O uso da informação no processo decisório das organizações: mapeamento das fontes e do uso no planejamento governamental do Estado da Bahia

INSTITUTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO

PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO

EDVAL CARLOS DOS SANTOS FILHO

O USO DA INFORMAÇÃO NO PROCESSO DECISÓRIO DAS

ORGANIZAÇÕES

PLANEJAMENTO GOVERNAMENTAL DO ESTADO DA BAHIA.

Orientadora: Profª Drª Lídia Maria Batista Brandão Toutain

Salvador

2010

EDVAL CARLOS DOS SANTOS FILHO

O USO DA INFORMAÇÃO NO PROCESO DECISÓRIO DAS

ORGANIZAÇÕES:

GOVERNAMENTAL DO ESTADO DA BAHIA.

Dissertação apresentada ao Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação do Instituto de Ciência da Informação, Universidade Federal da Bahia, como requisito para a obtenção do grau de mestre em Ciência da Informação.

Orientadora: Profª Drª Lídia Maria Batista Brandão Toutain

Salvador

2010

EDVAL CARLOS DOS SANTOS FILHO

O USO DA INFORMAÇÃO NO PROCESO DECISÓRIO DAS

ORGANIZAÇÕES:

GOVERNAMENTAL DO ESTADO DA BAHIA.

Dissertação apresentada como requisito para obtenção do grau de Mestre em Ciência da Informação, Instituto de Ciência da Informação da Universidade Federal

da Bahia.

APROVADA em 26 de agosto de 2010.

Banca Examinadora

Lidia Maria Batista Brandão Toutain – Orientadora ___________________________ Doutora em Filosofia pela Universidad de Léon

Universidade Federal da Bahia

Aida Varela Varela

Doutora em Ciências da Informação pela Universidade de Brasília ______________ Universidade Federal da Bahia

Nayde Baptista Costa __________________________________________________ Doutora em Educação pela Universidade de Santiago de Compostela

SANTOS FILHO, Edval Carlos dos.

O uso da informação no processo decisório das organizações: mapeamento das fontes e do uso no planejamento governamental no estado da Bahia. / Edval Carlos Santos Filho – Salvador: [s.n.], 2010.

105f.

Orientador: Prof. Dra. Lídia Maria Batista Brandão Toutain.

Dissertação (Mestrado) – Universidade Federal da Bahia. Instituto de Ciência da Informação. Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação, 2010.

1. Uso da Informação. 2. Fontes de informação. 3.Processo Decisório. I. Santos Filho, Edval Carlos dos. II. Universidade Federal da Bahia – Instituto de Ciência da Informação. III. Título

A

Deus, pois tem guiado meus passos.

Aos meus pais, por ter me mostrado o caminha da retidão. A minha esposa e filhos, pelo amor incondicional.

AGRADECIMENTOS

A todos os entrevistados e que colaboraram no preenchimento e encaminhamento dos questionários e formulários de entrevista.

Ao Secretário de Planejamento e ao Dr. Claudio Peixoto pelo apoio na pesquisa junto à Secretaria de Planejamento do Estado da Bahia.

À Profª Lidia Maria Batista Brandão Toutain, orientadora admirável pela confiança, apoio e simplicidade no ato de orientar e educar.

Ao Instituto de Ciência da Informação da UFBA, por adotar um novo aluno e tê-lo transformado em um aprendiz eterno da Ciência da Informação, mostrando na prática que ela é por natureza uma ciência interdisciplinar.

Muito obrigado por possibilitarem a felicidade do convívio, o crescimento pessoal e profissional.

S_{ó existe opção quando se tem informação...}

Ninguém pode dizer que é livre para tomar o sorvete

que quiser se conhecer apenas o sabor limão.

SANTOS FILHO, Edval Carlos dos. O uso da informação no processo decisório das organizações: mapeamento das fontes e do uso no planejamento governamental do estado da Bahia. 105 f. Dissertação (Mestrado) – Instituto de Ciência da Informação,Universidade Federal da Bahia, Salvador, 2010.

RESUMO

A pesquisa, do tipo estudo de caso, objetiva analisar o uso da informação para o processo decisório das organizações, a partir do mapeamento das fontes e uso da informação no planejamento governamental do estado da Bahia, focando o Plano Plurianual (PPA) para o período 2007 a 2011. Elegeu-se a Secretaria de Planejamento do Estado da Bahia (SEPLAN) como objeto de estudo. Para a coleta de dados aplicou-se questionários, por email para 52 participantes do PPA Participativo, escolhidos aleatoriamente e entrevistas com o Secretário de Planejamento do Estado da Bahia e o Superintendente de Planejamento e Orçamento da SEPLAN, e analisou-se o depoimento de 52 participantes do PPA, que foram publicados no site da SEPLAN. Os resultados obtidos indicam que as fontes de informação utilizadas são em sua maioria fontes secundárias e o uso da informação ocorre de forma sistematizada obedecendo a critérios legais.

SANTOS FILHO, Edval Carlos dos. The use of information in decision-making organizations: mapping the sources and use in government planning of the state of Bahia. 105 pp. ill. 2010. Master Dissertation - Instituto de Ciência da Informação, Universidade Federal da Bahia, Salvador, 2010.

ABSTRACT

The research, case study, analyzes the use of information for decision-making process of organizations, from the mapping of sources and information use in government planning of the state of Bahia, focusing on the Multiyear Plan (PPA) for the period 2007-2011. Elected to the Secretaria de Planejamento do Estado da Bahia (SEPLAN) as object of study. To collect the data was applied questionnaires by mail to 52 participants in the PPA Participatory randomly selected and interviews with the Planning Secretary of State of Bahia and the Superintendent of Planning and Budget SEPLAN, and analyzed the testimony of 52 participants PPA, which were posted on the SEPLAN. The results indicate that the sources of information used are mostly secondary sources and use of information occurs in a systematic way by obeying the legal criteria.

LISTA DE ILUSTRAÇÕES

Figura 1 Comparação entre Dados, Informação e Conhecimento ... 24

Figura 2 Tomada de decisão e ajuda ao decisor ... 29

Figura 3 Processo decisório de Simon ... 30

Figura 4 Quatro modelos de tomada de decisão ... 32

Figura 5 Modelo de Uso da Informação de Choo ... 36

Figura 6 Comparativo dos Objetivos da Administração Pública Gerencial e Administração de Empresas... 55 Figura 7 Etapas para a Elaboração do PPA ... 63

Figura 8 Mapa Estratégico da Bahia... 64

Quadro 1 Os modelos de uso da informação organizacional ... 34

Quadro 2 Processo de construção de sentido no uso da informação ... 35

Quadro 3 Fontes de Informação Organizacional ... 42

Quadro 4 Uso da Informação para solução de problemas ... 65

Quadro 5 Correlação do Modelo de uso da informação com o Processo de Planejamento Governamental na Bahia ... 85 Gráfico 1 Sexo dos Entrevistados ... 67

Gráfico 2 Nível de Escolaridade dos Entrevistados ... 68

Gráfico 3 Ligados a Movimentos Sociais ... 69

Gráfico 4 Ligação com Partidos Políticos ... 70

Gráfico 5 Comentários mais presentes sobre o PPA Participativo (PPA 2007-2011) ... 71 Gráfico 6 Tipo de Necessidade mais citada Por participantes do PPA (2007-2011) ... 72 Gráfico 7 Fontes PESSOAIS EXTERNAS de informações Para o PPA ... 73 Gráfico 8 Fontes DOCUMENTAIS EXTERNAS de informações Para o PPA ... 75 Gráfico 9 Fontes PESSOAIS INTERNAS de informações para o PPA ... 75

Gráfico 10 Tabela 10: Fontes DOCUMENTAIS INTERNAS de informações para o PPA ... 76 Gráfico 11 Utilização das informações oriundas das plenárias ... 77

Gráfico 12 Motivos do não uso de informações das plenárias ... 78

Gráfico 13 Aspectos que caracterizam a forma de decisão no uso da informação para elaboração do PPA. ... 79

LISTA DE TABELAS

Tabela 1 Sexo dos Entrevistados ... 67

Tabela 2 Nível de Escolaridade dos Entrevistados ... 68

Tabela 3 Ligados a Movimentos Sociais ... 69

Tabela 4 Ligação com Partidos Políticos ... 70

Tabela 5 Comentários mais presentes sobre o PPA Participativo (PPA 2007-2011) ... 71 Tabela 6 Tipo de Necessidade mais citada Por participantes do PPA (2007-2011) ... 72 Tabela 7 Fontes PESSOAIS EXTERNAS de informações Para o PPA ... 73 Tabela 8 Fontes DOCUMENTAIS EXTERNAS de informações Para o PPA ... 74 Tabela 9 Fontes PESSOAIS INTERNAS de informações para o PPA ... 75

Tabela 10 Tabela 10: Fontes DOCUMENTAIS INTERNAS de informações para o PPA ... 76 Tabela 11 Utilização das informações oriundas das plenárias ... 76

Tabela 12 Motivos do não uso de informações das plenárias ... 77 Tabela 13 Aspectos que caracterizam a forma de decisão no uso da

informação para elaboração do PPA...

LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS

CAPPA Comissão de Acompanhamento do PPA

DASP Departamento de Administração do Serviço Público

ILAPES Instituto Latino Americano de Planejamento Econômico e Social

LDO Lei de Diretrizes Orçamentária

LOA Lei Orçamentária Anual

MOP Manual de Orçamento Público

PPA Plano Plurianual

SEI Superintendência de Estatísticas e Informações SEPLAN Secretaria de Planejamento do Estado da Bahia SPO Superintendente de Planejamento e Orçamento

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO ... 15

1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO E JUSTIFICATIVA DA PESQUISA ... 15

1.2 OBJETIVOS DA PESQUISA ... 18

1.3 QUESTÕES NORTEADORAS DA PESQUISA ... 20

1.4 HIPÓTESE DE PESQUISA ... 20

1.5 METODOLOGIA DA PESQUISA ... 20

1.6 ESTRUTURA DA PESQUISA ... 21

2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ... 23

2.1 O DADO, A INFORMAÇÃO E O CONHECIMENTO ... 23

2.2 A INFORMAÇÃO E O PROCESSO DECISÓRIO ... 28

2.3 COMPORTAMENTO NO USO DA INFORMAÇÃO ... 34

2.4 AS FONTES DE INFORMAÇÕES ORGANIZACIONAIS ... 41

3 ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E PLANEJAMENTO GOVERNAMENTAL 45 3.1 O HISTÓRICO, A FORMAÇÃO E EVOLUÇÃO DO ESTADO ... 45

3.2 A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA NO BRASIL ... 50

3.2.1 Os Modelos de Administração Pública ... 51

3.2.2 A Importância da Administração Pública Gerencial ... 54

3.3 A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E PLANEJAMENTO GOVERNAMENTAL ... 56

4 RESULTADOS E ANÁLISE DOS DADOS PESQUISADOS ... 67

4.1 RESULTADOS DA PESQUISA NAS PLENÁRIAS ... 67

4.2 RESULTADOS DA PESQUISA COM OS TÉCNICOS ... 73

4.3 RESULTADOS DAS ENTREVISTAS ... 79

REFERÊNCIAS ... 87

APÊNDICE A: Roteiro para Entrevista com o Superintendente/SEPLAN 91 APÊNDICE B: Questionário de Pesquisa com os técnicos da SEPLAN .. 93 APÊNDICE C: Questionário de Pesquisa Aplicado nas Plenárias ... 96 APÊNDICE D: Roteiro de Observação Aplicado nas Plenárias ... 97 ANEXO A: Notícias do PPA Participativo ... 98

1 INTRODUÇÃO

1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO E JUSTIFICATIVA

Com o crescimento vertiginoso do fluxo, uso e disseminação da informação, que proporcionou o surgimento de uma sociedade pautada no conhecimento, as organizações buscam rever seus processos e métodos para melhor se adequarem a esse cenário, cuja principal característica consiste no volume de informações a serem processadas por uma organização, que cresceu muito quando comparado ao montante que se processava há alguns anos atrás. As constantes mudanças no campo econômico mundial, não diferente no Brasil, provocaram também mudanças na estrutura e funcionamento das organizações empresariais, que responderam com medidas como: redução dos níveis hierárquicos, avaliação continuada de desempenho dos empregados; participação dos empregados nos lucros; bolsa de horas de trabalho e intensificação do processo de informatização e uso da informação com vista o aumento da competitividade. Calazans (2006, p.66) oferece suporte a tal afirmativa quando pontua que,

As informações, os fluxos e as fontes de informação precisam ser gerenciadas e organizadas de maneiras diferentes para atender às várias finalidades organizacionais, ter significado e gerar conhecimento organizacional.

Nas organizações públicas não tem sido diferente, com o advento do regime democrático em nosso país, as organizações públicas sentiram a necessidade de rever seus conceitos e procedimentos. Isso porque as relações de poder na estrutura do Estado foram afetadas durante as duas décadas de Regime Militar no Brasil, período em que o aparato administrativo do governo e todas as suas representações atuavam de acordo com urna conjuntura político-social que não privilegiava os direitos e as garantias individuais do cidadão, por isso mesmo funcionavam à revelia dos interesses e fiscalização da sociedade. Com a democratização do país o acesso a informação transformou a sociedade em fiscal da administração pública e exigiu que sua atuação passasse a ser respaldada nas

necessidades sociais e não apenas nos interesses dos governantes.

O controle direto da administração pública pelos cidadãos passa a ser mais um referencial da população que exige qualidade no serviço público, o que provoca uma melhoria continuada do setor. Tal aspecto ganha corpo com o acesso à informação, através do crescimento das redes de informação e monitoramento das ações da administração pública.

O Estado passa a rever o seu papel e o da própria Administração Pública como instrumento que torna transparente as ações do Governo. Assim, como afirma Bresser Pereira (1997) surgiu um novo conceito, a Administração Pública Gerencial pautada na busca de resultados e com foco no cidadão como cliente dos serviços públicos.

Na atualidade os gestores necessitam tomar decisões minimizando riscos e potencializando as melhores alternativas, sejam de investimento, recrutamento de pessoal, contratação de parceiros, formalização de contratos e convênios, redução de custos de implementação de políticas públicas e também de novos projetos e programas governamentais, pois tudo isso impacta a qualidade dos serviços oferecidos à sociedade. Percebe-se então que esse cenário passa a demandar perfis gerenciais focados em aspectos relacionados com a gestão da informação e processo decisório, para que ocorra uma maior racionalidade na decisão, como afirma Habermas (2004, p.107),

Pois as deliberações práticas pelas quais se planeja uma ação racional dependem do suprimento de informações confiáveis (sobre eventos aguardados no mundo ou sobre a conduta e intenções de outros atores), ainda que os atores que agem racionalmente de modo orientado a fins devam, em geral, se contentar com informações altamente incompletas.

A questão da qualidade nos serviços públicos vem atrelada ao crescente aumento da busca pela cidadania, que aparece ligada ao modelo de administração pública gerencial, no entanto, o problema desta formulação é que um cidadão não é um cliente e a busca da qualidade tende a considerar o usuário como cliente. Na concepção clássica moderna, o cidadão é aquele que, nos espaços públicos, elabora as diretrizes de gestão e focaliza a ação dos gestores públicos. Para Bresser Pereira (1997, p. 16) “A administração pública gerencial constitui um avanço

e até certo ponto um rompimento com a administração pública burocrática. Isto não significa, entretanto, que negue todos os seus princípios”.

Nesse sentido, verifica-se a grande necessidade da administração pública conhecer melhor as necessidades da comunidade para que o seu planejamento tenha no seu corpo atividades e ações que efetivamente atendam ao real interesse da população, e isso só se torna possível com a busca de informação em fontes adequadas e com o uso correto das informações buscadas. Por isso, o Governo do Estado da Bahia adotou o Plano Plurianual Participativo para ao período de 2008 a 2011, como alternativa para se conhecer melhor as necessidade da população e assim melhor direcionar o seu planejamento, e buscando um melhor acompanhamento da elaboração e aplicação do Plano Plurianual (PPA), o governo do estado da Bahia inovou com o “PPA Participativo” e criou o CAPPA (Conselho de Acompanhamento do PPA) que é um instrumento de transparência das ações governamentais no âmbito orçamentário; cujos componentes para o PPA 2008-2011 foram empossados em 27 de fevereiro de 2008 (BAHIA, 2009).

Por isso, o estudo do uso e fontes de informação para o planejamento governamental torna-se relevante, pois levanta aspectos do processo decisório de investimento e aplicação orçamentária do governo do Estado da Bahia, mostrando até que ponto as informações da população (fontes pessoais externas) são utilizadas e influenciam a decisão de elaboração do PPA por técnicos da Secretaria de Planejamento.

A informação para o processo decisório se constitui em matéria prima de vital importância para a garantia de formulação de um cenário de alternativas que se tornam mais viáveis na medida em que melhor se conhece a realidade problematizada que demanda uma decisão. Por isso, no contexto atual da sociedade da informação podemos afirmar que a sobrevivência das organizações públicas e empresariais está ligada diretamente à sua capacidade de buscar e usar a informação, como afirma Calazans (2006, p.64),

O uso da informação pelas organizações é considerado um dos recursos mais importantes para garantir a competitividade nos dias atuais. A informação é criada, tratada e transferida às organizações, sendo a eficiência desse processo a garantia do bom desempenho da organização para patamares mais elevados de competitividade.

Independente da formulação estratégica da organização e do seu porte, o uso da informação sempre será um processo que requer cuidado e conhecimento técnico sobre o mapeamento das fontes de informação e definição do modelo de gestão da informação a ser implementado, tendo como referência o ambiente organizacional, suas funcionalidades, recursos disponíveis, necessidades, valores e cultura organizacional.

Com a democratização de acesso à informação em todo o mundo, as atividades relacionadas à busca e uso da informação tornou-se cada vez mais sistemáticas, gerando um fluxo contínuo de aprimoramento dos seus métodos, o que provocou também uma elevação considerada no número de pesquisas científicas que têm a informação como um dos seus vieses de estudo. Tal perspectiva, relacionada à importância do uso e busca da informação é fortalecida na afirmativa de Lira et al (2008, p. 175),

A busca e o processamento da informação são essenciais em muitos sistemas sociais e atividades humanas, e a análise das necessidades e do uso da informação vem se tornando um componente importante de pesquisa em áreas como a psicologia cognitiva, sistema de informação, tomada de decisão, difusão da inovação e aprendizagem organizacional.

Nota-se nas palavras de Lira et al (2008) que pesquisar o uso e fontes de informações para o processo decisório consiste num estudo relevante posto que fortalece o caráter interdisciplinar das pesquisas e da própria área da Ciência da Informação. Para o profissional de informação abrem-se novas oportunidades quando se encontram novos estudos que aprofundam as teses e postulados da ciência da informação, vez que a informação na atualidade tornou-se um dos recursos da economia necessários para o aumento da competitividade das organizações e até para a garantia da sua existência, fazendo com que a implantação e crescimento de unidades de informação nas organizações públicas e privadas seja um fenômeno que cria no âmbito empresarial e público um espaço específico de trabalho para p profissional de informação, que também é um profissional interdisiciplinar como sua ciência. Tonini e Barbosa (2008, p.4) pontuam que,

A Ciência da Informação trabalha com a produção e muito mais com a organização do conhecimento científico e tecnológico, razão pela qual a representação do modelo informacional corresponde à organização - comunicação - uso, formando um ciclo sucessivo de alimentação recíproca.

Reforçam-se as argumentações sobre a interdisciplinaridade nas palavras de Saracevic (1997, p. 24), quando afirma que “a ciência da informação é interdisciplinar, está relacionada com a tecnologia da informação e tem uma forte dimensão social e humana.”

Por isso, este estudo se reverte de importância também para a sociedade face sua contribuição, mesmo que singela, no levantamento de um cenário sobre a elaboração do PPA, que poderá auxiliar os técnicos da Secretaria de Planejamento durante sua elaboração; contribuindo também para a comunidade acadêmica vez que servirá de referencial teórico para outras pesquisas que tratem da temática, que é interdisciplinar como a própria ciência da informação.

1.2 OBJETIVOS DA PESQUISA

Sobre estes aspectos repousa o estudo que tem o objetivo geral de “Mapear as fontes de informações analisando sua influência no processo decisório para o Planejamento Governamental no Estado da Bahia”.

Os objetivos específicos buscados durante a pesquisa, são:

1) Fazer um diagnóstico das fontes e tipos de informações usadas para a elaboração do Planejamento Plurianual no Estado da Bahia;

2) Identificar os principais agentes (gestores e técnicos) que interagem na elaboração do Planejamento Plurianual;

3) Mapear o fluxo de informações para a elaboração do Planejamento Plurianual; e,

4) Analisar as fontes de informações utilizadas na elaboração do Plano Plurianual para 2008-2011, para verificar a influência no processo decisório.

1.3 QUESTÕES NORTEADORAS DA PESQUISA

Através deste estudo buscou-se identificar e melhor conhecer a problemática sintetizada nas seguintes questões norteadoras:

- Quais as fontes de informação utilizadas para a elaboração do Planejamento Governamental no âmbito do Estado da Bahia?

- Como ocorre o uso da informação no processo decisório para a elaboração do Planejamento Governamental no âmbito do Estado da Bahia?

- Qual o modelo de processo decisório é empregado para a elaboração do Planejamento Governamental no âmbito do Estado da Bahia?

1.4 HIPÓTESE DE PESQUISA

Nesta pesquisa trabalhou-se com a hipótese de que para a elaboração do Planejamento Governamental no Estado da Bahia usam-se informações internas pessoais, num modelo de processo decisório caracterizado como racional.

1.5 METODOLOGIA DA PESQUISA

Uma pesquisa científica precisa estar alicerçada em procedimentos que possam ser testados, e, como ressalta Gil (1994, p. 27), “para que um conhecimento possa ser considerado científico, torna-se necessário identificar as operações mentais e técnicas que possibilitam a sua verificação. Ou, em outras palavras, determinar o método que possibilitou chegar a esse conhecimento”. Ainda, segundo o referido autor, “pode-se definir método como caminho para se chegar a determinado fim. E método científico como o conjunto de procedimentos intelectuais e técnicos para se atingir o conhecimento”.

Nesse sentido, e, tendo em vista os procedimentos executados para esta pesquisa, a mesma se caracteriza como, qualitativa, com relação ao nível é exploratória e descritiva, com uma abordagem tipo estudo de caso, pois será desenvolvida tendo como objeto a Secretaria de Planejamento do Estado da Bahia (SEPLAN).

A escolha da secretaria justifica-se pela necessidade de se pesquisar os técnicos em planejamento que estão diretamente ligados com a elaboração do planejamento governamental, como também, pelo fato da secretaria ser o pólo de convergência das informações necessárias para a elaboração do PPA, que é o foco do nosso objeto de estudo. Por isso mesmo a caracterização da pesquisa como estudo de caso, o que é reforçado no enquadramento teórico de Yin (2001. p. 30) que cita quatro aplicações para este tipo de estudo,

1) Para descrever o contexto da vida real no qual a intervenção ocorreu; [...] 2) para fazer uma avaliação, ainda que de forma descritiva, da intervenção realizada; 3) para preservar o caráter unitário do objeto estudado; e, 4) para explicar as variáveis causais que não podem ser explicadas por outros métodos.

E, como este estudo trata de aspectos relacionados à organização (processo decisório no planejamento), as questões sociais (uso da informação e também políticas (plano plurianual no Estado da Bahia), ocorre uma perfeita adequação aos postulados de Yin (2001, p.30) que ainda pontua “...como esforço de pesquisa, o estudo de caso contribui, de forma inigualável, para a compreensão que temos dos fenômenos individuais, organizacionais, sociais e políticos”. Complementa o mesmo autor que “A essência do estudo de caso, a principal tendência em todos os tipos de estudo de caso, é que ela tenta esclarecer uma decisão ou conjunto de decisões. O motivo pelo qual as decisões foram tomadas, como foram implementadas e com quais resultados.”

Os instrumentos de coleta de dados utilizados na pesquisa foram os seguintes:

- Questionário: aplicados a uma amostra de 13 (treze) técnicos da SEPLAN que trabalham diretamente com o planejamento governamental. (ver apêndice “A”), e também com uma amostra de 52 participantes do PPA Participativo escolhidos aleatoriamente durante as plenárias (ver apêndice “C”).

- Entrevista aplicada ao Superintendente de Planejamento e Orçamento da SEPLAN. O Superintende foi selecionado porque poderia oferecer uma visão estratégica do planejamento, e, por se tratar da pessoa encarregada de viabilizar operacionalmente a elaboração do Plano Plurianual (ver apêndice “B”).

- Roteiro de Observação: para coleta de dados durante a observação nas plenárias, constante no apêndice “D”.

As observações, num total de 4 (quatro) realizaram-se durante as plenárias ocorridas na capital (2 em Salvador) e no interior do estado (1 em Alagoinhas e 1 Feira de Santana), nas quais a população era ouvida e discutia os pontos polêmicos do planejamento governamental. As plenárias de Feira de Santana e Alagoinhas foram escolhidas pelo critério de facilidade de acesso, tendo em vista que ambos os municípios distam da capital 108 km e 105 km por rodovia regular.

De posse das informações coletas na observação e da análise dos depoimentos de 52 participantes, inclusive os constantes no site do PPA foram tabulados dados de suporte as considerações finais da pesquisa.

Mesmo tratando-se de uma pesquisa qualitativa, por natureza, ocorreu a quantificação e tabulação dos dados coletados na pesquisa de campo utilizando-se o método estatístico valendo-se do conceito de freqüência e percentagem simples.

1.6 ESTRUTURA DA PESQUISA

O presente trabalho estar assim estruturado:

No item um contextualiza-se a pesquisa, a descrição e delimitação do tema, seu vínculo com a área da Ciência da Informação, sua justificativa, problematização e hipótese.

No item dois descreve-se a fundamentação teórica, que trata da relação entre a informação e o processo decisório nas organizações, e as fontes de informações organizacionais dentro das categorias elencadas por Chun Wei Choo.

No item três, trata-se do planejamento governamental, descrevendo-se os aspectos que se relacionam diretamente com o viés da pesquisa: o Plano Plurianual.

No item quatro, registram-se os resultados da pesquisa de campo, com a quantificação, tabulação e análise das respostas.

2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

2 1 O DADO, A INFORMAÇÃO E O CONHECIMENTO

No mundo não há ser humano que não faça uso de informação em suas atividades, pois a informação faz parte do cotidiano de todos nós. Cabe, neste intere, cabe salientar que se trata aqui da informação na perspectiva de Drucker (2000, p.13) que afirma ser a informação um “dado investido de relevância e propósito”, que se amplia na concepção de Mcgee e Prusak (1994, p.23-24),

A informação não se limita a dados coletados; na verdade a informação são dados coletados, organizados, ordenados, aos quais são atribuídos significados e contexto. Informação deve informar, enquanto os dados absolutamente não têm essa missão. A informação deve ter limites, enquanto os dados são ilimitados.

Nas áreas de Tecnologia da Informação e Ciência da Informação as terminologias “dados” e “informação” são muito utilizadas. No caso da área da Ciência da Informação, não há tanta disfunções no uso, como pode ocorrer em outras áreas, pois para o profissional de informação as definições são claras; o “dado”, é definido por Miranda (1999, p.285) como “um conjunto de registros qualitativos ou quantitativos conhecido, que organizado, agrupado, categorizado e padronizado adequadamente transforma-se em informação".

O contexto social em que se encontra a humanidade faz emergir um conjunto de mudanças na estrutura social e também das organizações, que traz à tona a necessidade de rever procedimentos e rotinas nas instituições públicas e privadas. Um dos fatores que vem provocando mudanças na sociedade é a democratização do uso da informação através da facilitação de acessos diversos e disponíveis canais que o tempo todo se multiplica e tornam a informação mais acessível, até de certa forma menos complexo do que no início do processo de informatização no país.

Por isso, pode-se afirmar que o avanço dos meios informatizados e do processo de globalização criou o que se denomina sociedade pós-industrial, na qual

entre outras características há o uso freqüente de informação, como afirma Kira et al (2000, p. 92),

O modus operandi da sociedade pós-industrial identificasse com o da sociedade da informação. Trata-se de um modo de desenvolvimento social e econômico em que a aquisição, armazenamento, processamento, valorização, transmissão, distribuição e disseminação da informação conducente à criação de conhecimentos e à satisfação das necessidades dos cidadãos e das organizações desempenha um papel central na atividade econômica, na criação de riqueza, na definição da qualidade de vida dos cidadãos e das suas práticas culturais.

Outro aspecto que a sociedade pós-industrial impulsionou foi a percepção da informação como produto. Nesse prisma a busca de informação passou a ser também objeto de estudos mercadológicos, que resultaram no fortalecimento de um viés da Ciência da Informação denominado Gestão da Informação. Valentim (2000, p. 135) corrobora com tal afirmativa qual pontua que,

Além das mudanças paradigmáticas e da evolução das tecnologias da informação, existe a questão da importância que a sociedade atribui à informação. A importância dada pela sociedade é diretamente proporcional ao seu desenvolvimento; quanto mais desenvolvido um país maior é o nível de produção informacional e, conseqüentemente maior é o valor que a sociedade outorga à informação.

Percebe-se que tudo isso gerou um ambiente no qual o uso da informação ganha um contexto singular e também um caráter mais técnico e científico, face os diversos trabalhos acadêmicos que tratam do tema nas mais diversos campos científicos e não apenas na Ciência da Informação, com afirma Lira et al (2008, p.167),

As informações passam a ter um papel fundamental, possibilitando a melhor e mais rápida percepção das mudanças, facilitando a tomada de decisão e possibilitando um reposicionamento dos negócios com maior rapidez e agilidade de resposta às novas necessidades.

Nota-se então que para a concepção do próprio processo de mudança a informação entra como ingrediente indispensável. Assim, concordamos com Miranda (1993, p. 227), ao afirma que:

Informação e conhecimento parecem ser as chaves do novo paradigma. Informação como instrumento para reduzir as incertezas e orientar as tomadas de decisão e, em sentido mais amplo, o conhecimento como o conjunto (em expansão contínua) de capacidades e saberes adequados para o desenvolvimento da organização em uma sociedade em transformação permanente.

Outra percepção singular sobre a informação e seu uso repousa na afirmativa de Kira et al (2000, p. 90), quando afirma que,

A informação pode se expandir, ser completada é capaz de ser substituída, transportável, difusa e pode ser compartilhada. Como um produto/mercadoria, a informação não se deprecia e é disponível livremente, tem um valor que cresce com a reutilização e a sua apresentação sob outra forma (reembalagem) e é extremamente difícil de controlar.

Tais características da informação a torna um componente indispensável para a geração de valor no contexto da atual sociedade, o que ocorre a partir do acesso e uso que se faz de todas as suas possibilidades. Nessa perspectiva ocorre a produção do conhecimento, a partir do momento em que o uso da informação faz com que o ser humano tenha ciência da realidade sobre as circunstâncias que norteiam um problema, fato ou fenômeno.

DADOS, INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO

DADOS INFORMAÇÃO CONHECIMENTO

Simples observações sobre o estado do mundo Dados dotados de relevância e propósito Informação valiosa da mente humana Inclui reflexão, síntese,

contexto Facilmente

estruturado

Facilmente obtido por máquinas Freqüentemente quantificado Facilmente transferível Requer unidade de análise Exige consenso em relação ao significado Exige necessariamente a mediação humana De difícil estruturação De difícil captura em máquinas Freqüentemente tácito De difícil transferência

FIGURA 1: Comparação entre Dados, Informação e Conhecimento FONTE: Davenport, Prusak - 1998 - p.18

Posto que anteriormente já se estabeleceu a diferenciação entre “dados e “informação” nos resta agora, para reforçar o constante na figura 1, no que se refere à comparação e diferenciação das definições de “dados”, “informação” e conhecimento”, segue o que afirmam Lastres e Albagli (1999, p.30), sobre informação e conhecimento,

Informação e conhecimento estão correlacionados, mas não são sinônimos. Também é necessário distinguir dois tipos de conhecimentos: os conhecimentos codificáveis - que, transformados em informações, podem ser reproduzidos, estocados, transferidos, adquiridos, comercializados etc. - e os conhecimentos tácitos. Para estes a transformação em sinais ou códigos é extremamente difícil já que sua natureza está associada a processos de aprendizado, totalmente dependentes de contextos e formas de interação sociais específicas.

Da análise da figura 1 e do que se observa na afirmativa de Lastres e Albagli (1999), pode-se inferir que há um desencadeamento lógico para a produção do conhecimento, que tem início com os dados estruturados, que após tratamento e mediação humana transforma-se em conhecimento. Como afirma Valentim (2002, p.4),

Dados, informações e conhecimentos estruturáveis basicamente são aqueles produzidos pelos diversos setores da organização, porém sem seleção, tratamento e acesso. Como exemplo pode-se citar: cartões de visita, colégio invisível, nota fiscal, atendimento ao consumidor, entre outros.

Outros conceitos no âmbito da Ciência da Informação têm gerado algumas disfunções no entendimento, são eles: “gestão da informação”, “gestão do conhecimento” e “inteligência competitiva”. Para uso neste trabalho aplicam-se os conceitos a seguir, tendo em vista que eles estabelecem diferenciação básica em cada definição, o que possibilitará pleno entendimento neste trabalho quando se refere a uma das três definições supracitadas.

Inicialmente tratar-se da definição de “gestão da informação”, pois sendo uma terminologia de muita utilização no âmbito da Tecnologia da Informação (TI) rapidamente se proliferou no ambiente acadêmico e profissional, sendo empregada

vezes erroneamente como sinônimo de “gestão do conhecimento”, contudo, para Ponjuan Dante (1998, p. 135) gestão da informação pode ser definida como todas as atividades, procedimentos e ações relacionadas à "obtenção da informação adequada, na forma correta, para a pessoa indicada, a um custo adequado, no tempo oportuno, em lugar apropriado, para tomar a decisão correta".

Para se tratar da “gestão do conhecimento” utilizam-se neste trabalho duas definições básicas, a primeira na ótica de Machado Neto (1998, 9.35), que afirma ser a gestão do conhecimento,

um conjunto de estratégias para criar, adquirir, compartilhar e utilizar ativos de conhecimento, bem como estabelecer fluxos que garantam a informação necessária no tempo e formato adequados, a fim de auxiliar na geração de idéias, solução de problemas e tomada de decisão.

A definição de Machado Neto é mais estratégica e está mais vinculada às necessidades organizacionais nos campos estratégico e decisório. Por outro lado, temos a definição de Barroso (1999, p.156), que traz uma visão mais operacional, quando nos pontua que a gestão do conhecimento consiste "na arte de criar valor alavancando os ativos intangíveis; para conseguir isso, é preciso ser capaz de visualizar a empresa apenas em termos de conhecimento e fluxos de conhecimento".

Agora resta citar a definição de “inteligência competitiva”, muito empregada por profissionais da área de administração, que não raro confundi-a com a “gestão do conhecimento” e às vezes com a “gestão da informação”.

Com relação à “inteligência competitiva” adota-se neste trabalho a definição de Canongia (1998, p.2-3), que afirma ser a “inteligência competitiva” aquela atividade organizacional que,

objetiva agregar valor à informação, fortalecendo seu caráter estratégico, catalisando, assim, o processo de crescimento organizacional. Nesse sentido, a coleta, tratamento, análise e contextualização de informação permitem a geração de produtos de inteligência, que facilitam e otimizam a tomada de decisão no âmbito tático e estratégico.

Nota-se, pois que o fato da “inteligência competitiva” ter uma definição muito ligada ao campo organizacional, ela trabalha a informação com a finalidade de

potencialização os setores táticos e estratégicos de uma organização para que ela se torne competitiva no mercado que atua.

No entanto, não basta ter acesso à informação ou conhecimento, há também a necessidade de melhor qualificar o usuário da informação, principalmente quando tais informações se destinam a gerar ambiente favorável para a escolha de alternativas de ação governamental, como ocorre no caso do uso de informação na elaboração do planejamento plurianual.

2.2 A INFORMAÇÃO E O PROCESSO DECISÓRIO

As organizações, independente do porte ou da complexidade dos seus processos produtivos ou de prestação de serviços, precisam rever constantemente seus procedimentos e modelos de decisão. A gestão administrativa em muito se confunde com a própria ação de decidir.

No âmbito das organizações ocorre uma busca incansável pelo melhor método, processo técnica para se tomar a decisão certa, nos momentos cruciais da organização. A decisão certa tem sido aquela entendida – na área de administração - como a que possibilita o alcance dos objetivos organizacionais com a redução de custos, tempo e aumento da lucratividade, competitividade e longevidade da organização.

No atual estágio do desenvolvimento tecnológico, o processamento, a transmissão e o uso de informação são os elementos fundamentais que contribuem para produtividade, mudanças e aperfeiçoamentos dos processos de gestão, de modo geral, e para a função gerencial de planejamento e processos decisório organizacional. Na perspectiva de Calazans (2006, p.64) “a possibilidade de utilização dos canais eletrônicos, neste contexto, tende a aprofundar, ainda mais, as mudanças do significado da informação tanto para os indivíduos como para as organizações.”

Segundo Choo (2006, p.46), o uso da informação é um processo composto por três estágios distintos: 1- O reconhecimento das necessidades de informação 2-A busca por informação, que envolve algumas etapas que podem variar conforme o autor: Iniciar, encadear, vasculhar, diferenciar, monitorar, extrair verificar e finalizar. 3- O uso da informação propriamente dito aqui entendido como:

seleção e processamento de informação para resolver problemas, tomar decisão, negociar ou marcar posição. Levando-se em conta tais aspectos devemos lembrar da seguinte afirmativa de Mcgee e Prusak (1994, p.24),

Para que os dados se tornem úteis como informação a uma pessoa encarregada do processo decisório é preciso ser apresentados de tal forma que essa pessoa possa relacioná-los e atuar sobre eles.

Levando-se em consideração que um dos pilares do processo decisório é a obtenção de informação que é objeto deste estudo, pode-se afirmar com base na classificação de Choo (2006) que existem decisões escalonadas de acordo com o nível de acesso à informação no âmbito da organização. A informação também possui um fluxo e critérios de acesso e uso conforme o nível administrativo no qual o usuário se encontra, seja operacional, tático ou estratégico, e por isso nas organizações as informações são também categorizadas em níveis, ou seja, informações operacionais (aqueles utilizadas no nível operacional e que estão ligadas aos processos produtivos); informações táticas (aquelas que são utilizadas no nível gerencial para solução de problemas relacionadas à média gerência) e informações estratégicas (aquelas que só estão disponíveis para a alta direção, pois estão ligadas à sobrevivência e manutenção da competitividade da organização).

A figura 2 a seguir ilustra o processo de tomada de decisão e o papel da informação nesse processo.

FIGURA 2: Tomada de decisão e ajuda ao decisor.

FONTE: Freitas (1993, p. 32)

Dentro de tal contexto, pode-se afirmar que independente do nível administrativo na organização, as decisões são sempre tomadas com base nas informações que estão disponíveis e são utilizadas pelo decisor, que é a pessoal responsável pelo gerenciamento do processo de decisão e pelo ato de decidir.

Da leitura da figura 2 percebe-se que a informação aparece logo no início do processo, quando se percebe o problema, representado por uma situação de incertezas, que demanda informações que facilite a identificação clara do problema.

Com base em vários fatores (valores, crenças e recursos), a informação que chega ao decisor é avaliada processada e transforma-se em conhecimento, com o qual ele decidirá entre as alternativas existentes para a solução do problema em lide.

Sabe-se que a ausência de conhecimento sobre uma técnica, método e/ou processo específico compromete a aproximação do profissional da atividade e dificulta o reconhecimento da sua importância nos processos produtivos e decisórios, por isso há necessidade do decisor ser assessorado técnicamente por uma profissional da Ciência da Informação, no caso da atividade de sistematização da gestão da informação.

Nesse sentido afirma Choo (2006, p.98),

O comportamento de uso da informação constitui-se de grupos de pessoas que partilham os pressupostos sobre a natureza de seu trabalho e sobre o papel que a informação desempenha nele; grupos de pessoas cujo trabalho está relacionado aos problemas caracterizados pelas dimensões que são aplicadas para julgar a utilidade da informação, cujo ambiente de trabalho influencia sua atitude em relação à informação, assim como à disponibilidade e ao valor da informação, e cujas percepções sobre a solução dos problemas determinam a intensidade com que eles buscam a informação e suas expectativas sobre as informações de que necessitam.

Convém lembrar que existem, no campo da administração, vários modelos para a condução do processo decisório, que na visão de Bethlem (1987, p. 29) se resume a cinco tipos diferentes, ou seja: o modelo militar; o modelo de Kepner e Tregoe; o modelo de Guilford, o modelo de Mintzberg e o modelo de Simon. Aqui vamos nos reportar apenas ao modelo de Simon que evidencia a importância da informação no processo decisório.

A figura nº 3, a seguir, representa o modelo de Simon para o processo decisório, no qual, existe três fases, que ocorrem de forma seqüenciadas: Inteligência, Concepção e Escolha. Após tais fases há um feedback, que ocorre em todas as fases do processo.

FIGURA 3: Processo decisório de Simon. FONTE: Adaptado de Freitas (1995, p.13)

Nas três fases ocorrem atividades e tarefas relacionadas à gestão e uso da informação, motivo que potencializa a afirmativa de que a gestão da informação é indispensável para o processo decisório.

A fase da Inteligência representa a exploração do ambiente, na qual é feito o processamento dos dados em busca de indícios que possam identificar os problemas e oportunidades.

Na fase da Concepção ocorre a formulação do problema com base em informações e dados. Nesta o decisor busca informações para tentar garantir a melhor opção; ocorrendo também a análise das alternativas disponíveis.

A fase da Escolha representa o momento em que o decisor faz a seleção da alternativa ou curso de ação entre aquelas disponíveis.

Com relação ao feedback, esta representa momentos em que ocorre a retroalimentação do processo em quaisquer das fases anteriores – pode ser provocada por acesso e disponibilização de uma nova informação ou dado que muda a configuração da fase do processo decisório.

Nesse sentido, os profissionais de administração reconhecem a importância da informação no processo decisório, porém, por força da formação centrada apenas nas teorias, pressupostos e técnicas de gestão, desconhecem como devem ser processadas as atividades de coleta de dados e informações, avaliação, representação, fluxo e gestão da informação, necessitando de apoio de um profissional da informação.

Nota-se que as pessoas que manipulam a informação ou delas precisam, deveriam conhecer o básico, pelo menos, sobre as técnicas e processos próprios da ciência da informação ou assessorar-se, como já foi dito, por um profissional da informação. Pois, a ausência de tais conhecimentos compromete o alcance dos resultados, que reforçada por outros fatores, interfere diretamente no processo de decisão, pode aumentar os riscos, custos e comprometer a sobrevivência da organização, vez que as decisões não são acertadas – por falta de informação ou por informação mal gerida.

Outra medida saneadora de possíveis problemas com o manuseio de informações e suas fontes, bem como com os processos de busca e tratamento da informação, consiste na estruturação e otimização da unidade de informação no âmbito da organização, dotada de equipamentos de informática e sistemas de armazenamento de dados e outros aplicativos de gerenciamento eletrônico de documentos.

Afirma-se que todo o cuidado que as organizações têm com suas unidades de informação decorre da necessidade de se ter acesso rápido às informações necessárias para o processo decisório na organização, com a sistematização adequada para seu uso. Claro que a forma de uso depende também do processo de decisão na organização. Choo (2006, p. 276) apresenta os seguintes modelos de processo de tomada de decisão nas organizações, conforme figura 4, a seguir:

Ao listar os modelos percebe-se que a figura 4 aponta, para cada um deles, dois aspectos que estão relacionados ao modelo de decisão e suas características, que são colocadas nas laterais da figura apontando uma gradação no que se refere aos aspectos de “INCERTEZA” e “AMBIGUIDADE SOBRE OS OBJETIVOS”.

Nas organizações públicas sabe-se da complexidade das relações face o misto de necessidades sociais, interesses políticos e poucos recursos, o que interfere no processo decisório, vez que geram um ambiente de muita ambigüidade no momento de decisão do planejamento sobre os investimentos públicos a serem implementados. A situação se complica no momento em que são construídas as políticas públicas, pois através delas é que ocorre a definição do que será prioritário

B a ix a I N C E R T E Z A A lt a

Baixa

AMBIGÜIDADE SOBRE OS OBJETIVOS

MODELO RACIONAL

- Orientado para objetivos - Guiado por regras, rotinas e programas de desempenho.

MODELO POLÍTICO

- Objetivos e interesses conflitantes - Certeza sobre abordagens e resul- tados prefridos

MODELO PROCESSUAL

- Orientado por objetivos - Múltiplas opções e soluções alternativas

MODELO ANÁRQUICO

- Objetivos são ambíguos

- Processos para atingir os objetivos são obscuros.

FIGURA 4: Quatro modelos de tomada de decisões

no planejamento, e neste caso as incertas e ambigüidades são fatores desfavoráveis para o processo decisório. Como afirma Pidd (1998, p.71),

Em muitas organizações, a tomada de decisão estratégica e o gerenciamento estão mais próximos da idéia de uma confusão do que da idéia de um problema... A tomada de decisão estratégica é freqüentemente, caracterizada pela ambigüidade sobre os objetivos (outros que não a sobrevivência), incerteza sobre os resultados (eles podem estar muitos anos na frente) e grande risco se as coisas se mostram erradas.

Observa-se na figura 4, que ela está dividida em quadrantes, e o “modelo racional”, posicionado no primeiro quadrante, oferece um processo de decisão no qual ocorrerá uma baixa “incerteza” sobre o processo decisório e terá baixa “ambigüidade sobre os objetivos”, concluindo-se que no modelo racional há grande necessidade de informação sobre o problema em estudo, devendo ser informações de alta confiabilidade.

A figura 4 traz no segundo quadrante o “modelo político”, que apensar de apresentar um processo de decisão com baixa incerteza, oferece uma alta “ambigüidade sobre os objetivos”, o que nos leva a deduzir que há conflitos de interesses no processo decisório, que independe da existência ou não de informações sobre o problema em análise.

O “modelo processual”, colocado no terceiro quadrante da figura, possui como aspectos que o caracterizam, a decisão ser orientada por objetivos e a existência de múltiplas opções e soluções de alternativas, por isso mesmo, a figura 4 apresenta o modelo processo no seu terceiro quadrante no qual há uma alta “incerteza”, apesar da baixa “ambigüidade sobre os objetivos”.

No quarto quadrante a figura 4 apresenta o “modelo anárquico”, caracterizado por aspectos com a alta “incerteza” sobre o processo decisório e alta “ambigüidade sobre os objetivos”, o que infere-se pouco uso de informações, principalmente da categoria formal.

2.3 COMPORTAMENTO NO USO DA INFORMAÇÃO

O estudo das fontes, fluxo e necessidade de informação no processo decisório não está desvinculado do estudo do uso da informação. Por isso mesmo, precisamos entender que a amplitude de acesso às fontes de informação tem gerado também a necessidade de capacitação para o uso eficiente da mesma.

O referencial teórico a ser explicitado trata justamente do processo de decisão com uso da informação, e, para tanto utilizaremos o Modelo de Decisão com uso da Informação de Choo (2006, p.46), conforme quadro 1, pois acredita-se que sua metodologia melhor se adéqua às necessidades de uso da informação no ambiente organizacional da administração pública, no qual a racionalidade e legalidade são princípios básicos de busca da eficiência na gestão.

QUADRO 1: Os modelos de uso da informação organizacional

MODO IDÉIA CENTRAL RESULTADOS PRINCIPAIS

CONCEITOS Criação de significado Organização interpretativa: mudança ambiental – dar sentido aos dados ambíguos por meio de interpretações.A informação é interpretada. Ambientes interpretados e interpretações partilhadas para criar significado. Interpretação, seleção, retenção. Construção do conhecimento Organização aprendiz: Conhecimento

existente – Criar novos conhecimentos por meio da conversão e da partilha dos conhecimentos.A informação é convertida. Novos conhecimentos explícitos e tácitos para a inovação. Conhecimento tácito. Conhecimento explícito. Conversão do conhecimento.

Tomada de decisões Organização racional: Problema – Buscar e selecionar alternativas de acordo com os objetivos e preferências. A informação é analisada. Decisões levam a um comportamento racional e orientado para os objetivos Racionalidade limitada. Premissas decisórias. Regras e rotinas. FONTE: Choo (2006, p.46).

Da análise do quadro 1, nota-se que Choo (2006) deixa claro o caráter racional no modo de tomar decisões, quando afirma ser a organização racional e que tem suas decisões orientadas para os objetivos, também guiadas por regras e rotinas; características tais que enquadram perfeitamente o planejamento governamental.

- O processo de construção de sentido no uso da informação

O modelo apresentado por Choo (2006, p.98) enfoca três estágios da “busca e uso da informação”: a necessidade da informação; a busca da informação e o uso da informação, conforme quadro 2. Percebe-se que no processamento dos três estágios há uma constante valorização da informação e refinamento no seu uso, o que nos permite afirmar que tanto no setor público como no empresarial é no processo de busca e uso da informação que se define a forma como os componentes da organização serão colocados em contado com as informações e suas fontes, bem como o que levará tais profissionais a decidirem por uma informação específica para uma determinada situação de decisão.

QUADRO 2: Processo de construção de sentido no uso da informação

Afirma Choo (1998), que se constituem os pilares da gestão do conhecimento nas organizações, a formação de sentido (sensemaking) a respeito do

N E C E S S ID A D E D E IN F O R M A Ç Ã O B U S C A D E IN F O R M A Ç Ã O U S O D A IN F O R M A Ç Ã O - Q u e s tõ e s s o b re o o b je to e m e s tu d o . - C o le ta d e d a d o s e in fo rm a ç õ e s e s p e c ífic a s . - C o n s tru ç ã o d e c o n h e c im e n to c o m p a rtilh a d o - P ro c e s s o d e c is ó rio FONTE: Choo (2006).

ambiente externo, a criação de conhecimento ou aprendizagem organizacional e o processo decisório.

- O modelo de Uso da Informação de Choo

FIGURA 5: Modelo de Uso da Informação de Choo

FONTE: Choo (2006, p. 114)

1° Estágio: A Necessidade da Informação: O primeiro estágio no processo

de decisão do uso da informação é o reconhecimento da necessidade da informação, que pode ser entendido como a percepção de uma diferença entre o estado desejado de coisas e a situação real, que seja suficiente para despertar e ativar o processo de busca e decisão do uso da informação, ou da percepção da inabilidade para agir ou compreender uma situação devido à falta de informação, tendo o indivíduo de buscar a informação para satisfazer a sua necessidade, como pode-se perceber na figura 5.

Esse reconhecimento pode ocorrer devido a um estímulo interno do indivíduo ou a um estímulo apresentado no ambiente. Os estímulos internos são caracterizados pelo estado percebido de desconforto por parte do usuário da

informação enquanto que os estímulos externos são os elementos ambientais, que possibilitam a percepção da existência de um problema.

No modelo de busca e uso da informação proposto por Choo (2006), as necessidades de informação podem ser analisadas em termos de elementos cognitivos, emocionais e situacionais. Pode começar com o indivíduo apresentando uma sensação de intranqüilidade sobre o seu grau de conhecimento, podendo ser clarificada através de conversas com outras pessoas, observações e reflexões, até o indivíduo ser capaz de expressá-la na forma narrativa ou de afirmações dispersas; como afirma Choo (2006, p.83),

Um modelo de uso da informação deve englobar a totalidade da experiência humana: os pensamentos, sentimentos, ações e o ambiente onde eles se manifestam. Partimos da posição de que o usuário da informação é uma pessoa cognitiva e perceptiva; de que a busca e o uso da informação constituem um processo dinâmico que se estende no tempo e no espaço; e de que o contexto em que a informação é usada determina de que maneiras e em que medida ela é útil.”

Não se pode negar que o ambiente encontra-se em constante mudança e essa mudança é acompanhada pelo indivíduo, que, constantemente, cria significado para suas ações e para o ambiente e sua relação com ele. Enquanto o indivíduo criar significados para as suas ações, a mudança continua seguindo para frente. Esse movimento pode ser interrompido na medida em que o indivíduo esteja diante de uma situação de incerteza, provocando um sentimento de incapacidade de criar novos significados, por ausência de informação que o oriente. Ao identificar alguns vazios de informação, o indivíduo fará perguntas para tentar transpor estes vazios.

A percepção de vazio está diretamente relacionada ao ambiente profissional e social do indivíduo. Baseado no modelo de Choo (2006), o ambiente profissional inclui variáveis que podem interferir na percepção do vazio, tais como a profissão ou comunidades envolvidas. A profissão inclui as áreas de interesse de cada indivíduo e acrescenta-se a estas variáveis as fontes pesquisadas.

Para Choo (2006) a diminuição da sensação de intranqüilidade sobre o nível de conhecimento ou compreensão de uma situação se dá através da busca de esclarecimento por meio de conversas com outros, observações e reflexões, até que o indivíduo seja capaz de expressar na forma narrativa ou escrita.

No modelo proposto, a redução da sensação de dúvida sobre o nível de conhecimento usuário, pode ser atingida através da identificação das áreas de interesse e da utilização de recursos disponíveis, ou seja, através do acesso às fontes de informações, tais como: Internet; Fontes impressas; Bancos de Dados; Cursos; Reuniões formais e informais; Palestras; Bibliotecas e Empresas de Consultoria, entre outras.

Neste estágio, o usuário reconhece a necessidade de mais informações, sentimentos de incerteza e inquietação são comuns. Os pensamentos se concentram no problema e se relacionam com experiências vividas e suas ações podem envolver abordagens com outros profissionais ou discussões sobre possíveis tópicos.

2° Estágio: A Busca de Informações: Uma vez que o reconhecimento da

necessidade de informação ocorre, o profissional pode, então, ocupar-se da busca do que vai satisfazer a necessidade. Também Engel et al. (2000, p.115) reafirma este conceito, “a busca de informação ocorre quando as crenças e atitudes existentes são reconhecidas como inadequadas. A busca pode ser definida como a ativação motivada do conhecimento na memória ou da aquisição de informação.” Por exemplo, são baseadas em informações insuficientes.

Então o usuário sente a necessidade de complementar as informações existentes. O ser humano possui uma inesgotável sede de conhecimento. A busca permanente de respostas para aquilo que não conhece é alavancada pela curiosidade natural que existe em qualquer indivíduo.

Na visão de Venetianer (2000, p.33):

quase todo tipo de trabalho ou profissão exige novos conhecimentos e atualização constante do que sabemos. Tomar decisões acertadas significa possuir informações pertinentes e adequadas… somos pressionados a encontrar informações confiáveis no menor espaço de tempo possível.

O processo de busca pode ocorrer por motivos pessoais ou por motivos profissionais. Os motivos pessoais são caracterizados pelo estado percebido de desconforto por parte do usuário da informação, enquanto que os motivos profissionais são os elementos ambientais que possibilitam a percepção da existência de um problema.

Para Choo (2006), as características do meio social ou profissional do indivíduo podem induzir ou restringir certos comportamentos de busca da informação. O autor mostra que a estrutura e a cultura organizacional ou o grupo de trabalho afetarão as atitudes em relação à busca de informação, o que é reforçado na percepção de Lira et al (2008, p.181) quando afirma que “a busca e o uso da informação fazem parte de uma atividade humana e social por meio da qual a informação pode tornar-se útil para o grupo ou para o indivíduo.”

No modelo proposto de decisão do uso da informação o usuário pode buscar informações por motivo pessoal, que inclui aspectos referentes à obtenção de sucesso, status e/ou poder. Como também pode buscar informações por motivos profissionais ligados aos aspectos relacionados com assumir responsabilidade, encontrar parceiros, conquistar a tecnologia, dominar a informação, adicionar valor ao produto ou serviço, poder ou encontrar novos membros.

Neste estágio, dois tipos de processo de busca da informação são considerados: a busca interna e a busca externa. Na busca interna, os indivíduos recuperam da memória permanente as informações que antecederam o estado de reconhecimento da necessidade de usar uma determinada informação, que pode ajudar a resolver seus problemas.

Por outro lado, na busca externa, o indivíduo obtêm referências de fontes externas, como amigos, relatórios, cursos, Internet, entre outros, para dar continuidade à busca. Bem assim, os usuários podem realizar a busca quando se encontram em um estado de alto envolvimento e muito comprometidos com a resolução do problema, ou seja, a necessidade de obter sucesso pode interferir no esforço da busca. Quanto maior for esta necessidade, maior o esforço da busca. Quando aumenta a responsabilidade, aumenta o esforço total de busca. Quando aumenta o poder, o status, à vontade de dominar uma determinada tecnologia, aumenta o esforço total de busca. Quando aumentam as relações interpessoais, aumenta a busca.

3° Estágio: A Decisão de Uso da Informação: Para desenvolver este

modelo, considerar-se-á a decisão do uso da informação pragmaticamente, ou seja, o usuário seleciona informações entre um grupo maior de informações que recebe ou acompanha, decidindo usá-las quando percebe uma relação significativa entre o conteúdo e o problema que tem em mãos. Neste estágio, o usuário escolhe entre as

alternativas qual a informação que irá satisfazer às suas necessidades. A intenção do uso da informação é uma função do sentimento (atitude). O processo de seleção das informações refere-se à comparação de várias alternativas para o uso da informação, com base nos critérios sentidos pelo usuário como importantes na avaliação. A definição de critérios de avaliação e o grau de importância para cada atributo são influenciados por diversos fatores, como por exemplo, o grau de conhecimento existente da informação.

Engel et al. (2000, p.136) abordam critérios e avaliação como sendo “dimensões ou atributos particulares que são usados no julgamento das alternativas de escolha”.

Os critérios avaliativos são expressos de acordo com os atributos desejados em uma informação. Nessa fase, o usuário utilizará as informações coletadas para desenvolver um conjunto de critérios que o ajudarão a avaliar e comparar as alternativas. Alguns critérios mais comuns são: confiabilidade, qualidade, rapidez, entre outros. Para as regras não-compensatórias, cada atributo é avaliado de forma independente, não havendo compensações entre as diversas características das alternativas.

Quando as opções são comparadas, os usuários começam a levar em consideração a importância e a qualidade da informação. Quando as circunstâncias fazem com que o usuário tenha de empregar um esforço maior para avaliar uma alternativa em comparação com a outra, pode ocorrer um efeito negativo. Por exemplo, suponha que seja difícil encontrar informações sobre um determinado tema objeto de estudo, neste caso, os usuários evitam escolher a opção que requer maior esforço cognitivo.

O processo de escolha pode diferir em função de os usuários usarem a abordagem de alto envolvimento ou de baixo envolvimento. O processo de escolha sob condições de alto e baixo envolvimento tem enfatizado a identificação da maneira como os usuários estruturam e selecionam regras de decisão, com o intuito de escolher qual alternativa usar.

O estudo sobre condições de alto e de baixo envolvimento citada por Mowen e Minor (2003) tem enfatizado a identificação da maneira como os consumidores estruturam e selecionam regras de decisão, a fim de escolher qual alternativa comprar. Essa visão do autor pode ser considerada para os indivíduos