MEMÓRIA INSTITUCIONAL E INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA

A memória institucional pode ser descrita e compreendida para efeito da presente tese como um conteúdo de dupla face: constitui-se como informação arquivística e, ao mesmo tempo, detêm as propriedades de informação estratégica. Ou seja, do ponto de vista arquivístico, a memória institucional é percebida como conteúdo passível de ser organizado segundo os seus princípios, o que caracteriza os documentos associados à memória institucional como fonte de informação de natureza arquivística.

Por outro lado, além de encontrar uma forma estruturada e articulada através dos princípios arquivísticos, a memória institucional possui um valor intrínseco, de caráter estratégico, para o planejamento e a gestão das instituições universitárias, o que pode ser verificado avaliando alto valor histórico da memória institucional. E o valor histórico da memória institucional indica a pertinência de tomá-la por informação estratégica, dada a sua permanência como informação significativa, uma vez que preserva, em longo prazo, a série decisória indispensável à manutenção da coerência e do compromisso institucional da universidade com a sua missão, comunidade, região e sociedade.

Contudo, observamos que a noção de informação arquivística, além de se consolidar, como conceito, apenas recentemente (CARVALHO, 2001), vem promovendo uma inovação no modo de perceber a relação entre o documento arquivístico e o seu conteúdo informativo. Vale destacar que:

[...] o objeto da Arquivística tem se deslocado da categoria arquivos para outras, como documentos arquivísticos, e, mais recentemente,

informação arquivística. A ampliação do domínio de estudos dessa área

vem apresentando novos desafios teóricos-metodológicos e a aproximação com outras áreas, particularmente com as tecnologias da informação. Como tal a Arquivística vem buscando assegurar sua autonomia como área de conhecimento [...] (FONSECA; JARDIN, 1995, p.45).

Além do que “[...] a noção de informação arquivística é recente na literatura da área e ainda carece de verticalização teórica [...]” (JARDIM, 1999, p.29).

Considerando-se os recentes avanços das tecnologias digitais da informação e comunicação, a informação de natureza arquivística (ou seja, a informação estruturada segundo os princípios arquivísticos descolada de seu suporte físico) pode migrar de suporte e de plano de expressão, sendo “purificada” de sua consistência e realidade física. A informação de natureza arquivística implica em novos desafios teóricos e metodológicos sim, uma vez que, qualificada digitalmente, a informação arquivística incorpora as propriedades e os atributos dos sistemas digitais que lhe conferem suporte e a possibilidade de fluxos em rede. A informação de natureza arquivística, portanto, é favorecida com a assimilação de novas propriedades e atributos para a sua disseminação e acesso. Com efeito, como adverte Silva (2002):

[...] não é, portanto, irrelevante o ‘salto’ semântico da expressão ‘documentos de arquivo’ para a ‘informação arquivística’ (ou informação de arquivo), porque pressupõe uma nítida predominância do conteúdo sobre o suporte, mas sem negar a sua importância enformadora [...] (SILVA, 2002).

Consideramos, ainda, que o melhor desempenho sistêmico que pode ser obtido pela memória institucional na organização universitária será através da mediação dos parâmetros arquivísticos de informação. A memória institucional, quando compreendida como informação arquivística, potencializa o seu conteúdo e a sua capacidade efetiva de intervir nas instâncias decisórias da universidade. Isso porque adquire uma forma institucional de transmissão e disseminação extremamente eficiente, uma vez que calcada na lógica arquivística de resgatar a informação.

Outro ponto de destaque deve ser considerado observando a relação entre informação estratégica e informação arquivística. Se considerarmos que a informação estratégica, para uma performance satisfatória, requer disseminação e acesso permanentes e continuados, uma vez que a sua capacidade de reduzir incertezas e apoiar a tomada de decisão prevalece por um tempo institucional longo, pensamos que a concepção de toda a dinâmica da informação estratégica em uma instituição universitária encontra, na lógica do tratamento arquivístico, sua melhor forma de apresentação e dinâmica. De fato,

[…] el reconocimiento de la información como un recurso estratégico permite la integración de la gestión de los documentos en todo su Ciclo Vital en un programa unificado. Un programa que se centra más en la información misma, independientemente del medio en el cual la información está guardada […] (BARRAN, 2004).

A propósito, devemos ressaltar, ainda, que

L’information stratégique se distingue de l’information administrative et opérationelle en ce qu’elle est essentielle à la prise de décision par l’exécutif d’une entreprise. En fait l’information stratégique supporte les principales activités de l’entreprise [...]15 _{(LORANGER, 2004).}

Entendemos, assim, que a memória institucional, detentora de um conteúdo estratégico relevante e indispensável à gestão e ao planejamento das instituições universitárias, não pode deixar de se constituir, a todo instante, como informação arquivística. Informação mediadora do caráter estratégico da memória institucional, capaz de estruturá-la de modo consistente e diretamente correlacionado com o cotidiano institucional. Conferir forma arquivística a memória institucional deve garantir a objetividade tão necessária às diretrizes estratégicas, não raro amplas e difíceis de correlacionar com uma atividade operacional singular. Mas não só a forma arquivística é necessária à memória institucional, considerando o seu caráter estratégico. Também indispensável à memória institucional é a qualidade da informação associada às tecnologias digitais, que conferem atributos operacionais ao conteúdo estratégico da memória institucional.

15 _{“A informação estratégica se distingue da informação administrativa e operacional no que ela é}

essencial para a tomada de decisão, seja para um executivo, seja para uma empresa. Com efeito, a informação estratégica dá suporte às principais atividades de uma empresa [...] (LORANGER, 2004, tradução nossa).