Laudon e Laudon (2014) apontam que um dos desafios enfrentados pelas organizações, ao utilizarem os Sistemas de informação é fazer com que os sistemas das diferentes áreas e níveis integrem as informações.
Uma das soluções para este obstáculo, é a utilização de um tipo de sistema que abranja toda a empresa, o denominado Sistema Integrado, também conhecido com a sigla ERP (Enterprise Resource Planning).
Os ERP’s são utilizados para atender os diferentes níveis de gerência e tipos de processos das diferentes áreas, em um único software. O objetivo desse tipo de sistema é integrar as informações em um único repositório de dados.
O ERP, ainda segundo os autores, auxiliam as empresas a se tornarem mais eficazes e eficientes.
A organização que recorre a um sistema de informação através de recursos tecnológicos, devem considerar cinco elementos básicos: hardware, software, o objetivo do negócio, os recursos humanos e os procedimentos.
2.6.1 Implementação dos Sistemas ERP – considerações e pontos críticos
Os sistemas ERP, inegavelmente, demonstram várias vantagens para a o processo de negócios da organização. Não obstante, alguns pontos críticos devem ser considerados antes e durante sua implementação.
A implementação do Sistema ERP é complexo e necessita que sejam considerados a alguns pontos críticos relacionados á esse tipo de sistema durante, a exemplo de questões relacionadas à necessidade de mudança de processos e cultura organizacional (SOUZA; ZWICKER, 2003).
Ainda de acordo com estes autores, a forma de se iniciar a implementação é um fator relevante.
Neste contexto, para se obter a máxima eficácia, torna-se necessário que o gestor tenha ciência dos eventuais pontos críticos e dificuldades que podem ser enfrentadas.
Os métodos de implementação discriminados a seguir, são baseados na obra de Koch, Slater e Baatz (1999):
▪ (Big Bang) Substituição Total e Conjunta– Considerado o mais difícil e ambicioso método. Consiste na substituição de todos os sistemas legados ao mesmo tempo e é implementado um único sistema ERP. Atualmente não é um método muito utilizado, ainda que tenha dominado predominantemente nas primeiras implementações;
▪ Franquia (Franchising) - Metodologia utilizada na maior parte das empresas que não possuem muitos processos em comum em sua organização, ou seja, a organização utiliza sistemas separados e banco de dados independentes, mas que têm necessidade de se comunicar para compartilhar informações a fim de se obter índices de desempenho de cada unidade ou para procedimentos comuns entre elas.
▪ Método "Slam-dunk" - Neste método, o ERP define o planejamento dos processos principais. O objetivo é realizar a implementação seguindo os processos de reengenharia pré-modelados pelo sistema ERP.
Souza e Zwicker (2003), citam ainda como outra alternativa metodológica de implementação, o Small bang ou Big-bang piloto. Essa metodologia é ideal para organizações que possuem mais de uma unidade de negócios ou localidade.
Essa alternativa consiste em escolher uma unidade de menor porte ou importância para o início simultâneo da operação. Deste modo é possível obter a experiência da implementação, sem comprometer demais o negócio.
No que se refere aos pontos críticos e considerações para a efetiva implementação, o Quadro 04 resume os principais:
Quadro 04 - Pontos críticos e considerações para a implementação do sistema ERP. (continua)
Considerações/Pontos críticos Descrição
Necessidade de ajustes entre a organização e o pacote de sistemas ERP
Os ajustes compreendem três fases, de acordo com Souza e Zwicker (2000): adaptação (processo de eliminação de discrepâncias e divergências entre o processo da empresa e o sistema); parametrização (definir parâmetro de modo a fazer os pacotes se adaptarem às organizações com um mínimo de mudanças nestas evitando custos de manutenção); e customização ou personalização (modificação de um sistema ERP para se adaptar a determinada situação impossível de ser reproduzida por parâmetros pré-existentes)
Eventuais conflitos entre os módulos durante o início da implementação
Quando utilizado a implementação em fases, Objetivo da etapa de implementação é alinhar o sistema e a empresa o que exige flexibilidade, testes constantes, mudanças em configurações, novas parametrizações e desenvolvimento de customizações.O objetivo da etapa de estabilização é eliminar problemas de ajustes na implementação. Isto gera conflitos, pois os sistemas ERP são integrados e a modificação de um módulo em implementação pode ocasionar modificações em outros módulos já em utilização. Esses conflitos ficam mais evidentes quando o ERP é implementado em fases e são agravados pelo fato de a etapa de estabilização iniciar-se com a entrada em operação do primeiro módulo e terminar apenas quando o último módulo implementado na última localidade da empresa se estabiliza.
Preparação prévia par a implementação
Sugere-se considerar que o sistema deve ser parametrizado, customizado (caso necessário) e os dados iniciais inseridos (através de programas para converter os dados do sistema anterior). Os processos devem ter sido alterados para adaptar-se ao sistema; os gerentes e supervisores devem receber treinamento, com disponibilização de consultoria adequada. Para o autor, a etapa de implementação tem o objetivo principal de eliminar discrepâncias entre o pacote de funcionalidades do sistema e a organização e, só termina quando há razoável segurança, treinamento dos usuários e preparação do ambiente para início das operações.
Quadro 04 - Pontos críticos e considerações para a implementação do sistema ERP. (conclusão)
Considerações/Pontos críticos Descrição
Estabelecer uma equipe para Análise dos processos
O estudo dos processos previstos dentro do pacote do sistema deve ocorrer simultaneamente. Á medida que a equipe adquire conhecimento sobre o pacote, por meio de treinamento e testes, estes poderão visualizar melhor como os processos poderão ser implementados. Consequentemente, à medida que a equipe adquire uma análise mais estruturada e sistematizada dos processos de negócios, elas percebem as oportunidades de melhorias que a utilização do sistema permite.
Prototipação
É a realização de modelagem dos processos ao sistema e realização de testes de forma mais completa possível. Assim é possível perceber eventuais problemas não previstos, necessidades de configuração ou dificuldades na integração.
Balanceamento entre risco e cumprimento de prazo
Quanto mais tempo se investe no estudo, adaptação e teste dos módulos, menores serão os riscos na implementação, porém pode haver necessidade de estender os prazos.
Implementação precoce
Eventualmente, podem ocorrer situações que obriguem o início da operação do sistema antes do momento oportuno, em decorrência de conflitos entre participantes da organização, empresas de consultoria e fornecedores. A pressa em implementar o ERP nem sempre deixa tempo para organizar e as empresas têm de voltar atrás para fazer a sintonia entre seus processos e configuração do sistema.
Necessidade de atualizações frequentes
Não raramente, a fornecedora disponibiliza novas versões, onde são corrigidos erros e aprimoramentos de funcionalidades. Dependendo da complexidade do sistema ERP, as trocas de versões podem exigir muitos esforços da empresa.
Definição clara das responsabilidades dos gerentes de negócio no processo de
implementação
Os gerentes devem ter conhecimento suficiente, de modo a impedir que situações adversas prejudiquem.
Mudança Organizacional
A implementação da ERP envolve mudanças organizacionais relativas a alterações de tarefas e responsabilidades de indivíduos, mudanças no relacionamento entre departamentos. O grau de complexidade dessas mudanças podem gerar conflitos entre os envolvidos, necessitando, neste caso, a participação e envolvimento da alta direção.
Processos de tomada de decisão
A comunicação e a tomada de decisão entre as equipes responsáveis pelos módulos deve ser refinada. Eventualmente, a decisão tomada por uma equipe referente à um módulo específico, pode interferir negativamente outros módulos.