Identificação dos stakeholders do Projeto Novo Siafi

Primeiramente, obedecendo ao processo de Identificar as partes

interessadas, cabe identificar cada um dos stakeholders. Até mesmo fatores

ambientais, como cultura e estrutura da organização influenciam nesse processo, segundo o PMI (2013).

No setor público, exemplo de stakeholders em um projeto podem ser a sociedade (cidadãos), os gestores públicos, os gerentes de projetos, os servidores públicos e os fornecedores (TEMPORAL, 2009). No caso do Projeto Novo Siafi, podem ser identificados os seguintes stakeholders:

1. Equipe do projeto: gestores de projetos e analistas e técnicos da COSIS/STN, bem como servidores do Serpro especialistas em SI;

2. Patrocinador: Governo Federal, que fornece recursos para que o projeto seja desenvolvido. De maneira mais específica, é representado pelo Ministério da Fazenda, que recebe recursos orçamentários atrelados às ações orçamentárias respectivas na Lei Orçamentária Anual. Dentro do Ministério da Fazenda, essa função é desempenhada pela Secretaria Executiva deste Ministério, conforme confirmado junto a um gestor da STN, mediante questionário. De forma indireta, a sociedade, que realiza o recolhimento de tributos e contribuições federais, também pode ser considerada como um patrocinador;

3. Cliente: STN;

4. Usuários: servidores públicos usuários do Novo Siafi; 5. Fornecedor: Serpro;

6. Parceiros de negócios: setoriais de órgãos superiores, que auxiliam no suporte operacional aos usuários do Novo Siafi e fornecem feedback ao Órgão Central (STN). Outro parceiro é a ESAF, órgão do Poder Executivo vinculado ao Ministério da Fazenda, responsável por realizar treinamentos relativos ao SI;

7. Outras partes interessadas: na categoria de outras partes interessadas, pode ser destacado o TCU, como órgão fiscalizador. A CGU, mantenedora do Portal da Transparência, também é outra parte interessada, tendo em vista que as informações geradas pelo Novo Siafi alimentam este site

governamental. Apesar de patrocinador indireto, a sociedade pode ser incluída como outras partes interessadas, com função de exercer o controle social sobre os gastos realizados e das informações geradas pelo sistema no Portal da Transparência.

Figura 3 – Relacionamento entre os stakeholders e o Projeto Novo Siafi

Fonte: adaptado de PMI (2013)

Segundo o PMBOK 5, identificar os stakeholders desde o início do projeto, analisar seus interesses, expectativas individuais, bem como sua importância e influência é fundamental para o sucesso do projeto (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2013).

É preciso que as diversas partes interessadas sejam analisadas e classificadas segundo seus interesses, influência e envolvimento no projeto, a fim de que os gestores se concentrem nos relacionamentos com os stakeholders relevantes para garantir o sucesso do projeto. A técnica de análise envolve a verificação dos impactos e do apoio de cada stakeholder ao projeto e como tendem a ser suas reações, positivas ou negativas, durante o projeto (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2013). Essa técnica envolve também a classificação dos stakeholders.

Cavalieri (2014) propõe a seguinte classificação, de acordo com o interesse (preocupação) e capacidade de influência (autoridade) dos stakeholders:

1. Aliados: stakeholders considerados principais, com alto interesse e alto poder de influência sobre o projeto. O gerente de projetos deve mantê-los participando de maneira ativa no projeto e nas suas mudanças durante o ciclo de vida do projeto;

2. Rede: possuem alto interesse no projeto, mas baixo poder de influência. O gerente de projetos pode apenas mantê-los informados sobre o andamento do projeto;

3. Bloqueadores: baixo interesse no projeto, mas alto poder de influência. É necessário que o gerente tome decisões com o objetivo de satisfazê-los, a fim de que o projeto seja bem-sucedido;

4. Desaceleradores: baixo interesse e baixo poder de influência sobre o projeto. O gerente deve monitorar seus comportamentos.

De acordo com o PMBOK 5, os stakeholders principais são fáceis de identificar, pois são aqueles que detém papel gerencial ou de tomada de decisões, tais como o patrocinador, o gerente de projeto e o cliente principal (no caso do Novo Siafi, a Secretaria Executiva do Ministério da Fazenda, o gerente de projetos e sua equipe da COSIS/STN e a própria STN como cliente, respectivamente).

Assim, com base na classificação acima e nos resultados da pesquisa proposta, pode-se afirmar que os usuários do Novo Siafi têm sido enquadrados na categoria de Rede, isto é, possuem elevado interesse, porém baixo poder de influência, devendo os gerentes apenas os manterem informados. A figura 4 demonstra esse relacionamento. Nela, pode-se observar que os usuários representam, no Projeto Novo Siafi, os pontos “C” ou “E”.

Figura 4 – Classificação dos stakeholders por poder de influência e interesse

Fonte: adaptado de PMI (2013)

Em decorrência desse fato, esta pesquisa evidenciou uma percepção de envolvimento pequena por parte dos usuários, que não se sentem envolvidos, embora acreditem que a sua participação no projeto é necessária, em virtude do

elevado interesse que possuem no SI. Retomando o que fora explicitado na subseção 4.2.2, a maioria dos respondentes dos subgrupos 1 e 2 da amostra da segunda etapa acredita que não houve envolvimento dos usuários no desenvolvimento do Novo Siafi. Além disso, a maioria concorda totalmente que deveria haver a participação dos usuários no desenvolvimento do sistema. Por outro lado, não há, entre os usuários do Novo Siafi, segundo apurado, uma opinião majoritária quanto ao levantamento das suas necessidades de informação por parte dos órgãos responsáveis pelo novo SI.

Ou seja, essas conclusões da pesquisa corroboram o fato de que os usuários apresentam baixa influência nas decisões do projeto, pois não se sentem envolvidos nem tiveram suas necessidades consideradas, demonstrando, porém, grande interesse, já que acreditam que sua participação é importante.

Apesar de os usuários deterem um elevado grau de interesse no Projeto Novo Siafi, sua capacidade de exercer influência sobre o projeto é pequena comparada ao poder de influência dos stakeholders principais. O ideal seria que os usuários fossem considerados na categoria de Aliados, isto é, que, além do alto interesse que já possuem, tivessem alto poder de influência nas decisões, tendo em vista que eles são os mais afetados, já que utilizam o Novo Siafi rotineiramente no exercício de suas atividades profissionais.

Um dos motivos para a baixa influência dos usuários pode ser explicado pelo conflito existente na comunicação entre especialistas de SI e usuários finais, já relatado nessa pesquisa. Especialistas buscam soluções técnicas para os problemas, enquanto os usuários querem que o SI se volte para a resolução dos problemas da organização ou que facilitem as tarefas organizacionais. Ou seja, como argumentam Wagner e Newell (2007), para os especialistas de SI a participação do usuário previamente à implementação de um sistema tem sido vista como problemática.

Outro motivo pelo qual a participação dos usuários pode não ter sido considerada em todas as etapas do Projeto Novo Siafi pode ter ocorrido devido ao fato de que a abordagem tradicional de GP de TI tem considerado que os usuários possuem interesse maior no projeto após sua conclusão, isto é, depois que o produto, serviço ou resultado é entregue (MORAES; LAURINDO, 2013). Como afirmam Wagner e Newell (2007), o envolvimento dos usuários somente após a implementação de um SI é considerado, na abordagem tradicional, como mais

eficaz para obter o interesse e assistência do usuário. Porém, esta pesquisa defende que a participação dos usuários deve ocorrer em todas as etapas do ciclo de vida do projeto, de modo a torná-los aliados do projeto, isto é, não apenas com grande interesse, mas, também, com grande capacidade de influência sobre as decisões do projeto, e, consequentemente, aumentar o grau de satisfação deste grupo de stakeholders, para o qual os SI se destinam.

Análises como as realizadas acima podem ser evidenciadas em reuniões com as partes interessadas no projeto, reuniões estas que podem ser adotadas para a troca ou análise das informações acerca de papéis, conhecimentos interesses e a situação geral de cada grupo de stakeholders (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2013). Assim, pode-se sugerir que os usuários finais sejam incluídos nas reuniões com os stakeholders do Projeto Novo Siafi, levando em conta que suas expectativas, necessidades e interesses são necessários ao sucesso do projeto.

Os gerentes de projetos do Projeto Novo Siafi devem ter em mente que a análise dos stakeholders pode ser útil para tornar os usuários aliados ao projeto, devendo considerar essa técnica como um processo de aprendizado e diálogo (CAVALIERI, 2014).

O processo de Identificar os stakeholders gera como resultado (saída) um documento denominado Registro das Partes Interessadas, que contém os detalhes pertinentes aos stakeholders, tais como identificação, informações sobre a avaliação e classificação destes (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2013), o qual poderia ser adotado na execução do Projeto Novo Siafi.