Perspectiva Aprendizagem e Crescimento

A perspectiva aprendizagem e crescimento e seus elementos de análise foram pesquisados a partir da percepção dos usuários da gestão de documentos, arquivistas e gestores. Constatou-se que a universidade oferece cursos de capacitação dentro da instituição para o aperfeiçoamento dos servidores e incentiva o aprendizado financiando eventos fora dela, contudo dificilmente são disponibilizados dentro da instituição cursos voltados para gestão documental. A partir das entrevistas, foi possível verificar que nenhum entrevistado cursou internamente capacitação voltada à gestão documental, por outro lado constata-se que a instituição financiou participações em congressos, seminários e outros eventos voltados à área arquivística, conforme trechos a seguir:

Congressos, eventos de GED. Essas capacitações foram bancadas pela universidade (Arquivista 1).

Já participei de capacitação dentro da universidade e eventos, congressos e seminários de arquivologia fora da instituição, mas pagos por ela (Arquivista 2).

Cursos de capacitação dentro da universidade e congressos, eventos, seminários, mesa redonda incentivados por ela (Arquivista 3).

Vários cursos de capacitações (redação oficial, word, Solar) e eventos, congressos, seminários financiados pela instituição (Arquivista 4).

Alguns arquivistas destacam a necessidade de conscientização e capacitação dos usuários em relação aos processos da gestão documental. O Arquivista 4, por exemplo, refere- se à conscientização relacionada ao processo de avaliação documental: “Poderiam utilizar o Solar [sistema de gestão documental] para conscientizar os servidores da importância da avaliação documental e os problemas que uma má avaliação pode causar”. Da mesma forma, o Arquivista 2 argumenta “que para melhorar o desempenho da avaliação documental é necessário aumentar os investimentos destinados à capacitação nesta área”.

Para os Arquivistas (2, 3 e 4) e os Usuários (1, 2 e 3), as capacitações realizadas dentro da instituição estão voltadas para as atividades administrativas: word, excel, redação oficial e direito administrativo. Com relação aos sistemas de TI, os Arquivistas e Usuários realizaram a capacitação dos sistemas de gestão documental em uso. Entretanto, é destacado pelo gestor de TI a necessidade de aprimoramento nas capacitações para uso do sistema e da conscientização em relação aos seus objetivos. Esta ação, segundo o gestor, contribuirá para minimizar a resistência ainda existente, por parte de alguns usuários, e reduzir o consumo do papel.

Outro problema comentado nas entrevistas foi em relação à falta de integração dos profissionais de TI com os profissionais da área de gestão documental. Como lembram Palmieru e Branco (2004), no trabalho integrado, as ações de um participante favorece o alcance do objetivo de ambos. O trabalho integrado dos profissionais de TI com os profissionais da GD é essencial para o melhor desempenho da gestão de documentos. Os relatos que seguem mostram esta deficiência.

O trabalho deveria ser mais integrado entre servidores de arquivo e TI, e acho que a parte de TI deveria considerar mais as dúvidas e reinvindicações da área arquivística, pois considero que não há por muitos servidores da TI uma preocupação em longo prazo, no sentido da preservação dos documentos (Usuário 3).

Os profissionais de TI não têm interesse em realizar um trabalho integrado (Arquivista 4).

Não há uma conversa, uma discussão entre a TI e os profissionais que geram essa documentação e quando você questiona alguma coisa você não obtém resposta. Por isso tanta deficiência na área arquivística (Arquivista 3).

Os arquivistas já procuraram algumas vezes os servidores de TI, mas eles não mostram interesse em realizar um trabalho integrado. Eles fazem do jeito deles sem consultar normas, leis e procedimentos arquivísticos (Arquivista 1).

O gestor de TI argumenta que foi realizado um contato com o Arquivo Central, no início do ano de 2017, para o aprimoramento do sistema em uso. Conforme o gestor, os servidores da área de TI realizam um trabalho integrado com a Administração Central, o Arquivo Central é subordinado a Pró-reitoria de Administração, buscando solução de problemas encontrados, como ilustram as suas palavras:

Acredito que isso tenha mais relação com o perfil de cada servidor do que com a cultura da coordenadoria. Eu como coordenador, estou sempre incentivando o trabalho em equipe e o compartilhamento das informações, mas percebo que uns tem maior dificuldade do que os outros. Observo também que existe maior cooperação no sentido de procurarem soluções de softwares desenvolvidas dentro da universidade do que softwares terceirizados (Gestor de TI).

Outro ponto apontado foi o fato dos arquivistas pouco compartilharem informações e conhecimentos entre si, conforme descreve o Arquivista 2: “Os arquivistas lotados no Arquivo Central sim, mas não existe esse compartilhamento de informações com os arquivistas lotados nos arquivos setoriais.” O Usuário 1 observa que não existe a cultura de cooperação na universidade e reforça a importância de oferecer cursos que tratem do compartilhamento da informação e trabalho integrado, segundo ressaltado pelo entrevistado: “Na maioria dos setores você não encontra isso, imagina fora dos setores. É necessário realizar um trabalho em toda a universidade para que isso ocorra com mais frequência” (Usuário 2). Como destaca Lopes (2013), o trabalho integrado e o compartilhamento da informação gera eficiência na implementação de políticas de gestão documental, servindo de base para o desenvolvimento de todos os serviços de gestão documental a serem disponibilizados no âmbito institucional.

Com relação aos softwares, utilizados identificou-se que os mesmos atendem parcialmente os requisitos da gestão documental. Uma análise detalhada do apoio dos sistemas em uso ao desempenho da gestão documental é apresentada na seção 4.3. Quanto aos hardwares utilizados, os entrevistados apontaram insatisfação com os equipamentos de informática: computadores, scanners, rede, impressora.

Os computadores estão velhos e precisam ser substituídos, porém a universidade argumenta que não há recursos financeiros. O arquivista que entrou em dezembro está sem computador para trabalhar (Arquivista 1).

Esses equipamentos não suprem a necessidade e isso tem causado problemas atualmente. Os computadores e scanners deste setor encontram-se quebrados, mas já está prevista a aquisição de novos equipamentos (Arquivista 2).

No meu setor, os computadores estão velhos e bem danificados e a rede está sempre em manutenção (Arquivista 4).

Recebi computador novo no ano passado, mas a impressora é um pouco antiga e vive travando (Usuário 2).

Os trechos acima evidenciam a necessidade de aquisição e atualização dos hardwares da universidade que são considerados defasados pelos Arquivistas e Usuário 2.

Em relação à infraestrutura física, o arquivista 1 ressalta que o Arquivo Central foi reformado em 2012, ampliando seu espaço físico e melhorando as condições de trabalho e que, atualmente, possui uma estrutura física adequada. Contudo, a localização do Arquivo Central é vista como um dificultador, como explica o Usuário 2: “Outra coisa que interfere no trabalho integrado é a localização do Arquivo Central que fica longe de todos os departamentos administrativos”. De forma similar, outros entrevistados também comentam sobre a localização dos arquivos:

O Arquivo Central é muito longe da administração central. Ele deveria ficar no prédio da reitoria. Localização do arquivo setorial está ótima (Usuário 1).

O arquivo deveria ficar perto da reitoria para facilitar o acesso, transferências e recolhimentos de documentos (Arquivista 1).

O arquivo setorial se encontra em local diferente do departamento. Então, os servidores vão toda hora ao arquivo buscar documentos. Isso faz com que o trabalho fique lento. A localização do Arquivo Central também não acho boa porque é muito longe da administração central (Usuário 3).

“A escolha do local de um arquivo deve levar em consideração a ambiência adequada para a preservação dos acervos e o desenvolvimento de suas funções como um todo. Nesse sentido, é também necessário assegurar facilidades de acesso e comunicação” (ARQUIVO NACIONAL, 2000), o que precisa ser melhorado de acordo com os usuários e arquivistas entrevistados.

Além da localização do arquivo central, alguns entrevistados também apontaram deficiências na infraestrutura dos arquivos setoriais e a necessidade de melhorias, como denotam estes relatos.

Este arquivo setorial necessita de ampliação do espaço físico. Ele é muito pequeno para trabalhar e receber pesquisador (Arquivista 2).

Ampliação do espaço destinado ao arquivo é essencial para realizar as atividades com mais rapidez e eficiência (Arquivista 3).

O espaço físico no qual a documentação acadêmica se encontra é insalubre. O prédio está bastante velho, escuro, não tem banheiro no local e comprometido, por causa do peso da documentação. [...] É necessário construir um prédio para o arquivo do departamento (Arquivista 4).

O Arquivo Central necessita com urgência a instalação de ar condicionado em todos os seus ambientes (Usuário 1).

Ressalte-se ainda que essas melhorias preveem melhores condições de trabalho para os arquivistas, conservação da documentação e atendimento da satisfação dos usuários.

O Quadro 21 apresenta resumidamente a percepção dos usuários quanto ao desempenho da gestão documental na perspectiva aprendizagem e crescimento.

Quadro 21 – Desempenho da gestão documental: perspectiva aprendizagem e crescimento. ELEMENTOS

DE ANÁLISE

DESEMPENHO DA GESTÃO DOCUMENTAL (Síntese da percepção dos usuários)

Capacitação

- A universidade oferece cursos de capacitação dentro da instituição para o aperfeiçoamento dos servidores e incentiva o aprendizado financiando eventos fora dela.

- Não são oferecidos dentro da instituição cursos voltados para gestão documental.

- Os arquivistas e usuários realizaram a capacitação dos sistemas de gestão documental em uso.

- Há ainda necessidade de aprimoramento nas capacitações para uso do sistema e da conscientização em relação aos seus objetivos.

Cultura de Cooperação

- Há falta de integração dos profissionais de TI com os profissionais da área de gestão documental visando a realização de um trabalho integrado.

- Há necessidade de maior compartilhamento de informações e conhecimentos dentro dos setores e entre os setores (por exemplo, entre os profissionais da informação, entre estes e os usuários, entre os usuários)

Tecnologias - Os hardwares da universidade são considerados “defasados” e “danificados” e não suprem as necessidades.

- Os softwares utilizados suprem parcialmente as necessidades da gestão documental.

Infraestrutura física

- Localização do Arquivo Central é apontada negativamente. - Estrutura física do Arquivo Central é considerada parcialmente adequada.

- Os arquivos Setoriais precisam de várias melhorias nas suas instalações.

Fonte: elaborado pela autora, 2017.