Acondicionamento da coleção e dos equipamentos

O acondicionamento dos materiais e da coleção deverá fazer-se com antecedência, gradualmente e começar com o que não é essencial para consulta pelos utilizadores (Anderson, 2007, p. 31).

Fortridge (2010, p. 32) descreve várias formas de acondicionar e transportar a coleção (desde a cadeia humana, às estantes com rodados, caixas e carrinhos de biblioteca) e

aconselha cada método conforme a dimensão da coleção e a distância a que a coleção será transportada:

• A cadeia humana, para pequenas transferências, distâncias curtas ou para transferências entre pisos de um mesmo edifício em que não exista elevador; • Carrinhos de biblioteca, para pequenas transferências entre edifícios, no caso de

existirem carrinhos em nº suficiente;

• Caixas, para transferências de vários milhares de volumes e para transferências em que seja necessário um período de armazenamento;

• Estantes com rodados, de 3 ou 4 prateleiras duplas, para grandes transferências, visto que têm capacidade para transportar cerca de 400 volumes cada uma.

Fortridge (2010, p.31) refere que este último método é muito utilizado nos EUA, havendo empresas que as alugam; tal não acontece no panorama nacional, onde o método mais usual é o acondicionamento da coleção em caixas.

É imprescindível providenciar a aquisição de materiais necessários ao acondicionamento (contentores de plástico ou metal, caixas, fita adesiva, etiquetas coloridas, marcadores, tesouras, materiais acolchoados de acondicionamento, etc.). As caixas necessárias ao acondicionamento de materiais e documentos devem ser angariadas ou encomendadas, com antecedência; deve dar-se preferência às caixas de cartão forte, com pegas, de formato homogéneo, facilmente empilháveis e cujo formato e dimensões permitam um fácil manuseamento. É importante assinalar na etiqueta de cada caixa os números ou cotas limite dos documentos empacotados. As etiquetas devem ser colocadas no topo e pelo menos, num dos lados da caixa.

No caso de as caixas terem de ficar armazenadas por um período de tempo maior do que o necessário para a mudança, as caixas que necessitem de permanecer em locais com ar condicionado, devem ser marcadas com a etiqueta “ar condicionado”

O tempo que leva a empacotar os livros de uma estante ou as publicações periódicas de um cacifo deve ser testado. Prost e Esnault (2003, p. 75) estimam que para montar uma caixa, limpar e acondicionar livros, são necessários:

• 14 minutos para 55 livros de formato in-16º; • 10 minutos para 30 livros de formato in-8º; • 8 minutos para 8 livros de formato in-fólio.

Há no entanto outras variáveis envolvidas na previsão do tempo que demora o acondicionamento: a quantidade de pessoal disponível, os métodos empregues e a altura das estantes (Bendix, 2005, p. 8).

Computadores e outros equipamentos sensíveis, devem ser acondicionados longe da luz solar (Smallwood, 1998, p.13).

Deve explicar-se a todos os colaboradores a forma correta de acondicionar cada tipo de material que vai ser transferido; este treino pode cobrir tópicos como retirar um volume encadernado da prateleira, como o colocar na caixa, procedimentos de limpeza, etc.

A formação deve utilizar exemplos práticos e para reforçar a razão de se tomarem estas precauções, o treino pode incluir informação sobre os custos de reparação ou de substituição, de materiais danificados.

No planeamento prévio da transferência deve identificar-se igualmente todo o mobiliário e equipamentos a transferir.6

Procedimentos para o acondicionamento de livros e dossiês

• Identificar por cores as áreas empacotadas: as etiquetas devem ser grandes, brilhantes e de cor, o que funcionará como um código cromático e permitirá detetar áreas ou materiais, no meio de grandes quantidades. (ex: verde: livros; vermelho: revistas; azul: arquivo; amarelo: documentos administrativos); a cor da etiqueta poderá, em alternativa, corresponder ao piso ou zona de descarga; • Colar uma etiqueta no topo da caixa e numa das faces;

• Se a caixa já serviu anteriormente, não esquecer de descolar as etiquetas antigas; • Usar marcadores de ponta grossa, no preenchimento das etiquetas;

• Numerar as caixas por ordem de enchimento;

• Acondicionar os livros ordenados pela cota, tal como se arrumam na estante e de preferência com a lombada para cima;

• Revestir os livros mais frágeis/valiosos com invólucros aderentes/acolchoados; • Colocar uma etiqueta bem identificada na caixa com os livros que foram

devolvidos à última hora;

• Encher bem as caixas, para não se desmantelarem quando empilhadas;

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• Encher os cantos das caixas com papel de jornal, ou com bolas de esferovite; • Fechar bem as caixas com fita adesiva e reforçar o fundo;

• Identificar com uma seta, qual a face que deve ficar em contacto com o pavimento;

• Limpar e empacotar os cerra livros à parte, com uma etiqueta diferente nas caixas, para que estas possam ser facilmente detetáveis, já que vão ser extremamente úteis quando do arrumo das estantes;

• Empacotar os dossiês por ordem; deixar as etiquetas nas prateleiras dos armários/estantes, se os dossiês forem arquivados nos mesmos locais;

• Marcar as caixas que necessitam de condições especiais de armazenamento.

Procedimentos para o acondicionamento de publicações periódicas

Convém tratar as publicações periódicas que forem chegando durante o eventual encerramento da biblioteca, para estarem imediatamente disponíveis para os utilizadores, assim que a biblioteca abrir as suas portas ao público.

Consoante a organização das publicações periódicas na sala de leitura, assim será feito o acondicionamento em caixas: ordem numérica, ordem alfabética de títulos, classificação CDU ou outra, etc.

• A partir da base de dados de periódicos, criar uma etiqueta em duplicado, para afixar nos novos cacifos/estantes, localizando os títulos e o espaço requerido para cada título; acondicionar os periódicos em caixas e colocar aí o duplicado da etiqueta;

• Convém diferenciar na etiqueta das caixas as publicações periódicas que ficarão em livre acesso, as que serão arrumadas no arquivo e as que irão, eventualmente, para encadernação;

• As caixas que contêm a coleção ativa só devem ser fechadas imediatamente antes da mudança, o que permitirá incluir em cada caixa os fascículos recém- chegados.

Procedimentos para o acondicionamento de cartazes • Usar tubos de cartão ou de plástico;

• Agrupar 10/12 tubos em sacos de plástico com fecho; • Colocar etiquetas fora e dentro do saco.

Procedimentos para o acondicionamento de materiais audiovisuais e outros materiais frágeis

• Discos de vinil: acondicionar em caixas, em grupos de 10 unidades e envolvidos em plástico acolchoado, para prevenir a fratura;

• DVD, discos compactos, videocassetes e audiocassetes: o mais aconselhável é acondicionar em caixas, de preferência, de plástico;

• Diapositivos e filmes em bobines: transportar nas caixas próprias; • Microfilmes: transportar nos seus estojos;

• Fólios e outros formatos impressos não normalizados: transportar na horizontal, em plataformas com rodados, ou em caixas especiais;

• Brinquedos, jogos e livros com dobragens, para crianças: acondicionar e transportar, em caixas de cartão.

Procedimentos para o acondicionamento de materiais e equipamentos

• Ao empacotar os computadores, juntar os cabos, as ligações, etc. com fita autocolante e identificar o local de destino;

• Empacotar por último os computadores de empréstimo, para poder registar as devoluções de ultima hora, identificá-lo bem, porque deve ser o primeiro a ser instalado no novo local;

• Equipamentos frágeis deverão ser envolvidos em espuma;

• Verificar se as tampas das colas, produtos de limpeza e outros, estão hermeticamente fechados; arrumá-los na vertical, numa caixa;

• Etiquetar as mesas de suporte de audiovisuais e todo o mobiliário (mesas, cadeiras, secretárias, armários e tudo o que não puder ser empacotado, com a indicação do local onde serão posteriormente instalados;

• Transportar à mão os equipamentos delicados ou mais caros, como câmaras digitais, LCD, projetores, etc.;

• Retirar o tabuleiro da fotocopiadora e acondicioná-lo à parte, porque é frágil e pode sofrer danos durante o transporte;

• Não colocar fita adesiva directamente nos equipamentos de metal, já que a sua remoção é difícil;

• Identificar bem as caixas, para que sejam colocadas junto aos gabinetes a que pertencem;

• Não empacotar as ferramentas e material necessário para o desempacotamento de caixas e outros volumes; encarregar um colaborador de os levar pessoalmente;

• Ter cuidados acrescidos para evitar danos e avarias.