2.1. Contexto organizacional atual
Desde a criação por D. Dinis, em 1 de março de 12906, até aos dias de hoje, a UC conso-
lidou a sua posição e confirmou o seu grande prestígio como instituição de ensino superior. Na atualidade e nos termos dos respetivos Estatutos em vigor, “é uma instituição de criação, análise crítica, transmissão e difusão de cultura, de ciência e de tecnologia que, através da investigação, do ensino e da prestação de serviços à comunidade, contribui para o desenvolvimento económico e social, para a defesa do ambiente, para a promoção da justiça social e da cidadania esclarecida e responsável e para a consolidação da soberania assente no conhecimento”7.
Trata-se de uma Universidade que engloba dezenas de unidades orgânicas e serviços, fisica- mente descentralizados (dispersa por três polos na cidade de Coimbra e um em Alcobaça, com cerca de 24.000 alunos), uma estrutura complexa e diversificada8– que integra no momento pre-
sente9, os órgãos de governo da UC10, dez unidades orgânicas de ensino e investigação11, duas
6. É no Arquivo da Universidade de Coimbra que encontramos a riquíssima documentação produzida e recebida pela UC. Este Arquivo integra ainda os fundos do Arquivo Distrital (Decreto n.º 19952, de 27 de junho de 1931).
7. Artigo 2.º dos Estatutos da Universidade de Coimbra, publicados em anexo ao Despacho Normativo n.º 43/2008, de 1 de setembro.
8. Unidades que espelham uma realidade estrutural singular/única: Estádio Universitário, Imprensa da Univer- sidade (IUC), Teatro Académico Gil Vicente (TAGV), Centro de Documentação 25 de Abril, Colégio das Artes, Instituto de Investigação Interdisciplinar (III), Tribunal Universitário Judicial Europeu (TUJE).
9. Os organigramas (consult. em 10 Nov. 2015: www.uc.pt/sobrenos/estatutos, www.uc.pt/administracao/missa o/organograma_administracao) permitem uma melhor compreensão da estrutura orgânica, bem como das respetivas relações hierárquicas e funcionais, sendo evidente a dimensão e complexidade da atual estrutura organizacional da UC.
10. O Governo da UC é exercido pelo Conselho Geral, pelo Reitor (equipa reitoral) e pelo Conselho de Gestão. O Senado é um órgão de natureza consultiva que coadjuva o Reitor na gestão da Universidade.
11. Constituem unidades orgânicas de ensino e investigação: as Faculdades de Letras, de Direito, de Medicina, de Ciências e Tecnologia, de Farmácia, de Economia, de Psicologia e de Ciências da Educação, de Ciências do Desporto
unidades de investigação12 e outras unidades, e diversos serviços13 voltados essencialmente
para o apoio às atividades científicas, pedagógicas, culturais, desportivas, administrativas, soci- ais e de relação com a comunidade.
Este SI está desde sempre dinamicamente dependente do universo orgânico da Universidade, com a complexidade que se foi naturalmente gerando, e esta realidade deve ser reconhecida, numa evolução dinâmica diacrónica, como aquela que serviu e serve de contexto sistémico en- volvente. Um SI é, portanto, “constituído pelos diferentes tipos de informação registada ou não externamente ao sujeito” e, “não importa qual o suporte (material e tecnológico), de acordo com uma estrutura”, a da entidade produtora/receptora, “prolongada pela acção na linha do tempo”14
(Silva, 2006: 162).
No SI da UC, a permanente interação dos fatores natureza orgânica (estrutura produtora) e natureza funcional (serviço/uso) é um aspeto fundamental e, como tal, deve ser apreendido e compreendido, nunca esquecendo que a informação que flui no SI contém a funcionalidade (existe para ser recuperada) e é moldada pela estrutura que a produz/produziu, sendo essencial um equilíbrio entre a valorização dos contextos de ação e de produção informacional e o seu uso e comunicação.
2.2. Resultados e discussão
Para se alcançar o real conhecimento da estrutura orgânica e funcional da UC, bem como da sua articulação com a informação produzida e recebida, estamos obrigados a levar a cabo um estudo sólido da respetiva organização ao longo do tempo; só através dele se logrará chegar à caraterização do SI organizacional na sua globalidade. Consequentemente, a análise diacrónica da estrutura aliada à identificação e registo da informação produzida/recebida pelos setores orgâ- nicos geradores de informação, através do arco temporal da sua existência, permitirá integrar os documentos/informação no seu contexto de produção. Assim, apresentamos de seguida uma sú- mula dos resultados da investigação, que se encontram explicitados no trabalho já desenvolvido (Gomes, 2012: 38-74):
— Lista de referências dos diplomas legislativos e textos regulamentares compilados, que têm regulado a organização e o seu funcionamento;
— Organigramas representativos da evolução diacrónica da estrutura orgânica da UC nos sécs. XX e XXI;
e Educação Física, o Instituto de Investigação Interdisciplinar (III) e o Colégio das Artes (CA). As unidades orgânicas têm os seus próprios órgãos de direção e de gestão.
12. O Instituto de Ciências Nucleares Aplicadas à Saúde (ICNAS) e o Tribunal Universitário Judicial Europeu (TUJE).
13. Nomeadamente: Administração, Serviços de Ação Social, Unidades de Extensão Cultural e de Apoio à Forma- ção (Biblioteca Geral, Arquivo, Imprensa, Centro de Documentação 25 de Abril, TAGV, Museu da Ciência, Estádio Universitário, Biblioteca das Ciências da Saúde, Jardim Botânico), serviços de apoio direto aos órgãos de governo e estruturas de caráter temporário, como é o caso dos Projetos Especiais e Observatórios.
14. Não se deve confundir com o sistema tecnológico de informação ou informático, assumido como plata- forma/infraestrutura tecnológica que sustenta a produção, processamento, armazenamento, transmissão e acesso à informação que constitui o s.i. propriamente dito (SILVA, 2006: 163).
— Estudo da evolução orgânica e funcional (1911-2011) ;
— Estudo da atividade informacional em curso, através da observação, inquérito e recen-
seamento de séries/documentos produzidos/recebidos na/pela Administração16 da UC
(estrutura de apoio e de suporte à governação da Universidade e à comunidade universi- tária), que tornou inteligível a produção e o uso da informação.
Neste encadeamento, destacamos para o período dos últimos 30 anos, as diversas altera- ções orgânico-funcionais, bem como a dimensão e complexidade da atual estrutura organizaci- onal. Registamos, igualmente, a publicação em 1988 da Lei de Autonomia Universitária (Lei n.º 108/88, de 24 de setembro), e a consequente descentralização dos serviços administrativos e académicos da Universidade. Desde 201017, verifica-se uma inversão na política de gestão da
UC, materializada no regresso à centralização dos serviços (administrativos, académicos, gestão financeira e patrimonial, etc.) na Administração, num processo de mudança que determinou a existência de um conjunto de serviços transversais a toda a Universidade (serviços comuns e serviços especializados).
Em resultado do trabalho quotidiano na Universidade e da evolução das novas tecnologias, constata-se uma utilização transversal de plataformas informáticas para desmaterializar os pro- cessos/tarefas. Consequentemente, todos os sistemas e aplicações de armazenamento de dados geram e gerem informação, facto que evidencia a premente necessidade de implementar uma gestão integrada, contínua e global do seu ciclo de vida (produção, organização e representação, avaliação, armazenamento, acesso e preser-vação), independentemente do suporte em que se encontre registada (Gomes e Ramos, 2014: 426-427).
No atual contexto, os desafios com que a organização se confronta implicam claramente o apetrechamento tecnológico; contudo, o enfoque, de forma generalizada, na sua urgência levanta problemas que redundam em situações de carência diversas, tais como: ausência de identifica- ção das necessidades de informação; existência de informação redundante, duplicada e dispersa por vários suportes; falta de normalização na produção (e mesmo antes, no momento de con-
15. Em 1911, ano da instauração do regime republicano em Portugal, foi promulgada a Constituição Universitária (Decreto de 19 de abril de 1911. Collecção official de legislação portugueza. p. 688-693) e aprovado o Regulamento das Secretarias Geraes e Thesourarias das Universidades(Decreto de 19 de agosto de 1911. Collecção official de legislação portugueza. p. 1.630-1.634), diplomas que regulamentam o funcionamento dos serviços administrativos. O ano 2011, pela sua proximidade, surgiu como fronteira natural ditada pela necessidade de apresentar os resultados iniciais da investigação; entretanto, o referido estudo foi completado até 2015.
16. Regulamento n.º 423/2009, de 27 de outubro, alterado pelo Despacho n.º 10570/2012, de 6 de agosto, pelo Despacho n.º 6520/2013, de 20 de maio, pelo Despacho n.º 16419/2013, de 18 de dezembro e pelo Despacho n.º 4760/2014, de 2 de abril; Regulamento n.º 4/2011, 5 de janeiro, alterado pelo Despacho n.º 10571/2012, de 6 de agosto, pelo Despacho n.º 6521/2013, de 20 de maio, pelo Despacho n.º 16420/2013, de 18 de dezembro e pelo Despacho n.º 4761/2014, de 2 de abril.
17. Com a publicação, em 2009, do Regulamento da Administração (ver nota anterior), inicia-se no ano seguinte a implantação de uma nova estrutura, com a criação do Centro de Serviços Comuns (CSC), do Centro de Serviços Especializados (CSE) e do Gabinete Técnico de Apoio. O CSC exerce as suas atribuições no âmbito da prestação de serviços de suporte (de natureza institucional) às Unidades e Serviços da UC (gestão académica, financeira, de recursos humanos, do edificado, segurança e ambiente, de sistemas e infraestruturas de informação e comunicação, apoio e promoção da investigação, gestão administrativa, económica e financeira de projetos e atividades). O CSE exerce as suas atribuições no âmbito dos estudos, elaboração de propostas de intervenção transversais à Universidade e seu planeamento, monitorização e avaliação da sua execução.
ceção), na organização e na descrição da informação/documentos; inexistência de avaliação da informação; aumento de custos de manutenção de equipamentos (hardware e software); uso da informação não direcionado à estratégia da organização. Para evitar estas situações, considera- mos ser necessária uma abordagem que congregue, “desde a fase de concepção da plataforma tecnológica até à produção, circulação, avaliação, armazenamento, disponibilização e preserva- ção da informação, toda a Organização e os seus processos de negócio, integrando tecnologias e ferramentas, áreas de actuação muitas vezes separadas como a Gestão de Documentos e a Gestão de Conteúdos (. . . ), envolvendo a participação activa do gestor de informação, integrado numa equipa multidisciplinar, e pressupondo que entre os recursos organizacionais, sejam eles huma- nos, materiais ou financeiros, se encontram também os informacionais” (Pinto e Silva, 2005: 4).
Verificamos igualmente que a UC, no decurso da sua missão e no âmbito das suas atribui- ções e competências, tem vindo a produzir e a acumular um extenso acervo. Face ao crescimento exponencial da documentação/informação (em formato papel e eletrónico) e perante a inviabili- dade de tudo conservar, é de capital importância implementar medidas regulares de gestão como é a avaliação da informação18. Contudo, mais do que implementar procedimentos técnicos de
avaliação informacional, torna-se fulcral não esquecer a necessária preservação19da informação
autêntica e indispensável à gestão organizacional presente e futura.
Como referem Pinto e Silva (2005), o conceito de informação e de sistema de informação constituem o núcleo duro do modelo operacional SI-AP (Sistema de Informação – Ativa e Per- manente). O SI organizacional é, por natureza, ativo e permanente, é um sistema com memória; “a permanente interacção dos factores natureza orgânica (estrutura produtora) e a natureza fun- cional (serviço/uso) é um aspecto fundamental e, como tal, deve ser apreendido e compreendido, nunca esquecendo que a informação que flui no sistema de informação da organização contém a funcionalidade (existe para ser recuperada) e é moldada pela estrutura que a produz, convocando um efectivo equilíbrio entre a valorização dos contextos de acção e de produção informacional e o seu uso e comunicação, nas suas diversas manifestações” (Pinto, 2014: 53).
Conclusão
Na UC, desde a década de 90 do século XX, identificamos uma com¬plexificação nas re- lações hierárquicas (internas e externas), que se tem tra¬duzido numa multiplicidade orgânica e funcional e, consequentemente, num aumento exponencial da produção de informação aliada a crescentes dificuldades na sua gestão. O estudo orgânico-funcional como modelo de análise para fundamentar o conhecimento do SI da organização afigura-se-nos como imprescindível,
18. Para uma visão científica e um desenvolvimento aprofundado desta problemática relevamos os seguintes trabalhos: Silva e Ribeiro, 2000: 57-113; Ribeiro e Silva, 2004: 7-37.
19. O meio digital e o conhecimento da pluridimensionalidade das unidades informacionais em toda a UC vêm reforçar a imprescindibilidade da abordagem sistémica da preservação, quer como variável intrínseca à Gestão da Informação quer nos processos de gestão do SI da UC. Ressalta ainda de forma evidente a necessidade urgente de tomar medidas de fundo quanto à gestão e preservação da informação (Pinto, 2014: 38-39, 47-51) que integra o referido SI, recurso essencial para a gestão estratégica, tática e operacional, bem como prospetiva da instituição universitária.
pois, para que exista uma correta compreensão das alterações da estrutura e das funções que geraram/geram a informação, ao longo do tempo, é necessário fazer uma análise/avaliação re- trospetiva e diacrónica (Gomes, 2012).
A perspetiva sistémica que sustentou o estudo realizado, a abordagem holística que presidiu ao seu desenvolvimento e a análise de resultados permitem mencionar necessidades urgentes e inadiáveis da organização, sendo de destacar quão indispensável é: Conceber e gerir um SI “que integre a informação produzida, recebida e acumulada, independentemente do suporte de registo e tipologia”; Definir e implementar, rapidamente, procedimentos de gestão da informação que acompanhem todo o seu ciclo; “Garantir o uso da informação digital a médio e longo prazo, sem esquecer que os documentos digitalizados ou nado-digitais são apenas acessíveis através de um sistema intermediário (hardware e software)”; Definir políticas e concretizar ações que visem a preservação da informação no longo prazo e que deverão acompanhar todo o seu ciclo de vida e de gestão (Gomes e Ramos: 2014: 427; Pinto: 2013, 2014).
É nossa convicção que as organizações devem apostar cada vez mais em políticas de gestão integrada da informação produzida/recebida, ou seja, de gestão sistémica e contínua de todo o ciclo do processo informacional (Gomes, Marques, e Ramos: 2013). Pensar apenas na acu- mulação e armazenamento de informação sem critérios objetivos, sem se pensar no futuro, não permite racionalizar nem potenciar meios e recursos que proporcionem o acesso de modo mais imediato à informação, quer na sua fase ativa, por parte dos serviços e seus clientes, quer na sua fase definitiva, por parte de investigadores e cidadãos em geral.
A visão redutora da gestão da informação, em contexto orgânico institucional (por oposição à gestão do SI – uno e indivisível –, gerado pela estrutura organizacional e sustentado por uma eficaz plataforma tecnológica), traz consequências profundamente negativas para o aproveita- mento cabal dos recursos de informação disponíveis, seja como elemento probatório, seja como fundamento para a tomada de decisão, seja, finalmente, para a construção do conhecimento.
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