Nesse capítulo são elencadas as questões que dificultavam a implantação do BSC na empresa ALFA e as soluções desenvolvidas para solucionar os obstáculos encontrados no decorrer do processo e os relatórios criados para auxiliar nas análises de resultados por meio dos indicadores.
A implantação do BSC na empresa ALFA apresentou os seguintes pontos críticos:
Dificuldades de entendimento da metodologia BSC;
Falta de maior envolvimento de todos os funcionários no processo; Problemas para mensurar resultados por obra;
Prazo curto de apenas um ano para implantação devido à situação financeira da empresa; A empresa não possui um sistema integrado de processamento de dados (ERP);
Todas as decisões necessitam do aval da diretoria; Demonstrações financeiras da empresa fora do prazo; Processos internos com falhas de controle.
Para solucionar os pontos críticos levantados durante a implantação do BSC foram encontradas as seguintes alternativas:
Dificuldades de entendimento da metodologia BSC: Para facilitar o entendimento deste trabalho o pesquisador elaborou um treinamento na própria empresa no qual toda a metodologia foi explicada com base na teoria e com a apresentação de casos práticos de implantação da ferramenta em outras empresas, como a Rede de Farmácia Pague Menos e Natura S/A. O treinamento foi feito na sala de treinamentos da ALFA e os funcionários foram divididos em duas turmas de 24 alunos cada, totalizando os 48 funcionários dos escritórios: de São Paulo (35), do Rio de Janeiro (8) e do depósito (5) situado no interior paulista. Foram esclarecidas as dúvidas e durante todo o processo de implantação do BSC, os gestores e o pesquisador ficaram a disposição dos funcionários para quaisquer novas questões que viessem a surgir, bem como sugestões que contribuíssem para o andamento do projeto.
Maior envolvimento de todos os funcionários: O próprio treinamento e a participação ativa do pesquisador e gestores na solução de dúvidas e análise de sugestões colaboraram para um maior envolvimento de todos. Mas o que mais influenciou nesse envolvimento foi o entendimento da estratégia e o papel de cada funcionário dentro da estrutura organizacional para implementar a estratégia. Nesse ponto, foi também explanada a
intenção da empresa em atrelar as metas ao programa de participação nos resultados (PPR), conseguindo assim maior motivação e empenho de todos.
Problemas para mensurar os resultados por obra: A empresa não tinha a cultura de avaliar o resultado por obra, o que foi definido como um dos indicadores de desempenho do BSC. Para essa questão, foi necessário desenvolver no sistema de processamento de dados, que foi elaborado dentro da própria empresa pela área de tecnologia da informação (TI), uma classificação dos custos por obra no ato do input da fatura no sistema. A partir dessa classificação o sistema passou a gerar um relatório de custos por obra em Excel, que trabalhado em tabela dinâmica e com a inclusão dos devidos impostos, despesas com pessoal, encargos trabalhistas e os recebimentos da obra, gera-se um relatório que demonstra a rentabilidade da obra. Porém, nesse tópico, surgiu um novo problema que foi a transferência de funcionários de uma obra para outra.
Nessa transferência, identificou-se que todas as verbas trabalhistas de um funcionário que era transferido eram mantidas na folha de pagamento mesmo que não fossem devidas na nova obra. Por exemplo: o funcionário tinha direito ao adicional de insalubridade na obra “A” quando ele era transferido para a obra “B” o sistema continuava a pagar o adicional para ele, mesmo que não fosse devido na obra “B”. Essa questão onerava a obra “B” e distorcia o resultado dessa obra, bem como gerava um custo adicional para a empresa que não era devido. O problema foi, então, identificado e resolvido com uma customização no sistema de folha de pagamentos, maximizando a estrutura de custos da empresa e gerando um resultado real por obra.
Prazo de um ano para implantação devido à situação financeira da empresa: Como o cumprimento do prazo para implantação era exigência da direção, os esforços para implantação dentro do prazo foram redobrados. No início eram feitas reuniões semanais, para se apurarem os resultados e evolução de cada área e além das reuniões específicas do BSC, sempre que possível, o BSC era colocado em pauta nas reuniões gerais e conversas informais. O empenho de todos contribuiu para o sucesso do projeto e cumprimento do prazo.
A empresa não possui um sistema integrado de processamento de dados (ERP): Para essa questão foi analisada a compra de um sistema integrado de processamento de dados, porém devido ao elevado custo e o prazo de implantação não serem compatíveis com as necessidades da empresa, optou-se por trabalhar com o sistema desenvolvido internamente e planilhas de Excel. Essa solução demonstrou-se ágil e com baixo custo para a empresa. Outra mudança que se fez necessária foi no sistema de compras que passou a ter integração com o contas a pagar da empresa e a contemplar informações necessárias para a conferência das metas definidas com a implantação do BSC. Além disso, foi definido um sistema de aprovação de pedidos de compra com alçada para os níveis de chefia e diretoria.
Todas as decisões necessitam do aval da diretoria: Para evitar atrasos no projeto a diretoria comprometeu-se a agilizar o processo de decisões. Em alguns casos de atraso na tomada de decisão por parte da diretoria o pesquisador e a gestão conduziam o processo e depois defendiam o seu ponto de vista, somente em casos que envolvesse custo adicional a decisão era adiada até posição da diretoria.
Demonstrações financeiras da empresa fora do prazo: A empresa contava com o mesmo escritório de contabilidade para elaborar as suas demonstrações financeiras desde a sua fundação 1986. O proprietário tinha total confiança nesse escritório, porém, eles não evoluíram com a empresa e devido ao aumento de volume de transações e aos novos procedimentos e as normas de contabilidade emitidas pelo Comitê de Pronunciamentos Contábeis (CPC) e ainda como o cálculo de índices de rentabilidade, EBITDA, e o EVA, para análise do desempenho da empresa ALFA são parte integrante do BSC e dependem das demonstrações financeiras estarem atualizadas e a emissão de balancete e balanço ocorria apenas no final de cada ano, havia a necessidade de se trocar de escritório ou internalizar a contabilidade. Foram analisadas as duas situações e principalmente o custo benefício e decidiu-se pela contratação de um novo escritório de contabilidade. Com a contratação de uma nova empresa de contabilidade que desenvolve o trabalho dentro da própria empresa ALFA o problema foi resolvido.
Processos internos com falhas de controle: durante a implantação do BSC, foram encontrados alguns processos internos com falhas de controle ou simplesmente sem controle, o que interferia nos indicadores de desempenho:
Pesquisa de satisfação dos clientes: Essa questão foi resolvida com a implantação de formulário de pesquisa de satisfação do cliente;
Qualificação de fornecedores: Foi desenvolvido formulário de avaliação de fornecedores;
Apuração da rentabilidade por obra: para resolver essa questão foi elaborada planilha no software Excel;
Controle de fornecedores novos e redução de custos: o sistema de compras foi aprimorado para efetuar esses controles e integrado ao contas a pagar da empresa.
Para fazer um link entre os fatores críticos de Beber, Ribeiro, Neto, 2007 e Fernando, Fonseca, 2007 (Quadro 1), e os problemas encontrados na implantação do BSC na empresa ALFA elaborou-se o quadro 9.
Quadro 9: Fatores críticos e os problemas encontrados na implantação do BSC da ALFA. Problemas encontrados na empresa
"ALFA" durante a implantação do BSC.
Fatores Críticos: Beber, Ribeiro, Neto, 2006 e Fernando, Fonseca,
2007 (Quadro 1)
Soluções encontradas pela empresa "ALFA"
Dificuldades de entendimento da
metodologia BSC. Informação Aplicação de treinamento.
Falta de maior envolvimento de todos
os funcionários no processo. Comprometimento
Proporcionar maior entendimento da estratégia e da participação do
funcionário nos objetivos estratégicos. Programa de participação no resultado. Problemas para mensurar o resultado
por obra. Informação
Elaboração de planilha em “Software Excel”. Prazo curto de apenas um ano para
implementação. Amplitude
Reuniões semanais e empenho de todos.
A empresa não possui um sistema integrado de processamento de dados
(ERP).
Informação internamente e planilhas de Sistema desenvolvido “Software Excel”.
Todas as decisões necessitam do aval
da diretoria. Comprometimento
A diretoria se comprometeu a tomar decisões com maior agilidade e em algumas situações, em que se fez necessário, a gestão tomou a decisão e defendeu o
ponto de vista.
Demonstrações financeiras fora do
prazo. Informação
Contratação de uma nova empresa de contabilidade externa.
Processos internos com falhas de
controle. Informação
Desenvolvimento do sistema existente e elaboração de planilhas
em “Software Excel”. Fonte: Elaborado pelo autor.
A empresa mostrou-se apta a solucionar os problemas encontrados e com o empenho de todos os colaboradores o BSC foi implantado dentro do prazo.