Metodologia Modelo Estágio – e – Portão

Para Fernandes (1998, p. 77) “o processo de estágio-e-portão é uma técnica que busca suportar o desenvolvimento de produtos e processos, dentro de uma concepção cujo objetivo é a competição industrial e a ampla abertura de práticas comerciais”.

Fernandes (1998, p. 67) retrata o desenvolvimento de produto como processo de estágio-e-portão (stage-gate process):

Os sistemas de estágio-e-portão dividem o processo de inovação em um grupo de estágios, sendo cada estágio constituído de atividades bem definidas, multifuncionais e paralelas. A entrada em cada estágio é um portão, que controla o processo e serve como um ponto de controle da qualidade, onde se decide se devemos ir adiante ou não.

Os autores Rosenau (apud Toledo e Brito, 2001); Urban e Hauser (apud Fernandes, 1998) e Cooper (apud Esteves, 1997) também descrevem seus processos no conceito ‘stage-gate’ .

Zangwill (apud Esteves, 1997) aborda que a aplicação de um processo de desenvolvimento em fases e revisões ou pontos de decisão pode cortar o tempo de

desenvolvimento em um terço. Isto ocorre porque o processo organiza o trabalho em uma seqüência lógica, e através de revisões periódicas, garante que o que estava planejado realmente foi atingido. Além do mais, as revisões que constituem em pontos formais de decisão, possibilitam uma oportunidade de abortar projetos mal concebidos que poderiam ter um impacto negativo no mercado.

A figura 11 apresenta um resumo das principais vantagens de se tratar o desenvolvimento de produtos em fases e revisões.

Vantagens do processo em fases e revisões Organizar o projeto em passos lógicos.

Possibilitar uma oportunidade de abortar projetos mal concebidos. Proporcionar pontos de avaliação e decisão após cada fase. Estabelecer antecipadamente as tarefas de cada fase. Estabelecer antecipadamente critérios para cada revisão.

Garantir que pessoas importantes e bem preparadas conduzam as revisões. Antecipar os problemas das próximas fases.

Revisões são agendadas com antecipação e são bem gerenciadas.

Envolver a gerência sênior, de maneira que esta possa ser útil no processo de decisão.

Figura 11: Vantagens do processo em fases e revisões.

Fonte: Zangwill (apud Esteves, 1997).

Esteves (1997) aborda que apesar da utilidade e importância das revisões, ou dos pontos de decisão, existem muitas controvérsias. Em algumas empresas os times não consideram as revisões úteis mas sim, um sofrimento que devem suportar, pois alegam que a contribuição da gerência na solução dos problemas é muito pequena. Além disso, eles alertam que a preparação para uma revisão toma muito tempo do time de projeto. Aliado a isto, a dificuldade de reunir o time de revisão constituída de gerentes seniores da organização também não é tarefa fácil.

O processo genérico de estágio-e-portão apresenta-se na figura 12, em que se identificam cinco estágios de desenvolvimento, precedidos pelos respectivos portões, onde as informações são reunidas e discutidas para se decidir quanto ao prosseguimento do projeto.

Filtragem Segunda Decisão s/ Revisão pós- Análise de Revisão pós- Inicial filtragem business desenvolvimento de negócio implemen- case tação Portão 1 Estágio 1 Portão 2 Estágio 2 Portão 3 Estágio 3 Portão 4 Estágio 4 Portão 5 Estágio 5 Revisão Idéia

Investigação Investigação Desenvolvimento Testes e Produção plena Preliminar detalhada validação e lançamento (preparar o no mercado business case)

Figura 12: Diagrama genérico do processo estágio-e-portão.

Fonte: Fernandes (1998, p. 68).

O processo de desenvolvimento de produtos tem início com a geração de idéias. Com a coletânea de idéias, faz-se discussão para decidir quanto à justificativa de investimentos e recursos. Algumas estão em amostragem na figura 13.

Fontes internas

Pesquisa e Desenvolvimento, Engenharia Vendas, Marketing, Planejamento Produção

Gerentes, Supervisores, Diretores

Fontes externas

Clientes existentes e potenciais

Instituições contratadas para pesquisas, consultores Publicações técnicas Concorrentes Inventores Fontes voluntárias Fornecedores Agências governamentais Universidades Agências de publicidades

Figura 13: Fontes de idéias.

Fonte: Fernandes (1998, p. 69).

Segundo Cooper (apud Esteves, 1997) nem todos os tipos de projetos devem passar por todos os estágios do modelo. Rotas apropriadas devem ser estabelecidas para cada tipo de projeto, de acordo com sua complexidade. O processo não apresenta

estágios de P&D ou de marketing. Cada estágio constitui-se de atividades multifuncionais e paralelas, executadas por diferentes indivíduos da empresa.

No primeiro estágio, o objetivo fundamental é determinar os méritos da idéia em seus aspectos técnicos e comerciais. Ao mesmo tempo, procede a uma avaliação técnica preliminar, a partir de uma rápida análise interna na própria empresa, fornecendo informações de natureza técnica e comercial do conjunto de dados para o segundo portão.

No segundo portão faz-se uma avaliação mais minuciosa das informações obtidas no primeiro estágio. No segundo estágio prepara-se um business case, que é um documento que “reúne um conjunto de informações relativas ao mercado, aos clientes, ao produto, à concorrência e à justificativa financeira para a empresa desenvolver o projeto” (FERNANDES, 1998, p.71).

Após, entra-se no terceiro portão, para uma análise do case e para decidir quanto a prosseguir ou não com o projeto. Passado pelo terceiro portão, segue para o terceiro estágio, em que se dá a implementação do plano de desenvolvimento do produto. A ênfase recai sobre o trabalho técnico. “Entretanto, as atividades de marketing e manufaturas são mantidas em paralelo, como as análises de mercado, e os preparativos para a fabricação e lançamento do produto” (FERNANDES, 1998, p. 74). Neste estágio são revistos os testes de mercado, as plantas-piloto, os planos de operação e fabricação, escolha de fornecedores e equipamentos para manufatura. Efetua-se, ainda, uma avaliação atualizada dos aspectos legais, regulamentares e financeiros, bem como, os referentes à propriedade industrial.

Com o projeto já desenvolvido, entra-se no quarto portão, para uma revisão pós- desenvolvimento, cujo objetivo é verificar o progresso alcançado e a continuidade do produto e projeto. Neste portão também, são revistos os estudos econômicos, os planos de marketing e operações.

Segundo Fernandes (1998, p. 75) “o quinto portão focaliza a qualidade dos dados obtidos nos testes e da avaliação do produto”. Em grande parte, a decisão de entrar na fase de comercialização e manufatura depende da revisão financeira.

Cooper (apud Esteves, 1997) classifica o modelo de Estágio – e – Portão em três gerações, apresentadas na figura 14.

Primeira Geração Segunda Geração Terceira Geração

Organização Funcional

(departamentalizada) Times multifuncionais

Times multifuncionais auto-gerenciáveis (maior autonomia aos líderes e ao time de projeto)

Visões Foco nos aspectos técnicos do produto Inclusão da preocupação com os aspectos de mercado e manufaturabilidade Inclusão da preocupação com os aspectos de mercado e manufaturabilidade Participação nas decisões Decisões unilaterais (geralmente área técnica)

Pontos de decisão multifuncionais

(participação de todos os envolvidos)

Pontos de decisão multifuncionais, com uma participação forte do time de projeto

Abrangência do processo

Somente estágios de desenvolvimento técnico

Sistema mais holístico, envolvendo desde a geração da idéia e identificação das necessidades do mercado até o lançamento do produto no mercado Sistema holístico Planejamento da

inovação Sem etapa de pré-

desenvolvimento Atividade de pré-desenvolvimento com

uma orientação para estudos de viabilidade do mercado e técnica Além de atividades de pré-desenvolvimento, inclusão de um planejamento do portifólio de produtos, elaboração de propostas detalhadas de projetos e modelos de avaliação de projetos Execução do processo Execução de estágios e atividades de forma seqüencial Processamento paralelo de atividades (engenharia simultânea) Sobreposição de estágios do processo de desenvolvimento de produtos Gerenciamento do

processo Mecanismos de controle somente para os aspectos técnicos

Pontos de decisão: *estruturados- visando avaliar além de aspectos técnicos, o negócio; *estáticos – todas as atividades das fases devem estar concluídas;

Pontos de decisão difusos (decisões podem ser tomadas sem que todas as atividades do estágio anterior estejam concluídas)

Sistema Sistema rígido (todos os projetos devem seguir os mesmos procedimentos)

Sistema rígido e com muitas regras gerenciais de controle.

Sistema flexível com poucas regras (cada projeto pode ter sua própria rota através do processo)

Foco

Recursos dissipados em

muitos projetos Recursos dissipados em muitos projetos

Poucos projetos: priorização. Utilização de

modelos de avaliação de projetos para seleção e alocação de recurso nos projetos potenciais.

Figura 14: Resumo da evolução dos sistemas ‘estágio -e - portão’.

Estas gerações, que o autor se refere, são induzidas pela evolução do ambiente organizacional, devido à competição acirrada, o encurtamento do ciclo de vida dos produtos e a tecnologia, dentre outros.

Por volta de um a um ano e meio após o início da comercialização o projeto é encerrado, e a equipe de desenvolvimento de produto é desfeita e o produto integra-se à linha regular da empresa.

O modelo descrito é genérico, mas serve de esqueleto para desenvolver um modelo customizado para cada organização específica.