PONTOS PARA DISCUTIR E ENVIAR AO GESTOR ANTES DA
IMPLANTAÇÃO:
ENVIAR ARQUIVO “Preenchimento Informações”.xls para os gestores dos CDs com antecedência.
Após a implantação do sistema e virada em produção, percebemos a necessidade de algumas informações que serão fundamentais para as próximas implantações da Rede Ancora.
Nota Fiscal Eletrônica:
· Arquivo de instalação do Certificado digital A1; · Senha do certificado digital;
· E-mail;
o Utilizado para recepção e envio dos DANFE;
o Ex: nfe@ancora.com.br (ESTE EMAIL NÃO PODE SER USADO POR OUTRO USUARIO DA EMPRESA)
o Se não houver e-mail cadastrado no CD com essa finalidade, deverá ser criado um;
· Senha;
o Senha utilizada para acessar o e-mail; · Servidor:
o Ex: smtp@ancora.com.br o Porta, ex: 587
· Logomarca do CD:
o Conforme o padrão abaixo:
Após a implantação do sistema e virada em produção, percebemos a necessidade de algumas informações que serão fundamentais para as próximas implantações da Rede Ancora.
Plano de Contas Contabil:
O Contador local deve repassar o plano de contas com o contador nacional Benatto para adequar as contas existentes hoje as contas do Benner, este é um padrão unificado de contas para todos os CDs.
Financeiro:
Para o módulo financeiro ser implantado, é necessário entrar em contato com o banco que o CD possui a conta corrente e solicitar os serviços abaixo:
Envio de arquivo de remessa de pagamentos;
o É necessário que o gerente da conta faça essa liberação e abra uma solicitação de homologação dos arquivos que serão gerados pelo sistema, ou seja, o processo é gerar pelo Benner os pagamentos que serão realizados pelo CD aos seus fornecedores e isso será realizado gerando um arquivo pelo sistema e transmitido ao banco que irá validar o arquivo e efetuar o débito na conta corrente. Esse débito na conta corrente vai gerar um arquivo de retorno fornecido pelo banco que o sistema irá processar efetuando as baixas no financeiro automaticamente. A liberação desse arquivo também é realizada pelo gerente do banco no mesmo momento que o serviço de pagamento estará autorizado para o CD;
Envio de arquivo de remessa de cobrança bancária;
o O processo é parecido com o de pagamentos, a diferença é que após faturar os pedidos, os bloquetos serão emitidos pelo sistema, será gerado um arquivo para transmitir ao banco todas as duplicatas a receber do CD. Para isso acontecer, também é necessário que o gerente da conta corrente libere essa modalidade de serviço do banco para o CD. A remessa é gerada pelo sistema, o banco recebe e fornece um arquivo de retorno com o registro dos títulos. As baixas quando houverem também serão processadas automaticamente pelo sistema. O arquivo de retorno é fornecido pelo banco quando o serviço está liberado para o CD;
Arquivo de extrato bancário;
o O banco fornece um arquivo em um layout padrão CNAB com as informações do extrato bancário, esse serviço também tem que ser liberado pelo gerente da conta corrente. O extrato será importado para o sistema Benner para haver a conciliação bancária, ou seja, essa informação do banco é imprescindível para que os processos de baixas de contas a receber e a pagar estejam atualizadas e conciliadas pelo financeiro. Com o extrato bancário é possível eliminar riscos de pagamentos em duplicidade, controlar diariamente os movimentos bancários, validar as baixas de cobrança, entre outros.
Arquivo de bloqueto eletrônico, varredura sacado ou DDA;
o É o arquivo fornecido pelo banco referente aos bloquetos recebidos para DDA, por exemplo, no site do banco do brasil, é possível selecionar os títulos e programar a data que será debitado na conta corrente. O banco fornece essa informação através de arquivo o qual será processado pelo sistema Benner para incluir nas duplicatas o código de barras dos bloquetos enviados pelos fornecedores através do DDA. Esse processo é para garantir que o bloqueto pendente, possui o recebimento da mercadoria ou serviços que estão lançados no sistema para automatizar o pagamento no banco.
Esclarecimento:
Efetuando a liberação destes serviços com os bancos utilizados pelo CD irá agilizar a implantação do sistema. O intuito de antecipar essa informação é a de disponibilizar mais tempo para explicar aos usuários os processos do sistema, ou seja, nos CD’s que já houveram a implantação do sistema, a demora na
liberação implicou na automatização dos processos financeiros do CD, somente após a virada foi possível utilizar o sistema fazendo esses processos porque o banco não liberou em tempo essas modalidades de serviços. Em anexo os arquivos com o exemplo de remessa e retorno do Banco do Brasil, estes arquivos deverão ser gerados diariamente pelos bancos:
CBR64326702511201324125.ret = Arquivo de retorno da cobrança bancária (Fornecido pelo Banco do Brasil);
CBR4384052511201363145.ret = Arquivo de bloqueto eletrônico DDA (Fornecido pelo Banco do Brasil);
IEDCLT360281020130004.ret = Arquivo de retorno de pagamentos (Fornecido pelo Banco do Brasil);
DEB558392511201350421.ret = Arquivo de extrato bancário (Fornecido pelo Banco do Brasil);
COBRANÇA-23.REM = Arquivo de remessa de cobrança bancária (Gerado pelo Benner);
PAGAMENTO 15 - 28-10-13.REM = Arquivo de remessa de pagamentos (Gerado pelo Benner).
Apesar dessa solicitação já ter acontecido e alguns CD’s terem respondido algumas informações, precisamos revisar e alinhar com vocês essa necessidade, independente do cronograma ou da data de implantação do CD é extremamente necessário termos essas informações até o final desse ano, os arquivos estão em anexo para auxiliar no entendimento com o banco.
Ao fazer a solicitação dessas informações para o banco em que são clientes, caso não tenham nenhum desses serviços disponíveis, o gerente da conta irá abrir um chamado com o banco para efetuar a homologação da remessa de cobrança e da remessa de pagamentos, precisamos do contato para envio dos arquivos de testes.
As informações para remessa de cobrança e remessa de pagamentos que necessitamos são as seguintes:
Banco;
Agência com o dígito;
Carteira/Variação (Cobrança); Número do convênio (Cobrança); Número do convênio (Pagamento);
Formato do arquivo de remessa (Cobrança, Ex: CNAB 400 Posições ou 240 Posições);
Formato do arquivo de retorno (Cobrança); Formato do arquivo de remessa (Pagamento);
Formato do arquivo de retorno (Pagamento);
Por favor, sejam insistentes com os seus bancos, nas experiências que tivemos nos três CD’s implantados, os gerentes das contas desconhecem essas informações ou dizem não ter o serviço, porém, o sistema possui os layouts, e em outros clientes da Benner a maioria dos bancos é atendido pelo sistema. Impressoras Térmicas:
Aquisição das impressoras térmicas para impressão das etiquetas dos produtos e etiquetas de volumes. (Impressora homologada é a Argox OS 214 Plus).
Fazer a aquisição dos Ribons e etiquetas de forma antecipada.
Computadores e leitores:
Para a primeira fase está previsto a utilização de leitores de códigos de barras, estes leitores devem estar disponíveis em bancadas para conferência do recebimento de mercadorias e no faturamento das mesmas, portanto, para melhor utilização das contagens, o computador deve estar próximo da bancada, com o monitor virado para o conferente que em posse do leitor fará a contagem.
Usuários e funções:
Função (Ex. Recebimento de Mercadoria, Financeiro, Comprador, Gerente, etc.). Cadastros: Lojistas; Sócios;
Condições de recebimentos e de pagamentos (Ex: 28 DIAS, 10/20/30 DIAS);
Fornecedores locais.
Informações necessárias para a virada do sistema:
Quando estivermos no CD para efetuar a implantação do sistema, serão necessárias algumas informações para que ocorra a virada, são elas:
Saldo de Estoque;
o Alguns CD’s informaram o saldo que estava no sistema, ou seja, a quantidade e o valor de custo dos produtos. Outros CD’s haviam efetuado o inventário do estoque para garantir que as quantidades estão coerentes com a informação gerada pelo sistema para importação no Benner.
Duplicatas em aberto do contas a pagar;
o Os títulos que estão vencidos ou a vencer do contas a pagar no dia da virada, ou seja, tudo o que o CD tiver que pagar no dia que será implantado o sistema;
o Caso não tenha essa informação no sistema, deverá ser informado em planilha do Excel os títulos com os seus respectivos fornecedores, vencimentos e valores;
Duplicatas em aberto do contas a receber; o A mesma situação do contas a pagar; Número da última NF-e emitida;
Saldo das contas correntes bancárias; Pedidos de venda em aberto;
o Alguns CD’s fizeram uma revisão dos pedidos pendentes e eliminaram os antigos antes da importação para o Benner;
o Um dia antes da geração da informação, o sistema antigo deverá ser bloqueado para que os lojistas não possam cadastrar novos pedidos;
o Os pedidos com estoque deverão ser faturados. Pedidos de compra em aberto;
o Alguns CD’s em que o pedido estava com mais de 90 dias pendentes foram eliminados.
Política comercial de venda; Metas de vendas;
Condições de pagamentos free;
Parâmetros do preço de venda, mark-up dos produtos;
