O Modelo Genérico do processo de contratação de serviços de TI foi sintetizado a partir da análise comparativa dos modelos eSCM, PrATIco, MPS.BR, PMBoK, COBIT e Gespública e dos requisitos legais relacionados com as contratações de serviços, em especial aqueles que regulam o procedimento licitatório (Lei 8.666/1993, a Lei 10.520/2002 e o Decreto 3.505/2000).
O principal objetivo do Modelo Genérico, neste trabalho, foi servir de arcabouço para a vinculação (categorização temática) dos requisitos legais e jurisprudenciais.
processo de contratação das organizações públicas, embora isto possa ser desenvolvido futuramente. É importante ressaltar que a legislação não estabelece muitos detalhes sobre a seqüência de procedimentos das fases de planejamento institucional, planejamento de TI e planejamento de contratações.
A Figura 13 apresenta o Modelo Genérico do processo de contratação, com seis fases.
Figura 13. Aspecto geral do Modelo Genérico de contratação de serviços de TI Fonte: O Autor
A fase “Seleção e contratação” é representada em tamanho menor porque é essencialmente de responsabilidade da área administrativa nas organizações públicas, e não da área de TI.
As fases “Planejamento Institucional”, “Planejamento de TI” e “Controle e Governança” são incluídas com destaque no Modelo Genérico porque são consideradas fundamentais para se obter alinhamento entre TI e o negócio institucional. Esse alinhamento pressupõe intensa participação da área de TI nessas fases, embora não sejam de sua responsabilidade exclusiva.
No QRN, a fase “Planejamento de TI” foi detalhada para poder receber a vinculação de requisitos legais específicos relacionados com os seguintes temas:
• Organização e estrutura de TI: o Liderança;
o Gestão de pessoal de TI;
o Estratégia de contratação de serviços de TI; • Orçamentação.
A fase “Controle e Governança” foi detalhada para receber o vínculo de requisitos legais relacionados com:”
• Monitoração interna e aprendizado; • Transparência;
• Monitoração externa.
A fase “Seleção e Contratação”, realizada pela área administrativa e não pela área de TI, foi detalhada em:
• Formalização do pedido de contratação; • Seleção;
• Assinatura do contrato.
Figura 14. Detalhamento da fase de planejamento da contratação Fonte: O Autor
A fase “Planejamento da contratação” foi dividida em duas subfases:
• Planejamento Preliminar, cujo propósito é assegurar que a necessidade de contratação esteja bem caracterizada e fundamentada, que é técnica e legalmente viável, que é compatível com as condições e recursos existentes na organização e que é oportuna e conveniente para a organização em termos estratégicos;
• Planejamento Definitivo, cujo propósito é o detalhamento de todos os elementos necessários ao procedimento licitatório (se for o caso), à contratação, e à gestão do contrato resultante. O termo de referência (ou projeto básico) e a minuta do contrato são os produtos do planejamento definitivo.
O Planejamento Preliminar foi dividido nas seguintes etapas:
• Fundamentação do objetivo da contratação, que é quando o alinhamento da contratação com as diretrizes estratégicas deve ser demonstrado, bem como o aval e o compromisso de todos os atores e stakeholders envolvidos. Quanto esses pressupostos não estão presentes, o planejamento da contratação não deve prosseguir;
• Designação da equipe projetista, que deve envolver formalmente as pessoas que participarão do planejamento, assegurando que sejam suficientemente capacitadas e que representem adequadamente os interesses dos stakeholders;
• Definição dos requisitos da contratação, que é o levantamento de requisitos internos (funcionais e não funcionais) e externos que a contratação deve atender para prover o benefício desejado;
• Análise de mercado, cujo objetivo é conhecer as alternativas que o mercado oferece para atender à demanda de contratação em questão;
• Definição do modelo de prestação dos serviços, que é a definição dos resultados requeridos do fornecedor e das atividades necessárias para realizá-los, sua forma de
realização e mensuração e sua compatibilidade com o plano de cargos da organização pública em questão;
• Definição do gestor do futuro contrato, que deve ser escolhido de antemão de modo a participar do detalhamento da contratação e de modo a assegurar que o modelo de gestão do contrato seja factível;
• Análise de impacto da contratação, que é a avaliação da capacidade da organização em assumir as responsabilidades e as conseqüências decorrentes da contratação (impactos orçamentários, financeiros, sociais, políticos, ambientais, culturais, técnicos etc.) e da conveniência e oportunidade da contratação diante das condições de mercado, das características da organização pública cliente e da especificação do problema de negócio a ser resolvido com a contratação;
• Aprovação dos estudos técnicos preliminares, que é a declaração formal da autoridade competente confirmando a existência de todos os pressupostos necessários à contratação e a oportunidade e conveniência de que o serviço demandado seja contratado.
O Planejamento Definitivo da contratação foi dividido nas seguintes etapas:
• Definição do objeto da contratação, quando é sintetizada a frase de declaração do objeto que representará a essência da contratação, e que dará nome ao processo formal, bem como será tornada pública nos sistemas de informação governamentais; • Definição do modelo de remuneração, que é o estabelecimento dos produtos
requeridos da contratação e o seu método de valoração, bem como o fluxo financeiro da contratação, e que condicione o pagamento a resultados efetivos;
• Definição do modelo de seleção de fornecedor, que é a escolha entre licitar ou não licitar, e entre as várias modalidades e tipos de licitação;
• Definição dos critérios de seleção do fornecedor, que é o estabelecimento dos critérios de habilitação para competição, dos critérios técnicos de aceitabilidade ou valoração das propostas técnicas dos licitantes, dos critérios de julgamento do preço ofertado, do critério de julgamento (tipo de licitação: “menor preço”, ou “técnica e preço”, ou “melhor técnica”) e do critério de desempate;
• Definição do modelo de gestão do contrato, que é a definição de todos os procedimentos, papéis e responsabilidades que terão lugar durante a execução contratual, as formas de mensuração e pagamento dos serviços, o tratamento da segurança da informação, da propriedade intelectual, as responsabilidades comerciais, fiscais, trabalhistas e previdenciárias, as cláusulas de apenação e as condições de encerramento do contrato.
• Levantamento e análise de preços de mercado, que é a consulta ao mercado sobre a consistência dos elementos da contratação e sobre a estimativa de preço com orçamento detalhado;
• Análise da economicidade da contratação, que é a avaliação final da oportunidade e conveniência da contratação diante da análise de custo-benefício com base no valor estimado para a contratação;
• Encerramento do planejamento, que é a entrega formal dos resultados do planejamento da contratação pela equipe designada, contendo a minuta do termo de referência (ou projeto básico) e a minuta de contrato.
Figura 15. Detalhamento da fase de gestão contratual Fonte: O Autor
A fase de “Gestão contratual” foi dividida em três subfases:
• Iniciação do contrato, que se presta ao esclarecimento a todos os envolvidos em realizar os benefícios do contrato assinado de todos os detalhes relevantes constantes do edital, da proposta vencedora e do contrato. Cada procedimento deverá ser analisado e aceito, de modo a reduzir os riscos de conflito durante a execução contratual;
• Execução do contrato, que envolve a realização contínua dos procedimentos previstos no modelo de gestão do contrato, de modo a: encaminhar adequadamente as demandas de serviços ao preposto da contratada; monitorar tecnicamente a sua realização; atestar a sua realização mediante a comparação com os critérios de aceitação de serviços previamente estipulados, encaminhando a proposta de pagamento na exata medida dos benefícios auferidos da contratação, monitorar administrativamente o cumprimento de todas as obrigações contratuais e legais; e avaliar os problemas que surgirem durante a execução contratual, avaliando permanentemente a conveniência da continuidade do contrato;
• Encerramento do contrato, quando devem ser executados procedimentos especiais de transição contratual, de modo a garantir a continuidade de serviços e a segurança dos ativos pertencentes ao contratante, principalmente da informação.