C ONSIDERAÇÕES SOBRE AS CARACTERÍSTICAS E COMPETÊNCIAS ORGANIZACIONAIS DAS UNIDADES DE INFORMAÇÃO

Como unidades que fazem parte de um sistema complexo e interligado, as UIs dos Tribunais Superiores do Poder Judiciário foram analisadas sob o ponto de vista sistêmico e gerencial, considerando o contexto ambiental e os sistemas intermediários em que estão inseridas, baseando-se nos fundamentos teóricos preconizados por Prestes e Bulgacov (1999) e Amaral (1989). Dessa forma, foram reunidas as principais informações necessárias para o conhecimento das competências organizacionais dessas UIs, conforme orientações de Carbone et al. (2006), tendo como base as características, necessidades e objetivos dos Tribunais Superiores em meio ao sistema organizacional do Poder Judiciário.

Entre os fatores do ambiente externo que influenciavam cada Tribunal Superior houve certa unanimidade dos gerentes entrevistados em relatar que todos os fatores (políticos, tecnológicos, legais, sociais, econômicos, culturais e ecológicos) influenciavam suas organizações mantenedoras. A unanimidade não ocorreu em relação à opinião dos gerentes sobre a influência desses mesmos fatores sobre as UIs. Apesar de os gerentes acreditarem que a maioria dos fatores influenciava suas UIs, os fatores tecnológicos foram os mais destacados. Tal importância deve-se ao fato de as tecnologias influenciarem diretamente os processos de organização, representação e disseminação da informação, intrinsecamente relacionados à principal função das UIs. Algumas das vantagens do uso das tecnologias nas UIs apontadas pelos gerentes foram: facilitar a promoção da informação para pessoas estejam elas nos mais diversos lugares; melhorar a qualidade dos serviços prestados e agilizar o processo de registro, controle e recuperação da informação.

O Quadro 9 expõe os fatores do ambiente externo apresentados aos gerentes das UIs no roteiro de entrevista relacionados ao número de gerentes que os consideraram:

Fatores do ambiente externo Número gerentes Legais 4 Políticos 2 Econômicos 0 Ecológicos 1 Sociais 3 Tecnológicos 5

Quadro 9: Fatores do ambiente externo que influenciam as UIs dos Tribunais Superiores

O fator econômico não foi considerado por nenhum dos gerentes, pelo fato de possuir maior influência sobre a organização como um todo e não especificamente em relação às UIs. Apesar disso, acredita-se que este fator exerce grande influência sobre as UIs já que mudanças de ordem econômica, principalmente no que se relaciona ao repasse de verbas, podem afetar diretamente na aquisição de materiais, na melhoria do espaço físico e até mesmo na remuneração dos colaboradores dessas unidades.

Duas UIs estavam em fase de discussão e aprovação de seus planejamentos e diretrizes, portanto não tinham documentos publicados no momento da realização desta pesquisa. Aquelas que não possuíam documentos sobre o planejamento porque estavam em fase de sua elaboração, os seus gerentes acreditavam que seria necessário desenvolvê-los em conjunto com os membros das equipes de trabalho. Na opinião de um dos gerentes, o planejamento estratégico da organização mantenedora é pouco difundido para as diversas unidades componentes do sistema organizacional como um todo.

As UIs pesquisadas disponibilizavam, pelo menos, quatro tipos distintos de produtos para os usuários. Uma delas não informou no seu website ou em outra fonte de informação sobre os produtos de informação disponíveis para serem utilizados. Houve grande variação entre os tipos de produtos de informação que eram oferecidos, embora as “novas aquisições de materiais” fosse mais comumente oferecido.

Com relação aos serviços não havia grande variação entre os oferecidos pelas UIs, já que praticamente todas ofereciam os serviços de empréstimo, renovação, pesquisa e intercâmbio de publicações. Nenhuma das bibliotecas informou sobre a oferta de serviços de disseminação seletiva da informação (DSI).

Para a promoção dos seus produtos e serviços, as UIs desenvolviam atividades distintas. As mais comuns eram a promoção nas páginas da Internet e da Intranet e a publicação de informações nos jornais ou informativos internos editados pelas suas organizações mantenedoras.

Entre os meios utilizados para manter o processo de comunicação com os usuários, o e-mail era utilizado por todas as UIs, seguido pelo atendimento presencial dos usuários no balcão de referência e pelas páginas das UIs na Internet e nas Intranets. Na opinião de dois gerentes, os veículos de comunicação utilizados estavam atendendo bem às demandas, não sendo necessário desenvolver ou investir em novos meios. Para os demais gerentes era preciso investir em novos meios como blogs e chats de discussão para o aperfeiçoamento deste processo.

Sobre os recursos que merecem maior destaque no momento do processo administrativo um dos gerentes afirmou que todos eram importantes para a manutenção da UI. Os outros gerentes destacaram alguns recursos, conforme apresentado no Quadro 10 a seguir:

Quadro 10: Opinião dos gerentes sobre o tipo de recurso da UI em destaque no processo administrativo

Como se pode perceber com a visualização do Quadro 10, os recursos humanos e informativos apresentaram unanimidade de citação, fato que demonstra a preocupação dos gerentes com as questões relativas à gestão de equipes e de todos os aspectos que envolvem a gestão de pessoas em UIs e logicamente com a gestão da informação, principal objetivo das UIs nos contextos organizacionais em que atuam.

Conhecidas as principais características das UIs dos Tribunais Superiores do Poder Judiciário e identificadas as competências organizacionais dessas UIs no contexto ambiental em que atuam, foi possível reunir informações para possibilitar a identificação das competências gerenciais necessárias para cumprir as competências organizacionais das UIs pesquisadas, consideradas na análise ambiental realizada

Recursos Número de gerentes que opinaram

Humanos 5

Financeiros 4

Materiais 2

Informativos 5

como sistemas organizacionais específicos de suas organizações mantenedoras, os Tribunais Superiores, considerados como sistemas organizacionais intermediários do sistema organizacional maior, o Poder Judiciário Brasileiro.

6.3 IDENTIFICAÇÃO DAS COMPETÊNCIAS GERENCIAIS NECESSÁRIAS PARA O CUMPRIMENTO