A FASE EXPLORATÓRIA

A fim de facilitar a compreensão do problema da pesquisa e a formulação da hipótese trabalhada na tese, optamos por discutir, inicialmente, o contexto prévio do objeto de estudo, basicamente através de evidências colhidas antecipadamente em uma fase exploratória, densa e rica de elementos atinentes ao desenvolvimento e à aplicação da metodologia de estudo de caso. Com efeito, explicitar analiticamente a fase exploratória do estudo de caso objetiva oferecer uma visão sistemática do processo de montagem do objeto da pesquisa, sua delimitação e descrição, fundamentalmente qualitativa, do seu contexto imediato, contemporâneo.

A fase exploratória também ofereceu balizadores indispensáveis à justificação da abordagem teórica adotada, bem como dos instrumentos de coleta e análise de dados que foram aplicados. De acordo com Lüdke e André (1986, p. 21) a fase exploratória consiste do

[...] exame da literatura pertinente, pode ser fruto de observações e depoimentos feitos por especialista sobre o problema, pode surgir de um contato inicial com a documentação existente e com as pessoas ligadas ao fenômeno estudado ou pode ser derivados de especulações baseadas na experiência pessoal do pesquisador.

De fato, o primeiro momento da aplicação da estratégia metodológica consistiu da execução e do desenvolvimento da fase exploratória, concentrada em duas vertentes distintas. Cabe considerar que a fase exploratória, no presente contexto, gerou os insumos indispensáveis à formulação do problema e da hipótese de forma pertinente e coerente com a realidade imediata do objeto de pesquisa demarcado.

A primeira etapa da fase exploratória promoveu uma ampla análise horizontal dos dispositivos institucionais de gestão da informação de natureza arquivística nas universidades federais brasileiras, obtendo um contexto panorâmico do universo das universidades federais. A segunda etapa da fase exploratória realizou uma investigação de caráter vertical, circunscrita à UFBA, formalizando uma descrição do contexto imediato do nosso objeto de estudo.

6.2.1 A informação arquivística e a memória institucional nas universidades

federais brasileiras

A sondagem inicial foi realizada em um grupo de quarenta e três (43) universidades federais relacionadas e disponíveis no site da Secretaria de Educação Superior (SESU) do MEC do governo federal (BRASIL. Ministério da Educação. Secretaria de Educação Superior, 2003). A finalidade aqui foi identificar quais as universidades que informavam, nas suas páginas oficiais, a existência de sistema estruturado, consagrado à gestão da memória institucional e da memória organizacional.

Assim, registramos que em três (3) universidades federais havia, efetivamente, um sistema de arquivo com o objetivo de promover a gestão de seus documentos: a Universidade Federal Fluminense (UFF) (UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE, 2003), a Universidade do Rio de Janeiro (UNIRIO) (UNVERSIDADE DO RIO DE JANEIRO, 2002) e a Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) (UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA, 2003). Em cinco (5) das universidades analisadas foi possível identificar a existência de um “arquivo central”38 ou “arquivo geral”39 compondo a estrutura dos organogramas das Pró- Reitorias de Administração e Planejamento, como é o caso da Universidade Federal do Amapá (UNIFAP) (UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ, 2003), da Universidade Federal do Pará (UFPA) (UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARÁ,2003), da Fundação Universidade Federal de Sergipe (UFS) (FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE SERGIPE, 2003), da Universidade Federal de Campina Grande (UFCG) (UNIVERSIDADE FEDERAL DE CAMPINA GRANDE, 2003) e da Fundação Universidade Federal de São Carlos (UFSCar) (FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO CARLOS, 2003).

Devemos lembrar que a análise em questão refere-se, apenas, ao disposto formalmente na estrutura organizacional da instituição universitária, enunciado no organograma apresentado na Internet. Ou seja, considerando as

38 _{Compartilhamos do entendimento de Bellotto e Camargo, que afirmam ser “arquito central” a “unidade”}

responsável pelo controle de documentos acumulados pelos diversos setores e serviços de uma administração e pelos procedimentos técnicos que devem ser submetidos, independentemente da centralização do

armazenamento” (BELLOTO; CAMARGO, 1996, p.5).

39 _{Empregamos aqui o conceito apresentado por Alves et al. (1993) “arquivo geral” também pode ser}

referências analisadas constatamos, apenas, que as instituições assinaladas concebem como relevante e, mesmo, indispensável, a institucionalização de arquivos “centrais” ou “gerais”. Observamos, contudo, que a existência física ou indicação formal (nos organogramas avaliados) da existência de arquivos “centrais” ou “gerais” não significa que há espaço para o desenvolvimento de uma política de informação arquivística, particularmente vinculada ao aperfeiçoamento da dinâmica da memória institucional e do seu conteúdo estratégico.

Ainda no mesmo universo de análise, três (3) outras universidades sinalizam em suas bibliotecas centrais seções de coleções especiais, responsáveis por reunir, organizar, disseminar e preservar a memória documental das respectivas instituições, como a Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) (UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE, 2004), a Universidade Federal de Minas Gerais40 _{(UFMG) (UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS}

GERAIS, 2003) e a Universidade Federal do Amazonas (UFAM) (UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAZONAS, 2004).

Paralelamente, as universidades federais possuem uma infra-estrutura básica fortemente associada ao processamento digital da massa de dados produzida e acumulada em suas atividades operacionais. A propósito, parte significativa dos avanços organizacionais das universidades federais no quesito processamento digital decorre diretamente do processo de modernização da administração pública federal no Brasil e não de uma demanda fundada em necessidades de planejamento e gestão de caráter estratégico, vislumbrada, particularmente, pelas instituições universitárias.

Aos casos descritos acima, soma-se, ainda, a especificidade de algumas universidades federais, que conceberam espaços de informação independentes para dar apoio ao processo decisório, como é o exemplo da Assessoria de Apoio à

40 _{Vale destacar que a Resolução nº 01/86, de 28 de fevereiro, da Coordenação de Ensino e}

Pesquisa da UFMG, instituiu no seu Art. 1º “o projeto MEMÓRIA INTELECTUAL DA UFMG, com a finalidade de coletar, armazenar, preservar e divulgar a produção intelectual da comunidade universitária da UFMG”. Entre as considerações apresentadas para justificar o referido projeto,diz-se que: “a preservação do registro das atividades, dos problemas vividos e das soluções encontradas por uma instituição é essencial para a própria sobrevivência dessa instituição; a universidade é a instituição encarregada de transmitir a novas gerações o conhecimento acumulado [...]” (UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS GERAIS, 2004b). Além do projeto MEMÓRIA DE EXTENSÃO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS GERAIS, desenvolvido em parceria pela Pró- Reitoria de Extensão da UFMG, a Escola de Ciência da Informação da UFMG e a Biblioteca Universitária que tem como produto final uma base de dados referencial específica (UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS GERAIS, 2004a).

Informação Institucional da UFMG (UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS GERAIS, 2003), do Departamento de Informações e Pesquisas Institucionais da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS) (UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL, 2003) e do Centro de Avaliação e Integração de Dados Institucionais da Universidade Federal de São Paulo (UNIFESP) (UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO PAULO, 2003). Considerando, portanto, a configuração do cenário nacional apresentado, faz-se necessário compreender a situação específica da UFBA.

6.2.2 A descrição estrutural e funcional dos “lugares de memória” da UFBA

A partir do procedimento de consulta dos sites oficiais e da categoria de análise aplicada41 ao conjunto das universidades federais apresentadas no item anterior, identificamos que a Reitoria da UFBA, órgão executivo da Administração Superior da Universidade, tendo entre suas funções o planejamento e a administração da instituição, entende, que, cabe à Pró-Reitoria de Planejamento e Administração (PROPLAD) (UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA. Pró-Reitoria de Planejamento e Administração, 2004a), manter em sua estrutura, através de vinculação direta, o Setor de Informação e Documentação, como indica o organograma abaixo:

Figura 4 – Organograma da Pró-Reitoria de Planejamento e Administração

Fonte: Adaptado de UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA. Pró-Reitoria de Planejamento e Administração.

Superintendência Administrativa, 2004a.

41 _{A saber, a existência ou não de um sistema estruturado destinado à gestão da memória}

institucional e/ou da memória organizacional.

REITOR