A ferramenta Last Planner System consiste no adequado planejamento dos processos de produção característicos da indústria da construção civil com antecedência, com calendário de execução bem feito e acompanhamento das etapas produtivas de forma rápida e enxuta considerando todos os níveis de execução. Seu ponto chave é o último nível hierárquico, o responsável por programar e gerenciar exatamente o que será feito num prazo semanal ou de intervalos curtos (como a cada 10 dias) a nível de chão de obra.
Last Planner System foi desenvolvido nos Estados Unidos da América, começou a ser implantado em vários países a partir de 1992. Após a publicação do artigo “Shielding Production” por Ballard e Howell, em 1997, houve um aumento cada vez mais crescente da utilização dessa ferramenta que utiliza como base os princípios do Lean Construction, tornando-se uma ferramenta popular por ter sido implementada com sucesso na indústria da construção (GRENHO, 2009).
Segundo Grenho (2009), uma construção exige planejamento e controle executados por várias pessoas, em diferentes locais ao longo de todo o projeto de elaboração de uma obra, com base em objetivos e restrições estabelecidas pelo empreendimento. Há um determinado grupo de pessoas responsáveis pelo planejamento diário de atividades chamado de “último planejador” (BALLARD, 2000). Segundo Ballard (2000), o Last Planner System tem como função garantir que as atividades planejadas sejam cumpridas a curto prazo sem interrupções de maneira a não interferir nas etapas subsequentes já pré-estabelecidas pelos planejamentos hierarquicamente superiores do projeto e serve como ferramenta para criar esses planejamentos de outros níveis hierárquicos (como planejamentos semanais, mensais ou o planejamento completo da obra).
Grenho (2009) descreve sobre o processo de planejamento das atividades. O autor afirma que no planejamento semanal, além da preocupação com a execução das atividades de acordo com o projeto, há também a conversação em que o responsável pela execução se compromete diante dos gestores da obra a realizá-la dentro do planejado.
O último planejador é quem define as exatas atividades a serem realizadas considerando os pré-requisitos das atividades conseguintes. Assim sendo, “o resultado de um processo deve procurar adequar o que será feito com o que deve ser feito, verificando as restrições do que pode ser feito”. (BALLARD e HOWELL, 1997). A Figura 1 apresenta esse processo.
Fonte: Ballard e Howell, 1997.
O sistema Last Planner é avaliado em seu desempenho, segundo Grenho (2009), como se fosse impossível apresentar diferença entre “o que deve ser feito” e “o que pode ser feito”; questionando-se o que será executado na semana seguinte e obtendo respostas como: “o que estiver planejado” ou “o que for primordialmente necessário”. Para o autor, os supervisores da equipe executora responsabilizam-se por exigir o máximo de seus subordinados, ignorando, até certo nível, os possíveis contratempos que possam ocorrer. Essa conduta é adotada para impedir um comportamento acomodado dos peões de obra que por vezes se deparam com empecilhos e abandonam suas atividades ou criam obstáculos propositalmente para não ter de finalizá-las. Quando há divergências entre SHOULD e WILL (conforme figura acima) o planejamento é automaticamente abandonado (BALLARD, 2000).
O planejamento de produção do Last Planner System preocupa-se com o ponto de partida das atividades, não apenas com o que está estabelecido no nível superior de planejamento, mas também com os pré-requisitos necessários. Dessa forma, o
processo de planejamento segue uma hierarquia com medidas e preocupações específicas conforme o nível de análise (BALLARD, 2000). Segundo Ballard (1994), há três níveis gerais de planejamento:
a) Longo prazo; b) Médio prazo; c) Curto prazo.
O médio prazo e o curto prazo são abordados pelo Lean Construction particularmente pelo Last Planner pois, segundo o seu próprio nome, foca no planejamento do nível hierárquico mais próximo da execução do plano.
2.6.1 Níveis de Planejamento do Last Planner System
Ballard e Howell (1998) descrevem sobre os diferentes níveis de planejamento do Last Planner System: Master Schedule, Look-ahead Plan e Weekly (Working) Plan. Grenho (2009) e Ferreira (2010) relatam os três diferentes níveis de formas interpretativamente análogas mas levemente distintas, suas descrições sumárias para cada uma das fases serão apresentadas a seguir.
O plano mestre (Master Schedule) é desenvolvido na fase de desenho do projeto da edificação com os dados fornecidos pelo cliente de acordo com as características finais do imóvel a ser confeccionado. Esse plano mestre é realizado através de uma divisão do projeto estabelecendo-se relações sequenciais entre as partes que formam as múltiplas atividades. Os detalhes apresentados são poucos, preocupam-se principalmente com as várias metas chaves, denominadas “milestones” (presentes ao longo de todo o projeto). A medida que as fases se aproximam são então fornecidos maiores detalhes para sua execução.
É durante o plano mestre que são definidas as datas das “milestones”, iniciando pela data de conclusão do projeto e regredindo até a data do início. O plano geral determina a estrutura de trabalho colaborando para a sua eficiência e eficácia.
Esta fase pertencente ao nível hierárquico mais alto, aspira a sua praticabilidade no tempo previsto, desenvolve e expõe estratégias de execução, determina a quantidade de itens de fornecimento necessários a longo prazo e identifica as milestones importantes para cada parte interessada. O plano geral não
determina a execução do trabalho até a sua conclusão. Segundo Ballard e Howell (1998), esta fase identifica as atividades, mas não integra o fluxo de pré-requisitos entre elas para além de uma relação sequencial.
Em relação ao segundo nível hierárquico, algumas vezes denominado como Look-ahead Plan, há controvérsias em sua tradução da língua inglesa (artigos originais do desenvolvimento da ferramenta por Ballard e Howell, 1993 – 1997) para a língua portuguesa nativa de Portugal (GRENHO, 2009; FERREIRA, 2010; PINTO, 2012) quanto à sua inserção na cadeia hierárquica. Neste trabalho, será seguida a linha interpretativa de Ferreira (2010) e Pinto (2012) chamando-a de plano antecipatório.
O plano antecipatório é preparado pela equipe encarregada da administração do trabalho. O plano mestre pode ser visto como demonstrativo no encaixe das peças maiores ao longo do tempo, enquanto o plano antecipatório preocupa-se com um calendário mais detalhado, devendo apresentar uma visão de no mínimo 6 semanas de antecedência em relação ao weekly plan. Ele também mostra como o trabalho pode ser efetuado para concluir cada parte ou coordenar os detalhes da montagem; seu objetivo primordial é envolver todos os possuidores de experiência evidente.
Em relação à ação, o planejamento garante a compreensão de todos os participantes de uma fase e o apoio ao plano, visto o seu desenvolvimento já efetuado em conjunto. Garante também a seleção das atividades agregadoras de valor.
O terceiro nível hierárquico, mais detalhado e detentor da descrição precisa das atividades e prazos a nível de execução é denominado Plano Semanal de Trabalho (BALLARD, 2000; FERREIRA, 2010; PINTO, 2012). Este plano preocupa-se em sequenciar o fluxo de trabalho, classificar e ajustar a mão-de-obra com os demais recursos; atribui atividades a cada encarregado e sua respectiva equipe de uma frente de trabalho. As operações são planejadas em conjunto associando-se situações interdependentes e de relações de troca como uma operação global.
2.6.2 Weekly Working Plan
O Lean Construction menciona o aspecto dos amortecimentos no decorrer dos trabalhos e salienta a necessidade da credibilidade de seu fluxo. Os amortecimentos são utilizados como medida de defesa contra a variabilidade desse fluxo. Na construção, os amortecimentos são criados pelo abastecimento de materiais, pelo aumento dos prazos de execução do planejamento e da mão-de-obra.
Com o Last Planner é realizado um levantamento dos pré-requisitos para que uma atividade não seja iniciada sem que esteja tudo devidamente providenciado para sua total execução. Dessa forma, em vez de se planejar com base no trabalho que deve ser feito, planeja-se baseado no trabalho que pode ser de fato executado (GRENHO, 2009).
Ballard e Howell (1998) definem que o Last Planner System é o planejamento das atividades atribuídas com qualidade que se responsabilizam pela credibilidade da produção e respectivo fluxo de trabalho; isso permite uma melhor produtividade.
Segundo Grenho (2009), atividades atribuídas com qualidade só podem ser alcançadas preenchendo determinados requisitos:
a) Definição: A tarefa tem de ser suficientemente específica para que possam ser apontados o tipo e quantidade de materiais, de forma a permitir a coordenação do trabalho dentre os agentes envolvidos, possibilitando a conclusão de uma tarefa sobre ter sido ou não concluída;
b) Credibilidade: É possível entregar uma determinada etapa do serviço conforme planejado? Há estoque da quantidade de material necessária considerando o amortecimento? O trabalho de preparação da atividade inicial está completo? Todos os demais pré-requisitos estão cumpridos?; c) Sequência: As várias tarefas foram selecionadas a partir de outras executáveis, seguindo a ordem de construção necessária, tanto relativo à unidade de produção quanto ao processo definido pelo cliente? Há tarefas secundárias a serem executadas de forma a não permitir a ociosidade de pessoal, equipamentos, materiais, etc.?;
d) Tamanho: As tarefas estão atribuídas considerando o tamanho e capacidade produtiva da equipe e os prazos podem ser cumpridos
diante dessas limitações? O prosseguimento de uma etapa está seguindo um padrão dentro do esperado para dar continuidade em tempo dentro do prazo para a próxima?;
e) Aprendizagem: As tarefas não concluídas na semana planejada puderam ser analisadas e podem-se identificar as causas do atraso?
2.6.3 Controle
De acordo com a função gestora do Last Planner, seguindo a linha de Grenho (2009), a atribuição de atividades precisa passar por uma constante avaliação para verificação dos resultados, o que consequentemente vai determinar a fase do planejamento e quais medidas precisam ser adotadas.
Esta avaliação proposta pela ferramenta LPS auxilia no controle do planejamento agindo como indicador para o responsável pela atividade saber se já pode ser executada (GRENHO, 2009). Permite ainda descobrir fatores de instabilidade e fontes de desperdícios e assim programar ações preventivas contínuas no processo de confecção da obra.
No controle realizado pelo último planejador, ocorre também uma averiguação das causas, que por sua vez é o primeiro passo para encontrar e suavizar as irregularidades apresentadas no fluxo. O Last Planner leva ao entendimento e à resolução dos problemas apontados no processo de produção (GRENHO, 2009).