O processo de comunicação de informações econômico-financeiras

O escopo da investigação é o processo de comunicação de informações econômico-financeiras, que podem ser as informações operacionais, oriundas de um tratamento não contábil dos registros de cada transação (relatórios de vendas, compras, movimentações de estoque etc.) e também o processo contábil, que integra as informações sobre o negócio.

O processo de comunicação contábil, segundo Moraes, Nagano e Merlo (2004, p. 3-4), atende a todos os requisitos demonstrados no processo geral de comunicação, porém com adaptações. O fluxo da comunicação contábil, voltada ao usuário externo, pode ser abstraído como:

Partindo da ocorrência do Evento Econômico (fonte da informação) o emissor (contador ou funcionário treinado para isso) codifica a mensagem – nesse primeiro processo a codificação se dá no lançamento da partida dobrada (débito/crédito) referente ao evento, disponibilizando a mensagem pelo canal (livros contábeis ou sistemas informatizados) ao receptor (o departamento de contabilidade). No segundo estágio do processo – Demonstrações Contábeis – a fonte de informação se torna o departamento de contabilidade, por meio de seus livros e/ou sistemas, o emissor (nesse caso essencialmente contadores) codifica a informação novamente para sintetizá-la e a disponibiliza pelo canal (Demonstrações Contábeis – Balanço Patrimonial, Demonstração de Resultado do Exercício, DOAR, DFC e outras) para o receptor (usuários dessa informação, normalmente acionistas, investidores e credores). Atualmente o processo ganhou um terceiro estágio, principalmente em companhias de capital aberto, sendo conhecido como os Relatórios Anuais (Annual Reports) onde as demonstrações geradas na codificação anterior se tornam uma nova fonte de informação e o emissor - podendo tanto ser um contador como um profissional da área de finanças – o qual promove uma análise textual da situação financeira da empresa.

Este processo é interativo. Os receptores não são passivos: eles agem, tomam decisões, respondem etc.

Além dos elementos da dimensão funcional dos processos em geral (insumo, atividade e produto), Bueno (2001) acrescenta outros dois elementos: as referências ou normas aplicáveis ao processo e a infra-estrutura necessária para sua execução (pessoas, tecnologia, capital etc.)

Ilustração 8 – Elementos dos processos em geral Fonte: Bueno (2001)

No caso do processo contábil, esses dois outros elementos são as normas que regem a contabilidade (Princípios Contábeis Geralmente Aceitos, Conselhos Regional e Federal, Lei das Cooperativas etc.) e a infra-estrutura utilizada (profissionais da própria empresa ou terceirizados, sistemas contábeis integrados etc.).

Ilustração 9 – Processo de comunicação contábil

As tecnologias necessárias para o tratamento das informações não são, neste trabalho, consideradas agentes da comunicação, mas meios, não havendo, portanto, a preocupação com a comunicação no campo da cibernética, até porque, não se pode relacionar como característica de uma máquina a de ter confiança em algo.

Os sub-processos não envolvendo diretamente seres humanos, como a disponibilização de bancos de dados com informações financeiras, para consumo de outros sistemas, são considerados também como interação social, pois a modelagem da

Atividade Insumo Referência Infra-estrutura Produto Empresa Fatos contábeis Demonstrações Tecnologia da Informação Públicos (receptores) Tratamento das informações (emissor) retroalimentação Princípios contábeis

fonte de informações, o protocolo de comunicação e o tipo de uso da informação no destino são definidos por humanos, embora sejam operados por máquinas.

Para Ilufi (2000, p. 7), que vê o processo contábil no formato origem- mensagem-destino, a contabilidade (origem) é a unidade de comunicação, com a responsabilidade de produzir o que chama de afirmações contábeis (código lingüístico) para os usuários (destino).Para poder comunicar e não apenas informar, a contabilidade deve antes determinar o tipo de mensagem necessária ao usuário, relevante e de alta veracidade.

Quanto à mensagem contábil, Ilufi (2000, p. 7) diz que:

é encontrada ou está contida num mesmo código lingüístico, o que significa que a mensagem é diferente já no momento da emissão dos signos (códigos) para expressá-la. Para entender uma mensagem contábil, é necessário primeiro, interpretar (decodificar) os signos que as mensagens contêm. Portanto, é necessário assinalar que aquilo que é transmitido pela contabilidade a diversos grupos (gerência, acionistas, credores etc.) é uma mensagem codificada aguardando uma interpretação precisa pelo destinatário. Do fato de que em toda mensagem existe a utilização de signos resulta, portanto, o caráter vantajoso do uso da semiótica no processo de comunicação contábil, já que com isto se consegue que os códigos utilizados sejam comuns ao emissor e ao receptor. Lamentavelmente, isto não ocorre com freqüência na contabilidade, porque os códigos usados estão pensados para aqueles que dominam a linguagem contábil, o que exclui um grande número de leitores interessados nos informes contábeis.

A informação contábil é passível de diversos problemas de compreensão e comunicação. Dentre eles, está o problema da necessidade de conhecimento contábil prévio, pois os sistemas tradicionais de contabilidade possuem um alto grau de significado semântico, por meio de tabelas, codificações contábeis e organização da informação. Pessoas que não possuem esse conhecimento têm sua capacidade de absorção da informação extremamente reduzida (DUNN e GRABSKI, 2000).

De acordo com Solomon e Flores (2002, p. 18):

O problema da confiança pode ser, acima de tudo, uma questão de compreensão, mas tal compreensão só é significativa com a busca de uma prática, de uma rotina do dia-a-dia, de um modo de ser – ou, para as organizações ou nações, com a busca do desenvolvimento de instituições de confiança.

Também no tocante à forma, a contabilidade apresenta problemas de compreensão. Sistemas de registro baseados em contas e contra-partidas

(Débito/Crédito), amplamente utilizados, são apontados como não sendo semanticamente expressivos, por não refletirem de forma compreensiva os fenômenos do mundo real (DUNN e GRABSKI, 2000).

Segundo Moraes, Nagano e Merlo (2004, p. 4), os problemas apresentados na comunicação contábil estão associados a três etapas do processo:

• Ruídos: no processo contábil, os problemas de ruído são associados essencialmente a falhas técnicas referentes ao canal, como, por exemplo, problemas nos sistemas informatizados;

• FeedBack: na contabilidade, existem poucas formas de medir o feedback sobre a comunicação em si, mesmo com estudos que demonstram a relevância da informação contábil, principalmente no mercado de capitais, onde é possível observar a relação informação versus preço. Ainda assim, é muito difícil verificar quais etapas do processo estão sendo falhas;

• Codificação: gerador da maior parte dos problemas de compreensão da mensagem transmitida pela contabilidade, o problema da codificação recai sobre a teoria da comunicação (pragmática, semântica e sintaxe). Em grande parte, o sucesso da codificação está na capacidade do emissor em interpretar os eventos e codificá-los de uma maneira que o receptor, ao inverter o processo e decodificar a mensagem, obtenha a mesma interpretação. Para tanto é necessário que haja a correspondência entre realidade e mensagem, e que os possíveis significados da mensagem entre o emissor e receptor sejam os mesmos. Para isso é abordada a semiótica na Contabilidade.

Segundo Cropley (apud Moraes, Nagano e Merlo, 2004), o objetivo da semiótica é relacionar qual significado um determinado signo – uma representação gráfica (imagem, desenho), ou textual (palavras) – é capaz de gerar no agente que o observa. Decorre daí a importância do estudo da semiótica na contabilidade, principalmente na codificação, pois, se o emissor quer informar ao receptor, é necessário que utilize um padrão semiótico comum para a mensagem.

Para Moraes, Nagano e Merlo (2004),

as empresas interpretam os eventos econômicos (semântica) e os registram de acordo com as normas de contabilidade (sintaxe), codificando os registros

contábeis sob a forma das Demonstrações Contábeis (signos) que são disponibilizadas aos usuários (observadores) e que motivam estes a realizarem interações com as empresas, auxiliando a sua tomada de decisão (pragmática).

Porém, os signos nem sempre despertam a mesma percepção em diferentes observadores, causando falhas na comunicação. Isso pode ocorrer em alguns conceitos contábeis, como os conceitos de “Justo e Verdadeiro” (conceito internacional de “The True and Fair View”), que podem ser relativos, em função das diferenças semióticas entre países e também das questões históricas e culturais (CUNNINGHAM, apud MORAES, NAGANO E MERLO, 2004).

Diferentes grupos de usuários podem apresentar diferentes interpretações de um mesmo signo. É o caso do ROI (return on investiment), que passou a ser utilizado para desenvolvimento de políticas internas da empresa, transformando-se de "estimador de investimentos em um instrumento administrativo de motivação para os administradores de operações, mostrando que cada divisão poderia influir no resultado global da companhia” (LABOURET, apud MORAES, NAGANO E MERLO, 2004).

Portanto, a semiótica na contabilidade é de extrema importância para a eficiência do processo de comunicação.

O problema da comunicação é universal e atinge todas as áreas de conhecimento humano, principalmente no tocante a compreensibilidade da informação a ser transmitida. Assim, sendo a Contabilidade uma ciência que tem por objetivo fundamental prover informação à tomada de decisão em diversos níveis, tanto interna quanto externamente às instituições, pode ser vista como ferramenta de gestão e principal linguagem de comunicação dos fatos econômicos e da influência direta nas atividades empresariais (MORAES, NAGANO, MERLO: 2004, p. 1).

Mesmo que parte dos Relatórios Anuais seja transmitida no formato textual, não existe a garantia de compreensão da informação contábil. Pelo contrário, como esses relatórios são feitos por Contadores, ou por pessoal da área contábil, e direcionados para usuários com reduzidos conhecimentos contábeis, podem ocorrer falhas no processo de comunicação (MORAES, NAGANO, MERLO: 2004, p. 2).

A Teoria da Contabilidade como uma Linguagem mostra o papel de cada um dos três componentes da linguagem (HENDRIKSEN e BREDA, apud MORAES, NAGANO, MERLO: 2004, p. 3):

• A Sintaxe – estudo da lógica ou gramática da linguagem, detém-se quase que exclusivamente de aspectos mais técnicos da comunicação, para que esta possua a estrutura necessária à compreensão;

• A Semântica – estudo do significado da linguagem, tem por objetivo observar o significado específico que a informação transmitida gera a cada um dos receptores, estabelecendo a relação semiótica da comunicação;

• A Pragmática – estudo do efeito da linguagem, costuma ser o foco principal dos estudos em contabilidade, uma vez que se a informação contábil desempenha seu papel de informar, o resultado da função pragmática será observado na resposta do receptor.

Em consonância com a NBC T 1 (CFC, 1995), a informação contábil deve ter os seguintes atributos:

• Confiabilidade: é o atributo “que faz com que o usuário aceite a informação contábil e a utilize como base de decisões”. Tem como fundamentos a veracidade (informações sem erros ou vieses, e que sejam elaboradas de acordo com princípios e normas contábeis), completeza (“compreender todos os elementos relevantes e significativos sobre o que pretende revelar ou divulgar”) e pertinência do seu conteúdo (conteúdo de acordo com a respectiva denominação ou título);

• Tempestividade: “a informação contábil deve chegar ao conhecimento do usuário em tempo hábil, a fim de que este possa utilizá-la para seus fins”, mantendo-se a periodicidade;

• Compreensibilidade: “a informação contábil deve ser exposta da forma mais compreensível possível ao usuário que se destine”. Presume-se que

o usuário disponha de conhecimentos de Contabilidade e dos negócios e atividades da entidade, em nível que o habilite ao entendimento das informações colocadas à sua disposição, desde que se proponha a analisá-las, pelo tempo e com a profundidade necessários.

A eventual dificuldade ou mesmo a impossibilidade de entendimento suficiente das informações contábeis por algum usuário jamais será motivo para a sua não-divulgação.

Trata-se de uma presunção que coloca toda a responsabilidade de compreensão para o receptor. Porém, o contador deve instruir o usuário

sobre as bases do que está sendo comunicado, sob pena de não se viabilizar uma comunicação eficaz;

• Comparabilidade: deve permitir o “conhecimento da evolução de uma determinada informação ao longo do tempo, numa mesma entidade ou em diversas entidades, ou a situação destas num momento dado”, visando conhecer suas posições relativas.

A Teoria da Ação Comunicativa, de Jürgen Habermas, ratifica a confiabilidade e a compreensibilidade, como atributos necessários para a eficácia do processo de comunicação. A confiabilidade aparece no discurso de Habermas como um dos “pressupostos para a existência da situação ideal de diálogo entre os interlocutores”. (Moreira e Vasconcelos, 2007).

Para Habermas (apud Moreira e Vasconcelos, 2007) a democracia (necessária em empreendimentos autogestionários) é fundamentada por um discurso constituído por duas premissas: “o uso de uma linguagem e a compreensão dos interesses mútuos”. Para que a linguagem seja uma premissa, ela deve ser clara, partilhada e difundida.

Porém, o uso correto das palavras só ocorrerá quando for abandonada a razão instrumental ou estratégica, que visa o máximo domínio e aproveitamento do mundo e da natureza, e for utilizada a racionalidade comunicativa, que usa o conhecimento de modo dialógico, visando o entendimento.

De acordo com Moraes (apud Moreira e Vasconcelos, 2007), a Teoria da Ação Comunicativa, de Habermas, está justificada em quatro níveis de validade, relacionados a um processo de comunicação eficaz:

• Inteligibilidade do que é dito; • Veracidade do que é dito;

• Justificação do emissor, por “certos direitos sociais ou normas que são invocadas no uso de idioma”;

• Sinceridade no que é dito, sem tentar enganar o receptor. Desse ponto decorre “uma inspiração ética alicerçada na transparência como um dos princípios da comunicação”.

De acordo Dias Filho (2001), para que a informação contábil seja melhor aproveitada, são necessárias algumas características básicas, tais como a comparabilidade, objetividade, compreensibilidade, oportunidade e relação favorável entre o custo e os benefícios dela esperados.

O diagrama a seguir mostra essas características, com sua utilidade e principais componentes:

Ilustração 10 – Uma hierarquia de qualidades em Contabilidade (SFAC 2) Fonte: Dias Filho (2001, p. 17)

Responsáveis pela tomada de decisões e suas características (por exemplo, entendimento da

informação ou conhecimento prévio) Usuários de

informações contábeis

Benefícios > Custos

Compreensibilidade

Utilidade para a tomada de decisões

Relevância Confiabilidade Oportunidade Valor Preditivo Valor como Feedback Restrição geral Qualidades específicas a usuários Principais qualidades específicas a decisões Comparabilidade (incluindo consistência) Neutralidade Verificabi- lidade Fidelidade de Representação Elementos das qualidades principais Materialidade Limite de reconhecimento Qualidades secundárias e interdependentes

Para Ribeiro, Ribeiro Filho e Fragoso (2003, p. 3), somente a veracidade da base de dados não é garantia para o êxito do processo de comunicação. É necessário que esses dados estejam numa linguagem inteligível. Assim, o contador deve fazer um esforço para que sua intenção de uma melhor comunicação seja percebida pelos usuários, valendo-se de técnicas complementares de evidenciação, como o uso de representações gráficas.

Para Smith e Bain (apud Ribeiro, Ribeiro Filho e Fragoso, 2003, p.3-4), os gráficos ajudam a clarificar a apresentação de dados, a obter mais exatidão e aumentar a capacidade dos gerentes em tomarem melhores decisões. “Os gráficos que oferecem comparações ou ilustram tendências são geralmente os mais úteis”.

Mesmo assim, ocorrem dificuldades. Segundo Pereira, Fragoso e Ribeiro Filho (2004, p. 12), conforme pesquisa com 41 empresas em Florianópolis e Recife, as principais razões para a não utilização ou subutilização de demonstrativos contábeis foram:

• Informações não totalmente confiáveis;

• Informação entregue com atraso (contabilidade terceirizada);

• Proprietário da empresa toma as decisões sem utilizar os demonstrativos contábeis;

• Utilização do lucro presumido (falta de incentivo para o registro); • Controles extracontábeis mais eficientes;

• Falta de conhecimento para avaliar o conteúdo dos demonstrativos; • Falta de detalhes dos números apresentados;

Os métodos alternativos aos demonstrativos contábeis são: Planilhas e Gráficos, Relatórios de Faturamento, Margem de Lucro, Fluxo de Caixa, Ponto de Equilíbrio, Mapa de Vendas dos últimos períodos, Controle de notas fiscais, Controle das notas de estoque etc. Segundo Pereira, Fragoso e Ribeiro Filho (2004, p. 13), a apresentação das informações contábeis por meio de representações gráficas obteve os seguintes comentários positivos: mais fácil e simples de compreender e interpretar; mais analítico; complementa forma usual, mais fácil de comparar resultados etc. Porém, houve quem dissesse que da forma usual era melhor: as demonstrações ficavam mais específicas; as análises horizontais e verticais eram mais úteis; são cópias dos balanços, não trazendo informações novas etc.

Para Fuji e Slomski (apud Pereira, Fragoso e Ribeiro Filho, 2004, p. 5), segundo pesquisas realizadas no Brasil e Estados Unidos, a linguagem contábil e suas terminologias, notadamente nas notas explicativas, não são suficientemente compreensíveis aos usuários, possuindo alcance limitado, com efeitos adversos sobre o processo de análise, interpretação e, conseqüentemente, na otimização de resultados.

Para saber se o processo de comunicação está obtendo êxito, ou seja, se está reduzindo a incerteza, é necessário determinar a validade da informação contábil, que não pode ser feita senão medindo o nível de incerteza do usuário entre dois momentos: antes e depois de receber a mensagem (DIAS FILHO, 2000, p.46).

Para Michels (2000), a informação pode alterar comportamentos. Para que os associados das cooperativas não se sintam enganados, deve-se mostrar a verdadeira situação econômica e financeira da sociedade, provocando um relacionamento mais estreito e emocional, tornando a cooperativa um reflexo da cultura, crença, valores e normas dos associados. Porém, o estreitamento das relações só é possível se o sistema de informação contábil for confiável.

A maior parte das pesquisas sobre demonstrações financeiras ainda enxerga a contabilidade como um fenômeno técnico e neutro, melhor alcançado com metodologias baseadas na modelagem e previsão das reações do mercado aos padrões e características do material divulgado. Também persiste a crença na naturalidade dos mercados, na preeminência dos mecanismos impessoais de preços, e no papel da contabilidade como um mecanismo independente de comunicação financeira. Ao invés disso, a contabilidade pode ser concebida como participante da construção social da realidade (PARKER, 2007, p. 40).