Subprocesso 2 Planejando o projeto de consultoria em melhoria de

As propriedades e ações que constituem este subprocesso são apresentadas na Figura 5.24. As ações, deste subprocesso, tratam de questões relacionadas ao planejamento e à alocação de recursos necessários para a condução das iniciativas de melhoria. Portanto, foi dado ao subprocesso o nome de “Planejando o projeto de consultoria em melhoria de processos”.

Após o estabelecimento do contrato, dá-se início às atividades de implementação de melhorias nos processos da empresa cliente por meio da definição das estratégias de definição de processos e de introdução de mudanças nos processos de software. Para tanto, a organização de consultoria deve realizar um diagnóstico, visando entender as características da empresa, da forma de trabalho e do conhecimento e das competências da equipe. O resultado do diagnóstico é utilizado para apoiar o planejamento da iniciativa de melhoria, bem como para ajudar a estabelecer expectativas reais para as melhorias nos processos, garantindo um alinhamento adequado da implementação com as especificidades da empresa. (A04, P30, P28)

[A04] Realizar diagnóstico

[A07] Definir e melhorar o processo de forma rápida e

contínua [A08] Envolver os membros da organização na definição

dos processos/ procedimentos

[A09] Introduzir mudanças de forma incremental [A10] Respeitar a forma de

trabalho e cultura da empresa

[A18] Apoiar a escolha de projetos para adotar as

melhorias

[A11] Fornecer ferramentas próprias

[A12] Apoiar a seleção de ferramentas

[A13] Recomendar solucionar problema de indisponibilidade de recursos

de hardware e software

[A14] Atribuir a liderança da iniciativa de melhoria a uma

pessoa da empresa

[A20] Recomendar o tratamento da iniciativa de melhoria como um projeto

real na organização

[A15] Alocar equipe de consultoria com muita competência e experiência

em atividades críticas

[A16] Alocar equipe de consultoria com menos experiência em atividades

que não são críticas

[A17] Apoiar o planejamento do envolvimento, das responsabilidades e da comunicação H62, H198, H197 [P28] Alinhamento adequado da implementação dos processos com as especificidades da empresa [P30] Adequação do planejamento da iniciativa de melhoria H64 [P07] Balanceamento entre as melhorias impostas pela alta direção, as necessidades do modelo

adotado e as melhorias propostas pelos membros da organização H58 H85 H61 [P09] Adequação dos processos/procedimentos definidos H83 [P31] Facilidade de aprendizagem dos membros da organização H24 H60 [P24] Rotatividade de pessoal da organização H178 [P08] Adequação das ferramentas de apoio H71 H70, H72, H75, H77, H73 [P17] Disponibilidade de recursos de software e hardware de apoio à execução dos processos

H130

[P06] Existir gerência do projeto de implementação da melhoria dos processos

H47 H53 [P28] Alinhamento adequado da implementação dos processos com as especificidades da empresa H195, H196 H196 [P14] Comprometimento e envolvimento dos membros

da organização H164

Contexto Organizacional

Contexto Individual Contexto Tecnológico

Legenda:

Proposição (hipótese) Ação

Figura 5.24 – Representação das relações entre as ações e propriedades do subprocesso

“Planejando o projeto de consultoria em melhoria de processos”.

Uma estratégia eficaz de definição de processos é a geração de uma primeira versão do processo rapidamente, facilitando seu uso e melhoria contínua, com base na avaliação do processo, após a sua execução em cada um dos projetos de software. (A07, P07)

Um aspecto crítico de ser considerado na definição de processos está relacionado ao envolvimento dos membros da organização na definição dos processos, adaptando-os à realidade da empresa. Essa atitude da equipe de consultoria, facilita o alinhamento da implementação das melhorias nos processos com as especificidades da empresa. (A08, P28)

Com respeito a definição da estratégia de introdução de mudanças nos processos, a visão dos implementadores de organizações de consultoria é que mudanças devem ser

introduzidas nos processos de software, pouco a pouco, por meio da adoção de uma abordagem incremental de mudança. Além disso, a introdução de mudanças nos processos de software deve ser realizada, respeitando a forma de trabalho da equipe e a cultura organizacional, aproveitando o máximo possível o que existe na empresa. Essas ações ajudam a garantir um balanceamento adequado da implementação dos processos. Além disso, a implementação de melhorias de forma incremental ajuda a superar os problemas de facilidade de aprendizagem dos membros da organização. (A09, A10, P07, P09, P31)

Uma questão crítica na definição da estratégia de introdução de mudanças em processos está relacionada ao escopo da implementação, isto é, aos projetos que irão adotar as melhorias nos seus processos. Para tanto, a organização de consultoria deve apoiar a seleção de projetos-alvo para adoção das melhorias nos processos. Essa ação tem a capacidade de evitar rotatividade de pessoal nos projetos escolhidos para adotar as melhorias. (A18, P24)

A disponibilidade de recursos de software e hardware de apoio à execução dos processos foi identificada como sendo um fator crítico de sucesso que afeta diretamente o sucesso da iniciativa de melhoria. É uma prática comum em algumas instituições de consultoria, o desenvolvimento de ferramentas próprias para apoiar os processos, como solução alternativa para organizações com dificuldade em adquirir recursos de software de apoio aos processos. Independente do fornecedor da ferramenta de software, a organização de consultoria deve, sempre que necessário, apoiar a empresa na seleção de ferramentas de apoio adequadas com base em critérios objetivos (custo, funcionalidades, etc.) ou quando não for viável a seleção de recursos, a organização de consultoria deve, ao menos, recomendar à empresa solucionar o problema de indisponibilidade de recursos de software e hardware adequados. (A11, A12, P08, A13, P17)

Para uma condução eficaz e efetiva da iniciativa de melhoria, é necessário definir a organização do projeto de consultoria. Para tanto, a organização de consultoria deve recomendar a atribuição da liderança da iniciativa de melhoria à uma pessoa da empresa com perfil adequado. A atribuição da liderança ou gerência da iniciativa de melhoria à uma pessoa da empresa, também, foi percebida como um facilitador da continuidade do programa de melhoria na organização. A organização de consultoria deve, também, recomendar o tratamento da iniciativa de melhoria como um projeto real na organização para facilitar a existência de uma gerência adequada do projeto de implementação da melhoria dos processos. (A14, A20, P06)

Uma questão crítica na organização do projeto de consultoria diz respeito à alocação da equipe de consultoria, bem como ao planejamento do envolvimento, das responsabilidades e da comunicação com os membros da organização. Uma estratégia eficaz de alocação da equipe de consultoria é a alocação de uma equipe com muita competência e experiência em atividades onde são tomadas decisões críticas (início da iniciativa, definição dos processos, etc.) e alocação de outra equipe, com menos experiência, em atividades específicas que não envolvam tomadas de decisões críticas. A alocação adequada de membros da consultoria nos projetos de consultoria é um facilitador para alcançar correto alinhamento da implementação dos processos com as especificidades da empresa. (A15, A16, P28)

O planejamento do envolvimento, das responsabilidades e da comunicação com os membros da organização deve ser definido, explicitamente, para evitar eventuais dificuldades na implantação das melhorias nos processos, como falta de apoio, comprometimento e envolvimento dos membros da organização na iniciativa de melhoria. (A17, P14)