras, que é o conhecimento adquirido por normas ou conhecimentos prévios devidamente formalizados e aptos a resolver algum tipo de problema informacional e;

 Conhecimento de fundo, que é o conhecimento contextualizado e proporciona ambientes para criação de valores coletivos comuns.

Sobre a utilização da informação nas organizações, Choo considera que:

[...] a informação é um componente intrínseco de quase tudo o que uma organização faz. Porém, sem uma clara compreensão dos processos organizacionais e humanos pelos quais a informação se transforma em percepção, conhecimento e ação, as empresas [organizações] não são capazes de perceber a importância de suas fontes e tecnologias de informação. (CHOO, 2003, p. 27)

Com base nessa visão sobre o ambiente organizacional e informacional, Choo lembra Davenport, McGee e Prusak quando identifica seis processos críticos no gerenciamento da informação, a saber:

1) Identificação das necessidades informacionais

A identificação de necessidades informacionais deve ser suficientemente representativa da problemática trazida pelo usuário. Como as necessidades de informação geralmente se dão diante de problemas ou tarefas, torna-se imperativo reconhecê-las em dois aspectos:

 Sobre o objeto da necessidade (que informação é requerida?)  Sobre as exigências da situação (por que e como serão usadas?)

A descrição precisa das necessidades informacionais é um pré-requisito de um início de gerenciamento eficaz do processo informacional.

2) Aquisição da informação

O processo de aquisição de informação é demasiado complexo, tendo em vista a gama extrema de fontes de informações disponíveis. Além do aspecto documental, há o agravante de que este processo raramente contemple fontes não documentais, como as humanas, fontes estas imprescindíveis para um bom processo informacional.

3) Organização e armazenamento da informação

O processo de organização e armazenamento da informação também é outro componente crítico em uma organização. Em vez da eficiência, o ponto a ser focado aqui é a flexibilidade. Tanto no processo de representação, cujas atividades de indexação são essenciais, quanto no armazenamento, onde os sistemas de busca e banco de dados se fazem presente, há que se ter uma orientação a documentos e ao mesmo tempo a usuários, de modo a atender a multiplicidade de visões e valores informacionais.

4) Desenvolvimento de produtos e serviços de informação

Embora esta etapa não seja de todo crítica, na visão de Choo possui sua importância na cadeia processual da informação. O desenvolvimento de produtos e serviços de informação visa a criação e o estabelecimento de programas, práticas e procedimentos, muitas vezes formais, de métodos de empacotamento de informação, de maneira a dar a cada interessado a sua respectiva e específica informação. Aqui, o empacotamento é bastante relevante, uma vez que agrega valor potencial à veiculação da informação.

Gráficos, relatórios, hotsites, esquemas, mapas, enfim, a customização da informação ao seu público-alvo – informação trabalhada – é o que torna esta fase importante e integrada ao processo de GI.

5) Distribuição da informação

Nesta etapa, o que se entende por distribuição de informação é o seu compartilhamento e disseminação. Esta atividade vem a ser um elo importante com as atividades de gestão do conhecimento, como comunidades de prática, entre outras. O compartilhamento permite uma aprendizagem mais heterogênea, completa e contextual, favorecendo insights e exercícios de inovação individual. A disseminação, por sua vez, refere-se às tarefas dos agentes e profissionais da informação, dirigindo conteúdos específicos a seus destinatários.

6) Uso da informação

Esta etapa, a outra ponta extrema do processo de gerenciamento informacional, é uma das mais significativas e especiais. Esta é a etapa para o qual todo o processo informacional está voltado. A utilização de informações, malgrado as forças e tensões pessoais inerentes a esta fase, é feita visando a tomada de decisão que, a depender da esfera administrativa, pode afetar toda a coletividade.

Estes processos são sintetizados por Choo no esquema a seguir:

Fonte: Choo, 2002, p. 24.

Choo admite que este processo é genérico, porém ressalta que a coordenação destas etapas, na forma como apontada no diagrama, mantém o gerenciamento de informação com

FIGURA 6: DIAGRAMA PROCESSUAL DE CHOO

Necessidades de informação Aquisição da

informação Prod. e Serv. de _informação Distribuição da informação

Uso da

informação Comportamento_Adaptativo Organização e Armazenamento

da informação

foco no valor estratégico. Esse modelo enfatiza a retroalimentação necessária ao aprendizado organizacional (Comportamento Adaptativo), proporcionando as condições ambientais adequadas para o aproveitamento maximizado do fluxo informacional. Este esquema processual de Choo reflete uma preocupação especial com a cadeia produtiva da informação, ou seja, suas fases e fluxos.