UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA SILVIA CINTRA BORGES MORAIS
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E DESEMPENHO DA GESTÃO DOCUMENTAL: O CASO DE UMA UNIVERSIDADE FEDERAL
Florianópolis 2017
SILVIA CINTRA BORGES MORAIS
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E DESEMPENHO DA GESTÃO DOCUMENTAL: O CASO DE UMA UNIVERSIDADE FEDERAL
Trabalho de Dissertação apresentado ao Curso de Mestrado em Administração da Universidade do Sul de Santa Catarina como requisito parcial à obtenção do título de Mestre em Administração.
Florianópolis, 29 de junho de 2017
___________________________________________ Clarissa Carneiro Mussi, Prof. Drª (orientadora)
Universidade do Sul de Santa Catarina
___________________________________________ Mauricio Andrade de Lima, Prof. Dr
Universidade do Sul de Santa Catarina
__________________________________________ Marli Dias de Souza Pinto, Prof. Drª
Dedico à minha família por lutarmos juntos por um País menos desigual.
AGRADECIMENTOS
Às minhas meninas, Olívia e Lina, por deixarem a minha vida mais leve, colorida e
cheia de amor.
Ao meu marido, Tailor, pelo carinho, companheirismo e lutas.
Aos meus pais, José Adalberto e Maria Lúcia, pelo amparo de sempre e por me
ensinarem a questionar as perversidades do mundo.
Aos meus irmãos, cunhados e sobrinhos pelos momentos felizes e alegres que
passamos juntos.
Aos meus primos Martina, Junior e Natália pelo carinho, amizade e apoio na
realização desse trabalho.
Aos meus amigos, Cristiano e Iuri, pela amizade sincera e apoio na realização
desse trabalho.
Ao meu colega de trabalho, Reinoldo, pela ajuda nos momentos que eu precisei.
À Universidade e à Ezmir, pela compreensão e incentivo na realização desse
trabalho.
À minha orientadora, professora Clarissa, por dividir comigo seus conhecimentos
e me incentivar a cada momento.
Ao professor Mauricio, por todo apoio para conclusão deste trabalho e por aceitar
o convite de participar da Banca Examinadora.
À professora Marli, pelas contribuições neste trabalho e por aceitar o convite de
participar da Banca Examinadora.
Aos professores do Programa de Pós-Graduação em Administração da Unisul pela
dedicação e por passarem seus conhecimentos.
Aos servidores da universidade que me receberam muito bem e responderam a
todas as minhas perguntas com muita boa vontade.
RESUMO
Esta pesquisa investigou a percepção de gestores e usuários sobre a influência da tecnologia da informação no desempenho da gestão documental em uma universidade federal. A estrutura conceitual de análise foi guiada pelos fundamentos do Balanced Scorecard (BSC). Metodologicamente, a pesquisa caracterizou-se como qualitativa, do tipo estudo de caso. Entrevistas semiestruturadas, observação participante e pesquisa documental foram utilizados para a coleta dos dados. A análise dos dados seguiu os procedimentos de codificação e categorização. Como resultado, identificou-se um amplo espectro de possibilidades de contribuição da tecnologia da informação ao desempenho da gestão documental. De forma geral, estas possibilidades estão relacionadas à satisfação dos usuários, à qualidade dos processos da gestão documental, à capacidade de aprender, inovar e melhorar a gestão documental e à otimização dos recursos financeiros da gestão documental e consequentemente da organização. Na universidade pesquisada, esta contribuição é parcial e incipiente. A maximização do apoio da tecnologia da informação ao desempenho da gestão documental depende de questões de natureza humana e social, além daquelas de ordem tecnológica.
Palavras-chave: gestão documental, arquivo, desempenho, tecnologia da informação, balanced scorecard.
ABSTRACT
This research investigated the perception of managers and users about the influence of information technology on the performance of documentary management at a federal university. The conceptual framework of analysis was guided by the foundations of the Balanced Scorecard (BSC). Methodologically, the research was characterized as qualitative, of the case study type. Semi-structured interviews, participant observation and documentary research were used to collect the data. Data analysis followed coding and categorization procedures. As results, a broad spectrum of possibilities of contribution of the information technology was identified to the performance of the documentary management. In general, these possibilities are related to user satisfaction, the quality of document management processes, the ability to learn, innovate and improve document management and optimization of the financial resources of document management and, consequently, the organization. At the research university, this contribution is partial and incipient. The maximization of the support of information technology to the performance of documentary management depends on human and social questions, besides those of a technological nature.
Keywords: document management, archive, performance, information technology, balanced scorecard.
LISTA DE SIGLAS
ALX - Sistema de Gestão de Materiais e Almoxarifado AN - Arquivo Nacional
BSC - Balanced Scorecard CI - Ciência da Informação
CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos CPA - Processos Administrativos Digitais
CTDE - Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos EC - Comissão Europeia pela Cornwell Affiliatesplc EI - Engenharia da Informação
GD - Gestão de Documentos Arquivísticos
GEAD - Gestão Eletrônica de Documentos Arquivísticos GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos
GI - Gestão da Informação
ICP-Brasil - Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira IES – Instituições de Ensino Superior
IFES - Instituições Federais de Ensino Superior
MoReq - Modelo de Requisitos para Sistemas Eletrônicos de Gestão de Processos e Documentos
PROAD - Pró-Reitoria de Administração
RDC-Arq - Repositório Arquivístico de Documentos Digitais Confiável SCL - Sistema de Gestão de Compras e Licitações
SGAE - Sistema de Gerenciamento de Arquivos Eletrônicos SGDE - Sistema de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos SI - Sistemas de Informação
SIAFI - Sistema Integrado de Administração Financeira
SIGAD - Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos SINAR - Sistema Nacional de Arquivos
SIP - Sistema de Gestão Patrimonial
SOLAR - Solução Integrada para a Gestão Pública SPA - Sistemas de Processos Administrativos TI - Tecnologia da Informação
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 - Estrutura do Balanced Scorecard ...50 Figura 2 - Funcionalidades da plataforma Solar...98
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 - Atividades da Gestão Documental...26
Quadro 2 - Diferenças entre documento arquivístico e documento arquivístico digital...33
Quadro 3 - Diferenças entre SGDE e SIGAD/SGAE...34
Quadro 4 - Perspectivas do BSC adaptadas ao setor público...52
Quadro 5 – Participantes da pesquisa...57
Quadro 6 - Perspectiva de análise e perguntas norteadoras...59
Quadro 7 - Perspectiva de análise e objetivos e suas relações de causa e efeito...61
Quadro 8 - Perspectiva usuário: elementos de análise constituintes...62
Quadro 9 - Perspectiva processos internos: elementos de análise constituintes...64
Quadro 10 - Perspectiva aprendizagem e crescimento: elementos de análise constituintes...66
Quadro 11 - Perspectiva financeira: elementos de análise constituintes...66
Quadro 12 - Relação participantes da pesquisa e perspectivas de análise...68
Quadro 13 - Estrutura geral do roteiro de entrevista semiestruturada...68
Quadro 14 - Pesquisa A: eixos e palavras-chave...70
Quadro 15 - Pesquisa A: combinações de palavras-chave...70
Quadro 16 - Pesquisa B: eixos e palavras-chave...71
Quadro 17 - Pesquisa B: combinações das palavras-chave...72
Quadro 18 - Etapas de Análise de Conteúdo...73
Quadro 19 - Desempenho da gestão documental: perspectiva usuário...80
Quadro 20 - Desempenho da gestão documental: perspectiva processos internos...84
Quadro 21 - Desempenho da gestão documental: perspectiva aprendizagem e crescimento...89
Quadro 22 - Desempenho da gestão documental: perspectiva financeira...91
Quadro 23 - Exemplo de relação de causa e efeito do elemento de análise Integridade...93
Quadro 24 - Exemplo de relação de causa e efeito do elemento de análise Precisão...93
Quadro 25 - Exemplo de relação de causa e efeito do elemento de análise Essencialidade...94
Quadro 26 - Funcionalidades do Solar ...97
Quadro 27 - Influência da TI no desempenho da gestão documental: perspectiva usuário....110
Quadro 28 - Influência da TI no desempenho da gestão documental: perspectiva processos internos...115
Quadro 29 - Influência da TI no desempenho da gestão documental: perspectiva aprendizagem e crescimento...119
Quadro 30 - Influência da TI no desempenho da gestão documental: perspectiva financeira...122 Quadro 31 - Exemplo de relação de causa e efeito do elemento de análise Produção documental...123 Quadro 32 - Exemplo de relação de causa e efeito do elemento de análise Acesso à Informação...124 Quadro 33 - Exemplo de relação de causa e efeito do elemento de análise Avaliação Documental...125
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO... 14
1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO TEMA E PROBLEMA DE PESQUISA ... 14
1.2 OBJETIVOS ... 19 1.3 JUSTIFICATIVA ... 19 1.4 ESTRUTURA DO TRABALHO...21 2 REVISÃO TEÓRICA ... 22 2.1 GESTÃO DA INFORMAÇÃO ... 23 2.2 GESTÃO DOCUMENTAL ... 24
2.3 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E OS SISTEMAS ELETRÔNICOS DE GESTÃO DOCUMENTAL ... 31
2.3.1 Requisitos para sistemas informatizados de gestão documental ... 35
2.4 DESEMPENHO ORGANIZACIONAL E DA GESTÃO DOCUMENTAL ... 43
2.5 O BALANCED SCORECARD ... 47
2.6 INSTITUIÇÕES FEDERAIS DE ENSINO SUPERIOR...53
3 PERCURSO METODOLÓGICO ... 56
3.1 ABORDAGEM E TIPO DA PESQUISA ... 56
3.2 LOCAL E PARTICIPANTES ... 57
3.3 ESTRUTURA DE ANÁLISE...58
3.4 TÉCNICAS DE COLETA DE DADOS ... 67
3.4.1 Entrevista semiestruturada e observação participante ... 67
3.4.2 Pesquisa bibliográfica e documental ... 69
3.5 MÉTODO DE ANÁLISE DOS DADOS ... 73
4 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS... 75
4.1 PERCEPÇÃO SOBRE O DESEMPENHO DA GESTÃO DOCUMENTAL...75
4.1.1 Perspectiva Usuários...75
4.1.2 Perspectiva Processos Internos...81
4.1.3 Perspectiva Aprendizagem e Crescimento...85
4.1.4 Perspectiva Financeira...89
4.1.5 Relação entre as perspectivas de desempenho da gestão documental...92
4.2 CARACTERIZAÇÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO PARA GESTÃO DOCUMENTAL DA UNIVERSIDADE...94
4.3 INFLUÊNCIA DA TI NO DESEMPENHO DA GESTÃO DOCUMENTAL...103
4.3.1 Perspectiva Usuários...103
4.3.2 Perspectiva Processos Internos...111
4.3.3 Perspectiva Aprendizagem e Crescimento...115
4.3.4 Perspectiva Financeira...120
4.3.5 Relação entre as perspectivas de desempenho da gestão documental...123
4.4 AÇÕES DE MELHORIAS IDENTIFICADAS...125
5 CONCLUSÕES...129
REFERÊNCIAS ... 135
1 INTRODUÇÃO
A seção introdutória aborda a contextualização do tema de pesquisa e a problemática nela envolvida, os objetivos geral e específicos que direcionam o desenvolvimento dessa investigação. A seguir, apresenta os motivos que justificam a pesquisa assim como as contribuições no contexto do tema em questão.
1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO TEMA E PROBLEMA DE PESQUISA
A informação sempre foi essencial para a gestão das organizações. A informação ampara a tomada de decisão, integra os vários subsistemas e capacita a instituição a alcançar suas metas (AMORIM, 2011). Informação é um dado acrescido de contexto, importância e propósito que, se fornecido sob a forma e tempo adequados, pode modificar a atitude, o comportamento e julgamento do receptor (PORÉM; SANTOS; BELLUZZO, 2012).
O acesso rápido, a precisão e a disponibilização da informação a todos os interessados têm exigido não apenas novas práticas gerenciais, mas um novo modelo administrativo baseado nas mudanças constantes do ambiente mercadológico, político e social, sempre dinâmico e muito competitivo (MELO NETO; MELO, 2014). As necessidades de informação são dinâmicas e o seu processamento acarreta em novas necessidades, sendo indispensável avaliar constantemente as prioridades informacionais da instituição (CHOO, 2003). Portanto, a administração não pode ignorar como são utilizadas as informações, o fluxo de informação e as necessidades de cada setor (COBO; ROCHA; VANTI, 2013).
O efetivo emprego das informações depende do seu tratamento desde a produção, armazenamento até a sua utilização (SANTOS; FLORES, 2015). Neste sentido, a gestão da informação precisa ser considerada para uma gestão organizacional eficiente (SANTOS; SILVA, 2008). A gestão da informação é apresentada como um conjunto de atividades desenvolvidas com a finalidade de adquirir, disponibilizar e utilizar as informações importantes para a organização (DAVENPORT, 1998).
No contexto da gestão da informação, encontra-se a gestão documental (GD), entendida nesta pesquisa como a gestão de documentos de arquivo. A informação registrada em um suporte1, capaz de ser utilizada para consulta, prova e pesquisa, que comprova
1Material no qual são registradas as informações. Ex.: fita magnética, filme de nitrato, papel, pergaminho, “bytes”, madeira, tela, etc (FERNANDES, 2012).
acontecimentos e pensamentos do homem numa determinada época é definida como documento (ARQUIVO NACIONAL, 1995). Mais especificamente, documentos de arquivo ou documentos arquivísticos são assim definidos:
todos aqueles que, produzidos e/ou recebidos por pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as ações a que estão vinculados, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções. Assim, a razão de sua origem ou a função para qual são produzidos é que determina sua condição de documento de arquivo, e não a natureza do suporte ou formato (ARQUIVO NACIONAL, 2011, p.10).
Os documentos são fundamentais para as instituições, o que pode ser explicado pela burocracia moderna, nela vários processos são mediados por documentos. Assim, é necessário que haja um domínio da massa documental com o objetivo de agilizar o fluxo de processos (SANTOS; FLORES, 2015). Como argumenta Rocco (2013), o aumento da produção documental se deu por uma mudança de paradigma, na qual a informação passou a ser o centro das atividades desenvolvidas pela sociedade, necessitando-se de abordagens para tratar as informações e consequentemente os documentos onde as informações encontram-se registradas.
A GD surge na década de 40 com o aumento do volume documental das administrações públicas americanas e canadenses (COSTA; SILVA, 2015). A partir da necessidade de administrar este volume documental, as comissões governamentais reuniram-se e definiram algumas etapas do ciclo de vida dos documentos (FONSECA, 1998).
O ciclo de vida dos documentos de arquivo é constituído por três fases: corrente, intermediária e permanente. A passagem dos documentos de uma fase para outra é determinada por um instrumento denominado Tabela de Temporalidade que estabelece, referendando-se num processo de avaliação dos documentos, os prazos de permanência nas fases corrente e intermediária e a sua destinação final: eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. Há aqueles documentos que só saem do âmbito do seu produtor quando este encerra suas atividades ou quando as altera significativamente. Seriam os documentos que provam a sua existência e definem suas atividades além de outros que contribuem para isso (RODRIGUES, 2006, p.103).
No Brasil, a GD consolidou-se com a Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Esta Lei define gestão de documentos como sendo: “O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” (ARQUIVO NACIONAL, 1991). Com a Lei 8.159 criou-se o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) vinculado ao Arquivo Nacional, órgão que orienta a GD e define a política de arquivos públicos e privados. O art. 26, da referida Lei, institui também o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) que
promove a gestão, preservação e o acesso à informação e aos documentos na esfera de competência (ARQUIVO NACIONAL, 2011).
A GD garante que políticas e atividades sejam documentadas adequadamente, a eliminação de documentos desnecessários, a melhor ordenação nos arquivos e a guarda e preservação de documentos com valor histórico ou permanente (JARDIM, 2015). Como destacam Rousseau e Couture (1998), a GD possibilita que o documento seja tratado desde sua produção até sua destinação final, descarte ou guarda permanente, abrangendo todas as atividades inerentes às fases do ciclo de vida dos documentos.
A GD vem sendo estudada e discutida nas Instituições de Ensino Superior (IES), públicas e privadas (MORENO, 2008; CARPES; CASTANHO, 2014). Neste contexto, os objetivos da GD constituem-se em abastecer a instituição de todas as informações necessárias para a tomada de decisões, racionalizar a produção de documentos e preservar os documentos probatórios∕ históricos (CISCATO; CARGNELUTTI; ZURITA, 2011). A GD deve cuidar de toda documentação produzida e recebida pela IES, até mesmo aquela procedente de ambientes digitais (GERONIMO, 2014). Tanto a documentação acadêmica, atividade-fim, quanto a documentação administrativa, atividade-meio, precisam receber o mesmo tratamento documental e seus prazos de guarda serem respeitados de acordo com as Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) (RONCAGLIO; SZVARÇA; BOJANOSKI, 2004).
Gerônimo (2014) ressalta a importância das IES compreenderem o papel da GD, no âmbito do acesso aos documentos e de seu valor na tomada de decisão para o desenvolvimento da missão organizacional. As benfeitorias serão notáveis para toda comunidade universitária, interna e externa, porém a GD precisa dispor de metodologias e técnicas bem definidas (AMORIM, 2011).
Com a elevada produção documental, a tecnologia da informação (TI) tornou-se fundamental para auxiliar as atividades da GD (SANTOS; FLORES, 2015). “O avanço tecnológico mudou radicalmente os mecanismos de registro e de comunicação da informação nas instituições e, consequentemente, seus arquivos também mudaram” (RONDINELLI, 2005, p. 24). O papel era o principal suporte para registros da informação, mas com a TI o suporte mais utilizado passou a ser o digital, favorecendo a produção técnica e científica e sua rápida difusão (SOUZA; OLIVEIRA; D’AVILA; CHAVES, 2012, p. 66). Os documentos digitais expandiram-se e alcançaram patamares com relação à sua importância social, informacional e cultural (MARCONDES, 2010). Sendo assim, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), a preservação digital e os repositórios digitais são preocupações cada vez mais constantes (SCHUSTER; SILVA FILHO, 2005). As principais vantagens da TI como
ferramenta de apoio à GD podem ser apresentadas como: redução de custos; criação e digitalização de documentos; acesso remoto, rápido e simultâneo; segurança da informação (somente pessoas autorizadas acessam) e preservação de documentos originais (FELIX; SILVA, 2010).
Não obstante as vantagens e a essencialidade da TI como apoio à gestão documental, Barbosa e Nassif (2012) alertam que a implantação de TI é relativamente cara, além de investimentos em softwares e computadores, a instituição necessitará de cursos de capacitação aos usuários. Balcky (2011) observa que as tecnologias oferecem novas possibilidades de difusão dos recursos arquivísticos, trazendo, simultaneamente, novos problemas, forçando-nos a adquirir competências e habilidades capazes de desenvolver o olhar crítico. Silva e Fleury (2003) destacam que cada vez mais e com maior assiduidade as IES utilizam a TI nas suas atividades acadêmicas e administrativas, entretanto problemas técnicos, investimentos, burocracia e a própria instituição com falta de capacitação dos servidores impedem a utilização efetiva das novas tecnologias.
Os investimentos em TI e seu impacto no desempenho organizacional como um todo vêm sendo estudado por vários pesquisadores, pois embora se invista consideravelmente em TI, não é fácil apresentar seus efeitos na instituição, principalmente os impactos estratégicos e econômicos (GOTTSCHALK, 2001; ALBERTIN; ALBERTIN, 2008; FERREIRA; MEIRELES; ROCHA; CENDÓN, 2012; WU; CHEN, 2014). De acordo com a história, o processo de avaliação de desempenho organizacional permaneceu ligado fundamentalmente às perspectivas financeiras, que apresentavam os resultados de uma organização a partir de cálculos de lucros, renda e aumento patrimonial (SANTOS, 2010). Para o referido autor, esses indicadores apresentam somente circunstâncias passadas, sem elucidar a geração de valor futuro. De acordo com a conjuntura organizacional atual, marcada por inovações, não é aconselhável avaliar o desempenho organizacional em curto prazo, empregando somente a perspectiva financeira (CARBONE; BRANDÃO; LEITE, 2009).
Nesta lógica, os gestores percebem que olhar somente para avaliações financeiras pode apresentar dados enganosos e insuficientes para melhoria contínua e inovação (TOMAZZONI; BITTENCOURT, 2013, SOUZA; CORREA, 2014). A partir desta ideia de carência de informação extraída dos indicadores financeiros, surgem propostas de sistemas de avaliação de desempenho organizacional incorporando outros indicadores, além dos tradicionais financeiros. Este é o caso do Balanced Scorecard (BSC).
O BSC foi desenvolvido por Kaplan e Norton, em 1992, buscando aprimorar os mecanismos tradicionais de avaliação do desempenho organizacional. No BSC, os
indicadores de desempenho financeiro são complementados com os indicadores operacionais relacionados à satisfação do cliente, aos processos internos e à capacidade de aprender e melhorar, impulsionando o desempenho financeiro futuro da organização (KAPLAN; NORTON, 2001).
Mais especificamente, no que se refere ao desempenho da gestão documental e dos serviços documentários é defendido que a sua avaliação deve estar direcionada também a outras perspectivas, além da financeira, como por exemplo, à satisfação dos usuários e à qualidade dos processos referentes ao serviços (BRIAND et al, 2002, POMBAL, 2009). Neste contexto, sem a utilização de tecnologias da informação, a organização de um grande volume documental e disponibilização da informação de maneira rápida e segura aos usuários ficam comprometidas (PRATES; OSPINA, 2004). Contudo, se a sistematização dos processos não for devidamente planejada, a TI potencializará a desorganização (SILVA; BEDIN, 2014) influenciando o desempenho da gestão documental.
A contextualização do tema de pesquisa, com base na literatura acadêmica, associada à experiência profissional da pesquisadora, que atua como arquivista em uma universidade federal, e aos fatores culturais por ela vivenciados nesta instituição, mostrou a relevância de pesquisas mais aprofundadas na temática tecnologia da informação e desempenho da gestão documental, em ambientes universitários brasileiros. Dessa forma, delineou-se para investigação o seguinte problema de pesquisa: como gestores e usuários percebem a influência da tecnologia da informação no desempenho da gestão documental em uma universidade federal?
1.2 OBJETIVOS
Com base na pergunta de pesquisa proposta, o objetivo geral desta investigação é compreender a percepção de gestores e usuários sobre a influência da tecnologia da informação no desempenho da gestão documental em uma universidade federal. Mais especificamente buscar-se-á:
a) identificar a percepção dos pesquisados sobre o desempenho da gestão documental a partir das perspectivas do Balanced Scorecard;
b) caracterizar a tecnologia da informação aplicada à gestão documental na instituição pesquisada;
c) analisar como a tecnologia da informação em uso afeta os critérios de desempenho da gestão documental;
d) propor ações de melhoria do desempenho da gestão documental com o uso da tecnologia da informação.
1.3 JUSTIFICATIVA
Embora haja um conjunto de estudos para investigar a GD em instituições de ensino superior no contexto brasileiro (SCHÄFER; LIMA, 2012; SCHÄFER; FLORES, 2013; COSTA; SILVA, 2015; LOPEZ, 2004; CISCATO; CARGNELUTTI; GARCIA; CARPES, 2012; BAHIA; BLATTMANN, 2011; SILVA; SANTOS; VIERO, 2009; BOHÓRQUEZ, 2006) e estes estudos venham colaborando significativamente para a compreensão das complexidades e desafios da área, estudos de avaliação do desempenho da GD são mais raros. A carência de estudos com reconhecimento científico realizados no Brasil na temática da pesquisa pode ser comprovada pelo mapeamento da literatura realizado sobre o tema TI e desempenho da GD.
Este mapeamento compreendeu os periódicos científicos das bases internacionais SCOPUS, LISA, WEB OF SCIENCE e EBSCO e das nacionais SPELL, SCIELO E BRAPCI, abrangendo o período de 2005 a 2015. A pesquisa visou identificar estudos que envolvessem concomitantemente três eixos e palavras-chave correspondentes a cada um deles. O primeiro eixo diz respeito ao “desempenho” (performance, evaluation e metric); o segundo eixo refere-se ao “objeto do desempenho” (document management, arquiv* e document*), no caso a GD; e, o terceiro eixo relaciona-se à “tecnologia da informação” (information technology e eletronic). As palavras-chave dos três eixos foram combinadas em equações booleanas utilizadas para a busca (por exemplo: “performance” and “document management” and “information technology”), resultando em um total de 18 (dezoito) combinações. Foram encontrados 7.452 artigos nas bases de dados definidas. Destes, 282 tinham seu título alinhado com o tema da pesquisa. Em uma segunda etapa, foram lidos os resumos dos 282 artigos e eliminados os artigos cujos resumos não estavam alinhados, restando apenas 165 artigos, sendo 98 publicados no Brasil.
Neste sentido, esta pesquisa contribui com a identificação de critérios para a avaliação do desempenho da gestão documental em primeira instância e com a análise do apoio da TI a estes critérios em uma segunda instância. Conforme ressalta Soares (2012) qualificar os serviços prestados pelo arquivo é a ferramenta que lhe dá apoio para alcançar conhecimento e
reconhecimento, tanto para a instituição a qual pertence quanto no contexto social. A inovação é cada vez mais uma das chaves do sucesso de uma organização e um sistema de GD necessita dessa inovação também (VIEIRA, 2013).
A administração pública brasileira está avançada nas discussões e na implementação de políticas de GD, incluídos os documentos eletrônicos. (SANTOS, 2013). Destaca o autor que a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE inspirada em normas internacionais (dentre elas o Modelo de Requisitos para a Gestão de Documentos Eletrônicos da Comunidade Europeia – MOREQ –, a ISO 15482 de gestão de documentos) propôs o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e -ARQ Brasil , sendo este instrumento o primeiro modelo a ser seguido pelas instituições públicas para o desenvolvimento ou aquisição de ferramentas informatizadas, conceitualmente adeptas aos princípios arquivísticos, para serem usadas na gestão de documentos. Destaca-se que a maioria das Instituições de Ensino Superior está trabalhando na implantação de sistemas de arquivo, com a finalidade de dar conta da gestão de documentos (GERONIMO, 2014). Neste contexto, é preciso buscar formas para avaliar o desempenho da GD e o papel que a TI exerce para a melhoria deste desempenho.
Assim, além da contribuição acadêmica, a relevância desta pesquisa para a universidade em estudo reside na evidenciação de percepções de gestores e usuários sobre a influência que a TI vem exercendo no desempenho da gestão documental, o que poderá contribuir para o aperfeiçoamento da GD. Além disso, ao fornecer uma estrutura de análise do apoio da TI ao desempenho da gestão documental, este trabalho poderá auxiliar outras instituições de ensino superior que estejam interessadas em aproximar e alinhar cada vez mais a TI e a área da documentação, contribuindo para uma gestão capaz de suprir, com qualidade, as necessidades dos usuários de arquivo e organizacionais.
É válido ressaltar que o tema desta pesquisa vai ao encontro do que propõe a linha de pesquisa desempenho organizacional, do Programa de Pós-Graduação em Administração (PPGA), da Universidade do Sul de Santa Catarina (UNISUL). Os estudos nessa área, conforme aborda a linha de pesquisa do PPGA/Unisul, voltam-se à investigação dos fenômenos relacionados ao seu objeto de estudo, isto é, à organização. Sendo uma das áreas estudadas na Administração, preocupa-se com questões relacionadas ao desempenho organizacional pela aplicação e aperfeiçoamento de métricas e mensurações de avaliação que fenomenizam variações nas trajetórias das organizações.
Além disso, a pesquisa é motivada pelo interesse pessoal e profissional da pesquisadora que atua na universidade analisada como arquivista há oito anos. O interesse
pessoal está fundamentado na vontade de aprimorar seu conhecimento, por meio da pesquisa científica, ao cursar o mestrado. O interesse profissional está no fato da pesquisa ser aplicada em seu local de trabalho, possibilitando a melhoria dos serviços de informação e documentação, a partir do estudo proposto.
1.4 ESTRUTURA DO TRABALHO
Este trabalho está organizado em 5 (cinco) seções subdivididas em subseções específicas. A primeira seção corresponde a presente introdução. A segunda seção trata do referencial teórico utilizado como base para a consecução da pesquisa, abordando questões referentes à gestão documental, aos sistemas eletrônicos para a gestão documental, ao desempenho da gestão documental no contexto do desempenho organizacional, ao sistema de avaliação de desempenho organizacional Balanced Scorecard e às instituições federais de ensino superior.
A terceira seção contempla o referencial metodológico e o percurso metodológico da pesquisa, incluindo a abordagem e o tipo da pesquisa, o local e os sujeitos participantes, as técnicas de coleta dos dados, o método de análise dos dados e a estrutura de análise utilizada no campo de pesquisa. A quarta seção apresenta as informações coletadas e os resultados da investigação, estruturando-se em torno dos objetivos propostos para a pesquisa. A última seção traz as conclusões, limitações e recomendações para futuros estudos.
2 REVISÃO TEÓRICA
Esta seção apresenta os fundamentos teóricos sobre a temática da pesquisa, sendo estruturado em 3 seções. A primeira seção aborda a gestão da informação. A segunda seção trata da gestão documental. A terceira seção contempla a TI e os sistemas eletrônicos de gestão documental. A quarta e quinta seções apresentam os temas desempenho organizacional e da gestão documental. A sexta seção aborda as Instituições Federais de Ensino Superior.
2.1 GESTÃO DA INFORMAÇÃO
A informação tornou-se essencial para a sociedade atual e as unidades de informação são decisivas para as estratégias organizacionais (TARAPANOFF; ARAUJO; CORMIER, 2000). Segundo os referidos autores, as unidades de informação são definidas como arquivos, centros e sistemas de informação e de documentação e estão focadas na obtenção, processamento, armazenamento e disseminação da informação. Essas unidades auxiliam na aquisição da informação, propiciando a recuperação da informação de maneira rápida e eficiente (CARVALHO, 2003).
A informação não se restringe a dados coletados tão somente, mas envolve dados coletados, organizados, ordenados, aos quais são atribuídos valores de acordo com o seu contexto (MCGEE; PRUSAK, 1994). Assim, a informação é usada ou ignorada conforme sua importância para resolver um problema (CHOO, 2006). Partindo desse pressuposto, a informação é decorrente da interpretação e da contextualização dos dados, é tratada como um recurso que pode ser utilizado novamente, compartilhado ou difundido sem diminuir seu valor (DAVENPORT; MARCHAND; DICKSON, 2004).
Para Vaitsman (2001), a informação está ligada a um fenômeno, tendo como finalidade ajudar a instituição a atingir os seus objetivos. As informações disponíveis auxiliam a tomada de decisão sobre um determinado problema, propiciando ao decisor um número de alternativas para a escolha da mais favorável. Similarmente, Leitão (2010) observa que a informação é apresentada como matéria prima para conclusão dos objetivos organizacionais, auxiliando na cadeia produtiva organizacional. Acrescenta o autor que a informação é decorrência de processos, registrada em diferentes suportes servindo como prova ou memória da organização ou pessoa.
Sveiby (1998) destaca que as organizações são redes de fluxo de conhecimento, pois estão constantemente transformando informação em conhecimento. Considerando que a
informação é necessária para a produção do conhecimento e que deve ser usada estrategicamente, Silva e Tomaél (2007) defendem que a mesma seja administrada a favor da competitividade institucional. Também Jardim e Fonseca (1992, p. 37) destacam que a informação deve ser gerenciada, pois é um “recurso ou insumo à produção de novos conhecimentos e produtos vinculados ao projeto de desenvolvimento econômico e social”.
No sentido epistemológico gestão significa ato ou efeito de gerir (HOUAISS, 2001). A gestão tem a finalidade de sistematizar processos para o aprimoramento do funcionamento de sistemas. Para Coltro (2009, p.43),
O termo gestão deriva de influência francesa (gestion), sendo uma palavra mais genérica e engloba tanto o administrador quanto o gerente, que tem significados técnicos distintos. Em inglês britânico, como no francês, a palavra management significa a gestão privada e a palavra administration significa a gestão pública. Já no inglês norte-americano, cujas escolas de administração são as mais influentes no Brasil, esta distinção não existe.
Neste contexto, a gestão da informação deve garantir que a informação seja administrada como qualquer outro recurso, estando de acordo com a missão e as finalidades da organização. Assim, a Gestão da Informação (GI) é responsável por gerenciar tanto os recursos informacionais internos quanto os externos à organização (MARTINS; CHILIATTO; FRASSON, 2001). O uso da informação, interna e externa, possibilita alternativas e aprimora serviços, produtos e inovações constantes garantindo a competitividade da organização (SILVA, 2000). Choo (1995) baseado na teoria organizacional compreende que a GI envolve o aproveitamento de recursos e capacidades de informação institucional permitindo que a organização se adapte ao meio em constante mudança. Trata-se, então, de “identificar e potencializar os recursos informacionais de uma organização e sua capacidade de informação, ensiná-la a aprender e adaptar-se às mudanças ambientais” (TARAPANOFF, 2001, p.44). O objetivo da gestão da informação é ajudar as pessoas e organizações no acesso, processo e uso da informação de forma eficiente e eficaz (DETLOR, 2010).
Mais especificamente, CHOO (2003, p.403) considera a gestão da informação como a “a administração de uma rede de processos que adquirem, criam, organizam, distribuem e usam a informação”. Neste sentido, a gestão da informação utiliza princípios de gestão para aquisição, organização, controle, disseminação e uso de informações importantes para andamento da empresa (WILSON, 2002). De forma similar, Detlor (2010, p. 103) apresenta gestão da informação como a gestão dos processos e sistemas que criam, adquirem, organizam, armazenam, distribuem e utilizam informações.
Pode-se aferir, que as definições de GI apresentam preocupação com o fluxo da informação, sendo este um fator decisivo para sua eficácia (TARAPANOFF, 2006). Assim,
um grande volume de informação demandar mais tempo e gerar empecilhos para o gestor diferenciar quais são importantes para a tomada de decisão (FIDÉLIS; CÂNDIDO, 2006). “A Gestão da Informação é responsável pelo gerenciamento desse fluxo e, portanto, propicia aos colaboradores o acesso, mediação e a disseminação, sendo seu uso e/ou aplicação de responsabilidade do indivíduo” (VALENTIM; TEIXEIRA, 2012, p. 153). Logo, este gerenciamento tem como objetivo atender as necessidades dos administradores desenvolvendo e gerenciando o fluxo informacional desde a coleta até seu uso (VALENTIM; TEIXEIRA, 2012; FIDÉLIS; CÂNDIDO, 2006; TARAPANOFF, 2006; SILVA, 2000).
Acredita-se que o conceito de informação esteja relacionado também à escrita e seus significados, isto é, a informação, pode ser extraída dos documentos, de forma mais direta (TANUS; RENAU; ARAÚJO, 2012). Pode-se inferir, então, que o documento é “peça escrita ou impressa que oferece prova ou informação sobre um assunto ou matéria qualquer” (GOMES, 1967, p. 5). Não obstante, para Paes (2006, p. 26), o documento consiste no “registro de uma informação independente da natureza do suporte que a contém”. Esses documentos necessitam de gerenciamento para que a informação não se perca, como será abordado na seção seguinte.
2.2 GESTÃO DOCUMENTAL
A GD surge após a Segunda Guerra diante do aumento do volume documental produzido (SILVA, 2010). A partir da década de 1950, profissionais da informação discutem na América do Norte a GD (RODRIGUES, 2006). Nos anos 80, o programa de GD e Arquivos (RAMP) é criado pela Unesco, desenvolvendo atividades, projetos, base de dados, estudos para tratamento da informação e um maior intercâmbio internacional (SILVA, 2010).
No Brasil, foi a Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a Lei de Arquivos, e o decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamentou a GD na administração pública federal. Com esta Lei foi criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) que está vinculado ao Arquivo Nacional2 e tem como objetivo definir a política nacional de arquivos públicos e privados e orientar a GD (ARQUIVO NACIONAL, 2011). O art. 26 da referida lei, institui também o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), sendo composto pelo Arquivo Nacional,
2
O Arquivo Nacional, criado em 1838, é o órgão central do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos – SIGA, da administração pública federal, integrante da estrutura do Ministério da Justiça (ARQUIVO NACIONAL, 2016).
pelos arquivos dos três poderes e tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, promovendo a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na esfera de sua competência (ARQUIVO NACIONAL, 2011).
Pode-se destacar, que a GD garante às organizações maior controle sobre as informações que produzem racionalizando espaços, agilizando a busca e o atendimento aos usuários (BERNARDES; DELATORRE, 2008). Nesse sentido, define-se GD como “um conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos” (DICIONÁRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 1996, p. 100). De forma similar, o ARQUIVO NACIONAL (2006, p.16) define GD como “adoção de procedimentos rigorosos de controle para garantir a confiabilidade e a autenticidade desses documentos, bem como o acesso contínuo a eles, [...] instrumentos fundamentais para a tomada de decisão e para a prestação de contas de órgãos.”
Para Mariz (2005, p.31) a GD é compreendida como “área que aborda toda a informação contida nos registros materiais organicamente produzidos pela atividade humana”. Ainda, de acordo com Ponjuán Dante (2004) define-se GD como um processo administrativo. Logo, a GD implica no gerenciamento do ciclo de vida dos documentos desde a criação até a destinação final (eliminação ou guarda permanente) (OMAR, 2005; RODRIGUES, 2006; HEREDIA HERRERA, 2007; BOHÓRQUEZ, 2006; CISCATO; CARGNELUTTI; GARCIA; CARPES, 2012; BAHIA; BLATTMANN, 2011). De tal modo, a GD tem o objetivo de racionalizar a produção e orientar o gerenciamento, comunicação e destinação documental, garantindo a preservação e agilizando o acesso as informações neles contidas (ARQUIVO NACIONAL, 1995).
Algumas definições de GD fazem referência ao ciclo de vida dos documentos que trata da frequência com que a informação é utilizada e sua finalidade. O ciclo de vida dos documentos é definido como a “sucessão de fases por que passam os documentos (corrente, intermediária, permanente), desde o momento em que são produzidos até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente)” (ARQUIVO NACIONAL, 2004a, p.7). Assim, os documentos possuem três idades:
a) arquivo corrente – composto pelos documentos em tramitação ou que possuem consultas frequentes por parte do órgão que o constituiu. Necessitam ficar próximo ao seu produtor, possuem valor primário;
b) arquivo intermediário – constituído por documentos consultados ocasionalmente e originários de arquivos correntes. Nesta etapa os documentos aguardam sua destinação final, eliminação ou guarda permanente, ainda possuem valor primário;
c) arquivos permanentes – formados por documentos que devem ser guardados permanentemente, em decorrência do seu valor histórico ou probatório. Possuem valor secundário (BELLOTTO, 2004).
Nesta lógica, todos os documentos nascem com valor primário, inerente à sua criação, porém nem todos adquirem valor secundário, histórico ou probatório (DELGADILHO, 2006). Os documentos não deverão ser conservados por mais tempo após o cumprimento das funções pelas quais foram criados (INDOLFO, 2007). Pode-se concluir que somente alguns documentos, com valor secundário, chegarão à terceira idade, ao arquivo permanente. Os documentos não caminham necessariamente pelas três idades, porém é importante salientar que os documentos intermediários podem retornar aos arquivos correntes de acordo com a necessidade da administração (ESPOSEL, 1994; DELGADILLO, 2006). O Quadro 1 apresenta resumidamente as atividades da GD.
Quadro 1 - Atividades da Gestão Documental.
Atividades da Gestão Documental Objetivo
Produção de Documentos
Padronização de tipos/séries documentais, instalação de sistemas de organização da informação e novas tecnologias nos processos administrativos.
Utilização dos Documentos
Gestão de sistemas de arquivo (ordenação, reprografia, acesso e busca da informação) e sistemas de protocolo (recebimento, expedição, tramitação, classificação e distribuição).
Avaliação Estabelece prazos de guarda e a destinação final dos documentos.
Destinação de Documentos
Encaminha os documentos para eliminação ou guarda permanente, seguindo os prazos de guarda e a destinação final estabelecidos na avaliação documental.
Tramitação Controla o fluxo documental (workflow).
(continuação)
Atividades da Gestão Documental Objetivo
Classificação
Analisa o contexto de produção e identifica os tipos/séries documentais.
Ordenação e Arquivamento
A ordenação é à disposição dos documentos dentro das pastas e destas dentro do arquivo e o arquivamento é realizado após a classificação.
Reprodução
Cópia de um documento visando a preservação do original ou substituição de suporte (por ex.: microfilme).
Fonte: adaptado de Bernardes e Delatorre (2008).
Portanto, a GD compreende todas as atividades referentes às idades corrente e intermediária, garantindo o controle da produção documental nos arquivos correntes, transferência ao arquivo intermediário e recolhimento ao arquivo permanente (GERÔNIMO, 2014). De forma geral, estas atividades envolvem a produção, utilização, avaliação, destinação, tramitação, classificação, arquivamento e reprodução (BERNARDES; DELATORRE, 2008), conforme descrito a seguir:
a) produção – conjunto de procedimentos para criação de documentos (DUNKER, 2014). Inicia-se com a produção do documento necessário, sendo definidas normas para sua criação, garantindo o uso de suportes e as formas de registro da informação apropriados (FLORES; LAMPERT, 2013). Previne a criação de documentos que não são necessários (BERNARDES; DELATORRE, 2008; RODRIGUES, 2004; ARQUIVO NACIONAL, 2011; SILVA; FLORES, 2012; CRUZ, 2008);
b) utilização– fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa (DUNKER, 2014). Esta atividade está ligada às formas de recuperação da informação, sendo necessários sistemas de arquivo, seleção dos sistemas de reprodução, automatização do acesso, mobiliário, materiais, local (BERNARDES; DELATORRE, 2008; RODRIGUES, 2004; LOPES, 2008; SILVA; FLORES, 2012; GERÔNIMO, 2014);
c) avaliação – a avaliação consiste em atribuir valores aos documentos (legal, jurídico, administrativo, fiscal, informativo ou histórico) e de acordo com estes valores definir prazos de guarda e destinação final dos documentos, independentemente do suporte
(LOUSADA, 2012; NASCIMENTO, OLIVEIRA, 2016). A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é o instrumento resultante da avaliação, onde são definidos os prazos de guarda dos documentos (ARQUIVO NACIONAL, 2001). É elaborada segundo leis visando definir prazos para guarda, recolhimentos ou eliminação de documentos (LOPES, 2008). A tabela de temporalidade dos documentos objetiva o registro de sua análise e estabelece prazos de guarda e destinação final de conjuntos de documentos de acordo com parâmetros jurídicos, fiscais, legais e de memória administrativa; (BERNARDES; DELATORRE, 2008; RODRIGUES, 2004; LOPES, 2008; ARQUIVO NACIONAL, 2011; SILVA, 2011; CRUZ, 2013; GERÔNIMO, 2014); “A tabela de temporalidade é um fator importante, pois é um componente regulador e que permite a correta e eficaz seleção dos documentos, regulando o crescimento do volume documental” (MORENO, 2008, p. 85). A avaliação documental é uma atividade multidisciplinar e que, para sua execução, sugere-se criar uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), com a incumbência de definir os prazos de guarda dos documentos dando origem à TTD (MARIZ, 2012). d) destinação – atividade de análise, seleção dos documentos (NASCIMENTO;
OLIVEIRA, 2016). Após avaliação, os conjuntos documentais de valor histórico∕permanente são encaminhados ao arquivo permanente e os documentos sem valor secundário são eliminados (BERNARDES; DELATORRE, 2008; LOPES, 2008; SILVA, 2011; CRUZ, 2013; GERÔNIMO, 2014);
e) tramitação - estudo das instâncias de decisão, padronização e controle do fluxo documental (workflow) (VALENTIM, 2010). A tramitação do documento deverá ser objeto de rigoroso controle por parte do protocolo, que deverá manter o sistema, quando houver, devidamente atualizado, responsabilizando-se pelo eventual extravio do documento (BERNARDES, DELATORRE, 2008, p. 09).
f) classificação - a classificação de documentos é uma etapa em que os documentos são agrupados de acordo com as funções e atividades para as quais foram criados (NASCIMENTO; OLIVEIRA, 2016). A classificação é o instrumento para recuperação dos documentos, visando o acesso rápido e seguindo o percurso que a instituição utiliza para desenvolver suas atividades (FLORES; LAMPERT, 2013). Como consequência tem-se o Plano de Classificação o qual estabelece códigos às
funções e atividades nas suas respectivas tipologias3 documentais (BERNARDES; DELATORRE, 2008; RODRIGUES, 2004; LOPES, 2008; ARQUIVO NACIONAL, 2011; SILVA, 2011; CRUZ, 2013; GERÔNIMO, 2014);
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo apresenta os documentos hierarquicamente organizados de acordo com a função, subfunção e atividade (classificação funcional), ou de acordo com o grupo, subgrupo e atividade (classificação estrutural), responsáveis por sua produção ou acumulação. Para recuperar com maior facilidade esse contexto da produção documental, atribuímos códigos numéricos aos tipos/séries documentais (BERNARDES, DELATORRE, 2008, p. 14). g) ordenação e arquivamento– ordenação é a disposição dos documentos dentro das
pastas e estas dentro do arquivo (RONCAGLIO; SZVARÇA; BOJANOSKI, 2004). Arquivamento é o conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a organização e a preservação de documentos, bem como o acesso às informações neles contidas (MARTINS, 2011);
h) reprodução – cópia visando a preservação do documento original de guarda permanente e cópia visando a substituição do documento em papel pelo microfilme (VALENTIM, 2010). O documento em papel de guarda temporária poderá ser eliminado e o microfilme deverá ser preservado pelo prazo indicado na Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo (BERNARDES, DELATORRE, 2008, p. 09). A reprodução digital dos documentos teria o mesmo valor probatório do documento original para todos os fins e direitos (SCHÄFER; FLORES, 2012).
A GD, por meio de suas atividades, tem uma relação direta e inseparável com a administração diante da necessidade de alcançar resultados satisfatórios e uso eficiente de seus recursos (MORENO, 2008). Em relação à aplicação da GD nas instituições, Rodrigues (2007) destaca que as políticas de GD devem refletir e atender as demandas da instituição produtora dos documentos, facilitando tarefas e a rotina. Do mesmo modo, Doyle e Fréniére (1991, p.05) enfatizam:
Dado que el contexto de la gestión documental varía de uma administración a otra, el programa propuesto deberá tener encuentalos ajustes necessários en cada caso. Aunque es claro que los conceptos y principios de base no se alterarán, será preciso en cada etapa de desarrollo adaptar los contenidos globales o específicos a cada situación particular.
3
Divisão de espécie documental que reúne documentos por documentos suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São exemplos de tipos documentais cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras (DICIONÁRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 2005, p. 163).
Assim, antes de implantar a GD é necessário conhecer a instituição, sem esse conhecimento não será possível entender o trâmite documental. O diagnóstico deve iniciar todo o processo apresentando o fluxo informacional, estruturas e funções dando suporte para classificação, avaliação, descrição4 e destinação final dos documentos (CALDERON; CORNELSEN; PAVEZI; LOPES, 2004). A GD deve focar na gestão integrada do arquivo, acatando as normativas que as implementações práticas devem respeitar (ANTÓNIO, 2008).
A implantação da GD em uma instituição envolve planejar, criar políticas e dar condições para que se realize o trabalho (LOPES, 2000). Silva (2014) destaca a necessidade de ter na execução e coordenação pessoas com conhecimento e habilidades, trabalhando juntas para que se tenha o controle do fluxo documental, tramitação, conservação e destinação final dos documentos, eliminação ou guarda permanente (SILVA, 2014). A autora afirma ainda que a GD deve ser realizada por uma equipe multidisciplinar, comprometida com os objetivos da organização e que compreende a importância da GD para a instituição. Em cada idade do arquivo são necessárias discussões e análises desses profissionais.
Há ainda que considerar que mudanças culturais, de processos e na estrutura de uma organização sempre causam resistências e dificuldades, visto que os funcionários resistem a modificações no processo de trabalho (TELES; AMORIM, 2013). Assim sendo, os autores afirmam que é sempre preocupante a implantação da GD em uma instituição, tendo em vista as barreiras encontradas por seus colaboradores. O comportamento humano pode ser decisivo para que a mudança ocorra, uma vez que as pessoas são parte integrante dos sistemas (HERNANDEZ; CALDAS, 2001; BORTOLOTTI; SOUZA; ANDRADE, 2012).
Rousseau e Couture (1998) destacam a importância e as vantagens para organização de uma GD bem sucedida:
eliminação de documentos, evitando seu acúmulo desordenado; sistematização da ordenação de documentos;
aumento da segurança da informação; agilidade na busca da informação; tomada de decisões embasadas; aumento da eficiência administrativa;
melhor aproveitamento do espaço e de recursos materiais e pessoais; racionalização dos gastos com conservação de documentos.
4 Conjunto de procedimentos no arquivo permanente que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumento de pesquisa. (ARQUIVO NACIONAL, 2005).
Lopes (2000) destaca que sem uma GD eficiente e sem a informação não é possível: esquematizar e ampliar atividades;
tomar decisões organizacionais ou pessoais; atender obrigações legais e técnicas;
evitar retrabalho; construir a história.
O uso de Tecnologia da Informação (TI) pode potencializar a GD, possibilitando melhoria nos processos (SILVA, 2010; INNARELLI, 2011). A maioria das organizações alcança um retorno elevado após aderir a tecnologia, pois conseguem a redução de documentos em suporte papel, padronizam processos e ganham em rapidez e produtividade, facilitam a implantação de normas de qualidade e ganham espaço físico (MIRANDA; SIMEÃO, 2003).
2.3 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E OS SISTEMAS ELETRÔNICOS DE GESTÃO DOCUMENTAL
A TI iniciou-se com o intuito de atender à complexidade e às necessidades organizacionais (REZENDE; ABREU, 2000). Desta forma, auxilia vários processos institucionais, incluindo a necessidade organizacional de informação, automatização e integração dos processos (SACILOTTI, 2011). Cruz (2008, p. 186) conceitua TI como o “conjunto de dispositivos individuais, como hardware, software, telecomunicações ou qualquer outra tecnologia que faça parte ou gere tratamento da informação, ou, ainda, que a contenha”. Similarmente Turban (2004) destaca TI como a soma de todos os sistemas de computação utilizados por uma organização. Meireles (1994) apresenta TI como:
Um conjunto de recursos não humanos dedicados ao armazenamento, processamento e comunicação de informação, e à maneira pela qual esses recursos são organizados em um sistema capaz de desempenhar um conjunto de tarefas (Meireles, 1994, p.22).
Assim, a TI utiliza várias ferramentas baseadas em computadores, como os banco de dados, sistemas de comunicação de voz, dados e imagens, processamento de dados e imagens, microfilmagem, jornais e outros que garantam a integridade sistêmica da organização (FOINA, 2001; MORAES; ESCRIVÃO FILHO, 2006). Como resultado, a TI permite a integração das organizações com fornecedores, clientes e colaboradores, além de acompanhar e participar da gestão de qualidade, planejamento estratégico, gerenciamento do relacionamento com cliente, reengenharia e outros.
A importância da TI e a sua utilização nas organizações acarretaram a necessidade de definir modelos conceituais para a integração dos processos e estruturas institucionais (ANTÓNIO, 2008). Para o referido autor, no contexto da GD, o uso da TI permite o aprimoramento de suas atividades. Portanto, a moderna GD apresenta uma visão dinâmica e integrada utilizando a TI desde a criação documental até sua destinação final (ANTONIO, 2008). A TI tem como objetivo auxiliar todo o processo, agilizando os procedimentos e recuperando a informação de forma eficiente (SCHOUPINSKI; MAHL; CORSO; STRASSBURG, 2009). Nesta perspectiva, a tecnologia fornece um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos (ALMEIDA; VIEIRA; CARVALHO; BORGES; SIQUEIRA; PEDROSA; MOREIRA; LEMOS, 2016). Segundo os referidos pesquisadores, os documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma organização e a TI permite preservar e organizar eletronicamente a documentação. Silva e Felix (2010) ainda destacam que o tratamento adequado das informações, por meio da implantação de uma nova tecnologia pode auxiliar gestores e outros profissionais, aumentando a disponibilidade de tempo, a fim de ter condições de aumentar a eficiência nas tomadas de decisões com mais confiabilidade (SILVA; FELIX, 2010).
Adicionalmente, há que se considerar que atualmente, a informação não é somente a produzida em suporte de papel. As informações estão cada vez mais no ambiente virtual tornando-se um paradigma para os cientistas da informação (CARVALHO, 2003). Ainda que, a informação precise estar registrada em alguma mídia, o que se destaca é a alteração do alvo das tarefas dos profissionais da informação, que começam a gerenciar os suportes juntamente com a estruturação lógica e conceitual da informação (SCHAFER; LIMA, 2012). Como sinalizam Almeida e Nascimento (2011), o aumento na disponibilização da informação e a crescente utilização de tecnologias vêm permitindo a propagação de documentos em diferentes formatos no ambiente digital. Assim, continuam os autores, é necessário criar estratégias para manter a informação em documentos digitais, acessíveis em longo prazo, mantendo a qualidade e fidelidade do conteúdo. Portanto, a Gestão Documental desenvolve políticas de normalização/regulamentação, de estratégias, de procedimentos, de processos e tecnologias/soluções informáticas, bem como a sua operacionalização para a efetiva gestão dos documentos digitais / eletrônicos (PINTO, 2013).
Neste contexto, especialistas conceituam documento arquivístico e documento arquivístico digital para poder avaliar e sugerir soluções que enfrentem os desafios trazidos
por este formato (FLORES; LAMPERT, 2013). O Quadro 2 apresenta resumidamente essas definições estabelecidas pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE)5.
Quadro 2 - Diferenças entre documento arquivístico e documento arquivístico digital.
Documentos Definição
Documento Arquivístico
É um documento produzido e/ou recebido e mantido por pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade.
Documento Digital
É a informação registrada, codificada em dígitos binários e acessível por meio de sistema computacional.
Documento Arquivístico Digital
É um documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico, ou seja, incorporado ao sistema de arquivos.
Documento Arquivístico
Convencional É um documento arquivístico não digital.
Fonte: adaptado Arquivo Nacional (2011).
Conceitos como Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e Gestão Eletrônica de Documentos Arquivísticos (GEAD) também passam a integrar a GD, a partir da introdução da TI. Segundo o Arquivo Nacional (2011, p.10), o GED corresponde a um “conjunto de tecnologias utilizadas para a organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade. [...] O GED pode englobar tecnologias de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação, gestão documental, repositórios, entre outras”. De acordo com Oliveira (2014), o GED apresenta algumas particularidades na forma de produzir, armazenar, distribuir um documento, otimizando o processo de comunicação e produtividade da organização. O mesmo autor descreve que o GED opera especialmente na digitalização (captura da imagem); armazenamento; automação do workflow; registro nas bases de dados (indexação) e disponibiliza as informações, tornando-se cópias idênticas dos documentos originais. O GEAD envolve a mesma concepção do GED, porém respeitando as
5A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos - CTDE - foi criada pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ - em 1995, contando com especialistas de vários setores do governo e da sociedade civil. A CTDE é um grupo de trabalho que tem por objetivo definir e apresentar ao Conselho Nacional de Arquivos normas, diretrizes, procedimentos técnicos e instrumentos legais sobre gestão arquivística e preservação dos documentos digitais, em conformidade com os padrões nacionais e internacionais (ARQUIVO NACIONAL, 2016).
características e princípios arquivísticos dos documentos (SILVA; BEDIN, 2014). O GEAD atentará para que nas fases de produção, utilização e destinação as características documentais sejam conservadas (NEGREIROS, 2007). Portanto, no GEAD consideram-se os valores primários e secundários dos documentos (LOPEZ, 2004).
Associados ao GED e ao GEAD estão respectivamente o Sistema de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos (SGDE) e o Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) assim definidos pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos ( ARQUIVO NACIONAL, 2011). Este último também denominado de Sistema de Gerenciamento de Arquivos Eletrônicos (SGAE) pela Comissão Europeia pela Cornwell Affiliatesplc (EUROPEAN COMMISSION, 2001). O Quadro 3 apresenta as diferenças entre o SGDE e o SIGAD.
Quadro 3 - Diferenças entre SGDE e SIGAD/SGAE.
SGDE SIGAD
Permite que os documentos sejam modificados e/ou que existam em diversas versões.
Impede que os documentos de arquivo sejam modificados.
Pode permitir que os documentos sejam eliminados pelos seus proprietários.
Impede que os documentos de arquivo sejam eliminados, exceto em determinadas circunstâncias rigorosamente controladas.
Pode incluir alguns controles de retenção. Tem de incluir controles de retenção rigorosos. Pode incluir uma estrutura de armazenamento de
documentos, a qual pode ficar sob o controle de utilizadores.
Tem de incluir uma estrutura rigorosa de organização de documentos de arquivo (o plano de classificação) que é mantida pelo administrador.
Fonte: adaptado EC (2001); ARQUIVO NACIONAL (2011).
Observa-se que o SGDE gerencia documentos eletrônicos, não necessariamente arquivísticos, é utilizado para gerir a informação e para tomada de decisão em instituições (e- ARQUIVO NACIONAL, 2009). Portanto, consiste em uma ferramenta que pode gerenciar documentos que não possuem uma relação orgânica com a instituição que os produziu, ou seja, documentos não arquivísticos (EUROPEAN COMMISSION, 2001). Já “um SIGAD tem que ser capaz de manter a relação orgânica entre os documentos e de garantir confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos arquivísticos, ou seja, seu valor como fonte de prova das atividades do órgão produtor” (ARQUIVO NACIONAL, 2011, p.11). Dentro desta análise, o SIGAD é responsável pelo acompanhamento do ciclo vital de documentos eletrônicos arquivísticos, protegendo a autenticidade e fidedignidade dos documentos (SILVA, 2009; NEGREIROS, 2007). Ainda, o SIGAD é um sistema que admite
a realização da gestão arquivística de documentos digitais, não digitais e híbridos (LACERDA, ALMEIDA, 2015).
Dadas estas condições e conforme apresentado no Quadro 3, no que concerne à edição dos documentos, no caso do SGDE os documentos podem ser modificados enquanto o SIGAD impede que os documentos sejam alterados. No SIGAD, a eliminação de documentos ocorrerá de acordo com o previsto na Tabela de Temporalidade de Documentos. O SIGAD possui características arquivísticas que “devem atender aos objetivos definidos no planejamento do programa no que se refere à capacitação de pessoal, implantação de sistemas de gestão arquivística, integração com os sistemas de informação existentes e os processos administrativos” (ARQUIVO NACIONAL, 2011, p.20). Portanto, O SIGAD necessita atender a uma série de requisitos da GD arquivística que são apresentados na próxima subseção.
2.3.1 Requisitos para sistemas informatizados de gestão documental
A especificação de requisitos para elaboração de um programa de GD torna-se indispensável, proporcionando informações essenciais para o desenvolvimento do programa (SILVA, BEDIN, 2014). Segundo Bona (2002, p.94) “requisitos são coisas a descobrir antes de começar a construir um produto”.
Em 2009, a Comissão Européia em Bruxelas, Luxemburgo desenvolveu um Modelo de Requisitos para Sistemas Eletrônicos de Gestão de Processos e Documentos (MoReq) com a finalidade de elaborar recomendações para a GD de arquivo eletrônicos. O MoReq tem como objetivo principal disponibilizar um instrumento capaz de apoiar e orientar a concepção e implementação de sistemas de arquivo eletrônico (EUROPEAN COMMISSION, 2001). Nessa perspectiva, o Sistema de Gerenciamento de Arquivos Eletrônicos é apresentado como:
A GD de arquivo eletrônicos é complexa, exigindo a implementação correta de uma vasta gama de funções. Um sistema que satisfaça estas exigências – um SGAE – requer software especializado. Esse software pode consistir num pacote especializado, num determinado número de pacotes integrados, em software concebido por encomenda ou em qualquer combinação dos atrás referidos; em todos os casos, serão necessários procedimentos manuais e políticas de gestão complementares. A natureza de um SGAE variará de organização para organização. A presente especificação não esboça qualquer premissa relativa à natureza de soluções individuais para um SGAE. Os utilizadores da especificação necessitarão definir o modo como às funções de um SGAE podem ser implementadas para satisfazer os seus requisitos (EUROPEAN COMMISSION, 2001, p.22).
No Brasil, a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos elaborou o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de
