O guia

Atribuídos os códigos de entidade passou-se a elaboração dos instrumentos de pesquisa. Os instrumentos de pesquisa são produtos do processo de descrição arquivística, e Bellotto (2006) apresenta as formas tradicionais de instrumentos de pesquisa, entre elas o guia, inventário, catálogo e os índices. É valido mencionar que a relação hierárquica da descrição arquivística está ligada diretamente aos tipos de instrumentos a serem desenvolvidos a partir da descrição arquivística. No grupo de instrumentos de pesquisa, o Guia é o instrumento mais abrangente e capaz de atingir um maior público, pois objetiva dar uma visão do conjunto de serviços prestados pela instituição de modo a permitir que documentos preservados possam se tornar visíveis aos usuários. Bellotto (2006, p. 191) entende que o Guia pode ser

um instrumento elaborado para um único fundo e que este difere do Guia do Arquivo, cuja finalidade é diferenciada, o qual traz características gerais dos vários repositórios de documentação.

O Museu vem buscando ao longo da sua trajetória formas e ferramentas de descrição e difusão para os acervos que custodia, instrumentos não arquivísticos em toda a sua essência, porém que de uma forma ou outra, possibilitam acesso e divulgam o seu Patrimônio. Assim, é importante mencionar algumas publicações que demonstram essas iniciativas, tais como: História visual da formação de Ijuí de autoria de Mario Osorio Marques, publicada em 1990. A publicação objetiva a tentativa de narrar em linguagem estritamente fotográfica o período de formação colonial no interior do Rio Grande do Sul através das fotografias preservadas no Museu. Entende-se essa publicação como um catálogo seletivo de parte das coleções e arquivos desse Museu. Outra publicação com caráter descritivo e difusão, porém produto de pesquisa pessoal, Dimensões da cultura fotográfica no Sul do Brasil de Ivo dos Santos Canabarro, publicada em 2011, dimensiona através de duas coleções fotográficas do Museu, Coleção Beck e Jaunsen, os imigrantes que construíram socialmente o espaço de Ijuí, seguindo reflexões sobre a história social da fotografia. Ademais a instituição custodiadora utiliza-se dos índices como instrumentos de busca, “apontando nomes, lugares ou assuntos em ordem alfabética e remetendo o leitor às respectivas notações de localização, os índices podem ser parte complementar de inventários ou catálogos” (BELLOTTO, 2006, p. 214). Estes instrumentos estão disponibilizados de forma local e através do seu site http://www.unijui.edu.br/museu/pesquise-museu-ijui#documentacao.

A partir desses apontamentos, como produto do Mestrado Profissional, definiu-se em elaborar um Guia para os documentos sonoros do Arquivo FIDENE, o inventário para as séries e o catálogo para as unidades documentais como produtos dessa pesquisa.

O Guia (APÊNDICE D) está dividido em elementos pré-textuais (elementos que antecedem o texto com informações e que ajudam na identificação e utilização do trabalho), o corpo do guia é formado pelos elementos textuais (constituem o núcleo do trabalho), e pós-textuais que completam o trabalho, fazendo o seu fechamento.

Os elementos pré-textuais do Guia (APÊNDICE D) são formados pela capa, folha de rosto, ficha técnica/ficha catalográfica e o sumário.

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Os elementos textuais compreendem o núcleo do Guia (APÊNDICE D) e foram estruturados em duas partes, de modo a apresentar no primeiro momento a instituição custodiadora do acervo, que Lopez (200, p. 24), orienta em trazer “os dados gerais sobre a instituição e sobre as condições de consulta”. Segundo a Nobrade (2006) ao descrever a instituição custodiadora do acervo, a instituição arquivística, alguns campos são necessários para que o usuário tenha a visão geral da instituição, tais como: identificação da instituição; áreas de contato físico e eletrônico; área de descrição da história, estrutura administrativa, prédios, acervos documentais, instrumentos de pesquisa, guias e publicações; área de acesso quanto horários de funcionamento; área de serviços de pesquisa e reprodução; área de controle com identificação da instituição, estatuto, nível de detalhe, línguas, fontes e notas de manutenção e área de pontos de acesso para termos chave de busca. Essa parte do Guia (APÊNDICE D) contempla a apresentação, introdução, o Museu Antropológico Diretor Pestana, e o acervo de documentos sonoros do Arquivo FIDENE. Nessa parte do Guia (APÊNDICE D) foi elaborada a introdução, onde é abordada a importância deste instrumento para o Museu e a relevância desse instrumento na preservação do Patrimônio arquivístico de documentos sonoros, escrito pela Direção do Museu. A segunda parte do Guia se preocupa em descrever sumariamente o fundo Arquivo FIDENE de documentos sonoros.

O núcleo do Guia (APÊNDICE D), foi elaborado levando-se em conta uma parcela do universo do acervo, objeto dessa pesquisa o Arquivo FIDENE, fundo documental para o qual foi projetado o arranjo e realizada a descrição desse fundo documental composto de fitas cassete, sendo descrito o fundo de acordo com a Nobrade. Optou-se em digitalizar algumas séries, de acordo com a frequência de uso, o valor intrínseco de informação e por conhecer as atividades da instituição, por meio dos relatórios estatísticos de pesquisa que o Museu realiza mensalmente, quais as séries/subsérie e atividades que os pesquisadores mais buscam. Justifica- se tal medida também pelo fato de que o conjunto documental não será descontextualizado, pois verifica-se a sua integralidade no quadro de arranjo elaborado para este fundo e no guia do fundo. Entende-se que esse processo de intervenção, a digitalização, descrição, difusão e acesso são de extrema relevância para a comunidade de pesquisadores e usuários, e para tal, objetiva-se dar continuidade a esse processo na instituição mesmo após a conclusão da pesquisa.

Por meio da análise da documentação muitos fatos históricos foram identificados, demonstrando que esses documentos possuem valor fundamental para a memória da Instituição, uma vez que estão relacionados à sua criação, autorização e reconhecimento da universidade e cursos, mudanças institucionais e históricas, como vários processos de reorganização institucional. Quanto à administração geral, identificou-se documentos referentes à datas comemorativas que evidenciam a trajetória de crescimento, tais como, solenidades comemorações referentes aos 20 e 25 anos do ensino superior em Ijuí, aulas inaugurais de cursos, posses, 20 e 25 anos do MADP, inaugurações de prédios da Unijuí e do Museu, criação dos primeiros cursos, formatura da última turma da FAFI, formatura da 1ª turma de enfermagem, doações de documentos ao Museu, aprovação da Carta- consulta da Unijuí, 25 anos do Movimento comunitário de base e instruções do assessor do Conselho Federal de Educação quanto ao reconhecimento da Unijuí.

Quanto à extensão identificou-se documentos relacionados à participação em encontros, palestras, simpósios, congressos e cursos, realização de eventos de extensão e de palestras e conferencias, realização de exposições, e mostras, e, realização de encontros, seminários, palestras.

Quanto à Organização e funcionamento identificou-se documentos referentes à comunicação social e relações com a imprensa e processo de regionalização da Unijuí. Quanto à pesquisa foram identificados documentos referentes à realização de pesquisas e coleta de dados e Comemoração dos 15 anos do Curso de Direito.

Quanto à pessoal, foram identificados referentes à participação em eventos, como encontros, palestras, simpósios, congressos e cursos, aperfeiçoamento e desenvolvimento de pessoal. Esse conjunto documental representa uma parcela das atividades desenvolvidas na instituição, e que se referem às atividades-fim e meio, evidenciando as práticas relacionadas à pesquisa, ensino, extensão e administração geral da FIDENE, conforme atribuído em documentos constitutivos legais.

Os elementos pós-textuais do guia, são as referências e a contracapa.

Dessa forma o Guia do Fundo documental Arquivo FIDENE (APÊNDICE D), é considerado relevante, na medida em que subsidia a pesquisa em documentos sonoros, áudios naturalmente propensos a perda de informação. Além de digitalizados hoje esses áudios permitem através dos produtos desse mestrado, a representação da informação por meio do Guia, inventário e do catálogo. O instrumento elaborado com base na NOBRADE tem por objetivo facilitar o acesso e

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o intercâmbio de informações entre instituições, nacional e internacionalmente através do seu link ao site do Museu e plataforma de descrição, difusão e acesso utilizada, o ICA-AtoM, responsável por possibilitar esse diálogo além das paredes institucionais.

Assim após o arranjo da documentação, a descrição torna-se necessária com forma de possibilitar o acesso e a compressão da totalidade do acervo.

Assim conforme os elementos da NOBRADE, primeiramente foi realizada a descrição da entidade custodiadora (nível 0) e na sequência, a descrição do fundo (nível 1), descrevendo os pontos essências conforme estabelece a Norma, preconizando a descrição multinível.

A descrição do Fundo Arquivo FIDENE foi realizada em ordem cronológica, adotando-se a NOBRADE, utilizando os seguintes elementos:

O Guia, no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p.102), é um instrumento de pesquisa “que oferece informações gerais sobre os fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos”, permite uma visão panorâmica do acervo, com informações sobre o histórico, a natureza, a estrutura, o período e a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo.