Processo de Adoção e Operação dos Sistemas Inter-organizacionais

Todo o histórico de implantações de sistemas inter-organizacionais, nos quais a empresa atua como seguidora, demonstra que existe um roteiro típico que é seguido pelas montadoras para envolver os fornecedores no processo. Normalmente a montadora, que é a empresa iniciadora, faz uma convocação a seus fornecedores para uma palestra. Nesta palestra é mostrada a necessidade da implantação do sistema de conectividade, apresentando as vantagens que o sistema vai trazer para a montadora e também para os fornecedores. As principais vantagens apresentadas são a redução de erros de digitação, aumento da agilidade na troca de informações e agilização do processo de recebimento de mercadorias. É comum nesta palestra serem apresentadas as empresas homologadas para prestarem os serviços de comunicação, as chamadas VANs. Fica claro na palestra que o fornecedor deverá contratar uma empresa VAN homologada.

Cada empresa VAN fornece um módulo de software, chamado de conector. Este conector deve ser instalado em um micro-computador da ABC como condição para o funcionamento do sistema inter-organizacional. Os conectores funcionam como uma espécie de ponte que viabiliza a troca de dados entres os computadores da ABC e os computadores da empresa VAN. Os computares e sistemas da empresa VAN se encarregam de finalizar o processo de comunicação com os computadores das montadoras. Normalmente não existe custo para a instalação dos conectores nem taxa mensal de licença pelo uso do software. A empresa VAN cobra pelo volume de dados trafegado através de seu conector.

A proliferação de diferentes VANs com seus respectivos conectores, em conjunto com a existência de uma diversidade de padrões de formatações dos dados, aumentaram muito a complexidade da administração dos sistemas inter-organizacionais. Para facilitar o processo de administração desta diversidade a ABC adquiriu um sistema gerenciador de comunicação com as montadoras fornecido pela empresa Sintel. Esta empresa se especializou em trabalhar com a diversidade existente nos sistemas inter-organizacionais das montadoras. A partir desta especialização, a Sintel desenvolveu soluções de tecnologia da informação para atender aos fabricantes de autopeças que são obrigadas a conviver com toda a diversidade dos sistemas das montadoras. O sistema gerenciador de comunicação com as montadoras, que a empresa Sintel disponibiliza, oferece as seguintes facilidades que ajudam a ABC:

• Traduz os diferentes protocolos de formatação de dados em um padrão único, o que facilita a integração com os sistemas internos da empresa.

• Traduz e mapeia os diferentes conteúdos de dados que as montadoras se utilizam em suas mensagens eletrônicas para um formato padronizado. Isto também é necessário para facilitar a integração com os sistemas internos.

• Se comunica com os diferentes conectores das diferentes VANs que a ABC Autopeças é obrigado a manter em funcionamento. Isto proporciona a existência de um único ponto de interface com todos os diferentes sistemas das montadoras. Desta maneira a ABC elimina a necessidade de lidar com diferentes conectores no momento de fazer a integração com os seus sistemas internos.

• No caso da ABC Autopeças este sistema está configurado para já fazer a interface com os sistemas internos da empresa, tanto no recebimento como no envio das mensagens eletrônicas.

A figura 4.9 apresenta a estrutura que a ABC montou para trabalhar com toda a diversidade de sistemas inter-organizacionais, das diferentes montadoras, que é obrigada a manter. É importante verificar que, apesar de toda a complexidade, existe um único ponto de comunicação com os sistemas internos através do gerenciador de comunicação. Outro ponto importante é que a comunicação com a montadora Toyota não necessita de nenhuma VAN, sendo totalmente baseada na Internet. A ausência de VAN reduz os custos para a ABC.

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Figura 4.9 – Estrutura para conectividade na ABC Fonte: Dados da pesquisa

Com relação aos custos para trabalhar com os sistemas inter-organizacionais a ABC Autopeças tem os seguintes itens:

• Manutenção de um micro-computador exclusivamente para funcionar como servidor de comunicação com as VANs. Neste micro-computador estão instalados todos os conectores e o gerenciador de comunicação com as montadoras.

• Analista de suporte, funcionário da empresa, que dedica cerca de 80% de seu tempo para resolver problemas de falhas nas comunicações, instalar e configurar os conectores e sistemas, treinar usuários finais e para realizar outras atividades de suporte para o funcionamento dos sistemas inter-organizacionais.

• Taxa mensal pelo uso de cada uma das VANs. Os valores são cobrados em função do volume de dados trafegado. Existem taxas mínimas de utilização mensal. Atualmente a empresa paga as seguintes VANs: Sintel, Embratel, DI2S, Gedas e Sawluz.

• Pela utilização do sistema gerenciador de comunicação com as montadoras é paga uma licença mensal para a empresa Sintel. Esta licença também garante que o sistema estará sempre atualizado quando a mudanças que freqüentemente ocorrem no formato e no 4conteúdo das mensagens que são trocadas com as montadoras.

Os valores gastos não foram revelados na entrevista, pois o gerente de tecnologia de informação da empresa considera estes dados sigilosos.

Parece existir uma tendência de aumento dos custos com a operação dos sistemas inter- organizacionais na ABC. As montadoras General Motors e Volswagen que anteriormente utilizavam a VAN Embratel-STM400 migraram para outras plataformas tecnológicas obrigando a empresa a contratar os serviços de outras VANs. A implantação de sistemas inter- organizacionais com outras montadoras também acaba trazendo custos adicionais. Exemplo disto ocorreu com a montadora Agrale que recentemente iniciou a operação de um novo sistema inter-organizacional. Para a utilização deste sistema, a montadora homologou uma VAN, que obviamente teve que ser contratada pela ABC.

Outro fator que motivou o aumento dos custos foi a necessidade de utilização do sistema gerenciador de comunicação com as montadoras. O aumento da diversidade de sistemas inter- organizacionais, diferentes e incompatíveis entre si, acabou justificando e tornando necessária a instalação de um sistema de tradução.

Outro ponto importante levantado nas entrevistas foi a falta de flexibilidade dos sistemas inter-organizacionais que a ABC Autopeças atualmente utiliza para se comunicar com as montadoras. Quando surgem novas necessidades que exigem alguma mudança nestes sistemas, a empresa é obrigada a contratar serviços extraordinários das empresas VANs, para que os ajustes sejam feitos. Estes ajustes normalmente são cobrados como projetos de desenvolvimento.