2.3. ORGANIZAÇÕES E GESTÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

2.3. ORGANIZAÇÕES E GESTÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

• Problemas locais - impacto no sistema total. • Empresas como subsistemas de um sistema maior.

• Uma empresa excede a “soma” de atividades isoladas, tais como: vender, comprar, controlar pessoal, produzir, pagar e receber.

• Há que se buscar uma síntese entre as diversas funções, divisões, produtos, mercados e também entre os ambientes interno e externo da empresa.

• A concepção da empresa como um sistema aberto e essencialmente dinâmico, faz com que um sistema organizacional, para sobreviver, tenha de responder eficazmente às pressões exercidas pelas mudanças contínuas e rápidas do ambiente.

Eficiência Empresarial

Eficiência: diz respeito ao método, ao modo certo de fazer as coisas. É definida pela relação entre volumes produzidos / recursos consumidos.

Uma empresa eficiente é aquela que consegue o seu volume de produção com o menor dispêndio possível de recursos (menor custo por unidade produzida).

Eficácia empresarial

Eficácia: diz respeito a resultados, a produtos decorrentes de uma atividade qualquer. Trata da escolha da solução certa para determinado problema ou necessidade. É definida pela relação de resultados pretendidos / resultados obtidos.

Uma empresa eficaz coloca no mercado o volume pretendido do produto certo e no tempo certo para uma determinada necessidade.

Definindo Efetividade

O adjetivo EFETIVA vem do substantivo EFETIVIDADE. EFETIVIDADE = EFICÁCIA + EFICIÊNCIA

• Essa equação significa que a efetividade é resultado da eficácia com eficiência. • Eficácia significa obter resultados favoráveis .

• Eficiência significa fazer bem feito, seguindo um determinado padrão geralmente aceito.

Níveis dos Sistemas

Sistemas Nível-Operacional: suporte aos gerentes organizacionais no desenvolvimento de atividades elementares e transacionais na organização.

Sistemas Nível-Tático: suporte ao monitoramento, controle, tomada de decisões e atividades administrativas de gerentes.

Sistemas Nível-Estratégico: auxiliam gerentes manipular e situar questões estratégicas e tendências de longo-prazo, ambas na organização e no ambiente externo.

A visão de processos

As operações empresariais não são ilhas funcionais isoladas, pelo contrário, os processos empresariais perpassam por toda a estrutura organizacional, do momento em que são iniciados pelo cliente até o ponto em que o cliente recebe como retorno o produto de sua solicitação.

Sistemas de Informação - Gestão de Processos

As organizações esperam que gerentes não somente usem sistemas mas também:

 Saibam como usar a tecnologia da informação para projetar organizações competitivas e eficientes;

 Participem no projeto da arquitetura de informação e sistemas de sua empresa;  Administrem os recursos de informação da organização;

 Participem da definição e aquisição das tecnologias da informação;

 Entendam sobre padrões de hardware e software de modo a garantir que os mesmos sejam compatíveis e possam operar em conjunto;

 Escolham entre opções de telecomunicações alternativas;

 Gerenciem e controle a influência dos sistemas nos empregados e no cliente;  Sugiram novos usos para os sistemas de informação

Mudanças no Processo de Gerenciamento Crescente interdependência entre organização e SI:

Estratégias de negócios Hardware

Política corporativa Software

Regras Dados

Procedimentos telecomunicações

 Relacionamento de SI e organizações resultante da crescente complexidade e escopo dos sistemas e aplicações

 Crescente poder e declínio do custo da Tecnologia de Informação

 Sistemas e aplicações mais fortemente relacionados com atividades fundamentais  Formação de uma Arquitetura de Informação

Questões-Chaves:

1. Mudança nos Negócios Estratégicos: os negócios usam tecnologia de informação para projetar organizações que são competitivas e efetivas;

2. Mudança na Globalização: as organizações devem entender o negócio e requisitos de sistema num ambiente de economia global;

3. Mudança na Arquitetura de Informação: as organizações devem desenvolver uma arquitetura de informação que suporte seus objetivos de negócio;

4. Mudança no Investimento em SI: as organizações determinam o valor do negócio do SI; 5. Mudança de Controle e Responsabilidade: a organização deve projetar sistemas onde as pessoas possam controlar e entender; e a organização pode ter certeza que seus SI’s são usados de maneira socialmente ética e responsável.

Perspectivas de Negócios

Numa perspectiva gerencial e de negócios, um sistema de informação é uma solução organizacional e administrativa, baseada na Tecnologia da Informação, para desafios e problemas criados num ambiente de negócios.

Organização

• Sistemas de Informação são parte da organização • Elementos-chave de uma organização:

pessoas, estrutura, procedimentos, políticas e cultura.

Uma Organizações formal é composta por diferentes níveis e especialidades  sua estrutura revela uma clara divisão do trabalho

 os níveis mais altos envolvem trabalhos gerenciais, profissionais e técnicos e os níveis mais baixos envolvem trabalhos operacionais

 especialistas são contratados e treinados para diferentes funções

Principais Funções Organizacionais

Vendas e Marketing

vender os produtos e serviços da organização Fabricação / produção

produzir produtos e serviços Finanças

administrar os recursos financeiros da organização (dinheiro, estoque, hipotecas, etc ) Contabilidade

manter os registros financeiros da organização Recursos Humanos

atrair, desenvolver e manter a força de trabalho da organização

Procedimentos de Operações Padrões são regras formais para a realização de tarefas

 As regras orientam os empregados em vários procedimentos

 Muitos procedimentos são formalizados e escritos, muito outros são práticas informais de trabalho

 Muitos Procedimentos de Operações Padrões de uma organização são incorporados em Sistemas de Informação

Cultura

 Conjunto fundamental de suposições, valores e maneiras de fazer as coisas, que foram aceitos pela maioria dos membros da organização.

 Parte da cultura da organização pode ser encontrada embutida em seus SI

(Ex: dar prioridade aos serviços dos clientes pode ser encontrado em um sistema de acompanhamento de pacotes da empresa)

Política

 Diferentes níveis e especialidades em uma organização criam diferentes interesses e pontos de vista.

 Essas visões conflitam frequentemente. Esses conflitos são a base para as políticas organizacionais.

 Os Sistemas de Informação resultam de conjunto de diferentes perspectivas, conflitos, compromissos e acordos que são parte natural de toda organização

Administração de Pessoas

• Os gestores percebem os desafios de negócio no ambiente; apresentam as estratégias organizacionais para responder a esses desafios e alocam recursos financeiros e humanos para atingir a estratégia e coordenar o trabalho

• Os gestores têm também a responsabilidade de liderança

• Os gestores devem criar novos produtos, serviços e até re-criar a organização de tempos em tempos

• Os gestores devem direcionar trabalhos criativos usando novo conhecimento e informação.

• A tecnologia da informação tem um papel importante no redirecionamento e reprojeto da organização.

• A interação dos componentes de TI com o componente humano é que traz funcionalidade e utilidade para os sistemas informatizados.

• As pessoas devem estar capacitadas e conscientes de sua participação no uso dos SI Tecnologia da Informação

Tecnologia da Informação é uma das principais ferramentas disponíveis aos gerentes para enfrentar as mudanças.

Composta de: hardware, software, tecnologia de armazenamento, tecnologia de comunicações.

• Conhecer como os computadores e softwares trabalham é importante no projeto de soluções para os problemas organizacionais

• Mas TI é apenas parte de um Sistema de Informação

• A TI é a infra-estrutura dos Sistemas de Informação, mas sozinha não pode produzir a informação para as necessidades particulares de uma organização

Desenvolver um Sistema de Informação (SI)

• Não existe um único modo certo de se projetar um sistema.

• Os SI diferem em termos de tamanho, tecnologia e complexidade.

• As empresas diferem em termos das habilidades do seu pessoal de informática, experiência e infra-estrutura computacional instalada.

Alternativas:

• Equipe interna = funcionários de TI

• Contratação de terceiros para desenvolvimento de um sistema específico • Aquisição de pacotes de sistemas prontos

• Desenvolvimento pelo usuário final Análise de Sistemas

Independente do método escolhido, os objetivos da análise de sistemas são:  Definir os objetivos gerais do sistema;

 Identificar a operação e os problemas do(s) sistema(s) existente(s);  Identificar os requerimentos e objetivos do novo sistema;

 Identificar áreas que requerem mudança organizacional. Como solucionar os Problemas organizacionais com os SI Cinco estágios do processo de solução de problemas:

1. Definir e analisar o problema

2. Investigar e compreender o problema 3. Selecionar a melhor opção

4. Projetar a solução 5. Implementar a solução

Análise e Projeto de Sistemas

1) Análise

Analisar o problema

Identificar o problema

Identificar questões de pessoal, tecnológicas e da organização Compreender o problema

Reunir informações

Identificar causas e histórico Tomar Decisão

Especificar os objetivos da solução Avaliar soluções alternativas Selecionar a melhor solução

2) Projeto Projetar a solução Projeto lógico Projeto físico Implementar a solução Implementar o plano

Modificar os procedimentos (se necessário) Avaliar a solução

Manutenção do Sistema

Correções de erros (bugs) Melhorias de performance Atendimento a legislação Gestão de Sistemas de Informação

É um processo de planejar, executar, comparar e tomar providências corretivas e/ou de melhoria contínua de sistemas transacionais, sistemas de informação propriamente ditos e sistemas integrados, objetivando conquistar resultados favoráveis para a empresa.

Informatização e Automatização

Há ligeiras diferenças conceituais, portanto não são a mesma coisa.

Informatização é todo processo de desenvolver e/ou implementar sistemas de informação para controlar e/ou realizar atividades humanas pelo computador. Por exemplo: desenvolver e/ou implementar um editor de textos, como o Word, para substituir a velha máquina de escrever. Automatização (ou Automação) é todo processo de desenvolver e/ou implementar sistemas de informação para movimentar máquinas, equipamentos e dispositivos em geral sob o controle de um computador. Por exemplo: desenvolver e/ou implementar controle de processos para movimentar uma máquina em uma fábrica.

Portanto, Automatização faz parte de Informatização.

Internetização

Internetização é o crescente processo de Informatização de quase tudo de atividades humanas pela Internet.

Tudo, praticamente tudo que foi informatizado anteriormente em computadores locais e isolados, tende também a ser disponibilizado em rede remota para bilhões de habitantes deste planeta.

Cada vez mais, passa-se a ter uma providencial opção ao tradicional ensino presencial, em todas as áreas do conhecimento humano.

Os Porquês de uma Efetiva Gestão de SI

Auxiliar a empresa a buscar resultados positivos (lucros obviamente) com eficientes sistemas de informação.

Isso significa que de nada adianta ter melhores sistemas de informação com melhores tecnologias e profissionais do mundo, se a empresa não auferir resultados positivos com eles. Isso, na prática, significa: Implementar sistemas de informação com o objetivo de auferir o MÁXIMO DE RECEITAS E BENEFÍCIOS e incorrer o MÍNIMO DE CUSTOS E MALEFÍCIOS à empresa.

Uma Efetiva Gestão de Sistemas de Informação significa não só maximizar receitas e benefícios como também minimizar custos e malefícios.

A verdade é que todo mundo lembra de maximizar receitas e benefícios, bem como minimizar custos, mas esquece dos malefícios!

Quais malefícios dos SI’s?

Há dois tipos de malefícios que se escondem por trás dos benefícios, que, à primeira vista não se percebe:

• Dependência – fica-se cada vez mais dependente das Tecnologias e dos Sistemas de Informação.

• “Malware” – o Mundo Virtual sofre cada vez mais invasões não só de vírus mas também de invasores virtuais; como se tudo isso não bastasse, perde-se, cada vez mais, a privacidade no Mundo Real a medida em que suas informações são disponibilizadas no Mundo Virtual.

Concluindo

A chave do sucesso das empresas, nos negócios, está em Sistemas de Informação que funcionam eficientemente, a exemplo de um automóvel, cada vez mais, controlado pelos computadores a bordo. Mas, o núcleo inteligente que decide, comanda e administra, ainda é o homem – principalmente nas horas mais críticas, quando somente a inteligência humana é capaz de discernir e decidir pela estratégia mais acertada em busca do sucesso.