No intento de responder a questão problema da pesquisa proposta, o qual norteou este estudo, qual seja: “Quais melhorias procedimentais e regimentais relacionadas aos processos da DiP, incluindo os sistemas de informação e ferramentas tecnológicas, devem ser mantidas ou alteradas, no sentido de aprimorar os resultados das atividades de Pesquisa e dos Programas de Iniciação Científica e ainda, amparar o processo de tomada de decisão dos gestores ? Como essas melhorias podem, ao mesmo tempo, simplificar e agilizar os atuais procedimentos do departamento”
Fundamentado em toda a análise e descrição contida neste estudo, pode-se concluir que, ale, de ações de aprimoramento, sugere-se que muitos dos procedimentos devem ser mantidos.
Decisivamente, desde o ano de 2015, ocorreram mudanças no departamento que trouxeram progresso aos processos da DiP, e, por conta dessas mudanças, será possível aplicar ações de aprimoramento, em especialmente os que se referem ao Registro de Projetos de Pesquisa e àqueles vinculados aos programas de I.C.
Deste modo, sugere-se que determinados procedimentos devem ser mantidos:
- Os procedimentos implementados referentes ao Registro dos projetos de pesquisa, como a formalização e efetivação do processo de registro;
- As ações que integram pós-graduação e Programas de Iniciação Científica, como a participação de Doutorandos, Pós-doutorandos e Mestrandos nas avaliações de relatórios dos alunos e trabalhos apresentados nos eventos anuais de Iniciação Científica;
- O recebimento e armazenamento de documentos no formato digital;
- O processo de controle e acompanhamento de relatórios finais dos Projetos de pesquisa elaborados pelos docentes;
- A implementação de cursos de escrita acadêmica e técnicas de pesquisa aos alunos de Iniciação Científica;
Foram por meio dessas ações efetivadas à época, que permitiram dar o “pontapé inicial” a um processo de informatização, organização dos dados e elaboração de índices.
Diante do contexto e tomando-se por base a elaboração dos diagnósticos e os conceitos contidos na literatura foi possível concluir que, a DiP vem implementando alterações regimentais e procedimentais, principalmente nos anos de 2015 e 2016 no intuito de aprimorar os resultados dos programas de Iniciação Científica, no desenvolvimento dos projetos de pesquisa e no atendimento mais célere à usuários.
Apesar dessas das alterações aplicadas pela DiP terem resultado, de fato, na simplificação e evolução aos processos, em relação aos anos anteriores a 2014, inclusive, foi possível perceber que ainda existem aspectos relativos aos Programas de Iniciação Científica e desenvolvimento de Projetos de pesquisa que necessitam de melhorias, algumas de natureza relacionadas diretamente a investimentos financeiros, outras de cunho regimental e procedimental.
É compreensível que as melhorias que dependem diretamente de recursos financeiros, são complexos e, nem sempre, dependem da vontade ou iniciativa dos gestores, ainda mais se tratando de organizações públicas, como é o caso da UNIFEI. Porém, existe a possibilidade de se priorizar os recursos disponíveis direcionando-os para ações que resultem no maior alcance de benefícios possíveis.
Por outro lado, algumas modificações aos procedimentos e regimentos internos são viáveis e não dependem de aplicação de recursos financeiros.
A seguir, serão pontuadas as propostas de melhorias:
Esse procedimento pode ser imediatamente melhorado, utilizando-se a ferramenta disponível no SIGAA. Para tanto, basta liberar o acesso aos departamentos envolvidos, que incluem a DiP, para que possam registrar diretamente no sistema, os alunos que constem pendências relativas à Iniciação científica.
Deste modo, os responsáveis pelo registro acadêmico podem consultar diretamente o sistema e informar o solicitante de colação de grau ou outra demanda que necessite a verificação de pendência, qual departamento procurar para regularizar sua situação.
Essa mudança pode impedir a formação de filas e simplificar a prestação do serviço. No caso do gestor optar pela não utilização da ferramenta disposta no SIGAA ou os outros departamentos envolvidos não puderem ou estejam impedidos de usar por algum motivo, ainda existe a opção da utilização de um software gratuito de aplicação de questionários on-line, cuja proposta de fluxo de dados está presente neste estudo, no APÊNDICE F. Um protótipo de um formulário eletrônico também foi elaborado, para esta opção. O formulário eletrônico “teste” pode ser acessado no link:
<https://jano.unifei.edu.br/prppg/questionarios/index.php/393799/lang-pt-BR>
2. Elaboração de uma norma específica para as atividades de Iniciação Científica:
A elaboração de uma nova norma geral dos Programas de Iniciação Científica onde seja abordada aspectos relacionados aos objetivos, requisitos, direitos, obrigações, vedações e regras, possibilitará uma maior padronização dos procedimentos, segurança aos usuários e respaldo às decisões dos gestores e membros das Comissões Institucionais.
Para tanto, o presente estudo contém uma proposta por meio de uma minuta de Regulamento, que pode ser visualizada no Apêndice E.
A proposta da minuta foi elaborada com base nas demandas dos usuários, nas procedimentos utilizados pela UNIFEI, nos princípios da administração pública e nos regulamentos das principais agências públicas de fomento à pesquisa.
3. Alinhamento e definição dos processos relacionados ao registro e acompanhamento dos Projetos de Pesquisa:
A Norma que rege o registro e acompanhamento relacionados aos projetos de pesquisa desenvolvidos na UNIFEI, suscitam de uma melhor definição em seus procedimentos.
Cabe aferir que, as definições cabem aos gestores, porém, de qualquer forma, caso se opte pela utilização do “módulo pesquisa” contido no SIGAA, a presente norma e módulo devem estar alinhados quanto a seus procedimentos e regras.
4. Reformulação e reestruturação do evento denominado “Jornada de Iniciação Científica”: Foi concluído que o evento carece de um investimento financeiro mínimo para melhoria de estruturação, maior envolvimento de pessoal e uma programação mais atraente.
Sugere-se que seja mantida a participação de alunos dos cursos strictu-senso , seja na organização, apoio ou auxílio na avaliação dos trabalhos.
Essa integração, além de estar prevista nos objetivos estratégicos da UNIFEI, também se alinha aos objetivos esperados pelas agências de fomento à pesquisa.
Os alunos de Pós-Graduação podem participar do evento mais ativamente, como avaliadores dos resumos que serão submetidos pelos alunos de graduação participantes ou na edição da Revisa eletrônica, por exemplo.
5. Simplificação e reformulação da entrega dos relatórios parciais de I.C.:
A entrega de relatórios parciais pelos alunos de I.C., não está definido especificamente em nenhum regulamento emitido pelas agências de fomento, as quais somente citam, especificamente a entrega de relatórios finais.
Deste modo, se propõe que a DiP mantenha a obrigatoriedade de entrega de relatório parcial, porém, de forma mais simplificada e de forma mais otimizada.
Sugere-se que o relatório parcial seja transformado em um tipo de questionário eletrônico, onde o orientador informe dados que facilite o acompanhamento, como: desenvoltura do orientado, eventual desejo de substituição, dados do cumprimento do cronograma do plano de trabalho, limitações e dificuldades encontradas, além de assiduidade e desempenho do aluno.
6. Implantação de formulários eletrônicos para registro de projetos e entrega de relatórios finais de projetos de pesquisa registrados na DiP:
Este procedimento pode ser melhorado, tanto para a DiP quanto para os usuários, optando-se pela utilização de formulários eletrônicos que podem ser elaborados por um
software gratuito de aplicação de questionários on-line, cuja proposta de fluxo de dados está presente neste estudo, no APÊNDICE G.
Desta forma, os dados já estarão armazenados em formato eletrônico e podem, inclusive, ser “baixados” a qualquer tempo, facilitando a formação de banco de dados e a elaboração de relatórios e índices de resultados.
Os protótipos de formulário eletrônico para os processos de registro de projetos de pesquisa (com análise de mérito e/ou com financiamento externo) e para entrega de relatórios finais de projetos registrados, foram elaborados e pode ser acessado por meio dos seguintes links:
- Formulário eletrônico para entrega de relatório final de projeto de pesquisa já registrado:
< https://jano.unifei.edu.br/prppg/questionarios/index.php/161915/lang-pt-BR>
- Formulário eletrônico para registro de projetos de pesquisa (que contenham análise de mérito)
< https://jano.unifei.edu.br/prppg/questionarios/index.php/717457/lang-pt-BR>
7. Implantação de mini-curso de escrita acadêmica e técnicas de pesquisa no modo EAD: Considerando que no ano de 2017, foi gerado um projeto piloto com alunos ingressantes do programa de Iniciação Científica do CNPq, os dados relativos à limitações enfrentadas e vantagens obtidas, podem ser coletadas para que se faça os ajustes necessários para a efetivação deste curso à todos os alunos ingressantes dos programas de I.C.
Salienta-se que a obtenção de conhecimentos relativos à escrita acadêmica e técnicas de pesquisa, foi citada como uma das maiores limitações enfrentadas por orientadores e orientados. Os resultados obtidos pelos questionários aplicados aos sujeitos diretamente envolvidos foram preponderantes para determinar e compreender essa demanda.
8. Plano de implementação do “módulo pesquisa” do SIGAA:
O fato da Universidade ter adquirido um software de sistema gerencial que inclui um modulo para controlar e administrar tudo que se refere aos Programas de Iniciação Científica e projetos de pesquisa, tem grande potencial para aprimorar os processos, porém carece de moderação e planejamento para sua efetiva implementação.
Com base na experiência das outras instituições federais de educação demonstradas neste estudo, foi possível concluir que, daquelas que implementaram o módulo em sua integralidade, o fizeram após customizações e adaptações de modo a adequar as funcionalidades à realidade do órgão.
Também foi constatado que a implementação do “Módulo pesquisa” realizada de forma parcial pelas Instituições, só foi efetivada após planejamento e estudos das adaptações que seriam necessárias para o melhor aproveitamento possível das funcionalidades.
Neste contexto e com base na análise dos sistemas de informação da DiP, propõe-se que seja estabelecido um planejamento sistemático de implementação do “módulo pesquisa”, levando-se em conta as considerações mencionadas no Quadro 04 deste estudo, baseado na obra de Souza e Zwicker (2000).
É importante que haja uma definição dos responsáveis que definirão as customizações necessárias no sistema e a previsão de alterações regimentais. Para tanto, será necessário que haja envolvimento de pessoas que tenham conhecimento de todos os processos da DiP e servidores do departamento de tecnologia de informação da UNIFEI dedicados à implantação desse módulo.
Salienta-se que antes desse planejamento, é preponderante que a DiP formalize a demanda relativa à implementação do módulo pesquisa junto à DTI.
A construção de um cronograma de implantação, com previsão de datas e metas a serem alcançadas, é outro ponto importante que deve ser considerado.
Este cronograma deve prever um período de testes e verificação das funcionalidades e prever um período de alimentação dos dados, antes de seu efetivo funcionamento. Neste caso, os gestores devem considerar que, durante o plano de implementação, os dados sejam coletados e classificados de forma a tornar a transferência de dados ao novo sistema mais descomplicado.
Sugere-se refletir sobre a construção de tutoriais e manuais direcionados aos principais usuários (docentes e discentes). Para tanto, essa fase deve ser colocada entre as últimas do cronograma, tendo em vista que para a elaboração desse material, os gestores e servidores da DiP, já devem possuir habilidade e destreza para manipular o sistema, que já deve se encontrar definido.
Os dados mostraram que, apesar da DiP não ter implantado ainda o módulo “pesquisa”, foi possível perceber que houve otimização de boa parte dos seus procedimentos por meio da utilização de ferramentas tecnológicas simples.
Foi observado que os gestores da DiP conseguiram coletar e organizar dados suficientes a fim de extrair informações que embasaram a tomada de decisões e aprimoramento de processos, apesar das limitações estruturais e da carência de pessoal.
Apurou-se, por meio deste estudo, que a DiP vêm buscando operar com maior transparência e procurando o maior alinhamento possível com os órgãos que financiam as bolsas de Iniciação Científica.