Processo de gestão empresarial

De acordo com Mosimann e Fisch (1999, p.29), “o modelo de gestão ideal deve ter um processo de gestão (planejamento, execução e controle) dinâmico, flexível e oportuno, isto é, adaptável às mudanças, com estilo participativo, voltado para a eficácia empresarial”.

O modelo de gestão constitui-se num conjunto de normas e princípios cuja finalidade é orientar o processo administrativo da empresa, para que esta cumpra sua missão e mantenha sua continuidade.

Assim, o modelo de gestão determina o processo de gestão da empresa, definindo a forma como este deve ser operacionalizado nas suas fases de planejamento, execução e controle.

O processo de gestão empresarial contempla as dimensões de planejamento, execução e controle. Diz respeito, fundamentalmente, ao processo decisório da empresa no sentido de que ela atinja seus objetivos.

A atual conjuntura econômica tem levado as organizações a adquirirem características que lhes permitam maior grau de flexibilidade e adaptação ao ambiente externo. Nessa perspectiva, Lopes (1976) destaca que:

a sofisticação tecnológica, os imensos mercados que se abriram e as maneiras de se chegar a eles, a produção em massa, a concepção de tecnoestrutura empresarial, a acirrada competição inter e intranacional exigem do administrador extraordinária atenção à necessidade, com razoável antecedência, estabelecer missões e objetivos da empresa, estudar e selecionar os caminhos alternativos, implantar a estrutura e implementar os planos e idéias escolhidas.

Assim, todo esse processo de mudanças impacta tanto o contexto externo das relações contratuais das organizações, como o ambiente interno das empresas, criando, dessa forma, demanda por melhores práticas de gestão.

Nesse sentido, as organizações necessitam dispor de um processo de gestão estruturado de tal forma que compreenda as fases de planejamento, execução e controle.

Figueiredo e Caggiano (1997) explicam que o processo de gestão serve de apoio ao processo de tomada de decisão e que, portanto, em cada etapa desse processo, os gestores estarão tomando decisões que devem ser uniformizadas, para que o objetivo da empresa seja alcançado em seu todo, o que implica em um modelo que possibilite a agregação dos indicadores de desempenho.

Dessa forma, é necessário que o processo decisório das áreas esteja sempre integrado ao processo decisório global da empresa, devido ao fato de as áreas existirem para que a organização obtenha melhores resultados na busca de sua eficiência. Conforme Mosimann e Fisch (1999), o processo de gestão está dividido nas seguintes etapas: planejamento (estratégico e operacional), execução e controle.

a) Planejamento

De acordo com a amplitude ou nível de atuação, o planejamento divide-se em planejamento estratégico e planejamento operacional. O planejamento estratégico, segundo Ansoff e McDonnell (1993, p.289),

preocupa-se com o estabelecimento de objetivos e metas para a organização e com a manutenção de um conjunto de relações entre a organização e o ambiente, (a) que lhe permitam perseguir seus objetivos, (b) sejam compatíveis com as potencialidades organizacionais, e (c) lhe possibilitem continuar a ser sensível às exigências do ambiente.

Segundo Catelli, Pereira e Vasconcelos (1999, p.130), “o processo de planejamento estratégico tem como premissa fundamental, assegurar o cumprimento da missão da empresa”. Contempla a análise de variáveis do ambiente externo e do ambiente interno da empresa, de onde se extraem as informações para o estabelecimento das diretrizes estratégicas.

Mintzberg e Quinn (2001, p.59) destacam que o planejamento estratégico é um processo lógico que “incluem a identificação das oportunidades e ameaças no ambiente da empresa, adicionando-se alguma estimativa ou risco às alternativas discerníveis”.

Verifica-se que é no planejamento estratégico que a empresa decide em quais mercados quer atuar e como competir nesses mercados. Desse processo surgem os cenários onde a empresa deverá atuar no período de tempo estipulado, as diretrizes, as políticas e os objetivos estratégicos. Esses elementos são utilizados para se proceder ao planejamento operacional.

De acordo com Ansoff (1977, p.4), o planejamento operacional “visa maximizar a rentabilidade das operações correntes. As principais áreas de decisão são a alocação de recursos entre as diferentes áreas funcionais e linhas de produtos, a programação das operações, o acompanhamento da execução, e a aplicação de medida de controle”.

A elaboração do planejamento operacional consiste na identificação, integração e avaliação de alternativas de ação e na escolha de um plano de ação a ser implementado, com base nas diretrizes e cenários traçados no processo anterior. Catelli, Pereira e Vasconcelos (1999, p.132) sugerem as seguintes etapas para a elaboração do planejamento operacional:

a) estabelecimento de dos objetivos operacionais; b) definição dos meios e recursos;

c) identificação das alternativas de ação; d) simulação das alternativas identificadas;

e) escolha das alternativas e incorporação do plano; e f) aprovação e divulgação do plano.

É importante ressaltar que o plano gerado no processo de planejamento operacional deve ser suficientemente flexível a fim de permitir revisões adequadas às necessárias alterações conjunturais, de forma a conduzir a empresa à otimização de seu resultado no curto, médio e longo prazos.

Segundo Mosimann e Fisch, (1999), o plano resultante do planejamento operacional, que depois de quantificado, física e monetariamente, passa a denominar-se plano orçamentário (orçamento), implementará o input na etapa de execução do processo decisório.

Welsch (1996) explica que a função do orçamento para a empresa é tornar mais sistemática, eficaz e compensadora a tarefa de administrar, aumentando, assim, a flexibilidade do processo de administração.

Assim, a fase de planejamento tem o objetivo de gerar um plano capaz de orientar os gestores rumo a uma execução eficaz. As ações a serem implementadas na fase de execução não devem ser aleatórias ou dependerem do feeling dos gestores, mas sim orientadas pelo plano operacional.

b) Execução

A execução, segundo Catelli, Pereira e Vasconcelos (1999, p.138), “corresponde à fase em que os recursos são consumidos e os produtos gerados”. Envolve, portanto, os processos que a empresa utiliza para alcançar seus objetivos.

Mosimann e Fisch (1999, p.37) explicam que a “execução é a etapa do processo de gestão na qual as coisas acontecem, as ações emergem”, sendo que essas ações devem estar em conformidade com o que foi planejado.

Entretanto, nesta etapa, poderão ser necessários ajustes ou mudanças, com conseqüente identificação de alternativas operacionais, escolha da mais apropriada e implementação dos ajustes necessários.

Dessa forma, a fase de execução representa um importante passo no processo de gestão, pois é nesta etapa que as decisões são implementadas e surgem as transações realizadas, gerando o resultado econômico da empresa.

c) Controle

Para Atkinson et al. (2000, p.581), “controle é o conjunto de métodos e ferramentas que os membros da empresa usam para mantê-la na trajetória para alcançar seus objetivos”.

Figueiredo e Caggiano (1997), explicam que o controle constitui-se num sistema de feedback que possibilita ao desempenho ser comparado com o planejado.

A função de controle, conforme Mosimann e Fisch (1999, p.70), “configura-se, assim, como um instrumento administrativo exigido pela crescente complexidade das empresas a fim de atingir um bom desempenho”.

Portanto, o controle é uma fase do processo decisório que objetiva assegurar a direção estabelecida no planejamento para atingir a situação desejada, comparando transações planejadas e realizadas e propondo alternativas de redirecionamento ou replanejamento de ações.

Na visão de Catelli, Pereira e Vasconcelos (1999, p.138), para que seja implementado com sucesso, o controle envolve quatro etapas:

a) prever resultados das decisões na forma de medidas de desempenho; b) reunir informações sobre o desempenho real;

c) comparar o desempenho real com o previsto; e

d) verificar quando uma decisão foi deficiente e corrigir o processamento que a produziu e suas conseqüências, quando possível.

Entretanto, para identificar essas necessidades corretivas, em tempo adequado, é importante destacar a necessidade de um sistema de informação eficiente.

Assim, o controle pode ser visto como um sistema de feedback que permite a comparação dos desempenhos realizados com os planejados, ou seja, os resultados decorrentes da execução são analisados em relação aos planejados e os desvios são averiguados e corrigidos.

Portanto, o processo de gestão tem o papel de assegurar a dinâmica das decisões tomadas na empresa, conduzindo-a efetivamente ao seu aperfeiçoamento.

Dentre os modelos de gestão adotados por empresas brasileiras, destaca-se o sistema que utiliza os critérios de excelência do Prêmio Nacional da Qualidade – PNQ, dentro de padrões estabelecidos pela Fundação para o Prêmio Nacional da Qualidade - FPNQ.