Fonte: Poit (2004).
Planejamento
Seguindo o raciocínio de Rezende (2000), planejar é antecipar o que se pretende fazer, antes da execução do trabalho, é prever o futuro, evitando, assim, o acaso e diminuindo acentuadamente o risco de insucesso.
Sabedoria é a qualidade de ver as consequências de longo prazo das ações presentes, a disposição para sacrificar ganhos de curto prazo, a fim de obter vantagens maiores no longo prazo, a capacidade de controlar o que é controlável e de não se preocupar com aquilo que não o é. Portanto, a essência da sabedoria é a preocupação com o futuro. (DRUCKER, 1974).
É interessante esta citação de Peter Drucker que resume a essência do planejamento de qualquer organização que não se refere a decisões futuras. Tem sua execução no presente, com projeção de resultados no futuro. Não há como obter resultados futuros se na fase presente não houver capacidade, dedicação e boa dose de trabalho para elaborar com realismo os objetivos esperados para etapas a serem alcançadas.
Em relação aos eventos, é evidente sua necessidade, seu papel é descrever todo o caminho rumo à conclusão dos resultados, diminuindo e/ou evitando percalços que poderão surgir durante a sua execução.
Em uma visão mais administrativa, poderemos dividir o planejamento em:
Estratégico, Tático e Operacional.
• Planejamento Estratégico: diz respeito aos elementos estruturais e a sua área de atuação, além de levar em consideração o ambiente externo, no qual, por exemplo, o ambiente no qual o evento esteja inserido. É o planejamento que mostra para onde vamos e que tem uma visão sistêmica das metas de longo prazo e dos meios disponíveis para alcançá-las.
Organização de eventos esportivos
• Planejamento Tático: em geral, nesse tipo de planejamento teremos os objetivos de médio prazo, elaborados por metas e programas.
• Planejamento Operacional: como o próprio o nome já indica, ele é voltado para as operações, é o mais curto de todos, geralmente dura poucos dias.
Nele podemos nos guiar no sentido de como realizar a execução das atividades.
Organização
A organização refere-se ao ato de organizar e estruturar, de integrar os recursos disponíveis com os órgãos envolvidos, definindo, assim, as relações entre eles. Já na administração teremos um significado muito mais abrangente. A organização faz parte dele.
Na organização estrutural identificaremos como o trabalho será distribuído dentro do evento, levando em consideração as posições de comando, as funções e as tarefas. Sua grande finalidade é executar o planejamento.
a) Cultura Organizacional
Embora a cultura organizacional seja muito presente apenas nas empresas, na organização de eventos ela ganha muito destaque. Aspectos culturais, crenças, credos, valores e outros, são evidenciados constantemente através dos membros das organizações. (Por exemplo: valores culturais de Pomerode - SC, o estilo da cultura carioca, a crença da Bahia...).
Podemos também afirmar que a cultura organizacional depende diretamente da intelectualidade das pessoas e/ou da equipe, pois envolve um conjunto de conhecimentos, sistema de ideias, técnicas desenvolvidas e métodos, além de atitudes e padrões de comportamentos consonantes ao grupo.
b) Etapas organizacionais de um evento
A gestão de um evento, seja ele pequeno, seja médio, seja grande ou mega, deve ser sempre perspectivada com muito cuidado e responsabilidade por seus organizadores. Para a elaboração de um evento, geralmente, indicam-se 5 etapas a serem seguidas, conforme a sequência lógica, apresentada no quadro 4:
Na organização tarefas. Sua grande finalidade é executar
o planejamento.
A organização de Eventos Esportivos:
Análise e Planejamento Capítulo 1
Quadro 04 - Etapas para a elaboração de um evento
Fonte: Poit (2004).
Obviamente, algumas modificações poderão ser concebidas ao modelo.
Entretanto, tais etapas são sempre fundamentais para o bom funcionamento deste.
A grande diferenciação entre os eventos sempre será evidenciada por seu nível de organização. O impacto causado em seus participantes, público em geral e na mídia, será o maior indicativo de satisfação e aprovação do evento.
A capacidade de organização juntamente ao poder de talento criativo dos seus organizadores é essencial nesse processo, seja qual for o tamanho do evento.
Os pequenos e médios eventos parecem, no primeiro momento, menos complexos que os demais. Todavia, essa percepção não deve ser levada em consideração, uma vez que as etapas organizacionais são indicadas para todos os tamanhos e tipos de eventos. Suas particularidades podem diferir dos grandes e megaeventos, bem como a sua abrangência, modalidade(s), número de participantes, duração do evento, público estimado, programação paralela, mídia e patrocinadores.
ETAPA CARACTERÍSTICA MARCANTE
1ª IDEIA (EVENTO) Trata-se da 1ª etapa. nela serão definidas todas as particu-laridades do evento a ser realizado.
2ª PROJETO
Também conhecida como a fase de planejamento, sem dúvidas é a fase mais importante. Momento para definições comerciais e de marketing.
3ª LANÇAMENTO DO EVENTO
Etapa em que o evento é apresentado a todos os meios de comunicação. Em muitas ocasiões, chamado de pré-even-to.
4ª EXECUÇÃO É o evento propriamente dito. Será o reflexo de tudo que foi planejado, ou não.
5ª PÓS-EVENTO (AVALIAÇÃO)
Fase após o evento. Para alguns, é vista como desneces-sária, mas a avaliação e o seu registro é essencial para os eventos futuros.
Organização de eventos esportivos
O momento atual dos eventos esportivos não permite mais utilizarmos simplesmente a nomenclatura organizador de eventos. O grau de exigência é tão elevado que já podemos até mudar para: Administradores de Eventos.
POIT, D.R. Organização de eventos esportivos. Londrina:
Midiograf, 2000.
REZENDE, J.R. Organização e administração no esporte. Rio de Janeiro: Sprint, 2000.
BOM SABER...
Veja a seguir uma pesquisa realizada pela revista Exame, a qual registra as principais carreiras e profissões para as quais o mercado de trabalho está aberto e em pleno crescimento. A 5ª (quinta) profissão em ascensão é o Especialista em Eventos Esportivos.
Título: Conheça 13 profissões de futuro
Saibam quais são as carreiras que vão ganhar espaço nos próximos anos.
5. Especialista em eventos esportivos
Com a Copa do Mundo e com a Olimpíada, o Brasil deixará de ser mero coadjuvante no cenário esportivo. Na área de marketing do segmento, quem se destacará são aqueles que aliam evento a consumo. “Um profissional de marketing esportivo ligado a eventos é aquele que terá a preocupação com a experiência de consumo”, diz Robert Alvarez, professor de marketing esportivo da ESPM. Com maior renda e no clima dos grandes eventos, o consumidor esportivo ficará cada vez mais exigente. “O grande desafio desse profissional será aliar eventos de áreas e esportes ainda pouco explorados a marcas consolidadas para atrair o consumidor”, diz.
Fonte: Disponível em: <http://exame.abril.com.br/carreira/noticias/
conheca-13-profissoes-de-futuro?page=2>. Acesso em: 25 jul. 2012.
A organização de Eventos Esportivos:
Análise e Planejamento Capítulo 1
Figura 05 – De olho no Brasil
Fonte: 3 Convention 2020 – The Future of Exhibitions, Meetings and Events.
Disponível em: <www.convention-2020.com>. Acesso em: 02 jul. 2012.