Para Oliveira (2010, p.43), na literatura da área a descrição arquivística não tem sido apresentada com muita representatividade, talvez por muitas vezes estar associada aos arquivos permanentes sendo identificada e associada a elaboração de instrumentos de pesquisa e mais atualmente, fazendo uso de ferramentas tecnológicas para a elaboração desses instrumentos a fim de possibilitar o acesso aos arquivos e seus acervos. Ainda segundo a autora, “são inúmeras as
18Disponível em: <https://www.accesstomemory.org/pt-br/docs/2.2/admin-
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possibilidades para a definição de instrumentos de recuperação das informações acerca dos arquivos em suas diferentes fases” (OLIVEIRA, 2010, p. 44), percebida como uma forma de representação arquivística, a descrição muito se parece com o arranjo dado aos documentos. Porém, todo o trabalho por trás da elaboração dos instrumentos, como as decisões de metodologia adotada, a pesquisa e os resultados, constitui parte do conhecimento gerado durante esses processos, sobre o arquivo e que refletem o conhecimento produzido.
A descrição arquivística “é uma representação produzida pelo arquivista”, quando da elaboração de inventários, catálogos, glossários, biografias e publicações, “elaboradas com metodologia própria da área, que objetiva a produção de conhecimento sobre um determinado arquivo e o seu acesso” (OLIVEIRA, 2010, p. 62). Os resultados desse trabalho, são submetidos a regras de padronização de modo que assegurem a comunicação clara e objetiva com os usuários de arquivo.
Para Rousseau e Couture (1998, p. 265) as funções arquivísticas envolvem “produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão” e segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística a descrição é o “conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p 67).
A atividade de descrição arquivística é atribuída por alguns autores aos arquivos permanentes, como visto na revisão de literatura abordada no subcapítulo Descrição, difusão e acesso, a descrição está muito relacionada com a atividade de classificação de documentos, sendo continuada e elaborada com maior aprofundamento e maior detalhamento com a elaboração dos instrumentos de pesquisas na fase permanente. Cabe ao arquivista, dar acesso e elaborar os instrumentos de pesquisa.
A descrição arquivística é considerada “uma atividade fundamental para a organização, controle e acesso ao acervo institucional. É por meio da descrição que os usuários de arquivos têm o acesso intelectual às informações sobre o acervo e, posteriormente, o acesso físico aos documentos” (FARIAS, RONCAGLIO, 2015, p. 66). Resultam dessa atividade, “a elaboração de instrumentos de pesquisa impressos e/ou eletrônicos (guias, inventários, catálogos etc.) com a finalidade de divulgar o acervo e propiciar o acesso às informações sobre os conjuntos documentais” (FARIAS, RONCAGLIO, 2015, P. 66).
Ao longo do tempo a descrição tem evoluído, feito uso de várias ferramentas para subsidiar a atividade, levando em consideração as necessidades dos usuários e atendendo a demanda de espaço além dos muros das instituições, sendo significativamente transformadas pela tecnologia da informação e como resultados dessa atividade, surgem os instrumentos de pesquisa.
Padrón et al (2015, p.4), em seu artigo a Complexidade da representação da informação arquivística, ao tratar da representação arquivística no contexto pós- moderno ressalta que a revolução tecnológica tem influenciado várias áreas do conhecimento. As influências têm enunciado um “novo tipo de usuário” e a revolução tecnológica, tem se constituído “como os elementos principais que fundamentam a transformação dos métodos e formas de trabalho nos arquivos” (PADRÓN ET AL, 2015, p. 4). Nesse contexto, os arquivistas necessitaram reconsiderar os “fundamentos teóricos e práticos da descrição arquivística” (PADRÓN ET AL, 2015, p. 4), não sendo considerada mais apenas como método de controle e acesso à informação. Nesse sentido, para a autora acima citada, com a revolução e evolução tecnológica, houve uma influência notável nas concepções teóricas da descrição, dissociando o conceito de descrição do instrumento de busca e a partir de 1990, passou a enfatizar o “processo (o como) mais do que o resultado final (o instrumento)” (PADRÓN ET AL, 2015, p. 4):
Concluindo, a “descrição consiste atualmente em elaborar uma representação que pode ter diferentes formas de manifestação; a partir de uma base de dados descritiva é possível obter diferentes formatos de saída: várias formas de visualização na tela ou distintos tipos de impressos” (PADRÓN ET AL, 2015, p.4).
Quanto a padronização nacional e internacional da representação da informação, ou seja a descrição arquivística, é tema em voga desde a publicação do Manual dos Arquivistas Holandeses, principalmente no que tange a necessidade de uma descrição hierarquizada e um diálogo profícuo entre as instituições de arquivo no mundo, o intercâmbio de informações entre instituições, e o profissionalismo da atividade de descrição. Para Dunia (2011, p.40),
se puede afirmar que antes del inicio del proceso internacional de normalización, la descripción se ocupaba de capturar la información contenida en los documentos para con ello elaborar herramientas de descripción, es decir, se ocupaba de la representación de información en un formato determinado (DUNIA, 2011, p. 40).
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Alguns fatos são marcantes para que a descrição arquivística atinja uma padronização mundial, como a elaboração de manuais e trabalhos são referência quando se trata desse assunto. Mundialmente a partir dos apontamentos de Oliveira (2011, p. 96) o Reino Unido em 1896, deu o primeiro passo para editar uma norma de descrição, a Manual of Archival Description (MAD), assim sucessivamente a
Rules for archival description (RAD) modelo utilizado pelo Canadá, ISAD (G) Norma
geral internacional de descrição arquivística, modelo do Conselho Internacional de Arquivos, e a Describing archives: a content standard (DACS), modelo americano atual. Iniciativas locais e internacionais na prática arquivística de descrição em busca de uma normalização.
Farias e Roncaglio (2015, p.67) no artigo Aplicação da Nobrade nos arquivos públicos municipais, ressaltam a importância dos estudos realizados para padronização internacional da descrição arquivística,
desenvolvidos pelo Conselho Internacional de Arquivos (ICA), desde o final dos anos 1980, resultaram na publicação da Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística- ISAD(G) em 1994, e suas posteriores revisões ao longo dos anos, e na elaboração e publicação de outras normas internacionais complementares como a Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias (ISAAR(CPF)), publicada em 1996; a Norma Internacional ara Descrição de Funções (ISDF), publicada em 2007; e a Norma Internacional para Descrição de Instituições com Acervo Arquivístico (ISDIAH), publicada em 2008 (FARIAS, RONCAGLIO, 2015, p.67).
A utilização de padrões, nacionais e internacionais, para a representação da informação arquivística, as torna mais precisas e consistentes, de modo que a integração, o acesso e o intercâmbio das informações documentais produzidas nas instituições arquivísticas, aconteça com maior profissionalismo.
Neste sentido, o marco histórico da ISAD (G), segundo Bellotto (2006, p. 182), “é a relação hierárquica, já preconizada anteriormente na descrição arquivística, e agora denominada estrutura multinível [...] e, do ponto de vista da teoria arquivística, o mais importante nessa norma é o respeito que ela permite aos princípios da proveniênciae da organicidade”. A descrição multinível já havia sido apresentada em 1980, quando da publicação Manual de descrição arquivística por Michael Cook. A considerar o Princípio do respeito aos fundos em uma descrição multinível, que vai do geral para o particular, do mesmo modo, segue-se a elaboração dos instrumentos, do guia, seguido do inventário e por último o catálogo. Assim sendo,
cada nível de arranjo, corresponde a um nível de descrição, fundo, grupo ou subgrupo, série, subsérie, item ou peça documental.
Padrón et al (2015, p. 6) ressalta que com a publicação das normas pelo CIA, “houve a percepção de que o Brasil não podia ficar à margem desse processo de normalização que estava ocorrendo internacionalmente na Arquivologia, sob pena de isolamento (...)”.
No Brasil a instituição responsável pelas diretrizes arquivísticas é Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), vinculado ao Arquivo Nacional, formado por membros de vários segmentos, como do poder público, de associações e de arquivistas e para estruturar e agilizar ações, através de suas Câmaras Técnicas e Setoriais se organiza estruturalmente.
No ano de 2011, o CONARQ criou a Câmara Técnica de Normalização da Descrição Arquivística (CTNDA) com intuito de elaborar normas nacionais a partir das propostas da ISAD (G) e ISAAR (CPF).
A ISAD(G), “exatamente por pretender ser internacional, aplicável a todos os tipos de materiais arquivísticos, utilizável tanto em sistemas manuais quanto automatizados de descrição, tem um alto grau de generalidade (...), “aí a necessidade de normas nacionais e, consequentemente, a necessidade de cada país refletir sobre sua realidade e criar normas próprias” (CONARQ, 2006, p. 8).
No ano de 2007, a CTNDA publicou oficialmente a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE). A Norma estabeleceu diretrizes para o processo de descrição, visando a acessibilidade e o intercâmbio das informações, nacional ou internacionalmente, podendo ser realizada a representação da informação em sistemas automatizados ou não.
A norma brasileira, NOBRADE, “estabelece diretivas para a descrição no Brasil de documentos arquivísticos, compatíveis com as normas internacionais em vigor ISAD(G) e ISAAR(CPF)” (CONARQ, 2006, p.9), visando facultar o acesso e o intercâmbio de informações nacional e internacionalmente. Analisando a norma, esta tem como pressuposto básico o respeito aos fundos, a descrição multinível, a descrição do geral para o particular de acordo com os princípios expressos na ISAD(G), e estabelece relações entre as descrições, podendo ser aplicada “à descrição de qualquer documento, independentemente de seu suporte ou gênero” (CONARQ, 2006, p.19).
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A Norma, considera seis principais níveis de descrição, “acervo da entidade custodiadora (nível 0), fundo ou coleção (nível 1), seção (nível 2), série nível 3), dossiê ou processo (nível 4) e item documental (nível 5)” (CONARQ, 2006, p.11). Comparada a ISAD (G), apresenta um nível a mais de descrição referente a entidade custodiadora, o nível 0. Escolheu-se portanto a NOBRADE como norma de descrição arquivística para esse conjunto de documentos sonoros selecionados nesta pesquisa, visto que esta “consiste na adaptação das normas internacionais à realidade brasileira, incorporando preocupações que o Comitê de Normas de Descrição do Conselho Internacional de Arquivos (CDS/CIA)” (CONARQ, 2006, p.9), tais como a ISAD(G) e ISAAR(CPF).
Comparando-se a NOBRADE à ISAD (G), a primeira prevê a existência de oito áreas com 28 elementos de descrição e enquanto que a ISAD (G), prevê 26. Enquanto que a NOBRADE possui mais uma área (área 8 - Área de pontos de acesso e indexação de assuntos) e dois elementos de descrição (6.1 – Notas sobre conservação e 8.1 - Pontos de acesso e indexação de assuntos), sendo que dos 28 elementos de descrição da NOBRADE, apenas 7 são obrigatórios.
Segundo a ISAD (G) uma “descrição arquivística pode incorporar mais elementos de informação do que os essenciais, dependendo da natureza da unidade de descrição” (CIA, 2000, p. 13), ou seja, se um fundo estiver sendo descrito, a descrição deve representa-lo numa só descrição. A descrição das partes e do todo obtido ligadas hierarquicamente, representa o fundo e a denominada descrição multinível.
11.3 ELABORAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE PESQUISA PARA O MUSEU