Como vimos no capítulo anterior, é de vital importância à organização de um evento, desde seu planejamento até a avaliação final. Buscar a excelência na qualidade é sempre importante para os seus organizadores. Entretanto, vale lembrar que, para obtermos eventos de qualidade, será necessário elaborarmos um projeto a altura dessa qualidade. Ou seja, para alcançarmos a excelência em um evento, dependeremos diretamente de um projeto de qualidade.
O projeto visa a definir a metodologia de ação de desenvolvimento do evento, considerando quais as justificativas para a sua realização, seus objetivos, metas, estratégias e recursos a serem empregados, além de considerações técnicas a respeito da modalidade e a sua forma de disputa. (REZENDE, 2000, p. 78).
O projeto para um evento esportivo deve ser elaborado com base em uma ação planejada, estruturada em objetivos e metas, com finalidades e propósitos que estejam em harmonia com seus apoiadores e patrocinadores, uma vez que é através de um bom projeto que tornaremos o evento um ótimo negócio para os patrocinadores.
O autor Melo Neto (2001) destaca algumas regras importantes na elaboração de um projeto, seja ele esportivo, seja cultural, seja social. Desconsiderar tais apontamentos poderá resultar na perda de grandes oportunidades, de boas parcerias, e, consequentemente, na inviabilização de fazermos bons eventos.
Organização de eventos esportivos
Quadro 14 - Regras na elaboração de projetos
Regra nº 01 Ter um bom projeto – é o detalhe mais importante para que a empresa contemple com o patrocínio;
Regra nº 02
Procurar empresas certas para o seu projeto – cada vez mais os patrocinadores bus-cam focar em uma área específica, dessa forma, a prospecção deve ser orientada de acordo com a área de preferência (esporte, cultural, social...);
Regra nº 03
Verificar o padrão de investimento em projetos adotado pela empresa – perceber se a empresa investe em eventos próprios ou de terceiros. Tentar vender projetos para empresas que investem em suas próprias iniciativas é sempre mais difícil;
Regra nº 04 Ao elaborar o projeto inicial, fazê-lo sob a forma de pré-projeto – após a assinatura do contrato, você pode elaborá-lo em sua forma definitiva;
Regra nº 05
Destacar no projeto os pontos de interesse do patrocinador – privilegiar os seus interesses como: divulgação, local, período, espaço no evento, mídia, público alvo, merchandising, investimento e retorno.
Regra nº 06 Seja breve no momento de sua exposição – apresente argumentos que respondam às perguntas, por exemplo: Por que investir no projeto é um bom negócio?
Regra nº 07 É importante conter anexos – essa parte ilustrativa ajuda na visualização das ideias.
Exemplo: fotos, croquis, material promocional (camisetas, bonés...), vídeos, kits, etc.;
Regra nº 08
Propor ações promocionais em conjunto – identificar a imagem do patrocinador com um determinado segmento esportivo, cultural e/ou social e desenvolver ações conjun-tas que envolvam o patrocinador e o evento;
Regra nº 09 Eventos de alto retorno – são os eventos que atingem o público alvo do patrocinador, o seu mercado. Transmitindo uma imagem positiva da empresa e dos seus produtos;
Regra nº 10 Negocie o valor financeiro a ser investido – negociar a verba do projeto e mostrar para os patrocinadores a otimização dos recursos disponíveis.
Fonte: Melo Neto (2001).
Muitos estudiosos da área afirmam que, antes de iniciarmos a elaboração do
Elaboração de Projetos e Captação de Patrocínios Capítulo 6
em consideração todos os principais aspectos que envolvam o evento esportivo:
local(is) de realização, modalidade(s), período e horários, programação paralela, público destinado, nível técnico do evento, abrangência, arbitragem, recursos humanos, divulgação/promoção, possíveis apoiadores, possíveis patrocinadores, etc.
A mensuração dos custos é o outro indicativo de viabilidade que também se deve analisar para somente depois iniciarmos o projeto.
Nesse plano financeiro devem ser levantados em consideração todos os gastos do evento, como, por exemplo: locações de espaços e/ou equipamentos, gastos com pessoal (equipe de trabalho), arbitragem, encargos e impostos, materiais de consumo, materiais esportivos, material de divulgação, mídia, alimentação, premiação, brindes, sorteios, retorno financeiro dos organizadores, assessorias, se necessário (advogados, contadores, informática...), e outros serviços.
a) Etapas para elaboração do Projeto
Elaborar o projeto para um evento esportivo não deve ser encarado como um processo engessado ou metodicamente padronizado. Nele devem constar alguns itens essenciais que demonstrem suas particularidades e possam estar direcionados aos objetivos de quem vier a patrociná-lo.
As etapas para a elaboração de um projeto esportivo, seja ele evento ou mesmo destinado ao patrocínio de equipes e atletas, precisam estar sistematizadas e organizadas ao ponto de tornarem-se um instrumento formal, no qual as ideias propostas expliquem as ações futuras. Tratando-se de equipes e atletas em especial, o reflexo acontecerá através das participações de competições e nos resultados alcançados.
Quadro 15 - Modelo para elaboração de um Projeto de Evento Esportivo
A mensuração
NOME DO EVENTO (FOLHA DE ROSTO): pode conter a logomarca e/ou slogan do evento.
APRESENTAÇÃO: em poucas palavras relatar o histórico do projeto (se houver), quem são os orga-nizadores, alguns detalhes relevantes do evento (ideia, origem), descrever considerações esportivas e/ou sociais, destacar se há algum apoiador junto ao evento, etc.
JUSTIFICATIVA: descrever quais as justificativas para a realização do evento, seus benefícios, destacar o fortalecimento da imagem institucional da entidade/empresa promotora, dar sequência a uma competição oficial ou tradicional, possibilitar a massificação e/ou evolução da(s) modalidade(s) esportiva(s) em questão, oferecer uma opção diferenciada de lazer.
Organização de eventos esportivos
Fonte: Rezende (2000).
b) Aspectos importantes de um bom projeto
No momento da apresentação de um projeto para um evento esportivo a primeira pergunta que o possível patrocinador vai fazer é: Por que patrocinar um evento esportivo? Esse questionamento é muito comum e normal, até porque nenhum empresário acorda de manhã e resolve investir seu dinheiro em um evento, sem conhecê-lo, sem saber quem são os seus organizadores, sem saber qual será o retorno desse investimento.
Muitos marqueteiros costumam dizer que: “o marketing é o segredo do sucesso”, mas para os entendidos, “o segredo do sucesso é o próprio produto”, ou seja, quando temos um projeto de qualidade, sua comercialização se torna mais fácil.
Porém acreditamos que para montar um projeto substancioso, precisamos OBJETIVOS: neste item devemos apresentar qual é o objetivo geral e específico da competição, os resultados esperados e o seu impacto.
PERÍODO DE REALIZAÇÃO E LOCAIS: detalhar o cronograma de realização do evento: período de inscrições, congresso técnico, abertura, desenvolvimento, fases finas e encerramento. Descrever os respectivos locais de cada ação.
DESENVOLVIMENTO: também denominado como procedimentos, nessa etapa deve-se relatar os detalhes operacionais do evento, formas de disputa, como serão feitas as inscrições, estratégias, premiações e ações complementares.
INFORMAÇÕES TÉCNICAS: nível técnico do evento, valor da inscrição, chancela ou supervisão, previsão de participantes.
CUSTO DO TOTAL DO EVENTO: conforme levantado na fase de planejamento.
FORMAS DE DISTRIBUIÇÃO DAS COTAS DE PATROCÍNIO: nessa etapa apresentar as formas de patrocínio e os respectivos valores, podendo ser único ou dividido em cotas, contemplando mais patrocinadores. É importante detalhar as participações nos materiais de divulgação, na mídia e nos espaços publicitários dos locais das competições, relacionando ao tipo de patrocínio. Indicar, também, de quem é a responsabilidade pela produção das peças publicitárias (banners, faixas, pintura de logomarcas, placas...), bem como o tamanho permitido, o tipo de material, o prazo para instalação, a colocação e a retirada.
É importante
Elaboração de Projetos e Captação de Patrocínios Capítulo 6
• Tenha um nome sugestivo para o evento.
• Crie uma boa logomarca.
• Capriche na apresentação, bem como no material de apoio (projeto impresso, dvd, layout, slogan, mascote, etc.).
• Pense no evento como um atrativo para a cidade e para mídia.
• Inove, pense diferente, demonstre criatividade.
• Aceite contribuições de parceiros e patrocinadores.
• Forme uma equipe forte e capacitada.
• Formalize parcerias que possam agregar valor ao evento.
• Valorize aspectos sociais e filantrópicos ao evento.
• Trabalhe a divulgação de forma antecipada.
• Explore as datas festivas, aniversários, momentos cívicos.
• Tenha uma programação paralela (shows, apresentações artísticas, culturais...).
• Procure proporcionar retorno aos patrocinadores e parceiros.
• Trabalhe sempre de forma coletiva.
• Procure expandir, se possível trabalhe com mais modalidades.