Tipos de Centralização

Dada a escassez de dados sobre regimes de centralização de compras, torna-se difícil considerar todas as modalidades possíveis de realização de tal sistema. Pese embora, este condicionalismo, não obsta que se possa apontar os principais parâmetros a conjugar.

Numa primeira análise, refira-se que uma central de compras deverá ser equacionada tendo, por um lado, em atenção as funções que desempenha e por outro lado, o regime jurídico que lhe é instituído.

Quanto ao primeiro aspecto, há que considerar, sistematicamente, aspectos da centralização, apontando-se como tal os seguintes:

¾ Natureza do órgão – uma central de compras pode ter como unidade prevalecente um órgão central e específico, que se encarrega de proceder a todas as operações da centralização, ou um órgão não especifico que assume a direcção ou a representação de um conjunto de entidades que estipulam entre si procederem de comum acordo;

¾ Grau de Funcionalidade – a centralização pode revestir diferentes graus, segundo as operações a serem desempenhadas pelo órgão central. Pode fazer consultas, elaborar e adjudicar contratos, consoante as previsões fornecidas pelos serviços utilizadores, ou pode, unicamente, fazer consultas ao mercado, estabelecendo tabelas de preços, deixando aos interessados alternativas de escolha de fornecedor e de concretização de outras condições contratuais. O órgão central pode ainda prestar aos utilizadores um serviço informativo de apoio sobre produtos e mercados;

¾ Grau de Obrigatoriedade – neste contexto, a central de compras pode impor-se obrigatoriamente, se as instituições estão sujeitas a participarem por força da lei, e voluntariamente quando a adesão dos serviços é feita por livre vontade;

¾ Tipo de Produtos – quando se constitui uma central de compras há ainda que ter em atenção qual o tipo de produtos sobre o qual vai incidir a acção centralizadora. Tem que se determinar se a central vai comprar todos os bens que as instituições necessitam ou se, pelo contrário, as compras se referem unicamente a alguns produtos agrupados por conjuntos ou lotes homogéneos;

¾ Armazenamento – haverá ainda que definir a política de armazenamento, para isso três hipóteses possíveis podem surgir. Na primeira, a central de compras é detentora de um armazém central, que se encarrega da armazenagem e distribuição dos produtos. Na segunda hipótese, os serviços utilizadores possuem armazéns individuais procedendo a todas as operações de armazenamento e stockagem. Numa terceira hipótese, encara-se a possibilidade das instalações dos fornecedores funcionarem como armazém dos serviços utilizadores;

¾ Transporte – está directamente ligado ao sistema de armazenagem. Se a central de compras armazenar os produtos que adquire, tem que se considerar que os mesmos, quando requisitados pelos serviços utilizadores, são transportados por veículos do órgão central, dos serviços requisitantes ou se são utilizados transportes públicos;

¾ Facturação – no sistema centralizado a facturação e consequente pagamento pode apresentar duas formas de processamento, directo e indirecto. Processamento directo, quando o serviço utilizador faz o controlo directo dos documentos, liquidando-os aos fornecedores; indirecto, quando as facturas são recebidas pela central de compras, encarregando-se esta da sua liquidação, ou através do utilizador ou através de verbas orçamentadas ao serviço central para o efeito; ¾ Áreas de Intervenção – há que definir previamente qual a área de implantação a

ser abrangida (a área de atracção de um estabelecimento, um distrito, uma região, etc) e

¾ Serviço Aderentes – na elaboração de um acordo deste tipo, é importante que se definam quais as instituições que dela poderão vir a fazer parte. Concretamente, há que estabelecer quais os hospitais que poderão aderir à central de compras e se outros serviços, aparentados ou não, também gozam das mesmas vantagens que o sistema apresenta.

Quanto ao regime jurídico a adoptar, podem numerar-se várias soluções possíveis, de entre as quais se salienta:

¾ Uma associação informal, mais fácil de utilizar a nível regional e

¾ Um organismo regional ou nacional com personalidade jurídica e com autonomia.

De seguida apresentam-se alguns tipos de centralização propostos por vários autores, tanto nacionais como estrangeiros, pertinentes para a sua aplicação em Portugal. Uma vez

que, não é apresentada nomenclatura comum para os diferentes tipos de centralização propostos, optou-se por apresentar os diferentes autores separadamente. Assim, são de realçar os trabalhos de Cheu (1976), Santos (1979), Caetano (1983), Bruel (1986), Concheiro Santos et al. (s/d), Pires (1997) e Mattioni (1998).

Cheu (1976) descreve na proposta de criação de uma Divisão de Aprovisionamento

Distrital, em Portugal, três alternativas para a sua criação: Associação Informal, Serviço com personalidade jurídica e autonomia e Serviço das Administrações Distritais.

Santos (1979) apresenta um tipo de centralização baseado no sistema Americano que tem

quatro tipos de grupos: Sistema Centralizado, Sistema Centralizado Modificado, Sistema Descentralizado e Sistema de Compras Selectivas.

Caetano (1983) refere que a centralização de compras hospitalares pode ser efectuada de

quatro formas distintas: Centralizações Externas, Centralizações Semi-Externas, Centralizações Semi-Internas e Centralizações Internas.

Bruel (1986) Nesta tipologia, defendida por Bruel (1986), pressupõe-se sempre a

existência de um núcleo central, detentor de um serviço que é responsável por uma parte ou a totalidade das fases da compra de produtos de uso comum e, em determinadas circunstâncias, também fazem gestão de stocks, na qual os seus utilizadores podem ter uma adesão voluntária ou mesmo obrigatória: Centralização de compras de referência, Centralização de compras de referência com convenções obrigatórias, Centralização de compras no sentido restrito e Centralização de compras com stocks.

Concheiro Santos et al. (s/d), como já se referiu, utilizam a designação de compras em

grupo, enumerando cinco tipos de grupos, que se podem constituir das seguintes formas: Consórcios, Cooperativas, Corporação, Federações e Associações.

Pires (1997) - Uma outra forma de centralização à qual Pires chama de centralização

cooperativa, consiste na junção de organizações independentes que necessitem de adquirir os mesmos artigos, e será uma destas organizações a realizar a compra na quantidade necessária a abastecer todas as organizações que aderiram a esta forma de cooperação.

Mattioni (1998) apresenta cinco modelos de centralização aplicáveis aos hospitais: (1)

Subcontratação da Gestão Logística do armazém e distribuição interna no Hospital, (2) Subcontratação da Gestão Logística do armazém no Hospital e distribuição interna, (3) Externalização da Gestão Logística do armazém e da distribuição de um Hospital, (4) Externalização da Gestão Logística do armazém e da distribuição de vários Hospitais e (5) Externalização da função compras, logística e distribuição de vários Hospitais.