A Estrutura Orgânica do “RuralNet”.

No planeamento da sua estrutura organizacional, o RuralNet utilizou como modelo de referência o VSM “Viable System Model” de Sttafford Beer.

De acordo com a visão da organização, o RuralNet deverá possuir dois tipos diferenciados de competências específicas, sendo estas: o know-how necessário ao planeamento, desenvolvimento e exploração do seu sistema de informação e as competências comerciais, necessárias à execução do conjunto dos processos de negócio.

Deste modo, a estrutura orgânica do RuralNet, à luz das recomendações do VSM, deverá possuir dois sistemas operacionais “Nível 1”, sendo estes, respectivamente o Sistema Tecnológico “Sistema 1.1” e o Sistema Comercial “Sistema 1.2”.

Para além dos sistema de carácter operacional “Sistemas 1”, o RuralNet vai englobar, ainda, os seguintes subsistemas:

• Sistema 2 “Coordenação”. Este sistema pretende garantir a coerência

funcional dos diversos processos internos e responsabiliza-se pela disponibilização de informação, necessária à gestão da organização.

• Sistema 3 e 3* “Controlo”. O sistema de controlo pretende garantir e

controlar as actividades de âmbito financeiro do sistema comercial, nomeadamente no que se refere aos pagamentos e recebimentos. Esta actividade vai ser desenvolvida, com base num package integrado na facturação, conta corrente clientes, conta corrente fornecedores e gestão de stocks. O sistema de controlo poderá, ainda, accionar o sistema de verificação para apurar eventuais desvios, ao nível da actividade comercial.

• Sistema 4 “Inteligência”. Este sistema vai ter a seu cargo a

responsabilidade da planificação das diversas acções de carácter comercial, nomeadamente no que se relaciona com as actividades de marketing.

• Sistema 5 “Políticas”. Este sistema deverá equacionar e definir o conjunto de políticas e demais acções de âmbito estratégico, que deverão conduzir à concretização dos objectivos da organização. Uma vez apresentados, de forma sumária, os diversos sistemas que compõem a estrutura orgânica do RuralNet, conforme figura 4.4, interessa, agora, analisar, de forma mais aprofundada, cada um deles.

• Sistema 1. O RuralNet engloba dois sistemas operacionais com

competências diferenciadas, responsáveis pelo desenvolvimento de um conjunto de processos que permitem caracterizar as actividades, básicas e subsidiárias, implícitas na actividade comercial da organização. O RuralNet pretende desenvolver a sua actividade comercial, no âmbito do comércio electrónico identificando-se, desde logo, a necessidade de se desenvolverem competências, de índole comercial e tecnológica, capazes de assegurar a concretização dos objectivos e da viabilidade do negócio. Cada um dos Sistemas 1 terá, a seu cargo a responsabilidade da implementação de uma série de processos básicos, relacionados com os domínios tecnológicos e comerciais.

Figura 4.4 – Estrutura Organizacional do RuralNet.

• Sistema 1.1. “Sistema Tecnológico”. O sistema tecnológico do

RuralNet identifica-se com o IST da organização. Este sistema garante o desenvolvimento e a manutenção de um Site comercial, que simula o tradicional ponto de venda de uma organização comercial. 5 Política 4 Inteligência 3 Controlo _{Coordenação}2 1.1 Sistema Tecnológico 1.2 Sistema Comercial Processos Tecnológicos: Desenvolvimento Manutenção Processos Comerciais: Aprovisionamento Vendas Expedição Pós-Venda Verificação 3*

Ambiente

Para além destas responsabilidades, o sistema tecnológico deve, ainda, garantir a existência de um conjunto de produtos e serviços de carácter tecnológico, nomeadamente, a implementação de um servidor de E-mail de apoio ao negócio, bem como, o aumento das ferramentas indispensáveis ao desenvolvimento dos diversos processos da organização, tais como:

− Aplicação de gestão de stocks de produtos;

− Aplicação de apoio à gestão de vendas;

− Aplicação de apoio à gestão de clientes;

− Aplicação de apoio à gestão de embalagens.

• Sistemas 1.2. “Comercial”. O sistema comercial do RuralNet, tal como o anterior, deverá contribuir, de forma decisiva, para o sucesso da organização. Este sistema possuiu uma identidade própria e tem a seu cargo a responsabilidade de zelar pela implementação de todos os processos de índole comercial. O conjunto das actividades básicas do sistema comercial é composto por uma série de processos, que caracterizam o relacionamento da actividade da organização com o seu meio envolvente, ou seja, com os consumidores, produtores e parceiros de distribuição. Os processos básicos do sistema comercial da RuralNet podem catalogar-se da seguinte maneira:

- Aprovisionamento. Este processo tem por objectivo garantir o nível

necessário e suficiente de stocks de produtos que permitam fazer face ás vendas. Para além das responsabilidades específicas do sistema, estes tipos de processos envolvem, ainda, a participação dos produtores, que deverão garantir sobretudo os prazos negociados para efeitos de reaprovisionamento.

- Vendas. As vendas são efectuadas pelos clientes, por intermédio

do Site comercial. Assim sendo, o Site RuralNet e o servidor de e- mail irão servir de interface às relações que se vão estabelecer entre os clientes e a organização.

- Distribuição. A distribuição assume-se como um dos aspectos

mais críticos do negócio. A distribuição pressupõe uma série de dispendiosos recursos, que o RuralNet não tem possibilidade de garantir, nomeadamente, viaturas, instalações e pessoas. O processo de distribuição é fundamental para a imagem global da organização devendo-se, deste modo, garantir o cumprimento dos prazos e a qualidade da recepção das embalagens. Estes dois pressupostos levam a que o RuralNet opte por fazer Outsourcing do serviço de distribuição, escolhendo, para o efeito, um parceiro com nome no mercado e que garanta os prazos e a qualidade do serviço. No entanto, o RuralNet irá assumir a responsabilidade do processo de embalagem dos produtos, ficando, apenas, o serviço de entrega à mercê do parceiro da distribuição.

- Pós-venda: O serviço pós-venda, no caso do RuralNet, caracteriza-

se, fundamentalmente, pela prestação de informação

suplementar, de acordo com as necessidades do cliente. A informação pode relacionar-se com as especificidades do produto ou, então, com as especificidades do serviço. Este serviço vai disponibilizar-se ao nível do Site comercial, sendo este o local privilegiado para o inter-relacionamento do cliente com a empresa.

• Sistema 2 “Coordenação”: O subsistema de coordenação é o principal

garante da integração e inter-relacionamento entre os diversos subsistemas de um sistema autónomo viável. A grande preocupação deste sistema, no âmbito da realidade do RuralNet, é garantir a coerência funcional dos dois sistemas de nível 1 (tecnológico e comercial), quer entre eles, quer ao nível do seu relacionamento com os restantes sistemas 3, 3*, 4 e 5. Assegurar a coerência do Site comercial, e dos restantes serviços de carácter tecnológico, com as necessidades e pretensões da função comercial, bem como, garantir o desenvolvimento integrado dos dois subsistemas de nível 1, face às especificações técnicas do planeamento e aos objectivos e políticas da organização, são as principais atribuições do sistema de coordenação.

A coordenação é a principal responsável pela concretização dos objectivos e das políticas de negócio, de acordo com as especificações estratégicas da organização.

O sistema de coordenação RuralNet vai estar a cargo do coordenador do projecto, que será o responsável pela realização das funções inerentes à gestão diária da organização.

• Sistema 3 e 3’ “Controle e Regulação”. O sistema 3 e 3’ vão descrever-se

de forma conjunta, uma vez que possuem objectivos muito próximos. Nestes sistemas vão posicionar-se os mecanismos de regulação que permitiram aferir o desempenho dos diversos processos de negócio, bem como, o conjunto das normas que deverão aplicar-se face a comportamentos de desvio. É no âmbito das atribuições funcionais do sistema de controlo que se vão posicionar os serviços de contabilidade e gestão financeira do RuralNet, contando, para o efeito, com os préstimos de um técnico especializado em Contabilidade e Administração. Para um desempenho eficiente das suas atribuições funcionais, o sistema de controlo do RuralNet vai, ainda, contar com a colaboração de outro subsistema, denominado Sistema 3* ou “Verificação”. Este sistema pretende detectar eventuais desvios de comportamento, especialmente de carácter financeiro, que eventualmente estejam a passar despercebidos ao sistema de coordenação. A verificação vai fazer uso de auditorias internas e externas, que serão levadas a cabo esporadicamente e que permitirão aferir, de uma forma mais concreta, o desempenho dos sistemas operacionais, facilitando-se, assim, a detecção de eventuais desvios, face ao planeado.

• Sistema 4 “Inteligência”. O sistema 4, ou seja, a inteligência da organização vai desenvolver-se em dois instantes distintos:

- Inicialmente, este sistema deverá assumir a responsabilidade de interpretar e traduzir os resultados da missão em medidas, acções e planos concretos, que serão disponibilizados aos restantes subsistemas da organização, tendo em vista o desenvolvimento coerente e integrado da mesma, ou seja, a obtenção da sua viabilidade.

- Posteriormente, e com o decorrer do período de vida útil da organização, o Sistema 4 vai analisar os resultados obtidos na actividade de exploração e propor, se necessário, reformulações ao nível dos objectivos, políticas e processos de negócio.

No contexto do Sistema 4 interessa, ainda, referir a presença de uma variável que se denomina ambiente. A inteligência é o sistema organizacional responsável, por lidar com a complexidade e com as alterações que se venham a verificar, ao nível do meio ambiente. O exercício de confrontação dos resultados obtidos, face aos esperados nunca deverão ignorar esta variável, garantindo-se, deste modo, a adaptabilidade do sistema ao seu meio ambiente. O planeamento de curto, médio e longo prazo vão constituir o centro das atenções da inteligência do RuralNet. A actividade do Sistema 4 do RuralNet vai ser assegurada por uma equipa multidisciplinar, constituída pelo coordenador, pelo responsável pela área financeira, pelo responsável pela área tecnológica e, ainda, pelo responsável pela área comercial. Esta actividade desenvolver-se-á com base em reuniões periódicas.

• Sistema 5 “Política”. Tal como o Sistema 4, também o Sistema 5 se vai desenvolver com base em dois instantes distintos:

- O início da concepção da organização coincide com a definição da

visão da organização. A visão da organização deverá possuir um elevado grau de solidez, pelo que se deverão tomar as precauções necessárias, a este nível, por forma a evitar constantes reformulações da mesma. Se isto é verdade para a visão, o mesmo já não se poderá dizer relativamente aos seus produtos, exceptuando-se, parcialmente, o modelo de negócio que, no fundo, não é mais do que a interpretação funcional da mesma. Os objectivos, os factores críticos de sucesso e as políticas são produtos de visão, que estão sujeitos a eventuais correcções, de acordo com a evolução natural da actividade da organização.

- A partir do momento em que a organização entra em fase de

exploração os resultados obtidos, ao longo da actividade, e as evoluções que se vierem a verificar ao nível do ambiente, deverão motivar exercícios regulares de validação dos objectivos e das políticas da organização.

A definição das políticas do RuralNet, uma vez que este é um projecto promovido por uma associação constituída por diversos órgãos, vai estar a

cargo da presidência da referida associação, a qual deverá contar com a colaboração do coordenador do projecto.

Para finalizar a apresentação detalhada da estrutura organizacional do RuralNet resta, tão somente, referir que o carácter temporal, mais ou menos constante, da actividade do sistema 5, pode ser quebrado, face a situações que o justifiquem. Na eventualidade de ocorrerem determinadas situações completamente imprevisíveis e que ponham em risco o normal desempenho da organização, o RuralNet, tal como outro sistema viável, possuirá um mecanismo que permite identificar as principais situações de risco e regular o comportamento da organização, face a essas mesmas situações de excepção.

No caso do RuralNet, deverão fazer parte do sistema de alerta “Algedónico”, situações como:

- Volume de vendas superiores às capacidades do RuralNet;

- Rupturas de stocks de produtos;

- Rupturas de stocks de produtos subsidiários ao processo

comercial, nomeadamente, embalagens;

- Ausência do serviço de distribuição;

- Anomalias de funcionamento ao nível do Site;

- Anomalias de funcionamento ao nível do servidor de e-mail;

- Faltas do pessoal.

Uma vez terminada a apresentação da estrutura orgânica do RuralNet, o trabalho prossegue com o desenho dos processos de negócio.