Modelagem de Processos de Negócio
Aula 11 – Modelagem de Processos
TO-BE
Andréa Magalhães Magdaleno
[email protected]
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MPN 2018.01
Agenda
•
Melhoria
•
Projetar processo futuro (TO-BE)
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Melhoria
Avaliar situação atual ( AS-IS) Projetar processo futuro (TO-BE) Preparar ambiente para o TO-BE Capacitar recursos humanos Selecionar modelo de referência Conduzir brainstorming de ideias Modelar processo futuro (TO-BE) Implementar melhoriasProjetar processo futuro (TO-BE)
1) Preparar o ambiente para o TO-BE
•
Levantar e atualizar a documentação gerada no
mapeamento da situação atual (AS-IS)
•
Definir premissas para o TO-BE
•
Definir cronograma e apresentação
•
Realizar workshops com gerentes
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Projetar processo futuro (TO-BE)
1) Preparar o ambiente para o TO-BE
•
Levantar o AS-IS
• Em caso de descontinuidade de tempo entre o Mapeamento e o
Redesenho, é mandatório que seja verificado com o Gestor(es) do(s) Processo(s) a necessidade de atualização das
informações
• No caso de a documentação não ter a forma prevista na
metodologia, será de grande utilidade transcrevê-la na forma recomendada
• Caso a Avaliação do AS-IS não esteja disponível, a equipe do
TO-BE deverá providenciá-la
• Elaborar uma relação das pessoas que participaram do AS-IS e seus contatos
Projetar processo futuro (TO-BE)
1) Preparar o ambiente para o TO-BE
•
Definir premissas para o TO-BE
•
O patrocinador deverá estabelecer o que espera do
redesenho do processo
• Por exemplo: aumentar a qualidade, reduzir custos, automatizar, diminuir o tempo de processamento
•
Deverá também especificar as limitações existentes para
os projetos de melhoria
• Estratégicas, orçamentárias, temporais, de recursos humanos, softwares, etc...
•
Boa prática: o patrocinador, ainda no início do projeto,
definir claramente os limites de poder de mudança e
delegar à equipe do projeto uma certa autonomia para
realizá-las
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Projetar processo futuro (TO-BE)
1) Preparar o ambiente para o TO-BE
•
Definir cronograma e apresentação
•
Elaborar a apresentação do projeto com:
• Cronograma, a equipe e o escopo do projeto, os pontos críticos do processo e as premissas do redesenho, bem como, os benefícios a serem alcançados, enfatizando o alinhamento do mesmo aos objetivos da organização
•
Produtos:
• Apresentação do Projeto validada com o patrocinador
• Workshop organizado • Participantes convidados
Projetar processo futuro (TO-BE)
1) Preparar o ambiente para o TO-BE
•
Realizar workshop com gerentes
•
A dinâmica do evento deve prever espaço para que o
patrocinador demonstre seu envolvimento e apoio ao
projeto, angariando o apoio dos demais participantes e o
compromisso de direcionar os recursos necessários para
a realização do projeto no cronograma proposto
•
Esse workshop divulgará a abrangência, esforço e
benefícios do projeto, marcando o seu início para a
organização
•
Obtenção
formal
do
apoio
dos
diversos
níveis
Projetar processo futuro (TO-BE)
2) Capacitar recursos humanos
•
Preparar e montar infraestrutura de treinamento
• Forma e conteúdo do treinamento definidos • Estrutura disponibilizada
• Participantes convidados
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Projetar processo futuro (TO-BE)
2) Capacitar recursos humanos
•
Preparar e montar infraestrutura de treinamento
• Estabelecer, sem muito detalhamento, o grau de maturidade da gestão de processos (Ex: alto, médio, baixo), adequando a
forma e o conteúdo do treinamento ao público
• Estabelecer com o(s) Gestor(es) de Processo(s) a lista de participantes do treinamento e validar a proposta de
treinamento (forma e conteúdo geral)
• Agendar e disponibilizar a estrutura requerida para o
treinamento, cuidando para que todos os participantes sejam convidados com antecedência para que possam se programar
Projetar processo futuro (TO-BE)
2) Capacitar recursos humanos
•
Realizar treinamento em processos
• Entendimento sobre o ambiente de gestão de processos da empresa
• Conscientizar os integrantes do Projeto TO-BE e a força de
trabalho ligados diretamente ao(s) processo(s) em foco, sobre os aspectos e benefícios da gestão por processos
• Divulgar para a força de trabalho o escopo e a abrangência do
Projetar processo futuro (TO-BE)
3) Selecionar modelo de referência
•
Identificar e selecionar modelos de referência
• Preparar critérios de escolha do modelo de referência
• Estabelecer parâmetros direcionadores da seleção do modelo de referência • Definir fontes de pesquisa para o Benchmarking
• Selecionar modelos de referência
• Comparar modelos de referência e processos vigentes
• Dimensionar impacto dos modelos de referência nos processos vigentes
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Projetar processo futuro (TO-BE)
3) Selecionar modelo de referência
•
Identificar e selecionar modelos de referência
• Definir fontes de pesquisa para o Benchmarking
• Internas ou outros departamentos ou empresas pertencentes a um mesmo grupo empresarial
• Domínio público como revistas e publicações especializadas
• Empresas que seja possível ter acesso
• Modelos de Referência do Mercado, preparadas por organismos reconhecidos
• Ex: ITIL, Cobit, CMMI...
• Selecionar modelos de referência
• Acessar os modelos de referência e estudá-los
• Analisar os dados coletados e apresentar os resultados ao(s) Gestor(es) de Processo(s) e demais membros da equipe
• Avaliar e selecionar os modelos que tratarem adequadamente o objetivo do redesenho e que atenderem às premissas fixadas para o projeto
Projetar processo futuro (TO-BE)
3) Selecionar modelo de referência
•
Identificar e selecionar modelos de referência
• Comparar modelos de referência e processos vigentes
• Apresentar à equipe do projeto os modelos de referência
selecionados como parâmetros para o redesenho, explicitando os critérios utilizados para essa seleção
• Apresentar os modelos atuais que sofrerão a influência dos modelos de referência
• Traçar um paralelo entre a visão atual e a visão de referência
buscando identificar os pontos fortes e fracos de cada visão e os gaps a serem cobertos pelo redesenho, sempre levando em
consideração as limitações e o direcionamento apresentados nas premissas do redesenho
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Projetar processo futuro (TO-BE)
3) Selecionar modelo de referência
•
Identificar e selecionar modelos de referência
• Dimensionar impacto dos modelos de referência nos processos
vigentes
• Examinar, com o grupo de trabalho, a Cadeia de Valor, macroprocessos e demais níveis de processos da situação atual, buscando identificar possíveis impactos causados pela incorporação da visão futura esboçada.
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Projetar processo futuro (TO-BE)
4) Conduzir
Brainstorming
de Ideias
•
Produzir ideias de melhorias de acordo com sugestões
a partir da avaliação do AS-IS (
Stakeholders, Habilitadores, F.O.F.A.)• Brainstorming
• Reunir e apresentar aos participantes o material produzido nas etapas anteriores
• Analisar problemas levantados
• Revisar melhores práticas
• Tática ou processo empregado em uma ou mais organizações com excelentes resultados
• Busca na Web, Livros, White papers de Firmas de consultoria
• Padrões de processo
• Gerar ideias para resolução dos problemas
• Avaliar as ideias
Projetar processo futuro (TO-BE)
4) Conduzir
Brainstorming
de Ideias
•
Produzir características de acordo com sugestões a
partir da avaliação do AS-IS
• Priorizar ideias
• Quando todas as ideias plausíveis forem avaliadas
• Selecionar aquelas que vão compor a especificação do novo processo
• Elementos para julgamento
• Impacto nos objetivos do processo
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Projetar processo futuro (TO-BE)
4) Conduzir
Brainstorming
de Ideias
•
Produzir características de acordo com sugestões a
partir da avaliação do as-is
• Priorizar ideias
Ideia Código Impacto (0 a 10) Exequibilidade (0 a 10) Nota Final
I*4 + E*2 STATUS
A MANTER B MANTER C MANTER D EXECUTAR E EXECUTAR F EXECUTAR G ACELERAR H ACELERAR I ACELERAR J ELIMINAR K ELIMINAR L ELIMINAR
Projetar processo futuro (TO-BE)
4) Conduzir
Brainstorming
de Ideias
•
Produzir características de acordo com sugestões a
partir da avaliação do as-is
• Priorizar ideias A E x e q u ib il id a d e EXECUTAR ACELERAR MANTER A B D E F G H I + EXECUTAR
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Exercício 1
•
Estudo de Caso
•
Pensem nos problemas levantados anteriormente e
que precisam ser resolvidos
•
Façam o brainstorming
•
Registrem todas as ideias
•
Priorizem as ideias para o TO-BE de acordo com a
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Projetar processo futuro (TO-BE)
5) Modelar processo futuro
•
Desafiar a definição do Processo
• Tomar cada passo do processo (nos vários níveis) com suas regras implícitas e redefini-los de forma clara
• O uso de expressões como apenas, deve, nunca, sempre, etc. desafia os participantes a questionarem: Isto é verdadeiro??
• O questionamento leva à identificação de alternativas para os passos
• Um Chamado pode ser iniciado por e-mail
•
Estimar os custos, prazos e recursos previstos e os
benefícios da implementação de cada ação, se possível,
identificando o impacto da melhoria nos índices de
desempenho dos processo
Projetar processo futuro (TO-BE)
5) Modelar processo futuro
• Desenvolver diagrama do novo processo em níveis de detalhe
• Utilizar as premissas para redesenho dos processos e as ideias de melhorias priorizadas
• Segue exatamente os mesmos princípios de levantamento e modelagem vistos no AS-IS
• Todos os modelos desenhados devem ser revistos para atenderem a proposta de processo futuro
• Criar anotações no novo diagrama ressaltando as melhorias
• Submeter proposta de processos futuros e melhorias à validação
Projetar processo futuro (TO-BE)
6) Implementar melhorias
•
Estabelecer um plano para implantação das melhorias
• Definir plano de implementação e material de comunicação alusivo às mudanças que estão sendo implantadas, esclarecendo:
• Objetivos da Melhoria: apresentar o novo modelo de operação da área do processo e os impactos deste. Focar nos ganhos que a mudança trará
• Fatores Críticos de Sucesso: apresentar os fatores que devem ser observados para o sucesso da mudança que está sendo implantada. Garantir a aceitação e o
comprometimento com a efetividade de implantação das mudanças pelo Patrocinador e Gestores dos Processos
• Desafios: garantir que toda a força de trabalho esteja habilitada a falar sobre as mudanças e seus impactos positivos para a empresa
• Ações necessárias para implantação da melhoria
• Prazos
• Definir quais serão as pessoas que executarão a implantação das mudanças e conscientizá-las de suas responsabilidades
• Divulgar o material de comunicação para todas as pessoas que sentirão os impactos da mudança
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Exercício 2
•
Estudo de Caso
•
Redesenhar todos os diagramas de acordo
com o novo processo TO-BE de forma que
sejam implementadas as ideias de melhorias
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