Planejamento do TRM

A realização do TRM exige que alguns fatores sejam avaliados em uma etapa prévia para que o processo tenha maiores chances de ser bem sucedido. Nesta fase preliminar, o objetivo é identificar e definir o conjunto de fatores que irão dar subsí- dios para o TRM. Esta fase é prevista nos métodos propostos por Phaal (2001) e Bray (1997), que a denominam, respectivamente, de “fase de planejamento” e “ativi- dades preliminares”.

Tanto Phaal como Bray entendem que neste momento algumas medidas de- vem ser tomadas para que a realização do TRM seja bem sucedida. Estas medidas, conforme Bray (1997) e Phaal (2001), estão relacionadas especialmente ao escopo, objetivos, equipe, recursos e cronograma do TRM. Especificamente em relação aos recursos, dada à natureza do projeto, houve uma maior preocupação com a defini- ção do ambiente e da forma com que as discussões deveriam ser conduzidas. Isso possibilitaria a realização do processo de planejamento em conjunto com os partici- pantes do projeto de forma a atender as expectativas da empresa e os objetivos do TRM.

Considerando os pontos propostos pelos autores, a seguir serão apresenta- dos os resultados obtidos nesta fase inicial que antecedeu a realização do TRM e que ocorreu no período de Janeiro a Fevereiro de 2010.

Objetivos

Os objetivos para realização do TRM estavam claramente apresentados e surgiram das principais necessidades, oportunidades e desafios internos e externos percebidos pela empresa. A abordagem Market Pull reflete o que Bray (1997) pro- põe como sendo a correta motivação, pois, segundo o autor, “o TRM deve ser orien- tado por uma necessidade e não por uma solução”.

Estes desafios, oportunidades e necessidades foram identificados principal- mente pelo relacionamento com o cliente, necessidades de negócio empresa e opor- tunidades identificadas no mercado, e são os seguintes:

 Novos negócios. A empresa, antes de iniciar o projeto, havia percebido a ne- cessidade de diversificação das suas fontes de receita, pois verificou-se que elas estavam amplamente concentradas no seu material audiovisual.

 Ciclo de vida do cliente curto. Pela natureza do negócio, o ciclo de vida do cli- ente com a empresa é curto. Neste sentido, a empresa percebeu a necessida- de de aumentar o tempo da relação cliente-empresa a fim de que isto resultas- se na sua fidelização e rentabilização;

 Incremento das receitas do conteúdo audiovisual. Este é um objetivo constan- temente buscado pela empresa. A empresa vislumbra que, ainda nos próximos anos, a principal fonte de receita ainda será originada do seu conteúdo audiovi- sual. Por este motivo, dedica a maior parte dos seus esforços em incrementá- la.

A busca pelas soluções das questões apresentadas foi a principal motivação para a proposição do projeto e elaboração do seu PTe. Nesse sentido, as soluções encontradas pela empresa foram as seguintes:

 Novos negócios. O caminho natural para solucionar este desafio, em virtude da experiência dos sócios e da natureza do negócio da empresa, é a diversifica- ção de produtos e serviços, principalmente relacionados ao desenvolvimento de software;

 Ciclo de vida do cliente curto. Existe uma demanda percebida pela empresa, principalmente nos contatos realizados com os clientes, em relação a treina- mentos que consigam capacitar o participante a atuar de forma independente e que facilitem acesso ao mercado de trabalho. Para isso, o treinamento deveria ser mais longo e aprofundado, com duração de 18 a 24 meses, mantendo as

características de formato e abordagem dos treinamentos atuais;

 Incremento das receitas provenientes do conteúdo audiovisual. Este é conside- rado o menor destes desafios, pois o crescimento na quantidade de treinamen- tos disponíveis, por si só, tem proporcionado aumento de receita.

Escopo

O escopo do TRM foi naturalmente delimitado pelos objetivos definidos para o projeto. Para isto, e por meio de discussão entre os sócios da empresa, diversas so- luções foram propostas, tais como: (i) produção de conteúdo para outras mídias, (ii) realização de treinamentos presenciais simultaneamente aos oferecidos à distância,

(iii) consultoria para o desenvolvimento de sistemas, (iv) desenvolvimento de um sis-

tema multiplataforma para automação comercial.

Os critérios determinantes para escolha da solução e definição do escopo do TRM foram: (i) o alinhamento, na medida do possível, com a atual estrutura de ne- gócios da empresa, de forma a incrementar as receitas dos negócios existentes, e

(ii) a geração de desdobramentos que levassem ao desenvolvimento de novos ne-

gócios.

Considerando estes critérios, a proposta selecionada foi o desenvolvimento de um sistema, inicialmente, de gestão de recursos das organizações (ERP) em pa- ralelo a um treinamento por meio de material audiovisual e de um ambiente de EAD (Moodle). Esta proposta, além de estar aderente com os objetivos de longo prazo da empresa (diversificação de produtos, incremento do relacionamento com o cliente e das receitas dos treinamentos) e manter o foco no seu principal negócio (a produção de treinamentos à distância), cria outras oportunidades de negócio relacionadas ao produto (ERP). Tais oportunidades podem ser exploradas no futuro na forma, por exemplo, de consultoria, treinamento, adaptação, manutenção, entre outras.

A solução encontrada materializou-se no projeto EmpresaTI ERP e o escopo do PTe abrange os principais produtos de tecnologia e o impacto deles nos objetivos de longo prazo da empresa.

Equipe

um sistema de ERP e pelos demais subprodutos do projeto estavam além do conhe- cimento e da experiência existentes dentro empresa. Assim, durante a fase inicial, houve a preocupação com a formação de um grupo de especialistas de TI e de ne- gócio com o objetivo de suprir estas lacunas. Por este motivo, a empresa identificou e convidou a participar do projeto pessoas que possuíssem formação ou experiência na área e estivessem interessadas em participar. Algumas destas pessoas, ao toma- rem conhecimento da iniciativa que estava sendo conduzida pela empresa, coloca- ram-se à disposição para contribuir na construção do plano bem como participar ati- vamente do projeto.

Antes de o projeto ser iniciado formalmente, havia uma estrutura de equipe composta dos seguintes atores:

 Coordenadores. Composto pelos sócios da empresa, os coordenadores são os responsáveis pela condução do projeto. Entre suas atribuições estão a organi- zação e estruturação das atividades que serão realizadas pelos demais atores, a produção dos principais artefatos do projeto, a disponibilização do ambiente de EAD e a atuação como facilitadores nas discussões.

 Especialistas em TI. Formado pelos sócios da empresa e mais um analista de TI selecionado para esta função, são os principais responsáveis pela execução do projeto, definições das tecnologias utilizadas, definição do processo de de- senvolvimento, produção do conteúdo do treinamento, entre outras atividades de natureza técnica.

 Especialistas de negócio. Composto por três participantes com conhecimento, em parte ou na sua totalidade, do negócio ou das regras de negócio a serem incorporadas por um sistema de ERP. Possuem formação em administração de empresas ou ciências contábeis, ou têm experiência em gestão empresarial ou em consultoria.

 Participantes. São aqueles que não fazem parte de nenhum dos outros grupos mas que têm interesse formal no projeto. É um grupo heterogêneo que partici- pa de grande parte das discussões e definições realizadas no decorrer do pro- jeto.

Para a definição desse grupo de atores, buscou-se trazer pessoas que contri- buíssem com a formação de conhecimentos qualificados, diversificados e que co- brissem parte significativa para as necessidades do projeto. De acordo com Bray (1997), a formação de equipes multidisciplinares, neste caso com pessoas internas e

externas a empresa, é uma das principais condições para a elaboração do TRM.

Cronograma

Uma vez definidos os principais elementos que compõem o projeto, os coor- denadores iniciaram a divulgação no site da empresa e, em paralelo, definiram o cronograma de planejamento do projeto. Por este cronograma, o mês de Março foi dedicado à atividade de planejamento e a primeira versão do Technology Roadmap foi construída a partir dos elementos produzidos nesta etapa.

Durante esta fase de planejamento foram definidos itens como: detalhamento dos objetivos, produtos a serem desenvolvidos e suas características, conhecimen- tos necessários, tecnologias e componentes utilizados, tecnologias e componentes a serem desenvolvidos e principais marcos.

Nas próximas seções, será apresentado como as decisões tomadas fornece- ram insumos para a construção de cada uma das camadas do TRM. Para isto, será apresentado a dinâmica das interações e o ambiente em que elas ocorreram e que proporcionaram a tomada de decisão em consenso pelos diversos atores.

Recursos

Para viabilizar as atividades requeridas pelo PTe, buscou-se uma ferramenta capaz de organizar e viabilizar as discussões com todos os atores do projeto. Consi- derando que a empresa é, por natureza, virtual, e os atores (coordenadores, especi- alista de negócio, especialistas de TI e participantes) estão distribuídos geografica- mente (no Brasil e no exterior), utilizou-se um ambiente de EAD já conhecido e am- plamente utilizado pela empresa.