GESTÃO DA TRANSFERÊNCIA DE COLEÇÕES E SERVIÇOS EM BIBLIOTECAS DO ENSINO SUPERIOR
A - QUESTIONÁRIO AOS CORDENADORES DO PROJETO DE TRANSFERÊNCIA
Objetivo: este questionário integra um trabalho académico, na área da gestão da transferência de coleções e serviços de bibliotecas; os dados recolhidos destinam-se apenas a tratamento estatístico e será mantida a sua confidencialidade.
CARACTERIZAÇÃO DO INQUIRIDO Nome__________________________________________ Categoria Diretor de Serviços Chefe de Divisão Técnico Superior de BD Técnico Superior Outra Qual?______________________________
Desde quando trabalha na Instituição? _____/____/____ Desde quando trabalha na nova biblioteca?_____/_____/___
Teve sempre estas funções?
Não Sim
Que outras funções desempenhou? ____________________________________
I - CARACTERIZAÇÃO DA UNIDADE DOCUMENTAL
Local ____________________________________________________________
Nome ___________________________________________________________
Data da criação da unidade documental ____/____/_____
Instituição que tutela a unidade documental _____________________________
1 - Tipo de Unidade Documental Biblioteca Central
Biblioteca de Escola Superior Biblioteca de Faculdade Biblioteca de Instituto Biblioteca Departamental Centro de Documentação
Outro Qual?______________________________________
2 - Tipologia da entidade responsável Escola Superior Faculdade Fundação Instituto Universidade Outra Qual?____________________________________
3 - Nº de utilizadores que serve 100 a 500 501 a 2 000 2 001 a 5 000 5 001 a 7 000 7 001 a 10 000 Mais de 10 001
4 - Tipologia dos utilizadores Alunos da Instituição Docentes
Investigadores
Alunos de programas de mobilidade Alunos de outras instituições Funcionários da Instituição Público externo
Outra Qual?_____________________________
5 - Dimensão do acervo documental 1 000 a 5 000 5 001 a 20 000 20 001 a 50 000 50 001 a 70 000 70 001 a 100 000 100 001 a 200 000 200 001 a 500 000 Mais de 500 001
6 - Dimensão do espaço da biblioteca 100 a 500 m2 501 a 2 000 m2 2 001 a 5 000 m2 5 001 a 7 000 m2 7 001 a 10 000 m2 Mais de 10 001 m2
7 - Dimensão da equipa da biblioteca Até 5 funcionários 6 a 10 funcionários 11 a 15 funcionários 16 a 20 funcionários 21 a 25 funcionários 26 a 30 funcionários Mais de 30 funcionários
8 - Tipologia dos funcionários/colaboradores Bibliotecários
Licenciados
Assistentes Técnicos
Assistentes Técnicos com formação BD Assistentes operacionais Alunos da Instituição Estagiários Colaboradores do IEFP Voluntários Outra Qual?_________________________________ II - CONTEXTO DA MUDANÇA
1 – Assinale as razões que determinaram a mudança: Construção de um novo edifício
Extinção do organismo anterior Integração noutra biblioteca
Expansão do espaço reservado à coleção Melhoria do espaço destinado à coleção Aumento do número de lugares sentados
Criação de espaços adicionais (gabinetes de estudo, sala de informática…) Criação de melhores condições de acesso para pessoas com mobilidade reduzida
Acomodação de novas necessidades (salas de conferências, salas de formação, gabinetes para investigadores…)
Redução do ruído na sala Modernização do mobiliário
Melhoria da visibilidade/imagem da biblioteca
Outra Qual?________________________________
2 - Quem foi o responsável pela decisão da mudança? Direção do organismo da tutela
Utilizadores
Associação Académica
Outro Qual?_____________________________________
3 - Em que data ocorreu a mudança? __/__/___
4 - Quem foi o responsável pela escolha da data? Direção do organismo da tutela
Direção da Unidade Documental
Outro Qual?________________________________
5 - Quem foi o responsável operacional pela mudança? Direção do organismo da tutela
Direção da Unidade Documental Bibliotecário/s da Unidade Documental
Outro Qual?____________________________________
6 - Como bibliotecário, esteve envolvido no projeto da mudança, desde o início? Não
Sim
7 - Houve encerramento dos serviços da biblioteca? Não
Sim
(Se respondeu não, passe à pergunta nº 10)
8 - Quando ocorreu o encerramento dos serviços da biblioteca? Antes da mudança
Durante a mudança Depois da mudança
Outro período Qual? _________________________________
9 – Em que período ocorreu a tranferência? Período letivo
Período de férias Menos de um mês
Outro período Qual? _________________________________
10 – Qual a duração do período de encerramento dos serviços da biblioteca? Menos de uma semana
Uma semana Menos de um mês Um mês
Outro período Qual? _________________________________
11– Se ocorreu encerramento, houve necessidade de providenciar os serviços aos utilizadores, em locais alternativos?
Não Sim
12 - Dimensão dos funcionários/colaboradores, envolvidos na mudança (utilize a numeração árabe para preencher os quadrados)
Bibliotecários Licenciados Assistentes Técnicos Assistentes operacionais Alunos da Instituição Estagiários Colaboradores do IEFP Voluntários Outros Quais?_______________________Quantos?_______
13 – Na sua opinião, a dimensão da equipa da mudança foi suficiente? Não
Sim
III - PLANEAMENTO DA MUDANÇA
1 - Houve orçamento específico para a realização da mudança? Não
Sim
2 - A biblioteca teve autonomia na gestão desse orçamento? Não
Sim
3 - Houve estratégias delineadas para a realização da mudança? Não
Sim
(Se respondeu não, passe à pergunta nº 5)
4 - Essas estratégias foram formalmente planeadas, ou aplicadas de forma empírica? Formalmente planeadas
Aplicadas de forma empírica
5 - Com que antecedência se iniciou o planeamento, em relação à data estipulada para a realização da mudança? Menos de 1 mes Menos de 3 meses 3 meses 6 meses 12 meses 18 meses 24 meses Mais de 24 meses
6 - A biblioteca teve autonomia no planeamento da mudança? Não
Sim
7 - A estratégia de planeamento teve em consideração a necessidade de reforçar o nº de recursos humanos envolvidos na mudança?
Não Sim
8 - Que tipo de planificação foi feita? Anotações Registos Listas de tarefas Cronogramas Check-lists Mapeamentos Outro Qual? __________________________________
9 - A estratégia de planeamento teve em consideração a necessidade de prever o crescimento futuro da biblioteca?
Não Sim
10 - A estratégia de planeamento teve em consideração a necessidade de prever problemas, riscos e contratempos?
Não Sim
11 - Havia apólices de seguros para proteger:
A biblioteca (edifício) Não Sim O acervo documental) Não Sim Os recursos humanos Não Sim
IV - ANTES DA MUDANÇA: QUESTÕES TÉCNICAS
1 - Que tarefas foram executadas com antecedência? Inventário
Triagem Eliminação
Revisão/integração/reconversão de registos informáticos Oferta de publicações
Limpeza das espécies Expurgo
Restauro
Acondicionamento de documentos
Elaboração de guias e formulários da nova biblioteca Tratamento técnico de documentos em estoque
Outras Quais?____________________________________
2 - Foram estabelecidas prioridades, na transferência das coleções? Não Sim Quais: Monografias Publicações Periódicas Obras de Referência Documentos em Arquivo Documentos Administrativos Documentos pouco consultados
Outras Quais? _____________________________________
3 - Quais as razões do estabelecimento de prioridades?
____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
4 - Foi feito o inventário das coleções? Não
Qual a razão?__________________________________________________________ Sim
Antes da mudança Depois da mudança
5 - Foi feita a triagem das coleções? Não
Qual a razão?__________________________________________________________ Sim
Antes da mudança Depois da mudança
6 - Foi feita a eliminação de documentos? Não
Qual a razão?__________________________________________________________ Sim
Antes da mudança Depois da mudança (Se respondeu não, passe à pergunta nº 5)
7 - Que tipo de documentos foram eliminados? Monografias
Publicações Periódicas Obras de Referência Documentos em Arquivo Documentos Administrativos Documentos pouco consultados
Documentos em mau estado de conservação Diários da República
Outros Quais?_______________________________________
8 - Foi feita a medição das coleções? Não
Qual a razão?__________________________________________________________ Sim
9 - Foi feito um estudo da implantação das coleções no novo espaço? Não
Qual a razão?__________________________________________________________ Sim
Com os meios da biblioteca
10 - Foi feita desinfestação das coleções? Não Qual a razão?__________________________________________________________ Sim antes da mudança depois da mudança pela própria biblioteca
por uma empresa especializada
11 - Foi feita limpeza das coleções? Não
Qual a razão?__________________________________________________________ Sim
antes da mudança depois da mudança pela própria biblioteca
por uma empresa especializada
12 - Foram seguidas normas uniformes para o acondicionamento das coleções? Não
Qual a razão?__________________________________________________________ Sim
V - DURANTE A MUDANÇA
1 - Que tipo de mudança foi realizada? Com os meios da instituição Com os meios da biblioteca
Com os meios da instituição e da biblioteca Com recurso a uma empresa
Com recurso a voluntários
Com recurso a uma empresa e aos meios da Instituição
Com recurso a uma empresa, aos meios da Instituição e aos meios da biblioteca
Com os meios da biblioteca e recurso a voluntários
Com recurso aos meios da instituição, aos meios da biblioteca e a voluntários Outro Qual? ____________________________
2 - Que vantagens/desvantagens julga haver no tipo de mudança que foi realizada? Menores custos Maiores custos Maior organização Menor organização Maior controle Menor controle Maior rapidez Menor rapidez Maiores riscos Menores riscos Outras Quais?_______________________________________
3 - No caso de ter recorrido a uma empresa/s para efectuar a mudança, a biblioteca preparou um caderno de encargos?
Não Sim
4 - Que tipo de tarefas incluía o contrato assinado com a empresa/s de mudança? Acondicionamento da coleção
Transporte das caixas/contentores de documentos Transporte dos equipamentos
Transporte do mobiliário
Transporte das caixas/contentores de documentos e arrumo nas estantes Transporte dos equipamentos e instalação
Transporte do mobiliário e arrumo
Outras Quais?___________________________________
5 – Que tipo de método foi utilizado para o acondicionamento e transporte da coleção? Caixas
Contentores
Carrinhos de biblioteca para o transporte dos livros estantes com rodados
6 - Foram dadas instruções precisas aos recursos humanos e às empresas encarregues da transferência, sobre:
Acondicionamento dos documentos/equipamentos
Localização das caixas ou contentores de documentos na nova biblioteca/espaço
Localização dos equipamentos na nova biblioteca/espaço Localização do mobiliário na nova biblioteca/espaço
Cuidados a ter com equipamentos, mobiliário e documentos durante o transporte
Arrumo dos documentos/equipamentos
Outras Quais? _____________________________________
7 - Que tipo de problemas ocorreram durante a mudança? Atraso nas datas de início da transferência
Problemas com as empresas fornecedoras de bens e serviços Problemas com os contratos feitos com as empresas Não cumprimento dos prazos da mudança
Não cumprimento dos prazos de entrega de mobiliário novo Não cumprimento dos prazos de entrega de equipamentos novos Mobiliário novo entregue com defeito
Equipamentos novos entregues com defeito
Avarias nos transportes Avarias nos equipamentos Condições climatéricas adversas Más condições de acesso às instalações Atraso na instalação das linhas telefónicas Atraso na instalação do equipamento informático
Danos nos equipamentos Danos no mobiliário Danos no pavimento Danos nas coleções
Problemas com a implantação das coleções
Reduzido número de recursos humanos Falta de formação dos recursos humanos Reclamações dos recursos humanos Conflitos entre os recursos humanos
Tarefas que aparecem e não estavam destinadas a ninguém
Reclamações dos utilizadores Problemas de segurança
Transferência efectuada antes das instalações estarem terminadas
Outros Quais? ______________________________________
VI - COMUNICAÇÃO NO CONTEXTO DA MUDANÇA
1 – O responsável por esta biblioteca, teve especial atenção no que respeita à divulgação da mudança que iria ocorrer?
Não Sim
2 - Foram realizados contactos/estudos de utilizadores para identificar e procurar satisfazer, as necessidades dos utilizadores da biblioteca?
(se respondeu não, passe à questão nº 4) Não Sim Quais? Reuniões Inquéritos Entrevistas Análise de sugestões Análise de reclamações Estudo de mercado Outros Quais?___________________________
3- Os contactos/estudos de utilizadores foram realizados junto de que público? Alunos da Instituição
Docentes Investigadores
Alunos de programas de mobilidade Alunos de outras instituições Funcionários da Instituição Público externo
Outros Quais?_____________________________________
4 - Que formas de comunicação foram utilizados para comunicar a mudança aos utilizadores? Despachos Reuniões Comunicação informal Email Página Web Avisos impressos Newsletter Materiais de divulgação Ações de formação Sinalética Outras Quais?______________________________________
5 - Que formas de comunicação foram utilizados para comunicar com o stafe ? Despachos Ordens de serviço Reuniões Memorandos Acções de formação Email Comunicação informal Outras Quais?________________________________________
6 - Que formas de comunicação foram utilizados para comunicar com as empresas? Reuniões
Comunicação informal Email
Convite para a inauguração Agradecimentos formais
Outras Quais?________________________________________
7 - Que formas de comunicação foram utilizados para comunicar com a chefia/direção da instituição? Reuniões Memorandos Relatórios Email Comunicação informal Outras Quais?________________________________________
8 – Foi feita inauguração do novo espaço? Não
Sim
Com convite aos utilizadores Com convite às empresas
Com convite aos meios de comunicação social
Outra forma Qual?________________________________________
(se respondeu não, passe à questão nº 10 9 – A inauguração foi divulgada
No site da biblioteca Na página Web da instituição Na Web 2.0
Nos meios de comunicação social Folhetos de divulgação
Outra forma Qual?_______________________________________
10 – Foi feito um agradecimento formal:
Não Sim
Às empresas que colaboraram Às equipas que efectuaram a mudança
Aos meios de comunicação social que divulgaram a nova biblioteca Outras Quais?________________________________________
VII - DEPOIS DA MUDANÇA
1 - O que é que mudou na nova biblioteca?
a) Aspetos físicos Melhor localização Pior localização
Aumento do espaço disponível Redução do espaço disponível
Mobiliário mais ergonómico Mobiliário desadequado
Melhores equipamentos informáticos Piores equipamentos informáticos Implementação de rede wireless
Aumento do número de salas de trabalho de grupo Diminuição do número de salas de trabalho de grupo Redução do ruído na sala de leitura
Aumento do ruído na sala de leitura
Melhores condições de iluminação Piores condições de iluminação Melhores condições de climatização Piores condições de climatização
Melhor sinalética Pior sinalética
Instalações sanitárias em maior número Instalações sanitárias em menor número
Outros aspetos Quais?______________________________________
b) Aspetos de organização dos serviços Horário mais alargado
Horário menos alargado
Implementação de novos serviços Redução do número de serviços
Aumento do número de recursos humanos da biblioteca Redução do número de recursos humanos da biblioteca Aumento do fundo documental
Diminuição do fundo documental
Maior número de atividades culturais Menor número de atividades culturais
Melhores condições de trabalho para o stafe da biblioteca Piores condições de trabalho para o stafe da biblioteca
Outros Quais?______________________________________
2- Na sua opinião, como reagiram os alunos à mudança? Com reclamações
Com atitude de resistência à mudança Com alguma desorientação
Com aceitação Com entusiasmo
De outras formas Quais? ____________________________________
3-Na sua opinião, como reagiram os docentes/investigadores à mudança? Com reclamações
Com atitude de resistência à mudança Com alguma desorientação
Com aceitação Com entusiasmo
4- Quais destas formas a biblioteca utilizou para fidelizar os utilizadores no novo espaço? Convite para a inauguração
Melhoria nas condições do empréstimo
Reforço da formação dos recursos humanos da biblioteca em atendimento Formação de utilizadores
Serviço de Referência Melhor sinalética
Outras formas Quais? ____________________________________
Nenhuma
5- Na sua opinião, como reagiram os funcionários à mudança? Com reclamações
Com atitude de resistência à mudança Com alguma desorientação
Com aceitação Com entusiasmo
De outras formas Quais? __________________________________
6 - Assinale as razões pelas quais julga que as pessoas resistem à mudança: Evitar a incerteza
Ameaça à segurança e interesse pessoais Alterações das relações hierárquicas no trabalho Alterações das relações sociais no trabalho Crença de que a mudança é desnecessária Ausência de participação na mudança Falta de informação/comunicação Inércia
Alteração nos horários
Alteração no ritmo de vida familiar
Outras Quais? ________________________________________
7 - Quais destas formas a biblioteca utilizou para melhor integrar os funcionários no novo espaço? Reuniões
Comunicação contínua Formação
Flexibilidade de horário Boas condições de trabalho Melhor sinalética
Outras Quais? __________________________________
Nenhuma
8 – Foram adotadas estratégias para promover a nova biblioteca junto dos utilizadores potenciais? Não
Sim
(Se respondeu não, passe ao grupo VIII – Questões finais)
9 – Assinale as estratégias que foram adotadas para promover a nova biblioteca junto dos utilizadores potenciais
Mensagem por Email Divulgação na página Web Avisos impressos
Newsletter
Publicidade nos meios de comunicação académicos Publicidade nos meios de comunicação locais Publicidade nos meios de comunicação nacionais Convite para a inauguração
Nova sinalética
Ações de formação para utilizadores Visitas guiadas ao novo espaço
Outras Quais?________________________________________
VIII - QUESTÕES FINAIS
1 - Indique quais os itens que julga serem os mais importantes para uma mudança de sucesso Apoio da chefia/direção
Planeamento adequado Comunicação
Orçamento adequado Flexibilidade
Antecipação de problemas
Coesão da equipa Boa gestão de conflitos/crises Boa sinalética
Outros Quais? _________________________________
2 - Indique quais os itens que julga terem sido conseguidos com maior sucesso, no caso da mudança que dirigiu/colaborou
Apoio da chefia/direção Planeamento adequado Comunicação
Orçamento adequado Transferência das coleções Melhoria nos serviços já prestados Instalação de novos serviços Coesão da equipa
Cultura organizacional Sinalética
Gestão de conflitos/crise
Outros Quais?________________________________________
3 - Indique quais os itens que julga terem sido conseguidos com menor sucesso, no caso da mudança que dirigiu/colaborou
Apoio da chefia/direção Planeamento adequado Comunicação
Orçamento adequado Transferência das coleções Melhoria nos serviços já prestados Instalação de novos serviços Coesão da equipa
Cultura organizacional Sinalética
Gestão de conflitos/crise
Outros Quais?________________________________________
4 - Indique quais os itens que julga serem os mais importantes no perfil de competências do coordenador de uma transferência de fundos documentais e serviços de uma biblioteca
Ter espírito de missão Ser realista
Capacidade de planeamento Capacidade de organização Capacidade de comunicação Capacidade para controlar Criatividade
Flexibilidade
Capacidade de delegar Capacidade de gerir equipas
Capacidade para gerir conflitos/crises Saber antecipar problemas
5 - Como classificaria o processo de mudança ocorrido na biblioteca onde trabalha/trabalhou? Insatisfatório
Pouco satisfatório Satisfatório Muito satisfatório
6 - Teve ou tem, instrumentos para avaliar o nível de apreciação Que acabou de formular na questão anterior?
Não
7 - Na sua opinião, a biblioteca pode conferir prestígio/visibilidade à Instituição? Não
Sim De que forma?
___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________
8 - Que especificidades/particularidades gostaria de evidenciar na mudança pela qual foi responsável, para que esta possa ser considerada um caso particular?
___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________
9 - Foi apresentado à chefia/direção, um relatório final sobre a concretização do projeto? Não
Sim
10 - A concretização do projeto e o seu desempenho influenciaram a sua avaliação de desempenho anual?
Não Sim
Março de 2011
Muito obrigada pela sua colaboração. Maria João Barradas
Universidade do Algarve mjbarra@ualg.pt