Central de Serviços- HSF Versão Junho/2014

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Central de Serviços- HSF

Versão

Junho/2014

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OBJETIVO:

A Central de Serviços – HSF tem por objetivo a coleta e entrega de correspondências entre os setores e unidades do Grupo São Francisco nas unidades de Ribeirão Preto.

São de sua exclusiva responsabilidade o cumprimento das rotinas fixas estabelecidas e o gerenciamento da frota de moto boys para demandas fixas e extraordinárias.

O setor também é responsável por receber as solicitações de moto boys extra contrato, por efetuar o controle destas solicitações e indicar o consumo por área para rateio da despesa total do serviço. Também responsável em orientar os setores quanto ao custo envolvido em solicitações extra e a viabilidade e prazo de atendimento dentro de rotinas disponíveis

Auxilia, por intermédio, as necessidades de unidades externas junto a o fornecedor principal dos serviços.

PROCEDIMENTOS:

1. Coleta de documentos:

Todos os setores devem encaminhar seus documentos e correspondências aos pontos de coleta de suas respectivas unidades.

Os documentos serão coletados de acordo com a rotina e horários estabelecidos, por moto boy ou colaborador da Central de Serviços.

Os documentos devem estar disponíveis no local de coleta no horário indicado. Excepcionalmente será concedida tolerância de 5 minutos de espera, para coleta dos documentos.

Os documentos também poderão ser encaminhados diretamente à Central de Serviços. Sendo necessária a entrega com 10 minutos de antecedência do horário de saída da rotina.

ATENÇÃO:

É de fundamental importância o cumprimento do horário e local de coleta estabelecido para que não haja prejuízo das demais rotinas a serem efetuadas.

2. Padrão de envio de documentos.

Serão aceitos na central de serviços documentos e correspondências dos setores e unidades do GSF desde que acondicionados em envelopes ou malotes, devidamente endereçados, indicando local de origem e remetente bem como local de destino e destinatário e objeto (indicação genérica),

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3. Protocolos.

Serão registrados os documentos, malotes e correspondências recebidas na central de serviços, o registro irá considerar as informações de endereçamento obrigatório (Remetente, destinatário e objeto).

A Central de Serviços não esta autorizada a abrir malotes e demais correspondências que não estejam a ela destinados.

Os documentos serão direcionados até o ponto de recebimento de cada unidade. A unidade de forma geral receberá um informativo dos documentos que estão sendo encaminhados. A responsabilidade da Central de Serviços cessa com a entrega dos documentos no ponto comum de recebimento.

Os setores podem enviar junto a suas correspondências protocolos próprios, a assinatura e devolução do mesmo fica a cargo do setor ou unidade destinatário.

Em entregas extra rotina, onde houver a necessidade de assinatura do protocolo, o mesmo deve ser colocado do lado externo do envelope ou malote e a necessidade de sua assinatura indicada

expressamente.

4. Distribuição de documentos.

OS documentos serão recepcionados pela Central de Serviços, separados e registrados. Serão entregues as unidades externas* e, disponibilizados para retirada das unidades e setores internos**.

Será enviado e-mail informativo de recebimento de documentos as áreas internas, para que efetuem a retirada em até 24 horas uteis.

*Unidades externas: Emissões de Guias SFSS e FWBP, Sesmet 9 de Julho, Unidades Comerciais 9 de Julho e 7 de Setembro, Unidade

de Ortopedia, Saúde Plena, Clinica de Especialidades, CEM, Fisioterapia, Adm. Av. Portugal, Und. Operações Carlos Consone e Centro de Logística Av. do Café.

**Unidades internas: Hemac, CAON, Hospital Dia, Unidades e setores do Hospital São Francisco.

5. Rotinas fixas (Segunda a Sexta-feira).  Adm. Av. Portugal: 08:30, 13:30 e 15:30

 Und. Operações Av. Carlos Consone: 08:30, 13:30 e 15:30  Centro de Logística Av. do Café: 13:00

 Emissões de Guias SFSS e FWBP, Unds. Comerciais 07 de Setembro e 09 de julho, Sesmet e Unidade de Ortopedia: 08:30

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 Bancos – Financeiro: 10:30 e 13:30  Correios: 16:00

Entregas eventuais, em destinatários não listados nas rotinas fixas, serão inclusas dentro da disponibilidade dos entregadores.

A Central de Serviços ao receber a demanda deve informar ao solicitante o prazo estimado para entrega da correspondência no local indicado.

6. Solicitação de moto boys extra contrato.

Em situações de urgência, onde o tempo de atendimento da solicitação extra rotina não for compatível com a necessidade da entrega, o solicitante pode autorizar a solicitação de um moto boy extra ao Prestador de Serviços.

A solicitação e autorização deverá ser realizada por meio do formulário abaixo, disponível no Portal São Francisco.

Não estão autorizados atendimentos dessa natureza sem o registro por meio do formulário.

É vedada a solicitação do serviço diretamente ao prestador de Serviços, com exceção de datas excepcionais que serão previamente informadas, feriados e finais de semana. O envio do formulário ao fornecedor é obrigatório, devendo o mesmo se recusar ao atendimento sem que haja a apresentação do documento, que nesta situação deve ser assinado pelo solicitante, obrigatoriamente.

Os valores pertinentes a cada serviço extra estão disponíveis e atualizados no Portal São Francisco. Quanto feita solicitação do serviço extra, o custo referente a este serviço será diretamente lançado ao centro de custo do solicitante.

ATENÇÃO:

O atendimento estará condicionado a disponibilidade de moto boys do prestador de serviços, o tempo de atendimento será informado antes de efetivada à contratação.

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SOLICITAÇÃO EXTRA ROTINA CENTRAL DE SERVIÇOS - CSC

NOME DO SOLICITANTE: SETOR: TELEFONE:

E-MAIL: GERÊNCIA: CENTRO CUSTO:

SERVIÇO EXTRA SOLICITADO LOCAL DO SERVIÇO (CIDADE) PRIORIDADE:

LOCAL DE ORIGEM (COLETA) LOCAL DE DESTINO (ENTREGA) OBJETO

Endereço: Endereço: Nº Nº Bairro: Bairro: Cidade: Cidade: Responsável: Responsável: INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES. IMPORTANTE:

A CENTRAL DE SERVIÇOS DISPÕE DE ROTINAS DIÁRIAS EM HORÁRIOS DISTINTOS PARA ATENDER AS NECESSIDADES DO GSF. ANTES DE SOLICITAR UM SERVIÇO EXTRA VERIFIQUE SE UM DOS HORÁRIOS DA ROTINA NÃO PODE ATENDER A SUA

NECESSIDADE E SEMPRE QUE NECESSÁRIO ENTRE EM CONTATO.

TELEFONE: (16)2138-3191 E-MAIL: [email protected]

7. Regras

A. Prazos

Ação Prazo

Envio de documentos rotinas fixas Os documentos coletados ou entregues na Central de Serviços serão

encaminhados no seguinte imediato horário fixo estipulado, para cumprimento da rotina do local de destino.

Envio de documentos em rotinas extraordinárias

Documentos destinados a locais não contemplados pelas rotinas fixas, serão inseridos na disponibilidade dos moto boys, o prazo para atendimento da solicitação será informado pela Central de Serviços ao solicitante.

Solicitações de moto boy ou ouro serviço extra

Recebido o formulário de solicitação, disponível no Portal SF, a Central de serviços, em até 20 minutos, irá acionar o prestador de serviços, verificar a disponibilidade para atendimento da solicitação e informará ao solicitante para efetivação do serviço.

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Indicador

Descrição

Meio de medição

Conformidade Correspondências de modo geral

recebidas de acordo com a regra de

padrão de envio a central de

serviços

Quantidade de solicitações recebidas em

conformidade dividido pelo total de

solicitações recebidas.

Pontualidade

Entregas recebidas e efetuadas na

rotina em que foram destinadas.

Quantidade de solicitações de entrega

atendidas dentro do prazo estabelecido

pela rotina, dividido pelo total de

solicitações deentrega efetivadas.

Qualidade

Entregas corretamente realizadas

pelo Central de Serviços HSF,dentro

dos indicadores de conformidade e

pontualidade.

Quantidade de entregas não efetivadas

dividido pela quantidade total de entregas

efetivados.

Produtividade

a) Quantidade de entregas

efetuados pelo setor

Quantidade efetivada divididas pela

quantidade de dias úteis do mês de

trabalho

C. Tratamento de não conformidades

Entrada

Ação acordada

Correspondências ou

solicitação de serviços

extraSolicitação

desconformes com as

condições

estabelecidas.

a) Solicitação sem formulário: O solicitante será informado via

e-mail da necessidade do preenchimento do formulário adequado

e a solicitação informal será desconsiderada.

b) Formulários com preenchimento incompleto serão vetados

automaticamente pelo sistema de gerenciamento.

c) Documentos disponibilizados para coleta ou enviados a Central

de Serviços em desconformidade com o padrão de

endereçamento serão imediatamente devolvidos ao remetente

para adequação e reenvio.

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Walter de Fernando Filho

9. Contatos: Central de Serviços  (16) 2138-3191  [email protected]  Responsável Administrativo  (16) 2138-3291  [email protected]

Portal São Francisco