A Exploração da Informação.

Associada à actividade de exploração da informação há uma série de produtos, ou subsistemas tecnológicos, para os quais ainda não existe uma taxonomia perfeitamente definida.

Vários autores consideram que todos as aplicações de IT “Information Technology” nos negócios são aplicações MIS “Management Information Systems”, e que todos os outros tipos de sistemas, como por exemplo os DSS “Decision Support Systems” e os EIS “Executive Information Systems”, representam sub-grupos de MIS.

Outros autores falam em CBIS “Computer Based Information Systems” como categoria geral que inclui todos os produtos ou subsistemas tecnológicos [Magalhães 1993].

Os sistemas de informação organizacionais são, neste contexto, entendidos, de forma genérica, como aplicações IST “Information Systems Technology”. O conceito de IST define-se como o conjunto de factores sociais,

dados e procedimentos organizacionais, que utilizam tecnologias de informação no seu planeamento, desenvolvimento e exploração.

O objecto central do conceito IST é a informação que deverá estar na base do conhecimento organizacional, especialmente aquela que é gerada ao nível da vertente IS “Processos” e automatizada no âmbito das componentes IT “Tecnologias de Informação”.

O conceito de IST enquadra-se num modelo de sistemas de informação organizacionais, baseado em cinco componentes:

•Hardware “equipamento informático e de comunicações”;

•Software “aplicações informáticas”;

•Dados “arquitectura da informação”;

•Processos;

•Recursos humanos.

A noção de IST reclama uma maior integração e sistematização dos aspectos estratégicos, administrativos, tecnológicos e operacionais da organização, por forma a potenciar o desenvolvimento, a utilização e a gestão da informação como um todo, no sentido da obtenção de valor acrescentado e vantagens competitivas para a organização.

Deste modo, o domínio de intervenção dos sistemas de informação, anteriormente muito focalizado nas actividades de desenvolvimento tecnológico, passa agora a ter maiores preocupações com informação e com a forma como esta poderá contribuir para o sucesso da organização.

A obtenção da informação resulta, em primeira instância, da actividade de exploração, desenvolvida ao nível da vertente IST do sistema organizacional.

A actividade de exploração da informação tem por objectivo proceder ao tratamento “processamento” da informação gerada e consumida ao nível dos diversos processos da organização.

Esta actividade resulta da utilização dos diversos produtos tecnológicos que integram o IST “Information System Technology” organizacional.

Para melhor se compreender o âmbito da actividade de exploração da informação, propõe-se uma arquitectura IST, vocacionada para a actividade de comércio electrónico. A arquitectura IST resulta da fusão do sub-sistema de informação (IS) como sub-sistema tecnológico da organização (IT).

O IS “Information System” enfatiza a noção de processo enquanto que o IT “Information Technology” refere a vertente tecnológica.

Assim sendo, o subsistema de informação (IS) vai focar, no âmbito do comércio electrónico, a existência de três grupos básicos de processos (processos físicos, processos gestão, processos virtuais). O subsistema tecnológico (IT), por sua vez, vai englobar três níveis tecnológicos complementares: a rede de comunicações, os equipamentos servidores de aplicações e as aplicações informáticas.

Figura 3.16 - Arquitectura IST para o Comércio Electrónico

Por processos físicos deve entender-se o conjunto das tarefas organizacionais, realizadas em prol da concretização das actividades físicas do sistema de comércio electrónico, tais como: a produção, o aprovisionamento e a distribuição.

Os processos de gestão são constituídos, fundamentalmente, por tarefas que têm por objectivo apoiar a acção reguladora e coordenadora do sistema. Estas tarefas são as principais responsáveis pela geração de informação de apoio à tomada de decisão. Ao nível dos processos de gestão, assume particular relevo a problemática da gestão de informação.

A gestão da informação detém um duplo papel nas organizações modernas.

O papel substantivo de reduzir a incerteza e apoiar a decisão, e o papel complementar de criar representações da realidade que auxiliem a empresa a atingir os seus objectivos [Varejão 1998].

O papel substantivo da informação é interpretado, no seio da arquitectura proposta, pelo conjunto de aplicações de apoio à gestão, enquanto que a função complementar fica a cargo das diversas aplicações de apoio às actividades físicas e virtuais do sistema.

A vertente IT, por sua vez, assume a função de automatização dos diversos processos afectos ao subsistema de informação. A automatização dos referidos processos ocorre em três níveis distintos, no âmbito de uma plataforma, que se pretende distribuída.

O primeiro nível de automatização refere a necessidade de uma infra- estrutura de comunicações, que possibilite a circulação da informação, no seio do sistema.

A camada intermédia do IST engloba o conjunto de equipamentos servidores “Hardware”, a partir dos quais se disponibilizam uma série de serviços de aplicação. Is - Information System IT - In fo rm at io n Te ch no lo gy IST Information Systems

Technology ProcessosFísicos Processosde Gestão ProcessosVirtuais

Client/

Server ServerClient/ ServerClient/

Servidores de Aplicações de Suporte Servidores de Base de Dados Servidores de Intranet Escrtitório Electrónico; Trabalho Colaborativo TPS; MIS; DSS EIS Navegadores Web; Leitores de Mail; A pl ic aç õe s In fo rm át ic as S er vi do re s de A pl ic aç õe s R ed e de C om un ic aç õe s

Os serviços de aplicação variam de acordo com o tipo de necessidades que pretendem satisfazer. Deste modo, a configuração dos referidos serviços é ditada, em primeira instância, pela especificidade dos processos que os mesmos pretendem automatizar.

De acordo com a arquitectura proposta, os servidores de aplicação, subdividem-se em: servidores de aplicações de suporte; servidores de bases de dados e servidores de Intranet.

A terceira camada IST representa o interface deste subsistema com os seus utilizadores.

A interacção dos utilizadores com o IST da organização desenvolve-se com base num conjunto de aplicações informáticas, cada uma delas vocacionada para determinadas funções específicas.

A nomenclatura das aplicações IST para o comércio electrónico refere a existência de três grupos distintos de aplicações, a partir das quais se desenvolvem os papéis da gestão de informação.

O papel substantivo realça, fundamentalmente, a informação de apoio à tomada de decisão e é garantido por um grupo de aplicações, cujo objectivo é proceder ao tratamento da informação, de acordo com as necessidades dos diversos níveis de gestão da organização.

Para fazer face à informação de índole estratégica, táctica e operacional, Patrick Mckeown e Robert Leitch, na sua obra Management Information Systems [Mckeown e Leitch 1993], referem a existência de quatro grandes grupos de aplicações informáticas, relacionados com os diversos níveis de gestão das organizações.

Figura 3.17 - Aplicações de Apoio ao Processo de Gestão da Informação.

O termo EIS “Executive Information System” apareceu, pela primeira vez, nos últimos anos da década de setenta e, embora utilizado com regularidade na literatura, não parece existir uma definição vulgarmente aceite para este tipo de aplicação IS.

Tipos de Decisão N ív ei s de G es tã o

Não Estruturadas Semi-Estruturadas Estruturadas

O pe ra ci on al Tá ct ic o E st ra té gi co Aplicações Informáticas de Apoio à Gestão EIS DSS MIS TPS

De acordo com uma das primeiras descrições do conceito EIS, estes tipos de sistemas integram as seguintes características [Turbon e Schaeffer 1987]:

• Devem ser sistematicamente utilizados por executivos;

• Devem conter uma base de dados personalizada, com dados sobre a

situação passada, presente e futura, classificados por centros de lucro;

• Devem facilitar a consulta sobre a situação actual, bem como, sobre

as previsões de tendência do negócio;

• Devem ser desenvolvidas à medida do estilo de gestão dos executivos

de topo;

• Devem possuir uma grande capacidade gráfica.

Os EIS, na essência, podem considerar-se sistemas que proporcionam acesso intuitivo a informações críticas sobre o negócio, a utilizadores finais sem grandes conhecimentos técnicos [Fontaínhas 1995].

Os EIS servem para apoiar a tomada de decisões de âmbito estratégico. Estas decisões caracterizam-se por um fraco nível de estruturação e apoiam- se em informações residentes, sobretudo, em bases de dados externas. A informação, processada no âmbito de um EIS, é apresentada, por norma, sob a forma de relatórios acerca de situações pontuais, relatórios de excepção e noticias.

Tal como os EIS, também os DSS remontam à década de setenta, e apresentam-se como aplicações “ferramentas” de apoio à tomada de decisões, sobretudo, as que ocorrem no nível táctico.

As aplicações do tipo DSS englobam três tipos de elementos [Cooke e Slack, 1984].

• Uma base de dados que armazene os dados relevantes para o tipo de

decisão a tomar. Os dados em questão podem ser gerados internamente ou provir de bases de dados externas;

• Um mecanismo que permita analisar ou reorganizar os dados;

• Um modelo, ou conjunto de modelos, que descreva a estrutura da

decisão.

No que se refere à produção de resultados, os aplicativos do tipo DSS poderão fazer uso de instrumentos relativamente simples, vocacionados para produção de relatórios de custos detalhados ou relatórios de análise de variações orçamentais, até às mais sofisticados ferramentas de modelização, com capacidade para optimizar uma escala de produção ou proceder à recomendação de decisões especificas, com base em modelos matemáticos.

Um outro conjunto de aplicações vocacionadas para o apoio às decisões de nível táctico, são os MIS “Management Information Systems”.

Os MIS podem definir-se como um sistema integrado de pessoas e equipamentos, que providencia informação de suporte à gestão táctica/operacional da organização [Gordon e Olson 1985].

Os objectivos dos sistemas de informação de gestão são proporcionar informação de âmbito genérico, a um grupo de utilizadores heterogéneos, que a exploram de acordo com as suas necessidades.

A informação gerada no âmbito dos MIS, por norma, provém de bases de dados internas e pretende apoiar a tomada de decisões rotineiras e estruturadas. Os resultados são apresentados sob a forma de relatórios programados e pontuais.

Para finalizar a apresentação sumária que se tem vindo a efectuar, relativamente às diversas aplicações IST, direccionados para a automatização dos processos de gestão, falta, ainda, referir os sistemas de processamento de transacções “TPS - Transaction Processing System”, também conhecidas por DP “Data Processing”.

Os sistemas de processamento de dados são um instrumento fundamental de gestão e visam, sobretudo, apoiar as decisões relacionadas com o controlo e a regulação do desempenho das actividades de âmbito operacional. O conjunto de dados, resultantes da exploração operacional do sistema, são armazenados numa base de dados, a partir da qual se procede ao seu tratamento. Os algoritmos que estão na base dos processamentos efectuados nos sistemas do tipo TPS são, normalmente, estruturados de acordo com a finalidade da informação que disponibilizam.

Os TPS “Transaction Processing Systems” envolvem, basicamente, quatro tipos de operações:

• Recolha de dados;

• Tratamento de dados;

• Armazenamento dos dados e resultados;

• Produção de relatórios.

Os resultados da acção dos sistemas TPS são apresentados sob a forma de relatórios vocacionados para a área económico-financeira da organização. No que diz respeito ao conjunto de aplicações direccionadas para as actividades operacionais do sistema, estas podem classificar-se de acordo com a natureza dos processos que pretendem automatizar. Assim sendo, devem referir-se as aplicações de escritório electrónico e as aplicações de trabalho colaborativo, no que diz respeito ao apoio às actividades físicas, e, ainda, as aplicações de interface com a Intranet da organização, no que diz respeito às actividades virtuais do sistema.

Uma vez finalizada a descrição da arquitectura IST proposta, tendo em vista as especificidades do comércio electrónico, procede-se, de seguida, à apresentação sumária das principais tarefas relacionadas com a exploração da mesma.

A actividade da exploração, analisada na perspectiva da componente IST da organização, define-se como Exploração da Informação e engloba quatro tipos de processos básicos: operação; administração das tecnologias; projectos especiais e administração dos recursos humanos afectos à componente tecnológica da organização.

Figura 3.18 - As Actividades de Exploração do IST organizacional.

A exploração da informação resulta, em primeira instância, da operação das diversas aplicações que integram o IST da organização. A operação dos diversos produtos IST engloba um diversificado leque de tarefas, das quais se podem destacar:

• A administração dos dados que compõem a base de dados da

organização, no sentido de garantir a consistência e integridade dos mesmos;

• A interacção Homem-Máquina, desencadeada pelo conjunto de

utilizadores, que usam aplicações informáticas nos suas tarefas diárias;

• A supervisão do sistema que refere processos de segurança, tais como: atribuição de passwords aos utilizadores, realização de cópias de segurança “Backup’s” dos dados e aplicações, bem como, todos os outros processos relacionados com a gestão operacional do sistema;

• O acompanhamento prestado aos utilizadores, nomeadamente, na

fase pós-formação.

Uma outra tarefa da actividade de exploração da informação é a administração dos equipamentos e demais tecnologias associadas ao IST da organização. A este nível, a finalidade é, sobretudo, assegurar a funcionalidade do equipamento, com realce para a infra-estrutura da rede de comunicações e para as máquinas servidoras de aplicações, uma vez que delas depende o desempenho global do IST.

As tarefas relacionadas com a execução de projectos especiais identificam-se, fundamentalmente, com a adaptação do IST em termos tecnológicos, ou, ainda, em termos funcionais.

Relativamente à administração de recursos humanos, interessa referir que o IST é um sistema que integra pessoas e, como tal, deverá estar sujeito aos mais diversos aspectos de ordem social. Gerir as competências, motivações e ambições do pessoal afecto ao IST é um

Operação Administração das Tecnologias Administração dos Recursos Humanos Exploração da Informação Projectos Especiais

aspecto crítico e de grande importância, no seio das organizações. Por este motivo, os responsáveis pela gestão dos recursos humanos da organização que lidam, no seu dia-a-dia, com tecnologias de informação, devem apostar na formação continua dos seus quadros, por forma a melhorarem as competências e qualificações profissionais dos mesmos.