ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS ESPORTIVOS

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ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS ESPORTIVOS

Programa de Pós-Graduação EAD UNIASSELVI-PÓS

Autor: Márcio Moisés Selhorst Josué Rubens Kleinhempl

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CENTRO UNIVERSITÁRIO LEONARDO DA VINCI Rodovia BR 470, Km 71, n^o 1.040, Bairro Benedito

Cx. P. 191 - 89.130-000 – INDAIAL/SC Fone Fax: (47) 3281-9000/3281-9090

Reitor: Prof. Ozinil Martins de Souza

Diretor UNIASSELVI-PÓS: Prof. Carlos Fabiano Fistarol Coordenador da Pós-Graduação EAD: Prof. Norberto Siegel Equipe Multidisciplinar da

Pós-Graduação EAD: Prof.ª Hiandra B. Götzinger Montibeller Prof.ª Izilene Conceição Amaro Ewald Prof.ª Jociane Stolf

Revisão de Conteúdo: Prof. Tiago Contesini Vinotti Revisão Gramatical: Profa. Iara de Oliveira

Revisão Pedagógica: Prof.ª Bárbara Pricila Franz Diagramação e Capa:

Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI

796.069

S465o Selhorst, Márcio Moisés

Organização de eventos esportivos /Márcio Moisés Se- lhorst; Josué Rubens Kleinhempl. Indaial : Uniasselvi, 2012.

153 p. : il

Inclui bibliografia.

ISBN 978-85-7830-607-6 1. Gestão esportiva.

Copyright © UNIASSELVI 2012

Ficha catalográfica elaborada na fonte pela Biblioteca Dante Alighieri UNIASSELVI – Indaial.

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Josué Rubens Kleinhempl Márcio Moisés Selhorst

Mestrando na UDESC-SC, no curso de Ciências do Movimento Humano. Possui graduação em Educação Física, pela Universidade Regional de Blumenau, (FURB 1999), Especialização em Ciências do Movimento Humano (IBPEX 2002) e Especialização em Administração Mercadológica (Uniasselvi 2012). Foi Presidente da Fundação Municipal de Esportes do Município de Indaial - SC, (2001 a 2008), organizou diversos eventos como Olimpíadas entre empresas e competições em diversas modalidades. Organizou as edições de 2001 a 2008 do Torneio de Verão de Futsal (tornando essa competição uma das maiores do Brasil na modalidade). Fez parte da Comissão Organizadora dos Jogos Abertos de SC nas edições de 2004 e 2008. Atuou como Professor do curso de

Pedagogia presencial da Uniasselvi (2002) na disciplina de Jogos e atividades Lúdicas. Atualmente é Professor Tutor nas disciplinas de Educação a Distancia e

Métodos de Autoaprendizagem, Metodologia do Ensino Superior e tutor no curso de Treinamento

Desportivo e Gestão e Organização Esportiva da Pós-Graduação à distância na Uniasselvi.

Especialista em Administração e Marketing Esportivo pela Universidade Gama Filho, graduado em Educação Física pela Universidade Regional de Blumenau (2002). Atuou como Diretor de Esportes da FME de Indaial – SC, trabalhando diretamente com administração esportiva na elaboração de projetos de patrocínio e na gestão de eventos esportivos. Foi professor do curso de pós-graduação em Educação Física do instituto - IPGEX. Criou a empresa Play Diversões, especializada na organização de eventos recreativos. Atualmente, é Coordenador de Esportes do Serviço Social do Comércio

- SESC de Blumenau – SC. Dentre os eventos mais importantes dos quais fez parte, pode-se citar: os Jogos Abertos de Santa Catarina, Dia do Desafio

(Campanha Mundial de combate à inatividade física), Torneio de Verão de Indaial (Futsal), Dia

do Pedal e Circuito SESC de Caminhadas e Corridas de Santa Catarina.

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Sumário

APRESENTAÇÃO ...7

CAPÍTULO 1

A organização de Eventos Esportivos:

Análise e Planejamento ...9

CAPÍTULO 2

Elaboração de Regulamentos...37

CAPÍTULO 3

Confecção de Tabela de Jogos e

Sistemas de Disputa ...63

CAPÍTULO 4

Protocolos, Cerimoniais, Segurança e Check List ...89

CAPÍTULO 5

Organização de Pequenos, Médios, Grandes e

Megaeventos - (Case Jogos Olímpicos) ...105

CAPÍTULO 6

Elaboração de Projetos e

Captação de Patrocínios ...123

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A PRESENTAÇÃO

Caro(a) pós-graduando(a):

É muito bom podermos apresentar a você esta disciplina, a qual foi desenvolvida com a função principal de assegurar a excelência na elaboração e execução de diversas áreas da Organização de Eventos Esportivos.

Sabemos da importância do planejamento até a sua execução, da necessidade do gestor estar ciente e confiante do que está trabalhando e o resultado do seu trabalho estar ligado diretamente ao sucesso do evento e à satisfação do seu cliente ou de seu público, sendo esta sua grande conquista.

Para facilitar o processo de aprendizagem, este material foi dividido em seis capítulos, que abordarão sobre todos os processos que envolvem a Organização de Eventos Esportivos e seus aspectos paralelos a ele. Primeiramente, trabalharemos a necessidade do planejamento e as formas de organização dos eventos esportivos. No segundo capítulo, a abordagem trata do desenvolvimento e montagem dos Regulamentos das competições, as necessidades para cada modalidade, formas de pontuações, aspectos gerais e detalhes sobre a confecção do Regulamento geral e específico.

Dando prosseguimento, o capítulo três apresenta as formas de preparar as tabelas dos jogos, de identificar o sistema de disputa para cada competição, as diferenças de torneio e campeonato, as tabelas de pontuação e os diversos tipos de chaves e tabelas existentes.

No quarto capítulo serão abordadas as informações referentes a Protocolos, cerimoniais, como organizar o check list do seu evento e a importância da segurança em geral. Será estudado sobre a sequência de execução, a logística, a recepção de autoridades, equipes e delegações em geral. Neste capítulo será abordado, ainda, sobre as informações referentes à avaliação pós-evento, sua função e importância.

Em seguida, no quinto capítulo, trabalharemos todos os eventos especiais, seus tipos, conceitos, impactos sociais e culturais. Por exemplo, a Copa do Mundo no Brasil em 2014 e as Olimpíadas em 2016. Estudaremos a administração, o acompanhamento detalhado durante o evento, o evento como negócio e o atendimento e fornecimento de informação a toda a imprensa durante o evento.

Esperamos que você entenda o conceito de evento, seus objetivos, parcerias, equipes, participantes e expectadores.

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Para finalizar, no sexto capítulo o caderno de estudos abordará a captação de recursos, a elaboração de projetos e as etapas que devem ser seguidas para realizá-los, os procedimentos de segurança, suas funções, licenças, alvarás e autorizações em geral. Tudo isso para assegurar e garantir que seu evento seja bem organizado e tenha o prestígio almejado.

Boa leitura!

Os autores.

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C ^{APÍTULO 1}

A organização de Eventos Esportivos:

Análise e Planejamento

A partir da perspectiva do saber fazer, neste capítulo você terá os seguintes objetivos de aprendizagem:

� Conhecer as formas de administrar um evento esportivo, a importância da organização e, principalmente, do planejamento.

� Identificar os pontos positivos e negativos da Organização de Evento.

� Investigar por meio de perguntas e questionamentos, como será feito, quem e quando o fará, e em quais condições o evento será realizado.

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Organização de eventos esportivos

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A organização de Eventos Esportivos:

Análise e Planejamento Capítulo 1

Contextualização

Neste capítulo, veremos como devemos agir desde o primeiro momento em que decidirmos pela realização de um determinado evento até o seu encerramento.

Relacionamos algumas perguntas para que o organizador tenha conhecimento do que está por vir e a certeza de que terá condições de realizar, se poderá enfrentar tal desafio.

Apresentamos, também, pontos relevantes que devem ser analisados para a realização de um evento esportivo, os fatores positivos e os negativos.

Você saberá, igualmente, como funciona e quais as funções e necessidades do congresso de abertura, congresso técnico, cerimonial de abertura e congresso de encerramento.

A Organização de Eventos

Esportivos: Análise e Planejamento

Com este material nas mãos, pós-graduando(a), temos como objetivo principal dar subsídios ao organizador para tornar o seu evento cada vez melhor.

Ao organizarmos eventos esportivos, devemos preparar-nos com a máxima antecedência possível. Para tal organização, é necessário tomar todas as providências para fazer e assegurar as condições ideais para esta organização, que é dividida em várias etapas e fases.

Para a organização ser eficiente, além de todas as fases e etapas, deve ter um ambiente harmonioso. Não adianta os subordinados executarem e o líder e coordenador geral dizer aos quatro ventos que o evento está acontecendo graças a ele, não reconhecendo o trabalho de sua equipe.

Devemos enumerar uma Comissão Organizadora, com as respectivas comissões, pois além da dedicação de todos os membros, a equipe deve planejar muito bem o evento. Ao longo deste capítulo, veremos todos os detalhes para os processos que seguem.

Antes da definição do evento, você deve fazer algumas perguntas para verificar se a equipe está preparada suficientemente para realizar este evento.

1. A equipe é capaz de realizar este evento?

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2. As instalações, locais de competições são ideais e compatíveis?

3. Temos recursos financeiros para a realização, desde o planejamento até a sua finalização?

4. A equipe de mão de obra é capaz, treinada e suficiente?

5. A organização está unida e comprometida com o evento em questão?

6. A experiência da Comissão Organizadora está de acordo com a necessidade do evento?

7. O tempo para o planejamento e execução do evento esta dentro dos prazos necessários?

8. O público terá interesse em prestigiar este evento?

9. A imprensa e os meios de comunicação terão interesse em cobrir este evento?

10. Já foram realizados eventos em outras oportunidades?

11. Dos eventos realizados anteriormente podemos tirar grandes ensinamentos?

12. Se representarmos uma entidade, ela apoiará o evento?

13. Existe algum problema ou pessoa que possa atrapalhar a realização deste evento?

Se todas essas perguntas forem respondidas de uma maneira que você acredite ser satisfatória, é só iniciar o evento.

Inicie primeiramente marcando uma reunião com todos os membros da equipe. Nela devem-se apresentar todos os objetivos do evento, iniciar o planejamento e nomear todas as comissões e suas respectivas responsabilidades.

Antes de encerrar esta reunião, já deve ser marcada a próxima, da qual todos sairão informados e compromissados com as atividades e responsabilidades vindouras. A equipe terá uma noção geral da proposta do evento e, na próxima reunião, deverá apresentar o planejamento das suas comissões, ideias, sugestões, orçamentos, propostas, metas e dúvidas, se existirem.

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Figura 01 – Reunião de trabalho

Fonte: Disponível em: <www.braziltour.com>. Acesso em: 20 out. 2012.

O próximo passo a ser dado é definir as funções e composições de todas as comissões. Estabelecido isso, acompanhe abaixo o diferencial para o sucesso de seu evento:

1. Providências imediatas: Planejar, aprovar e autorizar.

2. Preparação e análises: Realizar pesquisas, estatísticas, consultar alguns números e estudar criteriosamente alguns pontos.

3. Formar e definir as comissões: Ter certeza de que todos estão preparados, motivados e seguros para enfrentar as suas obrigações e responsabilidades.

4. Elaboração do regulamento da competição: Este documento deve ser o primeiro a estar disponível para os participantes, pois é ele quem dará as principais informações da competição, detalhes e resumos de regras.

5. Definir Comissão de Arbitragem: É de suma importância, definir esta comissão, verificar sempre com antecedência, pois, às vezes, não há árbitros na cidade, a data pode coincidir com compromissos pré-agendados destes ou outros imprevistos.

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6. Locais de competição: Responsabilidade da equipe técnica de cada modalidade e, se tiver mais de uma, a comissão deve agir cedo.

7. Entidades envolvidas: O contato com as entidade deverá ser feito por várias comissões, mas deve ser previamente combinado em reuniões, para não acontecer de duas comissões tratarem sobre o mesmo assunto. As principais entidades que apoiam e se envolvem nos eventos são: Secretarias e Fundações de Esportes, Secretarias da Prefeitura, comunidades religiosas, escolas, clubes, associações diversas, academias, etc.

8. Planejamento e encaminhamento: Esta responsabilidade é exclusiva da C.C.O. (Comissão Central Organizadora), em comum acordo com as demais comissões.

9. Reuniões frequentes: É interessante que se tenha um calendário e agendamento pré-definido, com local, data e horários das reuniões.

A seguir, observe pontos relevantes que devemos levar em consideração para a realização de eventos esportivos. Esta análise o(a) ajudará a compor a sua equipe, gerir com maior profissionalismo seu evento e ter êxito no resultado.

Quadro 01 - Observações Relevantes para a realização de evento esportivo RECURSOS FINANCEIROS:

Deve ser prevista verba de patrocínio, inscri- ções e ingressos, bem como dotação orça- mentária em caso de evento público. E, ainda, verificar a necessidade de licitações com muita antecedência.

INFRAESTRUTURA INADEQUADA:

Deve preocupar-se muito com imprevistos, então, é preciso verificar quadra com goteiras, assoalho com falhas, vestiários inadequados, falta de estacionamen- to e outros pontos que possam comprometer o evento.

FIXAR OS OBJETIVOS:

Todos os envolvidos nas comissões devem trabalhar em conjunto para que os objetivos se- jam alcançados e toda a equipe trabalhe unida, dedicada e com competência.

ORGANIZAÇÃO FRACA:

Se cumpre os horários estabelecidos, se há controle e supervisão da CCO e se o público prestigia. Se o evento estiver mal organizado, compromete o acesso às entidades e também o apoio de futuros patrocinadores.

RECURSOS HUMANOS:

A equipe deve ser muito bem escolhida pelas comissões. As pessoas devem ser preparadas tecnicamente, envolvidas com o objetivo e competentes para a função designada para os

EQUIPE FRACA:

Cada membro da equipe deve realizar a sua atividade de forma prazerosa e com compromisso. Pois se algum membro estiver faltando com as suas obrigações, os demais membros das Comissões se desmotivarão e RECURSOS

HUMANOS: A equipe deve ser muito bem escolhida pelas

comissões. As pessoas devem

ser preparadas tecnicamente, envolvidas com

o objetivo e competentes para a função designada para

os trabalhos.

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INSTALAÇÕES E MATERIAIS:

A comissão responsável deve checar com ante- cedência todas as instalações, equipamentos e materiais utilizados no evento. Isso deve ocorrer antes durante e após a realização.

FALTA DE MATERIAL ESPECÍFICO:

Jamais poderemos deixar faltar em um evento uma bola, uma rede ou esquecer um CD de cerimonial de abertura ou premiação, Hino Nacional ou outro detalhe importante.

DATAS DE REALIZAÇÃO DO EVENTO:

Acreditamos que deva ser o primeiro ponto a ser definido, cuidar muito com a coincidência de eventos, outras competições do gênero na região e priorizar horários que o público possa prestigiar.

FALHAS NO CONTROLE:

A organização deve estar muito bem informada de possíveis mudanças, imprevistos, enfim, todas as alte- rações. A equipe da organização deve ser informada, deverá “falar a mesma língua”, pois as consequências irão chegar.

INSCRIÇÕES:

É necessário preocupar-se com este ponto, acompanhar o número de inscrições antes de iniciar o evento, número muito baixo e muito acima do previsto vai prejudicar o evento. A CCO deve estabelecer critérios para garantir que a competi- ção não seja prejudicada.

LOCAL IMPRÓPRIO:

Deve-se atentar antes de programar o local se: no horário do evento tiver som alto, se é perto de um cemitério ou igreja, se o acesso do evento é o mesmo de um hospital e ou saída de bombeiros, pois o fluxo de saída e entrada não pode atrapalhar estes serviços.

DIVULGAÇÃO:

Este ponto é de fundamental importância, deve-se divulgar com antecedência, em pontos e formas diversificadas, para atingir o público diretamente, os atletas participantes e o público alvo dos patrocinadores e entidades envolvidas.

FALHA NO REGULAMENTO:

O Regulamento não pode deixar dúvidas aos participantes, deve ser claro e objetivo, deve ajudar a organização e não ser um ponto de preocupação, quanto mais informações e detalhes no regulamento, melhor. Se estiver no papel deve ser cumprido, não seja injusto e se não estiver no Regulamento, decida da melhor maneira com toda a equipe e já inclua para a próxima edição.

LOCAIS DE COMPETIÇÃO:

O evento está definido somente a partir do momento em que tivermos as autorizações e liberações dos locais de competição, escolha um bom e belo local, que o público, imprensa e os atletas se sintam satisfeitos após a sua participação.

PONTUALIDADE:

Se quiser a confiança das pessoas, cumpra o horário, nada mais desagradável do que ficar esperando por uma autoridade ou atrasar por falta de planejamento e organização. Inicie uma abertura de evento sem o presidente da Câmara, por exemplo. Se ele chegar atrasado uma vez, na próxima ele será o primeiro a chegar. Você e os demais fizeram o correto, o errado é quem se atrasa ou atrasa o evento todo por causa de uma pessoa. Garanta o seu evento.

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ALLEN et al. Organização e gestão de eventos. Rio de Janeiro: Campus, 2003.

Atividade de Estudos:

1) Agora que você conheceu um pouco os pontos para se organizar um evento, apresente, dentro de sua realidade ou conhecimento, cinco fatores positivos que não foram abordados na tabela anterior.

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AVALIAÇÃO:

Desde o início das reuniões, as avaliações devem ser aplicadas, os pontos negativos e falhas devem ser corrigidos. E se tivermos um bom evento ele não será o último.

PÚBLICO FRACO:

Se houver o desinteresse do público, alguns fatores já descritos não foram cumpridos. Se não tiver público a próxima edição já está comprometida e os motivos devem ser avaliados.

TEMPO:

Se o evento for realizado em área aberta, devem-se prevenir no regulamento as devidas alternativas e orientações.

CLIMA:

Sempre se preocupe com eventos em área aberta, se chover, o plano “B” deve estar disponível.

SEGURANÇA:

A segurança no evento deve ser aplicada desde a fase inicial até o cerimonial de encerramento.

SEGURANÇA:

Se ocorrer falhas, seu evento está totalmente compro- metido. Segurança desde humano-física, instalações, estrutura até de deslocamento, para evitar tumultos e problemas inesperados.

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Como já apresentamos algumas observações relevantes para a realização de um evento, é necessário conhecer as próximas etapas que devem ser seguidas. Os diversos congressos existentes e necessários para a realização dos eventos.

a) Congresso de Abertura

Esta etapa é muito utilizada em eventos de maior porte, para os menores não é recomendado. Serve principalmente para informar os locais de competição, as datas da realização, informações sobre os congressos técnicos, se forem realizados separados por modalidade ou não, e informar detalhes e características do evento. Informar detalhes do cerimonial de abertura, deveres e obrigações gerais das delegações e representantes. Se o evento tiver recurso disponível, é de costume encerrar com um coquetel.

A posição da Bandeira Nacional deverá ocupar lugar de honra em todas as cerimônias, preferencialmente, à direita da tribuna, isto é lei. A segunda por grau de importância fica a direita e terceira fica a esquerda da bandeira nacional e assim sucessivamente se tiverem mais bandeiras na cerimônia.

Posições estas quando se está junto das bandeiras e olhando para o público.

b) Congresso técnico

Podemos defini-lo como a segunda etapa do evento. O congresso técnico serve para definirmos detalhes do sistema de disputa, apresentar e explicar o funcionamento da competição às delegações e equipes, bem como sanar dúvidas e apresentar, se necessário for, a comissão ou equipe de arbitragem.

No congresso técnico é realizado o sorteio e distribuição das chaves, podendo ser feito separado por modalidade ou sequencialmente se os interessados forem municípios e participarem de várias modalidades nesta competição.

Para o sorteio das chaves, é utilizado frequentemente um globo com bolinhas numeradas, tipo bingo. A leitura dos números que correspondem às equipes deve ser feita no microfone ou em voz alta e sempre mostrar ao público o número da equipe. O local deve ser arejado, iluminado e agradável para todos.

Durante o congresso técnico, a organização pode apresentar um vídeo da cidade ou do evento com imagens da última edição. Muitas vezes, são feitas apresentações

A posição da Bandeira Nacional

deverá ocupar lugar de honra em todas as

cerimônias, preferencialmente,

à direita da tribuna, isto é lei. A

segunda por grau de importância fica

a direita e terceira fica a esquerda

da bandeira nacional e assim

sucessivamente se tiverem mais bandeiras

na cerimônia.

Posições estas quando se está junto das

bandeiras e olhando para o

público.

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artísticas oriundas da cidade sede do congresso. As apresentações ocorrem logo após as falas das autoridades e antes dos trabalhos de sorteios das equipes. A premiação do evento pode ser exposta no local, com os troféus e medalhas. É feito isso quando o evento está no início e é utilizado em eventos de menores proporções com o objetivo de motivar os participantes. O nível da premiação também pode mensurar a proporção do evento.

Na imagem a seguir, podemos observar o sorteio de cidades durante o congresso técnico. Usam-se os numerais com as bolinhas do globo para representar cada cidade, misturados e, posteriormente, comporão as chaves para cada modalidade.

Figura 02 – Sorteio de equipes em Congresso Técnico

Fonte: Disponível em: <http://www.criciuma.sc.gov.br/site/noticia/criciuma_conhece_

chaves_na_etapa_regional_dos_joguinhos_abertos-7752>. Acesso em: 11 jul. 2012.

Figura 03 – Posicionamento das cidades nas mesas em Congresso Técnico, local amplo e organizado

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c) Cerimonial de Abertura

É o momento para a organização demonstrar a todos o nível da organização que o evento terá. É o cartão de visita para o público, atletas e dirigentes, no qual o congraçamento e a integração são o item de maior importância. Esse momento é ponto de partida e tudo deve dar certo, se acontecer erros ou falhas graves, haverá uma desconfiança natural para as próximas etapas. Por isso, deve ser treinado, ensaiado e prever os imprevistos, se for realizado em local aberto, deve-se ter um local fechado como segunda opção em caso de chuva.

Figura 04 – Abertura de evento esportivo

Fonte: <http://esportes.br.msn.com/olimpiadas-2012/galerias/abertura-das- olimp%c3%adadas-de-londres#image=34>. Acesso em: 06 set. 2012.

d) Congresso de Encerramento

Ocorre normalmente em grandes eventos esportivos e tem como principal objetivo definir a sede da próxima edição, local, fazer agradecimentos especiais, prestar algumas homenagens, verificar possíveis mudanças para a próxima edição, acolher sugestões, críticas e, fundamentalmente, avaliar o evento para a próxima edição.

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Planejamento de Eventos Esportivos e Lazer

Dentro do planejamento, é necessário termos uma ótica macro e, posteriormente, afunilarmos este olhar para cada detalhe do evento. Não conseguiremos fazer nada sozinhos, ninguém consegue. Por isso, deve- se planejar e delegar, montar uma equipe competente e eficaz para garantir o sucesso do evento, pois disso dependerá a existência de outras edições.

Veja a seguir uma sequência de encaminhamentos, desde a análise do evento, o que e porque se quer fazer, até a sua avaliação de Pós-evento.

• Pesquisa – Quando se procura avaliar os fatores que poderão influenciar na sua realização. É o diagnóstico da “receita” a ser definida. Condições e possibilidades em geral.

• Programação – Elaboração do planejamento, determinado em função das informações obtidas pela pesquisa. Poderá ser determinada em função dos resultados anteriores.

• Execução – É o cumprimento passo a passo do planejamento e do programa estabelecido.

• Avaliação – Item permanente que deve ser desenvolvido antes, durante e depois do evento. (POIT, 2000).

Para chegarmos à conclusão da realização de um determinado evento, devemos realizar algumas tarefas que surgem durante o evento. A criação de um organograma o(a) ajudará na organização para o desenvolvimento das tarefas e resoluções dos problemas que poderão surgir. Acompanhe:

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Organograma 01 - Ciclo de Resolução de Problemas

Fonte: Poit (2004).

Administração de Evento Esportivo

Apresentamos a seguir tópicos importantes para a orientação de seu evento.

São ferramentas que você poderá aplicar diretamente na sua realidade e, com este caderno de estudo em mãos, terá informações que facilitarão o seu trabalho e ficará mais prática a assimilação do conteúdo.

a) O que é um evento?

Evento é um acontecimento previamente planejado, com objetivos claramente definidos. Tem um perfil marcante: esportivo, social, cultural, filantrópico, religioso, entre outros. Sua realização obedece a um cronograma e uma de suas metas é a interação entre seus participantes, público, personalidades e entidades.

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b) Tipos de Eventos

• Por categoria – Institucional ou promocional.

• Por área de interesse – Esportivo, cultural, social, empresarial, educacional, turístico, etc.

• Por tipo – Congressos, convenções, palestras, feiras, conferências, leilões, etc.

Os eventos esportivos estão divididos em:

• Campeonato – Enfrentam-se entre si, longo tempo e altos recursos.

• Torneio – Eliminatório, de curto tempo, baixo custo.

• Olimpíada – Várias modalidades e categorias.

• Taça ou Copa – Prestar homenagem ou promover o patrocinador.

• Festival – Participativo e informal.

• Gincana – Formato recreativo, com etapas e objetivos a serem atingidos.

• Desafio – Escala como referência.

c) Passos para administração do evento

Para a administração de um evento é necessário seguir várias etapas para que ocorra conforme o esperado. Antes de apresentar cada um dos passos para a organização do evento, realize um o estudo de viabilidade (Perguntas certas), elabore um cronograma, desenvolva e ‘venda’ o projeto e busque recursos (inscrições, parcerias, apoio, patrocínio).

Em suma, os passos para a elaboração de um evento são:

01. Idealização e planejamento de eventos esportivos

a. Processo administrativo (planejamento, organização, direção e controle).

b. Porte:

• Pequeno Porte – Interna, de clubes ou escolas.

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• Grande Porte – Inter-regionais e estaduais.

• Megaeventos – Nacionais e internacionais.

1.1 Pesquisa de viabilidade

• Definir público (participantes / segmentos).

• Contato com o público-alvo para ter a real expectativa de participação.

• Estrutura necessária (física, material, humano e capacidade de captação de recursos financeiros).

• Análise da programação (calendário e concorrência).

• Avaliação do período ideal (clima, férias, feriados).

• Locais alternativos.

• Contatos com a prefeitura e entidades para possível apoio.

• Avaliar o interesse da mídia.

• Avaliar as possibilidades de retorno a possíveis patrocinadores.

• Buscar autorização das instituições públicas (bombeiro, polícia, guarda de trânsito).

1.2 Análise de Custos (Orçamento)

• Encargos, subvenções e ajuda de custo.

• Locações e equipamentos necessários.

• Reformas, reparos e construções necessárias.

• Pessoal técnico, administrativo e operacional.

• Arbitragem.

• Outros (marketing, jurídico, contabilidade, etc.).

• Materiais esportivos e de consumo.

• Material promocional.

• Impressos.

• Premiação.

• Alimentação.

• Outros serviços.

• Custo de mídia.

• Retorno financeiro aos organizadores.

1.3 Modelo de Projeto

• Nome do evento.

• Período de realização.

• Informações técnicas.

• Custo total do evento.

• Justificativas.

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• Objetivo geral.

• Metas organizacionais.

• Estratégias.

1.4 Patrocínio – Parcerias

a) Formas de parcerias: Proposta de patrocínio (modelos)

• Apoio ou colaboração.

• Patrocínio.

• Apoio.

• Exclusivo.

• Máster.

• Copatrocínios.

• Patrocínio oficial (Licenciamento).

b) Retorno ao patrocinador (indicativos):

• Importância da modalidade na cultura da região.

• Periodicidade.

• Duração.

• Participação (nível dos atletas).

• Tradição/história.

• Público estimado.

• Contratos de transmissão.

• Características da modalidade.

02. Organização, direção e controle de eventos esportivos a) Recursos Humanos (Organograma).

2.1. Supervisão geral

• Comandar, aprovar convênios, nomear e exonerar membros, assinar contratos e correspondência.

• Convocar e presidir reuniões, elaborar relatórios, solucionar casos omissos.

Assessoria jurídica

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Assessoria de imprensa

• Divulgação do evento, programação, notícias e resultados.

Assessoria de comunicação e marketing

• “Vender” o evento, elaborar campanhas, gráficas, clipping.

Relações públicas

• Representar a organização do evento, receber os participantes, homenagens, convites, ofícios.

Comitê financeiro

• Tesouraria, taxas, bilheteria, cheques e pagamentos, arrecadação, orçamentos, compras, folha de pagamento, etc.

Secretaria geral

• Suporte administrativo, elaboração de documentos gerais, controle de telefone e fax, correspondências, material de escritório.

Coordenação geral

• Contratação e controle de pessoal, uniformes, crachás, segurança.

Coordenação técnica

• Premiação e material esportivo necessário, arbitragem, súmulas, conferência das inscrições, congresso técnico, tabelas, estatísticas, etc.

Coordenador de solenidades

• Local do congresso técnico, cerimonial de abertura e encerramento, premiação, som, bandeira, programação, músicas, etc.

Coordenador de convênios

• Filmagem, hotéis, restaurantes, hospital, etc.

Coordenador de modalidade

• Cadastro e contatos com equipes, arbitragem (valores e normas), material esportivo, regulamento, forma de disputa, preparar súmulas, locais e horários de treinos, disciplina.

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Corpo de representantes (Delegados)

• Documentação dos atletas, ocorrências, local de jogo em condições.

Coordenador de transportes

• Frota de veículos, transporte das delegações, ambulâncias, etc.

Coordenador de hospedagem e alimentação

• Relação de hotéis e restaurantes, acomodações, cozinha, almoxarifado, horários, higiene, etc.

Equipe médico-hospitalar

• Central médica, atendimentos, procedimentos, acesso a hospitais, consultas.

Equipe operacional

• Montagem e desmontagem, consertos, limpeza e vigilância.

Equipe de arbitragem

• Conduzir jogos dentro das regras específicas.

03. Relatório Final - Avaliação dos sucessos e insucessos

• Pesquisa inicial.

• Projeto.

• Membros do comitê organizador.

• Patrocínios e convênios obtidos.

• Relação dos participantes.

• Regulamentos, códigos e normas técnicas.

• Locais da realização dos jogos, congresso, abertura, etc.

• Tabela de jogos e resultados.

• Classificação final de todos os competidores.

• Estimativa de público.

• Apresentações artísticas.

• Material gráfico e Clipping.

• Prestação de contas.

• Desmontar e devolver bens adquiridos ou locados.

• Agradecimentos.

• Divulgar resultados.

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• Reunião para avaliação dos resultados.

• Montar DVD.

• Conferir CHECK LIST final.

• Iniciar próxima edição.

AVALIAÇÃO

Neste pequeno trecho, podemos observar o nascimento do evento por meio do planejamento, da pesquisa de viabilidade, da organização como um todo. É um resumo que, com outra ótica, facilitará a sua prática. Se você seguir todos os passos e adequar a sua realidade, seu projeto será bem sucedido.

Atividade de Estudos:

1) Agora que você conhece as principais funções das comissões, apresente cinco atribuições da Coordenação Geral que não foram descritas no caderno de estudos.

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ASPECTO SATISFATÓRIO INSATISFATÓRIO OBSERVAÇÕES Pontualidade

Montagem Arbitragem Patrocinadores Etc.

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Organização de Evento - Tendências Organizacionais

De acordo com Poit (2004), a organização de um evento esportivo não é nenhuma ciência exata. Porém um evento deve normalmente obedecer a uma sequência lógica de planejamento e execução. O mesmo autor ainda afirma que ao observarmos alguns procedimentos e medidas, diminuiremos acentuadamente o número de erros e de situações indesejadas.

Baseando-nos nessa fundamentação, destacamos a necessidade de planejar tudo antes mesmo de sua execução. Claro que o planejamento não exclui totalmente o risco de erros, mas minimiza esses desarranjos e, mesmo que aconteçam, serão bem administrados.

Os organizadores de um evento esportivo, seja pequeno, seja médio, seja grande, devem ser exímios conhecedores da modalidade ou das modalidades esportivas, além de bons administradores. Quando falamos no tema administração, o que nos vem à cabeça são empresas, comércios, até mesmo clubes e/ou instituições, nos quais o gerenciamento de recursos e a divisão do trabalho são determinantes para o seu bom funcionamento. O mesmo acontece na organização de um evento esportivo, que nada mais é do que uma grande administração de recursos, em que a utilização dos conceitos administrativos é imprescindível ao seu sucesso.

a) Elementos Básicos da Administração Esportiva

Ao iniciarmos uma abordagem referente ao tema administração, não podemos deixar de citar alguns importantes ícones da história administrativa, bem como suas teorias organizacionais. Observe o quadro a seguir.

Quadro 02 - Principais autores e suas teorias

Frederick Winslow Taylor (1865-1915) – sua perspectiva estava voltada para as tarefas executadas pelas pessoas da organização. Movimento denominado de Administração Científica.

Embora não fosse um assíduo teórico da Administração Científica, Henry Ford (1863-1947) foi, sem dúvidas, a grande mente que aproveitou essas ideias, construindo um império industrial. Foi Ford quem popularizou o automóvel, através da produção em massa.

Henri Fayol (1841-1925) – sua teoria era inversa à da Administração Científica, na qual predomina-

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Fonte: Chiavenato (2010).

Foram diversos os pensadores que, além dos citados anteriormente, contribuíram para a evolução dos processos administrativos. Podemos destacar também: Karl Marx, Henry Lawrence Gantt, Frank Gilbreth, Harrington Emerson, Lyndall Urwick, Max Weber, Maquiavel, Rousseau, entre outros.

Levando em consideração as teorias gerais da administração, de acordo com Poit (2004), na organização de eventos devem-se tomar como referência cinco variáveis básicas: Tarefas, Estruturas, Relações Pessoais, Ambiente e Tecnologia.

Elas são assim definidas:

• Tarefas: São os afazeres diários das equipes e/ou comissões, a realização das metas e objetivos.

• Estruturas: Tudo o que diz respeito à infraestrutura do evento (ginásios, quadras, arenas...), estrutura organizacional.

• Relações Pessoais: Contato direto e indireto com o público, o trabalho em equipe, comunicação geral do evento.

• Ambiente: Esta relacionado com local de trabalho, é a expectativa que o evento está criando no ambiente, são os espaços destinados às competições.

• Tecnologia: É toda a tecnologia utilizada no evento; também fazem parte os sistemas de disputa e os processos utilizados.

b) Conceitos de Administração

Podemos conceituar a administração como: um conjunto de ações e funções, alicerçadas em planejamento, que direcionará pessoas e recursos, ao alcance de objetivos e metas pré-determinadas. Tudo isso por meio de um processo ordenado e constantemente avaliado.

Citamos, também, a definição de uma conhecida e respeitada autora do tema, Kwasnicka (1995, p. 17). Para ela, a administração é: “Um processo pelo qual o administrador cria, dirige, mantém, opera e controla uma organização”.

Peter Drucker (1909-2005) – a organização na perspectiva Neoclássica, em que o ser humano cada vez mais necessita cooperar com as outras pessoas para atingir os seus objetivos. Uma concepção em que os resultados são mais importantes que os meios. A eficácia deve estar acima da eficiência.

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Para Chiavenato (2000, p.99),

Interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional por meio do planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos da maneira mais adequada à situação.

c) Funções Administrativas

Ao analisarmos as funções administrativas em um evento esportivo, temos a grande necessidade de destacar um movimento que surgiu na França e que corrobora tal importância ainda nos dias de hoje. Uma concepção em que a ênfase está na estrutura organizacional, destacando sua máxima eficiência.

Essa perspectiva teve como seu maior expoente o francês Henri Fayol (1841-1925). É uma visão de cunho europeu, que dividiu a administração em cinco partes fundamentais: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar.

(CHIAVENATO, 2010).

Seguindo essa abordagem clássica, adotamos essas funções para a organização de eventos. Esses elementos administrativos são essenciais nos tempos modernos, que cada vez mais primam pela eficiência acompanhada da eficácia. Pois precisamos fazer bem feito e, acima de tudo, atingir os objetivos, ou seja, alcançar os resultados esperados.

A obra de Poit (2004), conforme o quadro 3, enfatiza cinco funções administrativas, necessárias ao universo dos eventos esportivos.

Quadro 03 – Funções administrativas

Planejamento: para um bom planejamento, indica-se a seguinte divisão básica: Pesquisa, Programa- ção, Execução e Avaliação.

Organização: é onde estabelecemos uma estrutura formal de comando, onde acontece à divisão do trabalho. É a função responsável por atingir os objetivos.

Direção ou Liderança: é conseguir que as pessoas certas atinjam os objetivos da melhor maneira possível. Ser líder é manter as pessoas focadas e motivadas, é estimular o desenvolvimento inovador, integrando o individual com o todo da organização.

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Controle ou Avaliação: é a manutenção do planejamento em seu processo contínuo, mesmo após a identificação de desarranjos e problemas. É fazer com que o planejamento seja cumprido, sem prejuízo ao evento. O Controle ou Avaliação deve ser constante.

Eficiência X Eficácia: ter eficiência é fazer as coisas da maneira correta, porém ter eficácia é fazer da maneira correta e atingir os objetivos propostos.

Fonte: Poit (2004).

Planejamento

Seguindo o raciocínio de Rezende (2000), planejar é antecipar o que se pretende fazer, antes da execução do trabalho, é prever o futuro, evitando, assim, o acaso e diminuindo acentuadamente o risco de insucesso.

Sabedoria é a qualidade de ver as consequências de longo prazo das ações presentes, a disposição para sacrificar ganhos de curto prazo, a fim de obter vantagens maiores no longo prazo, a capacidade de controlar o que é controlável e de não se preocupar com aquilo que não o é. Portanto, a essência da sabedoria é a preocupação com o futuro. (DRUCKER, 1974).

É interessante esta citação de Peter Drucker que resume a essência do planejamento de qualquer organização que não se refere a decisões futuras. Tem sua execução no presente, com projeção de resultados no futuro. Não há como obter resultados futuros se na fase presente não houver capacidade, dedicação e boa dose de trabalho para elaborar com realismo os objetivos esperados para etapas a serem alcançadas.

Em relação aos eventos, é evidente sua necessidade, seu papel é descrever todo o caminho rumo à conclusão dos resultados, diminuindo e/ou evitando percalços que poderão surgir durante a sua execução.

Em uma visão mais administrativa, poderemos dividir o planejamento em:

Estratégico, Tático e Operacional.

• Planejamento Estratégico: diz respeito aos elementos estruturais e a sua área de atuação, além de levar em consideração o ambiente externo, no qual, por exemplo, o ambiente no qual o evento esteja inserido. É o planejamento que mostra para onde vamos e que tem uma visão sistêmica das metas de longo prazo e dos meios disponíveis para alcançá-las.

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• Planejamento Tático: em geral, nesse tipo de planejamento teremos os objetivos de médio prazo, elaborados por metas e programas.

• Planejamento Operacional: como o próprio o nome já indica, ele é voltado para as operações, é o mais curto de todos, geralmente dura poucos dias.

Nele podemos nos guiar no sentido de como realizar a execução das atividades.

Organização

A organização refere-se ao ato de organizar e estruturar, de integrar os recursos disponíveis com os órgãos envolvidos, definindo, assim, as relações entre eles. Já na administração teremos um significado muito mais abrangente. A organização faz parte dele.

Na organização estrutural identificaremos como o trabalho será distribuído dentro do evento, levando em consideração as posições de comando, as funções e as tarefas. Sua grande finalidade é executar o planejamento.

a) Cultura Organizacional

Embora a cultura organizacional seja muito presente apenas nas empresas, na organização de eventos ela ganha muito destaque. Aspectos culturais, crenças, credos, valores e outros, são evidenciados constantemente através dos membros das organizações. (Por exemplo: valores culturais de Pomerode - SC, o estilo da cultura carioca, a crença da Bahia...).

Podemos também afirmar que a cultura organizacional depende diretamente da intelectualidade das pessoas e/ou da equipe, pois envolve um conjunto de conhecimentos, sistema de ideias, técnicas desenvolvidas e métodos, além de atitudes e padrões de comportamentos consonantes ao grupo.

b) Etapas organizacionais de um evento

A gestão de um evento, seja ele pequeno, seja médio, seja grande ou mega, deve ser sempre perspectivada com muito cuidado e responsabilidade por seus organizadores. Para a elaboração de um evento, geralmente, indicam-se 5 etapas a serem seguidas, conforme a sequência lógica, apresentada no quadro 4:

Na organização estrutural identificaremos como o trabalho

será distribuído dentro do evento,

levando em consideração as posições de

comando, as funções e as tarefas. Sua grande finalidade é executar

o planejamento.

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Quadro 04 - Etapas para a elaboração de um evento

Fonte: Poit (2004).

Obviamente, algumas modificações poderão ser concebidas ao modelo.

Entretanto, tais etapas são sempre fundamentais para o bom funcionamento deste.

A grande diferenciação entre os eventos sempre será evidenciada por seu nível de organização. O impacto causado em seus participantes, público em geral e na mídia, será o maior indicativo de satisfação e aprovação do evento.

A capacidade de organização juntamente ao poder de talento criativo dos seus organizadores é essencial nesse processo, seja qual for o tamanho do evento.

Os pequenos e médios eventos parecem, no primeiro momento, menos complexos que os demais. Todavia, essa percepção não deve ser levada em consideração, uma vez que as etapas organizacionais são indicadas para todos os tamanhos e tipos de eventos. Suas particularidades podem diferir dos grandes e megaeventos, bem como a sua abrangência, modalidade(s), número de participantes, duração do evento, público estimado, programação paralela, mídia e patrocinadores.

ETAPA CARACTERÍSTICA MARCANTE

1ª IDEIA (EVENTO) Trata-se da 1ª etapa. nela serão definidas todas as particularidades do evento a ser realizado.

2ª PROJETO

Também conhecida como a fase de planejamento, sem dúvidas é a fase mais importante. Momento para definições comerciais e de marketing.

3ª LANÇAMENTO DO EVENTO

Etapa em que o evento é apresentado a todos os meios de comunicação. Em muitas ocasiões, chamado de pré-even- to.

4ª EXECUÇÃO É o evento propriamente dito. Será o reflexo de tudo que foi planejado, ou não.

5ª PÓS-EVENTO (AVALIAÇÃO)

Fase após o evento. Para alguns, é vista como desneces- sária, mas a avaliação e o seu registro é essencial para os eventos futuros.

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O momento atual dos eventos esportivos não permite mais utilizarmos simplesmente a nomenclatura organizador de eventos. O grau de exigência é tão elevado que já podemos até mudar para: Administradores de Eventos.

POIT, D.R. Organização de eventos esportivos. Londrina:

Midiograf, 2000.

REZENDE, J.R. Organização e administração no esporte. Rio de Janeiro: Sprint, 2000.

BOM SABER...

Veja a seguir uma pesquisa realizada pela revista Exame, a qual registra as principais carreiras e profissões para as quais o mercado de trabalho está aberto e em pleno crescimento. A 5ª (quinta) profissão em ascensão é o Especialista em Eventos Esportivos.

Título: Conheça 13 profissões de futuro

Saibam quais são as carreiras que vão ganhar espaço nos próximos anos.

5. Especialista em eventos esportivos

Com a Copa do Mundo e com a Olimpíada, o Brasil deixará de ser mero coadjuvante no cenário esportivo. Na área de marketing do segmento, quem se destacará são aqueles que aliam evento a consumo. “Um profissional de marketing esportivo ligado a eventos é aquele que terá a preocupação com a experiência de consumo”, diz Robert Alvarez, professor de marketing esportivo da ESPM. Com maior renda e no clima dos grandes eventos, o consumidor esportivo ficará cada vez mais exigente. “O grande desafio desse profissional será aliar eventos de áreas e esportes ainda pouco explorados a marcas consolidadas para atrair o consumidor”, diz.

Fonte: Disponível em: <http://exame.abril.com.br/carreira/noticias/

conheca-13-profissoes-de-futuro?page=2>. Acesso em: 25 jul. 2012.

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Figura 05 – De olho no Brasil

Fonte: 3 Convention 2020 – The Future of Exhibitions, Meetings and Events.

Disponível em: <www.convention-2020.com>. Acesso em: 02 jul. 2012.

Detalhes Importantes a se Preocupar:

Quando houver a inauguração de um ginásio: e se faltar a bola para o início do jogo? e se o público não prestigiar? e se atrasar os horários de início das competições? e se no regulamento for esquecido de apontar uma informação importantíssima? Isso na verdade não pode acontecer porque você irá organizar- se, verá todos os pontos possíveis e os evitará, caso contrário, o seu evento vai ter complicações.

Você pode pensar que ninguém vai reclamar que a bola é velha ou atrasar os jogos, pois em todo lugar é assim. Se pensarmos assim você nunca fará a diferença, sempre seremos mais um. Temos que ser organizados e eficientes, se o horário está marcado, que seja cumprido, a primeira a cumpri-lo deve ser a organização e, posteriormente, os participantes. Os pontos positivos devem todos estar perfeitamente cumpridos, não se aceitam falhas em eventos considerados ótimos.

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Você quer fazer um evento que realmente fique na história, que as pessoas comentem e elogiem nas ruas e que esperem ansiosas pelas próximas edições?

Então trabalhe muito, transpareça felicidade no que está fazendo, seja organizado e trabalhe harmoniosamente. Todas as Comissões, sua equipe, devem estar unidas e falarem a mesma língua. Desse modo, o resultado será somente um: Sucesso.

Algumas Considerações:

O que podemos concluir neste capítulo é que todo o evento deve iniciar com antecedência, ter os locais de competições à disposição, cuidar com as datas e ter verba disponível. O evento deve ser atraente para todos os envolvidos, ter uma boa e competente equipe e, principalmente, fazer com amor e determinação.

As pessoas que participam sentem isso, mesmo que da arquibancada ou dentro da quadra. O organizador de um evento esportivo é uma vitrine o tempo integral, por isso, faça bem feito, é sua obrigação! Se não o fizer, deixe para outro mais competente fazer.

E, o mais importante, seja muito organizado!

Referências

ALLEN et al. Organização e gestão de eventos. Rio de Janeiro: Campus, 2003.

CHIAVENATO, I. Teoria Geral da Administração. Rio de Janeiro: Elsevier, 2000.

DRUCKER, Peter F. Management-Tasks, Responsabilities, Practices. New York: Harper & Row, 1974.

KWASNICA, Eunice L. Introdução à Administração. São Paulo: Atlas, 1995.

POIT, D.R. Organização de eventos esportivos. Londrina: Midiograf, 2000.

______. Organização de eventos esportivos. Londrina: Phorte, 2004.

REZENDE, J.R. Organização e administração no esporte. Rio de Janeiro: Sprint, 2000.

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C ^{APÍTULO 2}

Elaboração de Regulamentos

A partir da concepção do saber fazer, neste capítulo você terá os seguintes objetivos de aprendizagem:

� Conhecer todas as necessidades técnicas para a composição de um bom regulamento.

� Classificar a necessidade de regulamento para o seu evento.

� Visualizar especificidades e detalhes das principais modalidades para a sua aplicação na prática.

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Elaboração de Regulamentos Capítulo 2

Contextualização

Se você já participou de qualquer evento esportivo, pode contar que o regulamento fez parte da competição, seja ele resumido, seja informal, mas esteve presente, servindo de parâmetro para a organização e para os seus participantes.

Se você participou dos jogos escolares quando criança e adolescente, por exemplo, esta competição obviamente tinha um regulamento. Um torneio de patotas do seu bairro, do qual participou na juventude, havia um regulamento para esta competição. E então, podemos definir que não há uma competição organizada sem a presença de um regulamento.

O Regulamento serve para apresentar as principais propostas da competição, em seguida, como, quando ela acontecerá e como os participantes farão para se inscrever, valores de inscrição, premiações e formato geral dos jogos. Se houver a necessidade, também é apresentado aos participantes do evento o regulamento específico da modalidade disputada.

Neste capítulo serão abordados os itens principais que permeiam o regulamento de competição esportiva, como: o local da competição, número de inscritos, locais dos jogos, sistema de disputa, premiação, obrigações das equipes, dos atletas, formas de punições e as formas de classificação de cada modalidade.

Veremos, ainda, alguns detalhes das modalidades mais comuns, como:

categoria por idade, dimensões de quadra, altura de rede e tabela.

Pontos Relevantes para a Confecção de Regulamentos

Para ter um evento ou competição esportiva de sucesso, o regulamento da competição é uma peça fundamental e de extrema importância. Com todos os detalhes técnicos da competição nele descritos e especificados, é uma das garantias de tranquilidade e segurança para os participantes e a comissão organizadora. De acordo com o dicionário on-line de português (2012), regulamento é:

Ato ou efeito de regular.

Conjunto de prescrições que determinam a conduta em qualquer circunstância.

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Conjunto de regras para qualquer instituição ou corpo coletivo.

Conjunto de disposições governamentais que contém normas para execução de uma lei, decreto etc.: Ato de determinar, de regular em geral.

Se o evento for de pequeno porte ou de grande porte, o regulamento é uma das garantias para que aconteça tudo certo, pois será por meio deste regulamento que todas as orientações técnicas e específicas sobre ele serão apresentadas. O evento pode ter somente uma ou várias modalidades.

O texto do regulamento precisa ser apresentado de forma coerente e coesa, para que não haja dupla interpretação por parte de quem irá participar do evento.

Para a realização de grandes eventos, há a necessidade de se elaborar um regulamento mais detalhado de forma geral e, posteriormente, um específico, contendo todos os detalhes, tendo como orientação e identificação inicial a Instituição Internacional da modalidade, depois, a nacional, estadual e regional. Já nos eventos de médio e pequeno porte, um único regulamento pode contemplar todas as informações necessárias.

A base de cada regulamento deve conter os objetivos da competição, a responsabilidade pelas áreas mais procuradas pelos dirigentes ou participantes, deve conter a premiação, pontuações e, principalmente, estabelecer todas as regras e critérios a serem seguidos no decorrer do evento.

a) Principais modelos de Regulamentos

Regulamento Geral: É utilizado em eventos que tiverem somente uma modalidade ou para determinar as regras gerais da competição.

Ex.: Regulamento Geral dos Jogos Escolares ou Regulamento Geral dos Jogos Abertos de Santa Catarina.

Regulamento Específico: É utilizado quando vamos tratar de modalidades específicas e dentro da competição houver mais de uma modalidade, como a modalidade de atletismo, na prova de salto em distância dos jogos escolares, neste caso, deve ser elaborado um regulamento específico. Outro exemplo: a prova de Mountain Bike (Cross Country) da modalidade de ciclismo, também é necessário um regulamento específico para detalhar assuntos pertinentes àquela modalidade e contemplar os participantes desta.

A base de cada regulamento deve conter os

objetivos da competição, a responsabilidade

pelas áreas mais procuradas

pelos dirigentes ou participantes,

deve conter a premiação, pontuações e, principalmente,

estabelecer todas as regras

e critérios a serem seguidos

no decorrer do evento.

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b) Pontos importantes para organizar o Regulamento de um evento

O regulamento de uma competição é um aliado muito importante para a equipe de coordenação. Se você fizer uma leitura geral do evento, isso o(a) ajudará a descrever detalhes no regulamento. Um check list seria apropriado neste momento.

1 - OBJETIVOS:

Esportivo, Social, Homenagem, Patrocínio especial, outros.

2 - RESPONSÁVEIS:

Comissão Organizadora, Responsável pela arbitragem, Conselho ou Comissão disciplinar, Inscrições, Transporte, Alojamento, Alimentação, Boletim informativo, Imprensa e outros.

3 - DATA E LOCAL:

Se o evento vai ser realizado em mais de um espaço físico (campo ou Ginásio), jogos na fase de classificação e finais, detalhar no regulamento. Em caso de muita chuva: quem será responsável por suspender o evento, se será suspenso ou não, se o evento acontecerá independente de fenômeno externo.

4 - CATEGORIAS:

Deve ser feita uma ficha de inscrição para cada categoria:

Ex.: Fraldinha, Pré-mirim, Mirim, Infantil, Juvenil, Adulto ou Veterano, se há outra subdivisão, até 25 anos, Veterano a partir de 36 anos, a partir de 40 anos, outras divisões de categoria.

5 - INSCRIÇÕES:

Deve conter: a categoria de participação do evento, sexo, idade, taxa de inscrição ou não, depósito, conta bancária, se a retirada de boleto deve ser na sede oficial do evento, deve ser em local Público de preferência, Prefeitura, FME, Associação ou empresa se for a organizadora do evento. Informar a data de início e término das inscrições (não aceitar inscrições após a data estabelecida em regulamento) para se evitar descontentamentos com os demais, garantir boa organização geral, respeito dos dirigentes e sucesso, bem como segurança para outras edições, demonstrando seriedade.

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Informar a quantidade de atletas: se podem ser substituídos ou não, inscrever- se até a segunda partida ou não, completar a ficha de inscrição até o final da competição ou não. Essas informações devem estar descritas no regulamento da competição e, ainda, se for possível, no ato da retirada da inscrição, o responsável deve receber um aviso destes detalhes com protocolo da retirada do informativo, a fim de garantir que todos estão cientes.

6 - FASES DA COMPETIÇÃO:

Se for um campeonato, se está na fase classificatória, se é uma fase regional, ou fase final.

7 - SISTEMA DE DISPUTA:

Se o evento será disputado em forma de Eliminatória Simples, dupla, tipos de chaves, se os campeões de edições anteriores serão cabeças de chave ou não.

Isso tudo deve estar especificado no regulamento previamente.

O sistema adotado deve estar previamente disposto no regulamento ou informar qual sistema será adotado dependendo do numero de inscritos, pois a organização não pode cobrar um valor alto de inscrição, a equipe perder a primeira partida e ser eliminada. (São pequenos cuidados que devemos ter para que o evento não perca créditos para a próxima edição).

8 - PROGRAMAÇÃO:

Determinar a sequência das modalidades do evento, se houver mais de uma modalidade acontecendo simultaneamente.

9 - NÚMERO DE INSCRITOS NO EVENTO:

Principalmente nos caso de modalidades individuais, como: Atletismo, Natação e outras. O número limite de inscrições deve ser informado, bem como o prazo para as inscrições com os devidos critérios. Se tiver um número muito alto de inscritos em determinado evento e a capacidade não comportar, todo o seu trabalho de organização prévia pode e será prejudicada, não garantindo sucesso para uma próxima edição.

10 - DETALHES ESPECÍFICOS PARA CADA MODALIDADE:

É preciso informar todos os detalhes no regulamento específico da

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POR EXEMPLO: O atleta da Natação pode nadar sem a sua própria touca, o atleta da Corrida Rústica pode correr sem os seus tênis e se a caneleira é obrigatória no Futebol. Você vai pensar... Isso faz parte das regras básicas de cada modalidade, mas em um festival da sua escola do bairro, festivais, eventos de associação, às vezes confraternização da empresa, na sua maioria eventos informais, haverá pessoas que irão jogar futebol feminino de brincos, sem o uniforme completo, tonalidades de cor diferentes, etc. Cada realidade, em cada evento no País gera a necessidade do bom senso, o qual deve prevalecer nesses casos, mas se estiver no papel, você resguarda o seu evento, seu nome e o sucesso para a próxima edição.

Então, especifique no regulamento: as regras seguirão as orientações e determinações oficiais da modalidade.

11 - CLASSIFICAÇÕES:

Determinar dentro do evento como será a forma de classificação: através de pontos, quais, e como será a contagem por modalidade, contagem dentro de cada categoria e contagem dos pontos por equipe.

Sobre os critérios de desempate: é muito fácil de ocorrer empate em qualquer competição, pode ser até mesmo uma brincadeira de cabo de guerra. Mas como um bom organizador, você irá determinar com antecedência e registrar em seu regulamento como serão os critérios em caso de empate.

12 - IRREGULARIDADES E IMPUGNAÇÕES:

Desde as inscrições, as irregularidades podem ocorrer. Os critérios de normas disciplinares devem ser estabelecidos antecipadamente. A aplicação das penalidades e de que forma serão aplicadas, prazos, e como será o procedimento de recurso.

13 - DA PREMIAÇÃO:

Ordenar, no final do regulamento, quem terá direito à premiação, até qual colocação, medalhas, troféus e se tiver premiação em dinheiro, deve ser especificado o valor por colocação e por categoria.

Finalizar com a data e assinatura do responsável do evento.

14 - ANEXOS:

Documentos que devem ser anexados e entregues às equipes junto ao

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regulamento antes do início da competição. De preferência estar disponível no site do evento para acesso dos participantes.

Ficha de Inscrição:

• Indicação do local de competição: se houver equipes que venham de fora da cidade, disponibilizar um mapa com acessos, rodovias e pontos de referência.

• Quadro de horários: dividido por categorias, tempo de tolerância, se tiver, determinar neste material se o próximo jogo inicia logo após o término do anterior, se tem tempo de aquecimento ou não, aquece na quadra ou fora.

Isso tudo dependendo da modalidade.

• Especificações técnicas em conformidade com as particularidades de cada modalidade que estará sendo disputada. Lembrando: se forem competições oficiais, cada modalidade tem a sua federação, confederação, regras, determinações e especificações, as quais devem ser respeitadas e são grandes aliados para o sucesso do seu evento.

A organização não pode cobrar um valor alto de inscrição, a equipe perder a primeira partida e ser eliminada.

c) Situações inusitadas e imprevistas

Você já se deparou com situações em que a organização do evento foi colocada em risco e testada. Quando o imprevisto não se torna visível ao público, a intervenção da organização deve ser imediata e corrigida imediatamente para não se repetir. Toda a equipe deve ficar sabendo, dependendo da situação. Mas se todos viram a falha, o público e a mídia presenciaram. Se a organização poderia ter prevenido o acontecimento ou qualquer eventualidade, a intervenção e correção se tornam delicadas, mas necessárias.

Quando:

Microfone falhar, terminar a bateria, cair a energia, gotejar dentro do ginásio, carro roubado no estacionamento do evento, quebrar ou cair arquibancada de madeira em eventos externos, brigas por falta

ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS ESPORTIVOS