Os relatórios anuais de atividades, são instrumentos produzidos pela instituição mantenedora desde sua fundação, documento solicitado pelo MEC, constituem base para a pesquisa sobre a constituição do Museu e sua política de documentação. Esses são muito utilizados para comprovação e publicização das atividades realizadas à comunidade.
O Conselho Técnico Administrativo da Faculdade de Filosofia de Ijuí reunido em 21 de setembro de 1961, segundo a ata de nº 53 transcrita no Relatório do segundo semestre letivo do ano de 1961 da Faculdade de Filosofia, Ciências e Letras de Ijuí, sob a presidência do Diretor Mario Osorio Marques tenciona a possibilidade de fundar um Museu, para o qual foi nomeado como Diretor Dr. Martin Fischer, como registro inicial da intenção de criação de um Museu.
Na ata de número 49 de 25 de maio de 1961 (transcrita no Relatório do primeiro período letivo de 1961), na sede da Faculdade de Filosofia, Ciências e Letras de Ijuí, reuniu-se o Conselho Técnico Administrativo para criar o “Museu Antropológico de Ijuí”.
Sendo assim a partir da Portaria Faculdade de Filosofia, Ciências e Letras de Ijuí de 25 de maio de 1961, sob direção de Mario Osorio Marques, foi determinada oficialmente “a criação, junto ao Centro de Estudos e Pesquisas Sociais da Faculdade de Filosofia, Ciências e letras de Ijuí, de um Museu Antropológico de Ijuí e da região de influência da Faculdade; e a nomeação do Dr. Martin Fischer como Diretor, para dar todos os passos necessários para a instalação e funcionamento do referido”.
A denominação “Museu Antropológico” vem do termo “Antropologia”, “ciência que se ocupa do homem e tem por objetivo o estudo e a classificação dos caracteres físico dos grupos humanos” (MADP, 2002, p. 33) e a criação desse tipo de Museu é demonstrar a evolução do homem dentro do seu ambiente. O tipo de Museu Antropológico, segundo seus fundadores, se espelhou no Musée de I’homme de Paris e nas palavras do discurso de Martin Fischer, segundo Gilberto Freyre
não se sente dominado por nenhuma idéia melancólica de morte, de passado, de civilização desfeita, mas ao contrário, por um sentimento de continuidade de vida e de cultura, através dos tempos sociais diversos e diferentes culturas que o tem atravessado ou continua atravessar (...) (MADP, 2002, p. 34).
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As atividades desenvolvidas pelo Museu, passam a constar no Relatório de atividades somente a partir do ano de 1964, até então apenas se fazia menção, não tendo espaço específico para relatos, isso passados quatros anos de sua existência.
A denominação de Museu Antropológico foi escolhida por este reunir elementos da evolução humana, dos aspectos antropológico, histórico, sociológico, econômico e cultural, objetivos também pretendidos pela Faculdade.
O nome Museu Antropológico Diretor Pestana foi escolhido para homenagear o engenheiro Augusto Pestana, administrador da antiga “Colônia Ijuhy”, hoje município Ijuí, de caráter regional, compreendendo a região noroeste do Estado do Rio Grande do Sul, porém restrito a zona de influência da Faculdade de Filosofia.
A sua fundação foi meta da Faculdade para instrução e educação dos alunos, futuros cidadãos comprometidos com a sociedade, servindo de meio de instrução científica e moral da Faculdade para fins didáticos e educativos. Servindo ainda de centro cultural à população de Ijuí e municípios vizinhos.
A organização do Museu inicialmente, procurou demonstrar em exposição a vida dos indígenas, dos imigrantes, dos grupos étnicos, havendo uma separação dos objetos de exposição permanente dos que precisavam ser guardados em arquivos.
Após sua fundação iniciou-se uma campanha na imprensa (escrita e falada) sobre a finalidade e as tarefas dessa nova instituição, bem como doação e apoio de documentos antigos e de valor histórico da comunidade, objetos de uso doméstico e de propriedades particulares. A Prefeitura Municipal de Ijuí também ofereceu vários documentos do período da Colônia Ijuhy e do Município, fotografias de escolas municipais e particulares. Diante de tantas doações, o Museu se deparou com problemas de espaço adequado para as coleções e financiamento, pois as doações ao Museu se acumulavam e aumentavam progressivamente.
Inicialmente o Museu se instalou em espaço alugado na Rua Visconde do Rio Branco. Suas despesas foram subsidiadas pela Faculdade, dispondo de uma verba suficiente para as condições normais, buscando também ajuda e contribuição de voluntários. Com o crescimento das doações, parte do acervo ficou acondicionada na residência particular do Diretor, pela falta de espaço físico. Em 1965 em decorrência do espaço reduzido, o Museu foi transferido para o prédio da Faculdade de Filosofia, economizando assim em despesas de aluguel, e sendo essa uma solução provisória do problema. Neste novo espaço o Museu dispunha de quatro
salas grandes e uma pequena no quarto andar do prédio da Faculdade. A mudança ocorreu no segundo semestre do ano, quando houve a primeira instalação do arquivo, da mapoteca, das coleções dos documentos, jornais, revistas, recortes e fotografias.
Além desses problemas, o Museu também enfrentou dificuldades com pessoal para realizar o trabalho, falta de auxiliares adequados. Todos os trabalhos desde o processamento, exposição e atendimento cabiam ao Diretor do Museu. Mais adiante em 1962, a prefeitura cedeu uma zeladora para auxiliar nas atividades e o funcionamento à comunidade pode ser realizado nos três turnos.
A partir do ano de 1969 o Museu passa a ser subordinado ao Instituto Regional de Documentação (IRDOC), cujo “objetivo destina-se guardar, sistematizar, colocar a serviço da rede e divulgar o acervo bibliográfico, a documentação, os conhecimentos, objetos e experiências realizadas, mantendo, coordenando e superintendendo os seguintes setores: Museu, Biblioteca Central, Encadernação e Almoxarifado e Apostilaria” (FIDENE, 1969-71, p. 82).
Percebe-se a partir dos relatórios que o acervo do Museu foi crescendo consideravelmente com o passar dos anos, no entanto nesses relatórios não se faz referência a organização e políticas adotadas quanto ao arquivo.
Os objetivos do Museu a partir de 1975, segundo o Relatório de Atividades da FIDENE de 1975 são, “atuar como verdadeiro centro cultural regional, através da coleta, análise e conservação, em exposição permanente ou arquivo, de objetos e documentos referentes à História e à Geografia da Região, e através de pesquisas no campo das Ciências Sociais, exposições, debates e encontros”.
O acervo era composto de jornais, publicações, apostilas. As atividades relacionadas ao acervo, estavam voltadas a classificação, controle e arquivamento dos jornais e recortes, catalogação de fotografias e documentos, plantas genealógicas, registro de entrada dos documentos, acondicionamento do acervo
Percebe-se uma grande dificuldade nos relatórios do Museu quanto ao espaço físico para os documentos, permanecendo encaixotado desde 1977 e 1978. Como também as atividades estavam muito voltadas para o atendimento, participação em eventos, doações recebidas e o arquivamento de documentos.
A partir do Relatório anual de atividade FIDENE de 1981, surgem os primeiros registros de organização da documentação interna da FIDENE, sob orientação do professor Mario Osorio Marques. As etapas desse processo inicial foram:
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transferência da documentação não corrente para um local centralizado como arquivo permanente; elaboração e classificação de um código de 8 registros, os 3 primeiros referentes a estrutura organizacional, os 3 demais referentes a função espelhada nos documentos e os 2 últimos a ano de elaboração dos documentos e o arranjo físico dos documentos. Seria esse o primeiro registro de organização técnica do acervo da FIDENE.
No ano de 1986 foram constituídos os Arquivo FIDENE/UNIJUÍ, Sindicalismo, Ijuí, Kaingang, Guarani e Xetá, Cooperativismo.
No ano de 1989 foi definida nova sistemática de arranjo e classificação para os documentos do Arquivo Ijuí, após problemas surgidos na organização.
No ano de 1993 deu-se início aos estudos de uma nova organização sistemática de organização ao Arquivo Institucional, pois a atual não estava dando conta do volume documental produzido na instituição. Cabe destacar que a classificação e o arranjo só ocorriam quando a documentação era enviada/recolhida ao MADP, ou seja, na fase permanente. Para isso no ano de 1994, após diagnóstico realizado por um grupo de profissionais do curso de Arquivologia da UFSM, foi aprovado o projeto Sistema de Arquivos junto à presidência da FIDENE, e deu-se início a uma nova fase de tratamento do acervo documental. A partir deste projeto, foi contratada uma arquivista para iniciar a elaboração do Plano de Classificação do Arquivo FIDENE, substituindo o código de classificação criado por Mario Osorio Marques até então. Toda documentação recolhida ao MADP a partir de 1994, passou a seguir a classificação funcional, havendo um corte na organização física e lógica dos documentos: documentos anteriores a 1994 seguem a classificação número-função-estrutura e a partir de 1994, a classificação funcional.
Nos anos de 2000 e 2001 começam aparecer nos relatórios os primeiros registros de tratamento, classificação e doação relacionado às fitas cassete, no entanto, sobre os procedimentos e políticas de gestão documental não constam informações. Não foram encontrados mais registros nos relatórios até 2014 referente ao processamento do acervo sonoro no MADP.