A Divisão de Documentação DD

A Divisão de Documentação é responsável pela aquisição, preservação e gestão de documentos textuais, bibliográficos, cartográficos e pela hemeroteca, desenvolvidas por uma Arquivista, uma Assistente de pesquisa e extensão e um estagiário.

A documentação está organizada em arquivos e coleções, representadas pelos Arquivos Ijuí, Sindicalismo, Cooperativismo, Regional, Kaingang, Guarani e Xetá, e o FIDENE, totalizando aproximadamente 1.169,69 metros lineares de documentos.

A organização da documentação obedece a critérios de classificação diferenciados, específicos para cada arquivo. Cabe ressaltar que quando da denominação por “Arquivo Ijuí”, por exemplo, a equipe responsável pela organização do acervo na época, arranjou todos os fundos documentais pertencentes ao Arquivo dentro deste, evitando nomear cada Fundo unitariamente e sim arranjando dentro de um grande fundo documental chamado Arquivo Ijuí todos os fundos documentais relacionados a este. Cada um dos arquivos possui critérios próprios de recebimento e classificação dos documentos. Sua sistemática de organização tem por base a classificação por assunto baseada na CDU – Classificação decimal Universal e, o arranjo da mesma, pelo órgão responsável pela produção.

É importante mencionar que os Arquivos Ijuí, Kaingang Guarani Xetá, Cooperativismo, Regional e Sindicalismo preservam documentos referentes a Ijuí e região Noroeste, neste sentido como mencionado nos fatos de criação do Museu, a maior parcela da documentação do MADP provém de doação da comunidade, e cada um destes arquivos possui critérios próprios de aceite da entrada e classificação dos documentos. Ficando a exceção ao arquivo institucional, o FIDENE, proveniente das atividades desenvolvidas pela instituição.

A partir destes aspectos identificados acima, aos demais arquivos a pesquisa apenas evidencia características gerais, focando-se no arquivo institucional.

Os arquivos gerenciados e preservados por esta Divisão estão assim organizados:

 Arquivo IJUÍ: destina-se às atividades dos diversos setores do município de Ijuí, sua sistemática de organização tem por base a classificação por assunto e, o arranjo da mesma pelo órgão responsável pela produção. Comporta este arquivo quatro Coleções: Eduardo Jaunsem, Família Beck, Pio José Busanello e Martin Fischer.

 Arquivo Cooperativismo: reúne documentos relacionados a cooperativas localizadas no Estado do Rio Grande do Sul, e o arranjo documental é por cooperativa.

 Arquivo Regional: reúne documentação relacionada a duzentos e cinquenta municípios gaúchos e a sistemática de organização é por município, recebendo cada um o código estipulado pelo IBGE de acordo com a data de emancipação. Atualmente esses códigos não existem mais na base de dados do IBGE.

 Arquivo Sindicalismo: contempla documentação relacionada a sessenta e uma entidades sindicais ou associações de classe e a organização é por órgão sindical.

 Arquivo Kaingang Guarani e Xetá (KGX): a documentação refere-se aos três grupos indígenas mencionados acima, com destaque para o Guarani e Kaingang. A proposição de organização do arquivo é da antropóloga Ligia Teresinha Lopes Simonian, quando professora da instituição e desenvolvendo o projeto “Índios e Brancos no Rio Grande do Sul”. O núcleo inicial da documentação se constituiu com o material existente no Museu, acrescido de publicações e documentos advindos das mais diferentes instituições do país, em sua grande maioria, constituídas por fotocópias. A sistemática de organização é por grupo étnico e tipo de documento.

 Hemeroteca: é constituída por 43 títulos de jornais, a maioria provenientes de Ijuí e Região.

 Arquivo FIDENE: preserva a documentação da Fundação de Integração, Desenvolvimento e Educação do Noroeste do Estado – FIDENE desde a instalação da FAFI em 1957, a constituição da FIDENE em 1969, o reconhecimento da UNIJUI em 1985, a regionalização desta em 1993, até os dias atuais.

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8.1.2.1 O Arquivo FIDENE: classificação dos documentos

A inexistência de métodos padronizados e gestão documental na FIDENE, foram elementos que evidenciaram a necessidade da estruturação dos arquivos. Primeiramente a partir das ações de Mario Osorio Marques preocupado em preservar a história institucional e posteriormente com o Projeto de Implantação do Sistema de Arquivos da FIDENE no ano de 1994, cuja classificação dos documentos é funcional.

De acordo com o Projeto de Implantação do Sistema de Arquivos da FIDENE (1994), o objetivo era a reorganização do Arquivo FIDENE em função dos problemas que apresentava, entre eles: o congestionamento dos arquivos correntes, o difícil acesso às informações, a constatação de um grande volume documental por ser classificado e a dispersão e má conservação dos documentos da FIDENE. O projeto propunha que a classificação da documentação fosse modificada de estrutural para funcional, “para melhor atender as necessidades do usuário” (FIDENE, Relatório e Balanço 1994, p.113).

As atividades desenvolvidas para a implantação do Sistema de Arquivos FIDENE, envolveram um programa de treinamento dos recursos humanos nos arquivos correntes para classificar os documentos e elaborar os respectivos Planos de Classificação de Documentos. Com o projeto os responsáveis pela documentação, em cada órgão/setor da instituição, ou seja, nos arquivos correntes, realizam a classificação recebendo treinamento para tal e a documentação é recolhida ao Museu anualmente.

As séries do plano de Classificação são as seguintes e seu detalhamento pode ser observado na Figura 13: AEns - ATIVIDADE DE ENSINO, AExt - ATIVIDADE DE EXTENSÃO, APesq - ATIVIDADE DE PESQUISA, OF - ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO, APess - ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL, OC - ORÇAMENTO E CUSTOS, CMP - CONTROLE DE MATERIAL E PATRIMÔNIO, AD - ATIVIDADE DE DIVULGAÇÃO.

Figura 13 - Método de classificação funcional de documentos utilizado

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É válido mencionar que na proposta do Sistema de Arquivos não foi dado destaque especial aos Arquivos especiais e especializados de fitas magnéticas, discos, fotografias, negativos fotográficos, plantas de engenharia, até então não tratados. Definiu-se como de responsabilidade da Divisão de Imagem e Som a gestão desse acervo.

8.2 SUBSÍDIOS TEÓRICOS PARA A CONSTRUÇÃO DO QUADRO DE