Apresentamos a seguir tópicos importantes para a orientação de seu evento.
São ferramentas que você poderá aplicar diretamente na sua realidade e, com este caderno de estudo em mãos, terá informações que facilitarão o seu trabalho e ficará mais prática a assimilação do conteúdo.
a) O que é um evento?
Evento é um acontecimento previamente planejado, com objetivos claramente definidos. Tem um perfil marcante: esportivo, social, cultural, filantrópico, religioso, entre outros. Sua realização obedece a um cronograma e uma de suas metas é a interação entre seus participantes, público, personalidades e entidades.
Organização de eventos esportivos
b) Tipos de Eventos
• Por categoria – Institucional ou promocional.
• Por área de interesse – Esportivo, cultural, social, empresarial, educacional, turístico, etc.
• Por tipo – Congressos, convenções, palestras, feiras, conferências, leilões, etc.
Os eventos esportivos estão divididos em:
• Campeonato – Enfrentam-se entre si, longo tempo e altos recursos.
• Torneio – Eliminatório, de curto tempo, baixo custo.
• Olimpíada – Várias modalidades e categorias.
• Taça ou Copa – Prestar homenagem ou promover o patrocinador.
• Festival – Participativo e informal.
• Gincana – Formato recreativo, com etapas e objetivos a serem atingidos.
• Desafio – Escala como referência.
c) Passos para administração do evento
Para a administração de um evento é necessário seguir várias etapas para que ocorra conforme o esperado. Antes de apresentar cada um dos passos para a organização do evento, realize um o estudo de viabilidade (Perguntas certas), elabore um cronograma, desenvolva e ‘venda’ o projeto e busque recursos (inscrições, parcerias, apoio, patrocínio).
Em suma, os passos para a elaboração de um evento são:
01. Idealização e planejamento de eventos esportivos
a. Processo administrativo (planejamento, organização, direção e controle).
b. Porte:
• Pequeno Porte – Interna, de clubes ou escolas.
A organização de Eventos Esportivos:
Análise e Planejamento Capítulo 1
• Grande Porte – Inter-regionais e estaduais.
• Megaeventos – Nacionais e internacionais.
1.1 Pesquisa de viabilidade
• Definir público (participantes / segmentos).
• Contato com o público-alvo para ter a real expectativa de participação.
• Estrutura necessária (física, material, humano e capacidade de captação de recursos financeiros).
• Análise da programação (calendário e concorrência).
• Avaliação do período ideal (clima, férias, feriados).
• Locais alternativos.
• Contatos com a prefeitura e entidades para possível apoio.
• Avaliar o interesse da mídia.
• Avaliar as possibilidades de retorno a possíveis patrocinadores.
• Buscar autorização das instituições públicas (bombeiro, polícia, guarda de trânsito).
1.2 Análise de Custos (Orçamento)
• Encargos, subvenções e ajuda de custo.
• Locações e equipamentos necessários.
• Reformas, reparos e construções necessárias.
• Pessoal técnico, administrativo e operacional.
• Arbitragem.
• Outros (marketing, jurídico, contabilidade, etc.).
• Materiais esportivos e de consumo.
• Material promocional.
• Retorno financeiro aos organizadores.
1.3 Modelo de Projeto
• Nome do evento.
• Período de realização.
• Informações técnicas.
• Custo total do evento.
• Justificativas.
Organização de eventos esportivos
• Objetivo geral.
• Metas organizacionais.
• Estratégias.
1.4 Patrocínio – Parcerias
a) Formas de parcerias: Proposta de patrocínio (modelos)
• Apoio ou colaboração.
• Patrocínio.
• Apoio.
• Exclusivo.
• Máster.
• Copatrocínios.
• Patrocínio oficial (Licenciamento).
b) Retorno ao patrocinador (indicativos):
• Importância da modalidade na cultura da região.
• Periodicidade.
• Duração.
• Participação (nível dos atletas).
• Tradição/história.
• Público estimado.
• Contratos de transmissão.
• Características da modalidade.
02. Organização, direção e controle de eventos esportivos a) Recursos Humanos (Organograma).
2.1. Supervisão geral
• Comandar, aprovar convênios, nomear e exonerar membros, assinar contratos e correspondência.
• Convocar e presidir reuniões, elaborar relatórios, solucionar casos omissos.
Assessoria jurídica
A organização de Eventos Esportivos:
Análise e Planejamento Capítulo 1
Assessoria de imprensa
• Divulgação do evento, programação, notícias e resultados.
Assessoria de comunicação e marketing
• “Vender” o evento, elaborar campanhas, gráficas, clipping.
Relações públicas
• Representar a organização do evento, receber os participantes, homenagens, convites, ofícios.
Comitê financeiro
• Tesouraria, taxas, bilheteria, cheques e pagamentos, arrecadação, orçamentos, compras, folha de pagamento, etc.
Secretaria geral
• Suporte administrativo, elaboração de documentos gerais, controle de telefone e fax, correspondências, material de escritório.
Coordenação geral
• Contratação e controle de pessoal, uniformes, crachás, segurança.
Coordenação técnica
• Premiação e material esportivo necessário, arbitragem, súmulas, conferência das inscrições, congresso técnico, tabelas, estatísticas, etc.
Coordenador de solenidades
• Local do congresso técnico, cerimonial de abertura e encerramento, premiação, som, bandeira, programação, músicas, etc.
Coordenador de convênios
• Filmagem, hotéis, restaurantes, hospital, etc.
Coordenador de modalidade
• Cadastro e contatos com equipes, arbitragem (valores e normas), material esportivo, regulamento, forma de disputa, preparar súmulas, locais e horários de treinos, disciplina.
Organização de eventos esportivos
Corpo de representantes (Delegados)
• Documentação dos atletas, ocorrências, local de jogo em condições.
Coordenador de transportes
• Frota de veículos, transporte das delegações, ambulâncias, etc.
Coordenador de hospedagem e alimentação
• Relação de hotéis e restaurantes, acomodações, cozinha, almoxarifado, horários, higiene, etc.
Equipe médico-hospitalar
• Central médica, atendimentos, procedimentos, acesso a hospitais, consultas.
Equipe operacional
• Montagem e desmontagem, consertos, limpeza e vigilância.
Equipe de arbitragem
• Conduzir jogos dentro das regras específicas.
03. Relatório Final - Avaliação dos sucessos e insucessos
• Pesquisa inicial.
• Projeto.
• Membros do comitê organizador.
• Patrocínios e convênios obtidos.
• Relação dos participantes.
• Regulamentos, códigos e normas técnicas.
• Locais da realização dos jogos, congresso, abertura, etc.
• Tabela de jogos e resultados.
• Classificação final de todos os competidores.
• Estimativa de público.
• Apresentações artísticas.
• Material gráfico e Clipping.
• Prestação de contas.
• Desmontar e devolver bens adquiridos ou locados.
• Agradecimentos.
• Divulgar resultados.
A organização de Eventos Esportivos:
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• Reunião para avaliação dos resultados.
• Montar DVD.
• Conferir CHECK LIST final.
• Iniciar próxima edição.
AVALIAÇÃO
Neste pequeno trecho, podemos observar o nascimento do evento por meio do planejamento, da pesquisa de viabilidade, da organização como um todo. É um resumo que, com outra ótica, facilitará a sua prática. Se você seguir todos os passos e adequar a sua realidade, seu projeto será bem sucedido.
Atividade de Estudos:
1) Agora que você conhece as principais funções das comissões, apresente cinco atribuições da Coordenação Geral que não foram descritas no caderno de estudos.
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ASPECTO SATISFATÓRIO INSATISFATÓRIO OBSERVAÇÕES Pontualidade
Montagem Arbitragem Patrocinadores Etc.
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